檔案密集架管理制度

檔案密集架管理制度一、總則為加強(qiáng)檔案管理，提高效率，規(guī)范檔案管理程序，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司或機(jī)構(gòu)內(nèi)部使用的檔案室，具有檔案密集架的檔案室以及使用檔案密集架存放檔案的各部門(mén)。三、檔案密集架管理人員檔案密集架的管理人員應(yīng)當(dāng)具備以下條件：具有較高的不渝熱愛(ài)檔案管理工作的職業(yè)操守和精神；具備檔案室的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)；具備靈活的業(yè)務(wù)思維能力和管理能力；具備模板、批辦、審定等操作技能。四、檔案密集架存放管理將檔案資料按照相關(guān)規(guī)定分類(lèi)歸檔，標(biāo)明存放位置，以便快速查找檢索。檔案密集架應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)，存放中應(yīng)當(dāng)保持通道暢通和緊湊，以提高存儲(chǔ)效率。每個(gè)檔案盒上應(yīng)當(dāng)標(biāo)記有全宗號(hào)、檔號(hào)、件號(hào)、年度、案卷題名、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、使用編號(hào)、存放單位等必要信息。檔案密集架應(yīng)當(dāng)進(jìn)行布局規(guī)劃，保證安全、便于取放、防潮、防火、防盜。發(fā)現(xiàn)檔案密集架異常情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，進(jìn)行處理。配合上級(jí)進(jìn)行檔案調(diào)閱、復(fù)制等業(yè)務(wù)，確保檔案的完整和流轉(zhuǎn)。根據(jù)檔案保管分類(lèi)制度，定期檢查檔案密集架及檔案資料情況，維護(hù)檔案資料的完整和準(zhǔn)確性。五、檔案密集架操作規(guī)范獲取檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)向上級(jí)提出申請(qǐng)，并通過(guò)審批后方可開(kāi)啟密集架。每次獲取檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄，以便查詢(xún)歷史操作記錄。在操作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵守操作規(guī)范，嚴(yán)禁使用暴力手段破壞檔案或檔案密集架。操作完畢后應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)閉檔案密集架，確保安全。六、檔案密集架保養(yǎng)管理周期性的按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案密集架進(jìn)行保養(yǎng)和檢查，保證能夠長(zhǎng)期穩(wěn)定使用。定期對(duì)檔案密集架進(jìn)行除塵、防潮、防火等處理，增加檔案資料的壽命。進(jìn)行檔案密集架保養(yǎng)和維護(hù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保操作規(guī)范及安全。七、檔案密集架使用安全監(jiān)控?cái)z像頭應(yīng)當(dāng)安裝在檔案室各重要位置，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案密集架的全天候監(jiān)控。檔案室一定要有專(zhuān)人值班，做到全天候管理和監(jiān)控，確保檔案安全。訪(fǎng)問(wèn)檔案室人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行身份認(rèn)證，并限制授權(quán)，嚴(yán)格控制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，嚴(yán)禁從檔案室?guī)С龌蚵湎聶n案資料。八、附則本制度所稱(chēng)“檔案密集架”指機(jī)械