采購與協(xié)力廠商管理方案探討

VMTA健峰管理技術(shù)研修中心﹕林甘霖采購與協(xié)力廠商管理1前言﹕一個企業(yè)無法百分百的材料都自己生產(chǎn)﹐因而必須通過交易行為﹐使企業(yè)到達(dá)目的與需求﹐因此采購與供給商的相互關(guān)系﹐即形成不可分割的親密關(guān)系﹐然而每個公司多少都會抱怨供給商配合度﹑質(zhì)量﹑本錢從不檢討自己﹐只怪供給商﹐而供給商做不到也不會反響﹐也是怪他人﹐所以一個企業(yè)就在你抱怨我抱怨中﹐有人成長﹐有人關(guān)門﹐因此今天我們一起來探討﹕采購與供給商的管理﹐如何才能到達(dá)雙贏。2采購的天職

①滿足生產(chǎn)單位的需求②降低本錢制造業(yè)采購最大的壓力——斷料、缺貨、使生產(chǎn)單位產(chǎn)能停擺。當(dāng)“采購〞這份工作要把斷料、缺貨當(dāng)作是奇恥大辱。.并要有舍我其為的精神。3采購三大流程

請購——訂單——驗(yàn)收采購工作是技術(shù)也是藝術(shù)。采購者的敵人是“供給商〞，但對供給商不可懷有敵意，但要有敵情。要給供給商“一線生機(jī)，時機(jī)無窮〞。不要讓供給商有“陪標(biāo)〞的感覺。4采購的三把刷子

①說〞理〞的技巧②勸之于情〞爭取人家的同情,并取得信任③繩之于法.5一﹑身為采購人員﹐您知道以下這三個數(shù)字嗎?A﹑910B﹑955C﹑982二﹑在企業(yè)里﹐采購部門的重要,有那些因素呢?1.物料本錢最少占總本錢的50%以上﹐而這些費(fèi)用金額都由采購部門負(fù)責(zé)購入，所以物料或設(shè)備無法以合理的價(jià)格購入時﹐那么會影響公司的經(jīng)營﹐如果所購得的價(jià)格過高那么會直接影響到銷售與利潤,進(jìn)而影響到市場﹐反之購的單價(jià)偏低其材料品質(zhì)過差﹐會影響到市場的竟?fàn)帺o甚至造成公司關(guān)門倒閉。62.采購的周轉(zhuǎn)率高﹐那么資金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采購數(shù)量及適當(dāng)?shù)牟少彆r機(jī)﹐可防止生產(chǎn)車間停工待料﹐且又能降低庫存并減少資金的積壓.周轉(zhuǎn)率計(jì)算.ppt周轉(zhuǎn)率例子.doc3.采購要每天從報(bào)章雜志上取得最新材料價(jià)格信息﹐隨時掌控物料單價(jià)﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的損失.4.采購在收集市場信息不是只有單價(jià)﹐也要一并收集公司昂貴的材料是否可以替代﹐來降低本錢﹐并提升品質(zhì)與確保交期.75.采購部門所得到和任何信息,都應(yīng)資源共享﹐讓公司的本錢可以隨時降低﹐促使公司業(yè)績成長.6.采購部門在與供應(yīng)商談判單價(jià)或任何條件﹐都必須站在公司的立場談判﹐并要知彼知已才能百戰(zhàn)百勝﹐所以要談判時要沙盤推演﹐做好準(zhǔn)備才能滿載而歸。7.在交期﹑本錢﹑質(zhì)量上的運(yùn)用﹐須用任何技巧與智慧才能到達(dá)目的﹐并使雙方面共識進(jìn)而到達(dá)雙贏﹐才是上上策.8三﹑采購的含義狹義的采購(purchase)﹐系指限于以〞購置〞(buying)的方式﹐由買方支付對等的代價(jià)﹐向賣方換取物品的行為過程﹐亦即所謂的〞一手交錢﹐一手交貨〞或〞銀貨兩訖〞。換句話說﹐在狹義的解釋之下﹐買方交〞銀錢〞轉(zhuǎn)讓給〞賣方〞﹐而賣方將〞貨品〞轉(zhuǎn)移給〞買方〞﹐在買賣雙方的交易過程中﹐一定會發(fā)生〞所有權(quán)〞(ownership)的轉(zhuǎn)移及占有。9廣義的采購﹕租賃﹕即一方以支付租金的方式﹐取得他人物品的使用權(quán)。借貸﹕即一方以無需支付任何代價(jià)的方式﹐取得他人物品的使用權(quán)。交換﹕在貨幣經(jīng)濟(jì)尚未興起之前﹐人類之間的交易行為﹐多以“交換〞(barer)方式來進(jìn)行，所以交換應(yīng)該是最古老的采購?fù)緩健Ｕ魇诈s這是政府以有償或無償?shù)姆绞僵o取得民間物品的使用權(quán)或所有權(quán)。10四﹑采購的范圍所謂采購的范圍﹐指采購的對象或標(biāo)的﹐含蓋了所有的物品及勞務(wù)。物品指原料﹑物料﹑機(jī)具及設(shè)備﹑模具﹑事務(wù)用品等…….。勞務(wù)是指技朮﹑服務(wù)(售前﹑售后﹑專業(yè)服務(wù))﹑工程發(fā)包…….。11五、采購的組織結(jié)構(gòu)與職能1.采購的組織要明確﹐并要把職能標(biāo)準(zhǔn)說明清楚.2.采購主管﹑主辦﹑助理等工作內(nèi)容要明確標(biāo)準(zhǔn).3.采購部門所有人員應(yīng)具備采購相關(guān)知識﹐以及要反應(yīng)快與本錢的概念等﹐所以不是每位人員都可以當(dāng)采購﹐故要標(biāo)準(zhǔn)該部門人員的根本條件﹐才不會造成部門與公司的傷害.124.采購組織(參考)圖﹕

