龍鳳山農(nóng)業(yè)集團(tuán)文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

河南省龍鳳山農(nóng)業(yè)集團(tuán)1/6文件制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件編號(hào)：LXZ0001制訂部門：行政部制訂日期：2013-04-07版本:A頁(yè)數(shù)：共6頁(yè)文件頁(yè)次：第1頁(yè)分發(fā)單位：總經(jīng)理融資部財(cái)務(wù)部采購(gòu)部人事部行政部華翔分公司鼎盛分公司大華分公司龍鳳山分公司項(xiàng)目部11111111111修訂記錄修訂日期條款序列修訂內(nèi)容摘要頁(yè)次版本編制審核批準(zhǔn)文件名稱文件制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件編號(hào)LXZ0001文件頁(yè)次2/6制定日期2013-04-07制定單位行政版本A修定日期一．0.目的。規(guī)范公司內(nèi)部作業(yè)程序、規(guī)章制度制定，進(jìn)行文字大小設(shè)定、表格適用、公司內(nèi)外聯(lián)絡(luò)簽呈函件等進(jìn)行文件制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。文件編號(hào)、文件擬定、文件審批、文件修改、文件收檔、文件簽發(fā)、文件存檔、文件銷毀等進(jìn)行程序規(guī)范。二．0.適用范圍。河南省龍鳳山農(nóng)業(yè)集團(tuán)公司總部各行政部門單位、各分公司及各項(xiàng)目部。三．0.內(nèi)容。3.1.0.文件封頁(yè)。3.1.1.文件封頁(yè)格式。文件抬頭：文件編制頁(yè)眉抬頭“河南省龍鳳山農(nóng)業(yè)集團(tuán)”，并置于文件上方中心位置。字體：宋體。大小：二號(hào)字。文件頁(yè)腳序列號(hào)：X/Y。（X代表第幾頁(yè)，Y代表文件總頁(yè)數(shù)），并置于頁(yè)面最右下角位置。具體參照附件1《文件制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范模板》。文件框體格式參照本文件封頁(yè)。3.2.0.文件編號(hào)、制定與分發(fā)。3.2.1.0.各部門單位文件編號(hào)規(guī)則。參照《各部門文件編號(hào)規(guī)則》。3.2.1.1.《各部門文件編號(hào)規(guī)則表》XZB0001序列部門程序文件表格規(guī)章制度臨時(shí)文件圖紙會(huì)議記錄公司外部1融資部LRZ0000RZB0000RZR0000RZ0000RZT0000RZ00RZW00002財(cái)務(wù)部LCW0000CWB0000CWR0000CW0000CWT0000CW00CWW00003采購(gòu)部LCG0000CGB0000CGR0000CG0000CGT0000CG00CGW00004人事部LHR0000HRB0000HRR0000HR0000HRT0000HR00HRW00005行政部LXZ0000XZB0000XZR0000XZ0000XZT0000XZ00XZW00006華翔公司LHX0000HXB0000HXR0000HX0000HXT0000HX00HXW00007鼎盛公司LDS0000DSB0000DSR0000DS0000DST0000DS00DSW00008大華公司LDH0000DHB0000DHR0000DH0000DHT0000DH00DHW00009項(xiàng)目部1LXM10000XM1B0000XM1R0000XM10000XM1T0000XM100XM1W000010項(xiàng)目部2LXM20000XM2B0000XM2R0000XM20000XM2T0000XM200XM2W00003.2.1.2.0.名詞釋義。3.2.1.2.1.程序文件。作業(yè)指引。分為作業(yè)環(huán)節(jié)順序流程、作業(yè)環(huán)節(jié)要求等。內(nèi)容：編制目的、適用范圍、流程程序（或內(nèi)容）、名詞釋義、引用或參照文件（或附件）等。經(jīng)上一級(jí)審核、上二級(jí)批準(zhǔn)后，進(jìn)行分發(fā)實(shí)施的作業(yè)指引性文件。注：文件適用范圍僅適用于本部門的，部門內(nèi)主管審核即可；文件適用范圍適用于包含除本部門外，適用于其他相關(guān)部門的，須經(jīng)文件名稱文件制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件編號(hào)LXZ0001文件頁(yè)次3/6制定日期2013-04-07制定單位行政版本A修定日期相關(guān)部門與本部門共同上級(jí)部門審核、批準(zhǔn)后方可分發(fā)實(shí)施。3.2.1.2.2.表格。數(shù)據(jù)陣列式文件。項(xiàng)目過(guò)多而進(jìn)行順序分列式編制的文件。具體格式各部視具體項(xiàng)目自行擬定。一般不單獨(dú)發(fā)行，常被作為引用參照。3.2.1.2.3.規(guī)章制度。程序文件支持性或衍生性（派生性）文件。如《辦公日常辦公管理規(guī)定》或《員工日常著裝禮儀規(guī)定》等，具備單獨(dú)進(jìn)行特定工作規(guī)范，或存在于程序文件中，流程性環(huán)節(jié)特定細(xì)分描述的文件。3.2.1.2.3.臨時(shí)文件。臨時(shí)或暫時(shí)存在的，用于特定事務(wù)指導(dǎo)性文件。文件格式、用紙、字體大小格式、符號(hào)等均可自行編撰。審核、批準(zhǔn)、發(fā)行、收檔傳閱、存檔、銷毀等依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行。