電子文件管理復(fù)習資料

第一章1.電子文件的概念：國家機關(guān)或社會組織、個人在履行其法定職能或處理事務(wù)的過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。2.兩個基本特征：文件是電子文件的概念基礎(chǔ)（功能屬性）數(shù)字信息（技術(shù)屬性）3.電子文件的作用：廣泛應(yīng)用于信息傳遞和社會交往；支持各項業(yè)務(wù)和管理活動的高效和可持續(xù)發(fā)展；維護社會組織和個人的合法權(quán)益；延續(xù)歷史，傳承文明4.電子文件的三要素：內(nèi)容，背景，結(jié)構(gòu)5.電子文件的種類：按功能劃分為：主文件、支持性、輔助性、工具性按生成方式：原生電子文件、數(shù)字化電子文件6.文件生命周期理論：文件從其形成到永久保存或銷毀是一個完整的運動過程；這一過程依文件價值形態(tài)變化可分為若干個階段；文件在每一階段因其特定的效用狀態(tài)和價值形態(tài)，而與價值主體、保管場所和管理形式之間存在一種對應(yīng)關(guān)系。（全程管理、前端控制的理論基礎(chǔ)）7.文件連續(xù)體理論：四個坐標軸：文件形成者軸、業(yè)務(wù)活動軸、價值表現(xiàn)軸、文件保管軸8.電子文件的特點：數(shù)字信息的非人工識讀性計算機軟硬件系統(tǒng)的依賴性信息與特定載體的易分離性信息的易變性信息儲存的高密度性多種信息媒體的可集成性信息組織的多維性物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的分離性信息的可操作性9.電子文件的形成特點：電子文件與形成活動的伴生性電子文件之間的有機聯(lián)系性電子文件種類與狀態(tài)的多樣性內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的分散性第二章1.電子文件的管理目標：保證電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性，提高工作效率（過程真實性、內(nèi)容真實性）（困難：電子文件易改性、技術(shù)措施不配套、軟硬件依賴性）（《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（18894-2002）真實性四項措施：建立電子文件操作者可靠的身份識別和權(quán)限控制；設(shè)置操作日志；防錯漏防調(diào)換標志；對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施）2.電子文件的效用：管護信息資產(chǎn)；提高工作效率；保存數(shù)字記憶；方便利用共享3.電子文件的管理原則：全程管理原則、前端控制原則、真實性保障原則、可讀性保障原則，集成管理、完整性管理原則6.管理模式：雙套制和全電子化集中式與分布式（雙套制：同一份文件實行紙質(zhì)版本和電子版本的雙套儲存管理（雙軌雙套制：機構(gòu)在文件進入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本；單軌雙套：先形成電子文件，電子文件歸檔時制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝一同保存）全電子化）7.文件中心的類型：現(xiàn)行文件查詢服務(wù)型、備份型、中轉(zhuǎn)站型、永久保管型、系統(tǒng)服務(wù)型8.數(shù)字檔案館：概念：運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案及其他信息資源進行采集、存儲、管理，并通過各種平臺提供利用的檔案信息集成管理體系。功能：數(shù)字信息的匯集功能、管理功能、發(fā)布功能特征：管理對象的虛擬性、館藏資源集成性、管理手段技術(shù)性、運行空間開放性、信息服務(wù)便捷性9.電子文件的管理標準：P85第四章：1.捕獲：對電子文件進行實時收集和儲存的方法與過程，捕獲的對象是需要保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)2.電子文件歸檔：具有保存價值的電子文件一經(jīng)形成或辦理完畢后轉(zhuǎn)化為具備檔案屬性的電子文件的過程。3.捕獲與歸檔：形成背景不同、管理視角有別、操作對象有別、操作時間有別4.歸檔與移交：歸檔發(fā)生在機構(gòu)內(nèi)部，移交發(fā)生在不同機構(gòu)之間，歸檔是機構(gòu)內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，移交是機構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)與其他第三方機構(gòu)的電子文件長期保存系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換；歸檔的對象是具有保存價值的電子文件，其保存價值有長有短，移交的對象一般是具有長期或永久保存價值的文件。5.