工程精細(xì)化管理體系文件格式培訓(xùn)

根據(jù)集團(tuán)公司工程精細(xì)化的相關(guān)要求和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，為做好精細(xì)化管理體系文件的發(fā)布工作，依據(jù)集團(tuán)公司《中鐵電氣化局集團(tuán)規(guī)章制度管理辦法》(電企[2015]396號(hào))的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，我們制作了一個(gè)培訓(xùn)課件，為發(fā)布公司的管理體系文件做準(zhǔn)備。根據(jù)集團(tuán)新的文件(電企396號(hào)文)的要求，在體系文件組成、編寫格式上，和我們以往的管理體系文件編制還是有一點(diǎn)差別。下面主要從五個(gè)方面給大家講解一下，希望各單位在編寫管理體系文件時(shí)能按照要求去做，為我們最終文件發(fā)布奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)。與原來(lái)的文件相比，格式上主要有三個(gè)方面的變化。(一)變化的部分(2015)XX號(hào))同時(shí)廢止”移到了正文“附則”里，作為最后一條。注意：這一條只用于修訂類文件，不適用于首發(fā)類文件。(如果有文件經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過，還要加上“并經(jīng)2015年第X次總經(jīng)理辦公會(huì)通過”的字樣)。2、成文日期由漢字格式(二〇一五年九月七日)變?yōu)榘⒗當(dāng)?shù)字格式(2015年9月7日)。并在成文日期之上增加單位署名，一般使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱(中鐵電化運(yùn)管公司)。如果是黨政聯(lián)合行文的文件，參照《黨政公文處理辦法》(2015版)即可。(二)刪除的部分1、刪除了頁(yè)眉和文件封面；2、刪除文件管理流程圖、文件運(yùn)行管理有效性評(píng)審表、文件符合性審批(查)表；(三)增加的部分1、文件最后視情況增加內(nèi)控流程圖和《管理職責(zé)界面(文件起草部門自行確定有無(wú)必要設(shè)置流程圖。流程確定應(yīng)綜合考慮流程控制的重要性、復(fù)雜程度、主線明晰程度及綜合管理辦法涉及獨(dú)立管理事項(xiàng)的數(shù)量。業(yè)務(wù)流程順暢、節(jié)點(diǎn)清晰的文件，可按管理程序畫流程圖；非流程管理、不能形成流程的文件，以及管理內(nèi)容簡(jiǎn)單(3個(gè)節(jié)點(diǎn)以下)的文件可不畫流程圖。標(biāo)準(zhǔn)類、規(guī)程類文件不用畫流程圖。一個(gè)管理辦法涉及其他部門管理事項(xiàng)時(shí)，為明確管理職責(zé)、管理界面、管理深度，需要共同簽認(rèn)“管理職責(zé)界面確認(rèn)單”,如果是本部門職責(zé)范圍內(nèi)的辦法就不用這個(gè)單子了)2、正文中如果有圖、表的，應(yīng)有圖題或表題和編號(hào)，表的編號(hào)與標(biāo)題應(yīng)置于表的上方的居中位置，圖的編號(hào)與標(biāo)題應(yīng)置于圖表的下方的居中位置。文件正文由標(biāo)題(名稱)、正文內(nèi)容、內(nèi)控流程圖、其他附件、《管理職責(zé)界面確認(rèn)單》(后三項(xiàng)視情況添加)等幾(一)正文內(nèi)容組成通過新舊版辦法構(gòu)成要素對(duì)比可以看出：要素名稱(新)要素性質(zhì)要素名稱(舊)要素性質(zhì)名稱必備名稱必備總則必備總則必備管理職責(zé)必備必備管理職責(zé)(或組織機(jī)構(gòu))可選可選管理內(nèi)容與要求必備管理內(nèi)容與要求必備檢查與考核必備必備相關(guān)文件可選可選附則必備附則必備附件可選附件可選(二)正文內(nèi)容1、名稱。名稱為必備要素，應(yīng)置于正文首頁(yè)，并滿足體系文件應(yīng)稱為“辦法”或“指導(dǎo)辦法”。原則上不得采用其它名稱，若辦法因必須用對(duì)口上級(jí)機(jī)關(guān)的文件名稱等原因須另行命名時(shí)，另行商榷；例如：《中鐵電化運(yùn)管公司會(huì)議管理指導(dǎo)辦法(細(xì)則)》。2、總則。總則主要是描述編寫文件的目的意圖，應(yīng)置于辦法的第一章，包含以下內(nèi)容：(1)應(yīng)明確闡述制定本辦法的目的，如“為了規(guī)范/完善/加強(qiáng)/健全/明確××××××管理工作，特制定本辦法/(2)應(yīng)簡(jiǎn)述本辦法包括的主要內(nèi)容，如“本辦法/指導(dǎo)辦法規(guī)定了××××××要求”。內(nèi)容應(yīng)與具體管理內(nèi)容章(3)應(yīng)簡(jiǎn)述本辦法適用范圍，如“本辦法/指導(dǎo)辦法適用于××××××的管理”。適用范圍與職責(zé)、管理內(nèi)容應(yīng)保持一致。