檔案辦公管理制度

檔案辦公管理制度一、概述檔案是機關(guān)、團體和企業(yè)不可缺少的文化資料，是一項重要的無形財產(chǎn)。合理地保管檔案，對于機關(guān)、團體和企業(yè)的運作具有重要的意義。為了保護、管理和利用好檔案，避免檔案的丟失、混亂和浪費，本文就檔案辦公管理制度進行詳細的闡述。二、檔案的保管檔案管好普及日常必須性知識。對檔案保管人員進行必要的理論和實際培訓(xùn)，普及檔案管理法制和保管要點。加強對檔案工作的監(jiān)督和檢查，確保檔案保管工作的規(guī)范化和科學(xué)化。制定檔案保管年度計劃。根據(jù)實際需要，合理規(guī)劃檔案保管工作的年度計劃，對檔案的收集、整理、描述、封存和開放利用等各個階段進行具體規(guī)劃。對檔案室進行改造和擴建。為適應(yīng)檔案保管的需要，對檔案庫房、檔案閱覽室等進行改造和擴建，改善檔案保存和利用條件。要求檔案閱覽室嚴格實施閱覽手續(xù)，避免檔案的破壞和消失。采用精密的檔案保管裝備和工具。對檔案柜、檔案袋、檔案袋、檔案牌和標(biāo)簽等進行規(guī)范化管理，防止檔案的損壞或丟失。加強檔案衛(wèi)生工作。檔案環(huán)境的清潔和衛(wèi)生是保護檔案質(zhì)量的前提，要求保持檔案室的潔凈、通風(fēng)和干燥，杜絕一切能夠污染、丟失或損壞檔案的物品和行為。檔案保管人員應(yīng)該嚴格要求，隨時清理垃圾，出現(xiàn)異味及時排查消除。三、檔案的整理和描述根據(jù)所收集到的檔案，分門別類地對原始檔案和復(fù)制檔案進行區(qū)分和管理。然后進行索引，切實完善檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化。對即將進入系統(tǒng)和已經(jīng)進入系統(tǒng)的檔案進行全面的描述。根據(jù)檔案的實際情況，使用規(guī)定的文字方式，將檔案的特點、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)量和定位等作為描述的基本內(nèi)容，然后編制檔案目錄，進行規(guī)范化記錄。對于跨部門的檔案，應(yīng)當(dāng)在檔案管理的各個環(huán)節(jié)，保持對檔案的定位、數(shù)量和內(nèi)容等信息的準(zhǔn)確記錄，確保各部門對檔案有清楚的認識和掌握。對于檔案的加工處理，應(yīng)該經(jīng)過政策制定和內(nèi)部審核，最終經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核才能委托加工。提高檔案的利用價值。對于一些特別有價值的檔案，應(yīng)該及時整理并編印檔案選編，以方便后人研究和開發(fā)利用。四、檔案的封存和保密檔案的封存和保密應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律和行政規(guī)定，切實保護國家的秘密和個人隱私。對檔案的封存應(yīng)當(dāng)按照所需標(biāo)準(zhǔn)，采用防水、耐酸堿和防靜電的封裝材料進行封裝。切勿使用會對檔案造成損害的材料和做法，以免影響檔案的保存和使用。檔案封存時應(yīng)當(dāng)采取單項封存、雙向封存和三向封存等多重保護方法，并采用不同的鎖具進行保護，以確保檔案的安全。對于檔案的保密，要求檔案保管人員按照《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，將涉密、秘密文件嚴格保密，并通過密級管理、人員審批等嚴格手續(xù)進行管理。五、檔案的清理和銷毀對于已經(jīng)轉(zhuǎn)為歷史的無用檔案，應(yīng)該及時進行淘汰和銷毀。在銷毀檔案時需對檔案進行正確處理，將其分類、封裝、檢字確認，然后交由專業(yè)人員進行銷毀，并將銷毀檔案記錄寫入檔案檔案銷毀登記表單中。檔案的清理應(yīng)該由檔案工作責(zé)任人和檔案業(yè)務(wù)主管部門共同負責(zé)。在實施檔案清理時應(yīng)按照清理工作計劃及時，有效地進行檔案清理工作，并將工作報告上報領(lǐng)導(dǎo)工會及財會部等相關(guān)部門。在保持檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化的同時，創(chuàng)造更為優(yōu)美的工作環(huán)境。六、檔案的流轉(zhuǎn)檔案的流轉(zhuǎn)必須嚴格按照程序進行。接收、移交檔案時必須認真復(fù)核檔案、文件的原始數(shù)量與一式幾份，以防止檔案、文件的遺漏、重復(fù)、套頁以及誤傳等事故發(fā)生。移交接收雙方須立即檢查檔案、文件的質(zhì)量，對發(fā)現(xiàn)的痕跡、裂痕及其他缺陷要在移交單上共同簽字確認，以免因傳遞環(huán)節(jié)中發(fā)生的毀損出現(xiàn)爭議。檔案的收、取、送、交等關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)由崗位專人操作或負責(zé)，這不僅是檔案利用和管理普遍要求，也是檔案保管工作者的基本職責(zé)。七、總結(jié)檔案的保管和管理必須建立在規(guī)范的制度和科學(xué)的管理基礎(chǔ)上。嚴格執(zhí)行檔案的保管