采購經(jīng)理

原材類經(jīng)理助理五金類包材類

塑膠類采購課長13六﹑采購作業(yè)流程采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購案件〞開始進(jìn)行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先就采購內(nèi)容，查閱“廠商資料〞、“采購記錄〞及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價(jià)，于報(bào)價(jià)后，擬定議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。14采購程序：一、接件分發(fā)：請購單各欄填寫是否清楚接分配原那么分派請購案件急件優(yōu)先分派辦理無法于需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單〞通知請購部門撤銷請購單應(yīng)先送辦理15二、詢價(jià)交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門。充分了解請購材料的品名、規(guī)格。急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理。向廠商詳細(xì)說明品名，規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點(diǎn)、付款方法。同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供給宜均詢價(jià)。有否其他較有利的代用品或?qū)蛊贰?6三、比價(jià)與議價(jià)：廠商的供給能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)。是否是殷實(shí)可靠的生產(chǎn)廠或直接進(jìn)口商．其他經(jīng)銷商價(jià)格是否較低．經(jīng)本錢分析后，沒定議價(jià)目標(biāo)．是否有必要向廠商索取型錄比較．價(jià)格上漲下跌有何因素．是否有必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購．規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價(jià)或設(shè)定議價(jià)目標(biāo)．17四、呈核：請購單上應(yīng)詳細(xì)注明與廠商議定的買價(jià)條件。買賣慣例需超交者應(yīng)注明。現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因。按核決權(quán)限呈核。18五、訂購：開立訂購單時需依據(jù)呈核的相關(guān)請購單條件開立。要選擇供給商時必須依據(jù)所確定的最優(yōu)惠價(jià)格之廠商為優(yōu)先。開立完成后的訂購單呈部門主管批示完成才可以傳真或Ｅ－mail給相關(guān)供給商。所開立的訂購單依規(guī)定送給相關(guān)部門做收料、付款等依據(jù)。19六、催交：約交日期前應(yīng)確認(rèn)交貨期。無法于約交日期交貨時，聯(lián)絡(luò)請購部門列入交貨期異?？刂票韮?nèi)催辦。已逾約交貨日期尚未到貨者催交。20七、整理付款：發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符。