如適用范圍包括了基層單位，則職責(zé)、管理內(nèi)容中也應(yīng)包含基層單位；(4)如果有“指導(dǎo)思想、原則”等內(nèi)容，應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策、上級(jí)部門總體要求，內(nèi)容的描述應(yīng)與(5)簡(jiǎn)述本辦法使用的術(shù)語(yǔ)和定義，其作用是為解釋正文中的主要概念，應(yīng)使用引導(dǎo)語(yǔ)：所使用的術(shù)語(yǔ)和定義要在正文(管理內(nèi)容與要求)中被引用；(6)說(shuō)明本辦法/指導(dǎo)辦法編寫的依據(jù)，如“本辦法/3、管理職責(zé)。管理職責(zé)主要闡述執(zhí)行辦法的職責(zé)和權(quán)限分工，包含以下內(nèi)容：(1)參與本項(xiàng)管理活動(dòng)的所有領(lǐng)導(dǎo)、部門的職責(zé)都應(yīng)(2)規(guī)定的關(guān)聯(lián)部門職責(zé)應(yīng)與人力資源部確定的職責(zé)(3)應(yīng)明確起草主責(zé)部門職責(zé)與配合部門職責(zé)的關(guān)系和接口；(4)一個(gè)管理辦法涉及多部門管理事項(xiàng)時(shí)，負(fù)責(zé)起草的主責(zé)部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通，明確管理職責(zé)、管理界面、管理深度，在共同簽認(rèn)“管理職責(zé)界面確認(rèn)單”后方可(5)每項(xiàng)職責(zé)描述應(yīng)簡(jiǎn)練、明確；(6)每項(xiàng)職責(zé)在“管理內(nèi)容”各章節(jié)中都應(yīng)規(guī)定如何(7)職責(zé)編制應(yīng)按照主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、主責(zé)部門、相關(guān)部門的順序排列；(8)本部門各項(xiàng)管理辦法規(guī)定的職責(zé)總和，應(yīng)覆蓋人力資源部所規(guī)定的部門職能。4、管理內(nèi)容與要求。管理內(nèi)容包含以下內(nèi)容：管理內(nèi)容各章節(jié)應(yīng)層次分明、詳略適當(dāng)、用語(yǔ)規(guī)范、接管理內(nèi)容有明顯工作步驟和工作程序的應(yīng)采用流程圖方式表述管理過程及接口；管理內(nèi)部應(yīng)符合三體系(質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康)認(rèn)證、企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范及內(nèi)部控制體系等要求；管理內(nèi)容章節(jié)名稱應(yīng)與實(shí)際管理流程相協(xié)調(diào)；做什么(what)、誰(shuí)來(lái)做(who)、何時(shí)做(when)、在哪兒做 (where)、如何做(howdo)、做到什么程度(howmuch),管理內(nèi)容應(yīng)以滿足管理目標(biāo)為目的，確定管理措施；應(yīng)規(guī)定主責(zé)部門與其他部門管理界面和接口；應(yīng)規(guī)定主責(zé)部門、相關(guān)部門管理權(quán)限、管理內(nèi)容在基層單位的所有接口關(guān)系和管理深度；應(yīng)明確規(guī)定各項(xiàng)報(bào)告、報(bào)表、總結(jié)和記錄等信息流轉(zhuǎn)程5、檢查與考核。檢查與考核包含以下內(nèi)容：(1)應(yīng)明確檢查與考核的責(zé)任主體和被考核對(duì)象；(2)應(yīng)確定檢查與考核的內(nèi)容、指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)和周期。6、附則。附則是作為每項(xiàng)管理辦法正文的最后一章，(1)應(yīng)明確本管理辦法歸口管理部門及解釋權(quán)限，如：本辦法由×××××部門制定并負(fù)責(zé)解釋。(2)應(yīng)明確本辦法實(shí)施時(shí)間，如：本辦法從××××(3)如屬修訂類管理辦法，應(yīng)明確原管理辦法作廢要當(dāng)與現(xiàn)行管理辦法發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)表明處理原則。如：a.現(xiàn)行管理辦法與本管理辦法相抵觸的，以本管理辦法b.現(xiàn)行管理辦法中與本管理辦法之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本管理辦法予以修改。這兩種情況我們用得比較少，一般情況下都是用上面的三、管理體系文件發(fā)布通知的注意事項(xiàng)(一)文件分類管理體系文件還是分為執(zhí)行類文件和指導(dǎo)類文件兩類。