電子文件的捕獲流程：文件抓取、元數(shù)據(jù)抓取→文件與數(shù)據(jù)整合→驗證→登記→分類組織儲存保管跟蹤（記錄、警告）6.電子文件的捕獲方式：自動捕獲和手工捕獲7.電子文件歸檔范圍：能提供機構(gòu)方針及行動的證據(jù)和信息的文件能夠提供與其服務(wù)對象之間相互關(guān)系的證據(jù)和信息的文件記錄個人和機構(gòu)的權(quán)利與義務(wù)有助于建立機構(gòu)記憶，有利于科學文化和歷史研究的文件能夠提供有關(guān)機構(gòu)各種權(quán)益活動的證據(jù)和信息的文件8電子文件的歸檔方式：邏輯歸檔和物理歸檔、在線歸檔和離線歸檔9.移交：特指文件形成機構(gòu)向國家各級綜合檔案館或者專業(yè)檔案館轉(zhuǎn)移檔案的活動10.電子文件移交與接收程序：P149第五章1.電子文件分類：在文件管理中，依據(jù)分類體系中的邏輯結(jié)構(gòu)、方法和程序規(guī)則，按照類目對業(yè)務(wù)活動或文件進行的系統(tǒng)標識和整理。2.分類目的：維護文件和形成文件的業(yè)務(wù)活動之間的關(guān)聯(lián)維護文件的真實、可靠、完整3.電子文件的分類方法：職能分類法第六章1.電子文件的鑒定：對文件的價值進行評估，判斷其是否屬于歸檔范圍并劃分保管期限的工作。2.文件的價值鑒定：按照一定的原則和方法，判斷文件的現(xiàn)實和歷史價值，確定保管期限。3.鑒定工作：真?zhèn)舞b定、開放鑒定、密級鑒定、價值鑒定、技術(shù)鑒定等4.電子文件鑒定的特殊性：eq\o\ac(○,1)對于文件身份的鑒定，即：什么樣的電子信息可以成為文件；技術(shù)鑒定，即判斷電子文件的有用程度是否有實現(xiàn)的可能（技術(shù)鑒定和內(nèi)容鑒定合稱為電子文件的雙重鑒定）eq\o\ac(○,2)職能鑒定法（傳統(tǒng)鑒定為直接鑒定法），電子文件數(shù)量驚人，易改性易逝性不適用于傳統(tǒng)的直接鑒定法5.電子文件的處置：按照電子文件的保管期限表、處置表或其他規(guī)定，對在文件形成機構(gòu)內(nèi)保管到期的電子文件實施移交、銷毀或續(xù)存的一系列過程。6.鑒定和處置的關(guān)系：沒有鑒定處置無所依據(jù)，沒有處置，鑒定有始無終，二者共同決定文件的最終歸宿。先鑒定，后處置。7.影響電子文件鑒定的和處置的因素：環(huán)境因素：法規(guī)缺乏，理論研究未成熟，鑒定工作難以找到依據(jù)電子文件鑒定工作是反應(yīng)機構(gòu)業(yè)務(wù)需求、社會利用需求的鏡子客體因素：電子文件的原始性、真實性難以確認電子文件的關(guān)聯(lián)性和動態(tài)性導(dǎo)致鑒定需要復(fù)雜的技術(shù)手段電子文件數(shù)量劇增需要更加重視鑒定的效率主體因素：電子文件鑒定的新特點對鑒定人員提出了更高的要求8.電子文件鑒定的特點：鑒定對象多樣化鑒定時間提前，實時鑒定鑒定自動化程度提高，文件形成系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)分擔責任9.電子文件處置的依據(jù)：保管期限表和處置表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的鑒定報告第七章1.電子文件保存面臨的問題：內(nèi)部挑戰(zhàn)：電子文件自身的脆弱性（易改性，多重依賴性，壽命短暫）外部挑戰(zhàn)：災(zāi)害災(zāi)難威脅，人為因素，經(jīng)濟和組織因素2.電子文件保存的基本要求：維護載體的有效性，保障信息的可用性、可理解性、完整性，重視環(huán)境的動態(tài)性，強化風險管理（備份，全面監(jiān)控）3.電子文件保存的影響因素：電子文件的非直讀性導(dǎo)致數(shù)字信息無法獨立存在軟硬件系統(tǒng)跟新過快給電子文件的可讀性帶來挑戰(zhàn)電子文件的多種類型和結(jié)構(gòu)增加了保存難度4.電子文件保存的基本內(nèi)容：電子文件技術(shù)屬性的識別移交/歸檔技術(shù)檢測保存管理5.OAIS參考模型：P2136.積極保管：采用新技術(shù)重建文件的方法，（格式遷移）消極保管：根據(jù)數(shù)據(jù)對象產(chǎn)生時的特點和性質(zhì)對其進行保管，重點在于保持原先用來存儲或處理該對象的技術(shù)（更新、復(fù)制、仿真）7.常規(guī)方法：更新、復(fù)制重點方法：遷移、仿真：在新的系統(tǒng)環(huán)境下重建一個兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備、管理系統(tǒng)的運行環(huán)境，使得原來的數(shù)據(jù)、設(shè)備和系統(tǒng)能在現(xiàn)行的軟硬件系統(tǒng)上運行封裝：是在有關(guān)元數(shù)據(jù)規(guī)范的基礎(chǔ)上進行的，其內(nèi)容除了描述電子文件的基本資料外，還要描述電子文件的原始軟硬件參數(shù)、背景信息、使用目的等信息。輔助方法：技術(shù)保存，硬拷貝輸出8.磁性載體的保護：控制適宜的溫濕度防止外來磁場防止灰塵防止機械振動避免強光防止復(fù)印效應(yīng)9.