發(fā)票金額與請購單價(jià)格是相符。有否預(yù)付款或暫借款應(yīng)處理。是否需要扣款。需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告退稅部門。需要請購單、采購單〔要第一聯(lián)的〕、檢收單、送貨單、發(fā)票等。21七﹑采購預(yù)算與數(shù)量管理一、采購預(yù)算〔PurchasingBudget)：預(yù)算：系將方案或活動以金額來表示之，傳統(tǒng)上對采購預(yù)算之編制，系將“本期應(yīng)購數(shù)量〞〔訂購數(shù)量〕乘以各該物料的購人單價(jià)；或按照物料需求方案〔ＭＲＰ〕的請購數(shù)量乘以標(biāo)準(zhǔn)本錢，即可獲得采購金額〔預(yù)算〕．22物料預(yù)算可分為三類：1、以時間分類：年度預(yù)算月份預(yù)算專案預(yù)算2、以用料性質(zhì)分類：資本用料預(yù)算營業(yè)用料預(yù)算3、以功能分類：用料預(yù)算購料預(yù)算：采購數(shù)量的預(yù)算采購財(cái)務(wù)的預(yù)算23二、數(shù)量管理采購數(shù)量確實(shí)定，是由企業(yè)生產(chǎn)方案、庫存方案、財(cái)務(wù)方案等綜合決定的。24八、供給商管理1.采購部門的組織結(jié)構(gòu)職能都完成后﹐接著要找尋供應(yīng)商﹐而好的供應(yīng)商是公司的好伙伴﹐不好的供應(yīng)商是公司的要害﹐所以要如何要選對供應(yīng)商是重要的工作.2.我們選擇供應(yīng)商有什么重要的意義﹕供應(yīng)商對公司﹑對采購﹑工作者是一項(xiàng)非常重要的工作﹐它有如“女人嫁錯郎﹐男人入錯行〞一但嫁錯﹑一輩子叫苦連天﹐一但入錯行一生事業(yè)暗淡無光﹐相同的供應(yīng)商選對平步青云可以大展鴻圖﹐選擇錯供應(yīng)商即叫苦連天﹐所以我們選擇供應(yīng)商的重要意義.25供應(yīng)商供給物料的順暢﹕才不會造成停工待料進(jìn)料品質(zhì)的穩(wěn)定:才可以提高成品的品質(zhì)與交期以及市場的競爭力。交貨數(shù)量的符合﹕才不會造成公司尾數(shù)與短裝交期的準(zhǔn)確﹕可以保障公司對客戶的承諾合理的本錢:可提高產(chǎn)品的竟?fàn)幜Ω黜?xiàng)工作的協(xié)調(diào)﹕可使雙方配合工作順利263.一個好的供給商應(yīng)包括哪幾項(xiàng)主體?好的供給商﹐應(yīng)有以下幾項(xiàng)主體﹕優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人:企業(yè)才能穩(wěn)定成長高素質(zhì)的管理干部:企業(yè)才會有效率與活力穩(wěn)定的員工群體:才有良好的品質(zhì)良好的機(jī)器設(shè)備:品質(zhì)更可以保正良好技朮:才能使產(chǎn)品品質(zhì)更有保障與本錢降低良好的管理制度:才會鼓勵員工士氣良好的互動:可以使雙方更緊密的配合274.尋找和評估供給商4.1.為提升公司生產(chǎn)效率和減少停工待料﹐采購部必須以實(shí)際需要尋求供應(yīng)商。4.2.采購部在尋找供應(yīng)商中﹐必須要了解該公司的設(shè)備﹑制造能力﹑配合度……等。4.3.當(dāng)采購確定新的供應(yīng)商可以與公司配合后﹐必須會同品質(zhì)部﹑技朮部等相關(guān)部門主管作該廠商的評鑒。