3.2.1.2.4.圖紙。立體和平面。常用于區(qū)域或形體方面的圖紙。需存檔類圖紙，依據(jù)文件發(fā)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔。3.2.1.2.5.會(huì)議記錄或記要。有2種形式。一種為記錄會(huì)議議題或內(nèi)容為發(fā)布、通知、培訓(xùn)式的文件格式。另一種為會(huì)議議題內(nèi)容為任務(wù)或問(wèn)題可跟蹤追溯形式的文件。兩種文件均按同一編號(hào)進(jìn)行發(fā)行、存檔、銷毀等。3.2.1.2.6.公司外部文件。所有公司外部輸入文件，必須進(jìn)行封面編碼。封面如本文件封面。編碼服從文件編碼規(guī)則，才可進(jìn)行文件發(fā)放、傳閱、指示與存檔、銷毀等。3.3.0.文件封頁(yè)內(nèi)容。文件封頁(yè)內(nèi)容須具有文件編號(hào)、制定部門、制定日期、版本、頁(yè)數(shù)、文件頁(yè)次、分發(fā)單位、修定記錄等。具體參照本文件封頁(yè)。四．0.文件編制程序要求。4.1.0.文件要求首先確定該文件編撰之目的作用、適用范圍、程序或內(nèi)容等。專業(yè)詞匯需進(jìn)行名詞釋義。文件內(nèi)容如有引用或參照其他文件內(nèi)容等，需將引用或參照文件主要內(nèi)容進(jìn)行明確注明。文件需有支持性文件時(shí)，應(yīng)以附件形式附于該文件后則，便于參照查閱。4.2.0.文件內(nèi)容完成后，應(yīng)進(jìn)行編制者、審核者、核準(zhǔn)者（或批準(zhǔn)者）、日期等進(jìn)行留白，文件發(fā)行前，應(yīng)編制者簽名、審核者簽名、及核準(zhǔn)（批準(zhǔn)）者簽名，并各自注明簽名日期。該文件方可交由文件控制單位，進(jìn)行文件受控注明后正式分發(fā)。4.3.0.文件發(fā)行或分發(fā)。文件應(yīng)據(jù)適用范圍或作業(yè)程序內(nèi)容涉及相關(guān)單位等，進(jìn)行相關(guān)單位分發(fā)，并造冊(cè)登記。并將舊文件回收、申請(qǐng)銷毀、銷毀等。4.4.0.文件生效。如文件沒(méi)有特定注明該文件生效日期，一般地，文件分發(fā)至相關(guān)單位時(shí)，即時(shí)生效。文件名稱文件制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件編號(hào)LXZ0001文件頁(yè)次4/6制定日期2013-04-07制定單位行政版本A修定日期4.5.0.文件收檔。接收到該新分發(fā)文件時(shí)，受文單位應(yīng)首先進(jìn)行文件收檔，造冊(cè)登記。據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行部門單位內(nèi)部進(jìn)行傳閱學(xué)習(xí)。需復(fù)印時(shí)，向文件控制單位提起復(fù)印申請(qǐng)。文件傳閱學(xué)習(xí)后，進(jìn)行本部文件存檔。文檔因存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成紙張破損、字跡模糊、內(nèi)容不全文件過(guò)期等，須進(jìn)行文件文本更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)向文件控制部門單位提起申請(qǐng)復(fù)印要求，核準(zhǔn)后方可進(jìn)行文本更換或文件變更。4.6.0.文件變更。受文單位在進(jìn)行日常作業(yè)時(shí)，該文件所述內(nèi)容已不能作為日常作業(yè)指導(dǎo)或作業(yè)內(nèi)容沒(méi)有具體反映在該文件時(shí)，應(yīng)及時(shí)向授文單位提起文件變更要求。編撰并要求向相關(guān)單位分發(fā)的授文單位，進(jìn)行文件變更時(shí)，無(wú)需向文件控制單位進(jìn)行申請(qǐng)變更。4.7.0.文件銷毀。過(guò)期、紙張破損、字跡模糊、內(nèi)容不全的文件，由分發(fā)單位進(jìn)行回收?；厥蘸笞⒚魑募白鲝U”，并進(jìn)行文件銷毀程序作業(yè)。五．0.其他文件。5.1.0.公司對(duì)內(nèi)對(duì)外合同及協(xié)議文本。公司對(duì)內(nèi)外合同及協(xié)議文本依國(guó)家法律法規(guī)等獨(dú)立進(jìn)行文本格式、內(nèi)容編撰。不屬本文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定范圍。5.2.0.受文無(wú)明確指向的外來(lái)文件，應(yīng)首先送達(dá)辦公室行政部，由行政部請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，受權(quán)相關(guān)單位進(jìn)行處理。5.3.0.受文有明確指向個(gè)人時(shí)，但該員工已離開(kāi)原來(lái)職務(wù)時(shí)，該外來(lái)文件，由公司辦公室行政部審閱請(qǐng)求后，交由現(xiàn)職個(gè)人進(jìn)行處理。5.4.0.外來(lái)文件受文第一處理單位部門為公司辦公室行政部。六．0.文件附件1.《文件模板標(biāo)注之封頁(yè)、內(nèi)容頁(yè)》文件名稱文件制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件編號(hào)LXZ0001文件頁(yè)次5/6制定日期2013-04-07制定單位行政版本A修定日期6.1.0.封頁(yè)。宋體二號(hào)字宋體二號(hào)字宋體三號(hào)字加粗宋體