(二)辦法名稱及發(fā)文標(biāo)題根據(jù)集團(tuán)公司要求，各單位層面使用規(guī)章制度的專業(yè)術(shù)《中鐵電化運(yùn)管公司+XXX管理(細(xì)則)》的通知”,指導(dǎo)類文件名稱就是“關(guān)于印發(fā)《中鐵電化運(yùn)管公司+XXX管理指導(dǎo)辦如果是轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件，發(fā)文標(biāo)題應(yīng)為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中鐵電化運(yùn)管公司+XXX管理辦法》的通知；(一)幅面與頁(yè)邊距幅面采用A4,頁(yè)面方向?yàn)榭v向，頁(yè)邊距的設(shè)置：上3.7cm排版規(guī)格：正文用3號(hào)仿宋體字(GB2312),一般版面排22行，每行排28個(gè)字。行間距可設(shè)固定28.5磅值。(二)字號(hào)、字體及格式。辦法標(biāo)題用2號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字，可分1行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。正文在標(biāo)題名稱下空1行。章的編號(hào)及標(biāo)題，字體為3號(hào)黑體字；節(jié)的編號(hào)及標(biāo)題字體為3號(hào)仿宋體字(GB2312)加粗；標(biāo)題均為水平居中排列。條的編號(hào)字體為3號(hào)仿宋體字(GB2312)加粗，另起一行左空2字。正文一律用3號(hào)仿宋體字(GB-2312),每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。圖題或表題使用4號(hào)黑體字，圖內(nèi)字體可用4號(hào)仿宋體。附件說(shuō)明在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)(如“附件：1.XXXXX”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。規(guī)章制度字號(hào)和字體序號(hào)文字內(nèi)容字號(hào)和字體1管理辦法名稱2號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字2章標(biāo)題3節(jié)標(biāo)題3號(hào)仿宋體字(GB2312)加粗4條3號(hào)仿宋體字(GB2312)5正文(含款、項(xiàng)、目)3號(hào)仿宋體字(GB2312)圖、表標(biāo)題4號(hào)黑體字7圖、表內(nèi)容4號(hào)仿宋體字(GB2312)8附件標(biāo)題3號(hào)黑體字附件內(nèi)容3號(hào)仿宋體字(GB2312)(三)頁(yè)碼正文用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始編排頁(yè)碼，奇數(shù)頁(yè)在右下角，偶數(shù)頁(yè)在左下角，數(shù)字左右各放一條橫線，字體字號(hào)為仿宋4號(hào)GB-2312;空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。獨(dú)立裝訂的附件，頁(yè)碼可獨(dú)立設(shè)置。(四)圖、表與附件格式。辦法中的每個(gè)圖、表均應(yīng)有圖題或表題，并從圖1或表1開始編號(hào)，即使有一個(gè)圖、表也要編號(hào)。表的編號(hào)與標(biāo)題應(yīng)置于表的上方的居中位置，圖的編號(hào)與標(biāo)題應(yīng)置于圖表的附件應(yīng)與辦法正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)用3號(hào)黑體字；附件有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)，附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行，附件內(nèi)容格式要求同正文。使用表格形式時(shí)，表格總體處于整個(gè)頁(yè)面的居中位置，按附件在辦法中出現(xiàn)的次序排序。不同附件應(yīng)另起一頁(yè)。如果有多個(gè)較短的附件，也可接排，接排的附件之間的距離宜大于20mm。五、文件涉及到的圖、表1、管理辦法流程圖(根據(jù)需要添加)2、管理辦法審查登記表3、評(píng)審意見書4、管理職責(zé)界面確認(rèn)單(見后圖)管理辦法審查登記表規(guī)章制度名稱起草部門部門負(fù)責(zé)人簽字送審部門負(fù)責(zé)人簽字送審人聯(lián)系方式送審材料1.所擬管理辦法草案2.送審草案說(shuō)明稿3.規(guī)章立項(xiàng)有關(guān)背景材料4.集團(tuán)公司或公司相關(guān)管理辦法5.其他相關(guān)材料立項(xiàng)目的適用范圍內(nèi)容提要XXXX部審核意見法律事務(wù)部審核意見附件5:評(píng)審意見書時(shí)間：管理辦法名稱(草案):2.與會(huì)人員簽名：附件7:規(guī)章制度名稱《中鐵電化運(yùn)管公司XXXX管理辦法》主責(zé)部門：XXXXXX部需確認(rèn)事項(xiàng)所涉及相關(guān)部門：