284.4.該廠商評鑒中必須依據(jù)公司<供應(yīng)商評審考查表>進(jìn)行考核﹐經(jīng)相關(guān)主管判定合格或不合格。供給商工廠評審考查表〔案例〕4.5.供應(yīng)商判定不合格者﹐給予通知限期改善不合格工程﹐改善后通知重新評審要求﹐收到評審要求后另行約定時間重審.4.6.判定合格的供應(yīng)商﹐采購部列入合格供應(yīng)商名錄﹐下單開始列入供應(yīng)商管理方法。4.7.采購部必須隨時尋求新的供應(yīng)商﹐以利于公司的運(yùn)作以降低公司的本錢。〔供給商問卷調(diào)查〕294.8.供給商評估主要有哪些控制要點(diǎn)﹕a.供給商的選擇條件b.供給商的品質(zhì)保證能力C.供給商的樣品品質(zhì)鑒定d.供給商評估內(nèi)容及步驟確實(shí)定e.供給商評估結(jié)論的審核與批準(zhǔn)f.合格供給商的批準(zhǔn)g.合格供給商檔案的建立h.合格供給商的供貨情況﹐并要定期監(jiān)督與考核i.根據(jù)供給商定期考核情況進(jìn)行優(yōu)勝劣汰或輔導(dǎo)j.監(jiān)督以及發(fā)現(xiàn)問題的處置304.9.供給商的控制方法主要有哪些﹕a.駐廠b.定期或不定期到工廠進(jìn)行檢查c.設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對特殊的工序進(jìn)行檢查d.要求供應(yīng)商及時報(bào)告生產(chǎn)狀況f.組織管理技朮人員對供應(yīng)商進(jìn)行輔導(dǎo)g.進(jìn)料檢查h.要供應(yīng)商提供生產(chǎn)日報(bào)表與檢驗(yàn)日報(bào)表﹐在5分鐘內(nèi)傳真到采購部.315﹑供應(yīng)商管理方法﹕5.1.供應(yīng)商必須依公司下達(dá)的采購任務(wù)﹐保質(zhì)﹑保量﹑準(zhǔn)時的送貨.5.2.供應(yīng)商的績效考核評分.5.3.供應(yīng)商每滿一年必須重新評審一次﹐不合格者經(jīng)限期修改合格后依然可與配合﹐重審不合格者終止合作。5.4.經(jīng)評審合格的供應(yīng)商﹐必須先行打樣確認(rèn)合格后才能正式成為供應(yīng)商。325.5.供應(yīng)商提供樣品確認(rèn)合格后必須有正式的報(bào)價(jià)單提供采購部參考。5.6.供應(yīng)商的考核﹕交期占30%﹑品質(zhì)占40%﹑本錢占15%﹑配合度占15%。5.7.供應(yīng)商每月的考核由品質(zhì)部負(fù)責(zé)評估﹐本錢由采購部評估。336.報(bào)價(jià)﹑比價(jià)﹑議價(jià)6.1.新品(舊品)材料﹑配件都須經(jīng)過供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后﹐再議價(jià)。6.2.任何報(bào)價(jià)都須三家供應(yīng)商以上﹐才不會吃虧.6.3.每家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單上﹐應(yīng)要求本錢分析﹐未能分析者﹐我們必須給予說明﹐此后可依照我們的思路完成﹐那么應(yīng)給予單價(jià)與質(zhì)量﹐雙方都能有保障與共識.6.4.當(dāng)各供應(yīng)商報(bào)價(jià)﹐采購部必須進(jìn)行比價(jià)﹐議價(jià).346.5.要比價(jià)﹑議價(jià)除了采購人員要備具對產(chǎn)品的市場行情與加工過程的精確﹐否那么要議價(jià)談判成功是有困難的.6.6.所以在議價(jià)中﹐采購人員無法到達(dá)指定目標(biāo)﹐或者已達(dá)標(biāo)﹐但還有空間﹐可以用緩兵之計(jì)﹐請示上級再確定﹐或先把信息帶回給主管﹐老板請示后再給信息﹐相信對我們較有保障.6.7.但有些供給的材料﹐必須在談判議價(jià)中必須立即談妥并簽名的,才不會夜長夢多﹐這種狀況的事項(xiàng)﹐必須要胸有成竹與高度的自信才會成功.356.8.在議價(jià)談判中的技巧有那些﹕

以下提供參考﹕

6.8.1.