光盤的保護：控制溫濕度、防治空氣污染、避免盤面損傷、保證刻錄質(zhì)量、標簽管理、日常管理第八章1.電子文件的檢索：是指在電子文件相關(guān)系統(tǒng)中定位和獲取電子文件信息的過程2.檢索的類型：直接檢索，利用者直接檢索，（響應(yīng)時間斷，交互性強）間接檢索，利用者委托電子文件管理部門或機構(gòu)代為查找（專門人員檢索，提高效率；便于文件信息安全；缺乏實時的交互性）3.檢索與利用：檢索是基礎(chǔ)性的利用工作，是衡量一個系統(tǒng)利用服務(wù)能力的關(guān)鍵指標；利用的唯一主體是利用者，檢索的主體可以是利用者本身也可以是提供服務(wù)的電子文件管理者4.電子文件的利用：查找、使用或檢索電子文件的權(quán)利、機會和方法。5.利用的類型：原發(fā)性利用和增值性利用、業(yè)務(wù)支撐性利用和文化研究性利用、內(nèi)部利用和外部利用6.電子文件檢索與利用的特點：共享性、復(fù)用性、交互性、靈活性7.利用原則：便利、經(jīng)濟、廣泛、安全8.電子文化提供利用的方式：互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)、內(nèi)網(wǎng)服務(wù)、集中閱覽、復(fù)制供應(yīng)、咨詢服務(wù)第九章1.電子郵件：以計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)的通信方式，通過電子通信系統(tǒng)對信件進行記錄、發(fā)送和接收。2.公務(wù)郵件的特點：集工具性和證據(jù)性與一身；公務(wù)郵件和私人郵件交織3.電子文件具有文件價值的三大特征：有法定作者、有特定效用、機構(gòu)活動的記錄、依據(jù)和憑證4.電子郵件捕獲的范圍：維持公務(wù)活動所必須的；為業(yè)務(wù)處理提供文件及證據(jù)的；保護機構(gòu)權(quán)益的；提供問責或其他業(yè)務(wù)需求的；對機構(gòu)長期具有管理、法律、研究價值或文化價值的5.捕獲的內(nèi)容：郵件發(fā)送人、接收人的具體情況郵件的密級郵件的發(fā)送接收時間郵件的題名、正文、附件郵件收發(fā)日志發(fā)送、接收郵件的軟件號和版本號6.電子郵件管理難點：公務(wù)和私人電子郵件的識別問題；郵件的歸檔問題；郵件對話流的管理；附件的管理；安全保密問題。7.策略：法規(guī)遵從、規(guī)范建設(shè)、職責管理、開發(fā)并實施電子文件歸檔管理系統(tǒng)8.數(shù)據(jù)庫電子文件：在機構(gòu)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中承擔文件功能的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)對象，或者包括機構(gòu)數(shù)據(jù)庫的文件，稱為數(shù)據(jù)庫電子文件。9.網(wǎng)站文件：記錄、反應(yīng)網(wǎng)站內(nèi)容的文件以及在網(wǎng)站設(shè)計、建設(shè)、維護過程中產(chǎn)生的其他文件。10.網(wǎng)站文件管理難點：超鏈接的維護、動態(tài)網(wǎng)頁的保存、網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)文件的管理11.網(wǎng)站文件管理要點：確定網(wǎng)站文件管理的要求；確定網(wǎng)站在業(yè)務(wù)活動中的功能；確定網(wǎng)站的元數(shù)據(jù)管理確定網(wǎng)站文件管理人員的職責12.網(wǎng)站文件歸檔原則：針對性、時效性、質(zhì)量保證原則、動態(tài)原則13.CAD文件：設(shè)計和應(yīng)用CAD技術(shù)過程中產(chǎn)生的一切文件，包括CAD軟件和在該軟件環(huán)境下形成的產(chǎn)品設(shè)計文件。14.CAD文件的特點：專業(yè)性、成套性、多樣性、技術(shù)含量高第十章1.電子文件管理系統(tǒng)：機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織用來對電子文件的識別、捕獲、存儲、維護、利用和處置進行管理和控制的信息系統(tǒng)2.與檔案計算機輔助管理系統(tǒng)的區(qū)別：管理對象不同；使用機構(gòu)不同；技術(shù)水平不同第十一章1.文件元數(shù)據(jù)：描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)2.特點：全面、全程、實時、動態(tài)、自動化、結(jié)構(gòu)化、多級性3.電子文件元數(shù)據(jù)的作用：保障電子文件的真實性、完整性、可讀性、可理解性，支持電子文件信息的組織和查詢、支持電子文件的安全管理、支持電子文件管理流程的集成和優(yōu)化第十二章1.信息安全層次：信息→安全軟件→安全硬件→安全物理環(huán)境→法律規(guī)范→職業(yè)道德2.電子文件安全管理原則：全程原則、動態(tài)原則、平衡原則、風險