帶一點(diǎn)瘋狂酌量情勢；

6.8.2.高目標(biāo)達(dá)成要求；

6.8.3.裝得小氣一點(diǎn)讓步要慢；

6.8.4.不以『大權(quán)在握』的口吻進(jìn)行談判；

6.8.5.不要輕易亮出底牌；

6.8.6.運(yùn)用競爭的力量；366.8.7.伺機(jī)喊『暫停』；6.8.8.留神快速成交談判進(jìn)行太快；6.8.9.出奇不意在過程中改變方法、論點(diǎn)或步驟；6.8.10.兵臨城下的大膽做法，進(jìn)行相逼；6.8.11.柔性哀情戰(zhàn)略；6.8.12.積砂成塔，小利也是利；376.8.13.要有耐心、耐性，不要期望對方立刻接受你的新設(shè)想；6.8.14.不要逼對方走投無路，總要留點(diǎn)余地；6.8.15.到供應(yīng)商要降價(jià)﹐不要立即說降價(jià)的事﹔6.8.16.大幅的降價(jià)最好到供應(yīng)商公司去﹐不要請他到自己公司﹐才是上上策﹐除非不得已.6.8.17.要降價(jià)時男老板由女采購員先上陣﹐老板娘由男采購員上陣﹔6.8.18.不能王見王﹔6.8.19.要有退一步進(jìn)二步的談判技巧.387.供應(yīng)商確認(rèn)為合格后﹐還要那些事項(xiàng)7.1.應(yīng)給予圖紙或現(xiàn)階樣品做打樣確認(rèn).7.2.再確認(rèn)評估是否真正有實(shí)力﹐有能力﹐可承做公司質(zhì)量要求.7.3.確認(rèn)打樣答應(yīng)的時間是否準(zhǔn)時.7.4.打樣送來的物件﹐必須經(jīng)技朮部﹑質(zhì)量部確認(rèn)合格后﹐即為是合格的供應(yīng)商.39四.采購控制1.采購要求有那些原則?1.1.適價(jià)﹕大量使用與少量使用﹐長期使用與短期的價(jià)格往往有差別﹐所以一個合適的價(jià)格有以下步驟﹕a.多方面詢價(jià)b.比價(jià)c.自行估價(jià)d.議價(jià)1.2.適時﹕在訂購與采購計(jì)劃中要恰到好處﹐采購過早會增加資金積壓與場地的浪費(fèi)﹐過慢造成停工待料﹐所以適時的采購進(jìn)料可以使生產(chǎn)銷售順暢﹐又可以提高市場競爭力與節(jié)約本錢.

401.3.適質(zhì)﹕采購材料的本錢是直接的﹐一般老板都非常重視﹐而品質(zhì)本錢是間接的﹐這是一般老板所忽略的﹐俗話說﹕“價(jià)廉物美〞才是最正確的選擇﹐所以偏重任何一方都會增加本錢.1.4.適量﹕采購量多價(jià)格廉價(jià)﹐但不是量大就好﹐必須考慮資金﹑場地以及周轉(zhuǎn)率及本錢﹐所以物料需求計(jì)劃采購必須以最經(jīng)濟(jì)的采購量.1.5.適地﹕供應(yīng)商要在公司附近﹐因?yàn)檫@樣降低運(yùn)費(fèi)與配合度高﹐如果無法在公司附近必須與5公里劃圓以此類推﹐才是上上策412.采購有哪些方法﹕2.1.采購地區(qū)分類﹕a.國內(nèi)采購

b.國外采購

2.2.按采購方式可分為﹕a.直接采購﹕直接向物料生產(chǎn)廠商進(jìn)行采購

b.委托采購﹕由代理商或貿(mào)易商采購

c.調(diào)撥采購﹕由幾個分廠將過剩物料進(jìn)行調(diào)撥或支援采購

2.3.按采購政策可分為

a.集中采購﹕由供應(yīng)部統(tǒng)一采購

b.分散采購﹕由各分廠自行采購422.4.按采購性質(zhì)可分為﹕a.公開采購

b.秘密采購

c.大量采購

d.零星采購

e.特殊采購

f.普通采購

g.正常性采購

h.投機(jī)性采購

i.計(jì)劃性采購

j.市場性采購

432.5按采購時間分為﹕a.長期固定性采購

b.非固定性采購

c.計(jì)劃性采購

d.緊急采購

e.預(yù)定采購

f.現(xiàn)金采購2.6.按采購訂約方式可分為:a.訂約采購

b.口頭電話采購

c.E-mail采購

d.試控性訂單采購

442.7.按采購價(jià)格方式采購﹕a.招標(biāo)采購

b.詢價(jià)現(xiàn)購

c.比價(jià)采購

d.議價(jià)采購

e.訂價(jià)收購

f.公開市場采購

453.采購交易條件有哪些?3.1.交期地點(diǎn)

3.2.包裝及運(yùn)輸方法

3.3.付款方式

3.4.品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)

3.5.不可抗力的天災(zāi)異常處理

3.6.違約責(zé)任

3.7.訴訟地點(diǎn)

3.8.其它

464.什么是經(jīng)濟(jì)訂購量﹕經(jīng)濟(jì)訂購量是指存貨總本錢最低情況下所訂購的批量﹐存貨總本錢包括哪些﹕4.1.訂購本錢:隨訂購量的增加而減少a.請購手續(xù)本錢b.采購本錢c.驗(yàn)收本錢d.入庫本錢e.其它本錢474.2.存貨儲備本錢﹕隨訂購量的增加而增加.a.存貨的品質(zhì)維持需要資金的投入b.搬運(yùn)本錢c.倉儲本錢d.折舊與呆滯本錢e.其它(保險(xiǎn)費(fèi))4.3.物料訂購價(jià)格﹕在物料訂購價(jià)格的情況下經(jīng)濟(jì)訂購量由訂購本錢和存貨儲備本錢來決定.485.采購品質(zhì)

5.1.采購對任何供應(yīng)商與下單前須說明清楚材質(zhì)﹑功能﹑規(guī)格等要求﹐不可任意與隨便﹐差不多的心態(tài)﹐而處理采購作業(yè).5.2.當(dāng)供應(yīng)商接到訂單后﹐要求買方提供說明品質(zhì)要求條件時﹐買方應(yīng)提供相關(guān)資料或樣品給予依據(jù).5.3.采購對供應(yīng)商過去交貨品質(zhì)狀況要清楚﹐上一次出狀況的品質(zhì)與再下單時必須注明﹐加強(qiáng)提醒供應(yīng)商﹐不可再犯同樣的錯誤.495.4.采購對供應(yīng)商可要求﹐自已無法檢驗(yàn)的配件﹑材料供應(yīng)商要提供檢驗(yàn)報(bào)告或品質(zhì)保証書﹐以確保品質(zhì)與生產(chǎn)的順暢.5.5.供應(yīng)商所交材料配件﹐無法達(dá)到公司的標(biāo)準(zhǔn)﹐但退已來不及出貨時﹐供應(yīng)商必須派人前來處理﹐及最迅速的補(bǔ)貨﹐來達(dá)到出貨準(zhǔn)時的目的.5.6供應(yīng)商與買家應(yīng)不定期的檢討質(zhì)量﹐本錢等問題﹐以迎合雙贏的走勢.506.采購時間6.1.采購對供應(yīng)商的交期﹐應(yīng)嘹假設(shè)指掌﹐才不會造成停工待料.6.2.采購對供應(yīng)商的備貨時間要詳知﹐才知如何下單以及插單是否可行.6.3.采購下單后﹐對交期的跟催與掌控,必須到位6.4.采購購料時間,在計(jì)劃生產(chǎn)的狀況下﹐必須依據(jù)采購方式來決定之.517.采購價(jià)格7.1.采購最適當(dāng)?shù)膬r(jià)格?最低單價(jià)總不是采購最適當(dāng)?shù)末o如依最低單價(jià)采購