會展策劃方案解析

會展籌劃方案第一局部會展預(yù)備階段的文

第一節(jié)會展預(yù)備階段的文案簡介一、會展預(yù)備階段的文案的概念：

會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽工程立項(xiàng)籌劃一直到會展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。

二、會展預(yù)備階段的文案種類：

一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項(xiàng)籌劃書、展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進(jìn)度方案、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費(fèi)用預(yù)算表、展會宣傳推廣方案、廣告文案等。

第二節(jié)會展預(yù)備階段的文案寫作一、?展會立項(xiàng)籌劃書?的寫作

〔一〕?展會立項(xiàng)籌劃書?的概念：

所謂展會立項(xiàng)籌劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會的根本框架，提出方案舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會規(guī)模、展會定位、招展方案、宣傳推廣和招商方案、展會進(jìn)度方案．現(xiàn)場管理方案、相關(guān)活動方案等。

?展會立項(xiàng)籌劃書?是為籌劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)?！捕痴箷㈨?xiàng)籌劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：

一般地，?展會立項(xiàng)籌劃書?主要包括以下內(nèi)容：

1、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的根本框架：包括展會的名稱和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。

3、展會價(jià)格及初步預(yù)算方案。

4、展會工作人員分工方案。

5、展會招展方案

6、展會招商方案。

7、展會宣傳推廣方案。

8、展會籌備進(jìn)度方案。

9、展會效勞商安排方案。

10、展會開幕和現(xiàn)場管理方案。

11、展會期間舉辦的相關(guān)活動方案。

12、展會結(jié)算方案。

〔三〕展會立項(xiàng)籌劃書的寫作要求：

1．展會名稱

展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：根本局部、限定局部和行業(yè)標(biāo)識。如“第93屆中國出口商品交易會〞，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，那么根本局部是“交易會〞，限定局部是“中國〞和“第93屆〞，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品〞。

下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明：

·根本局部：用來說明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)〞等。

·限定局部：用來說明展會舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會的性質(zhì)。

展會舉辦時(shí)間的表示方法有三種：一是用“屆〞來表示。二是用“年〞來表示，三是用“季〞來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2024年廣州博覽會、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會等。在這三種表達(dá)方法里，用“屆〞來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年〞來表示。

展會舉辦的地點(diǎn)在展會的名稱里也要有所表達(dá)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連〞。

展會名稱里表達(dá)展會性質(zhì)的詞主要有“國際〞、“世界〞、“全國〞、“地區(qū)〞等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際〞說明本展會是一個國際展。

·行業(yè)標(biāo)識：用來說明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝〞說明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。

2、展會地點(diǎn)

籌劃選擇展會的舉辦地點(diǎn)，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

籌劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。

籌劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的本錢的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和效勞如何等因素。3、辦展機(jī)構(gòu)

辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、籌劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。

根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。

主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。

承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的籌劃、組織、操作與管理，并對展會承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。

協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的籌劃、組織、操作與管理，局部地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會籌劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。4、辦展時(shí)間

辦展時(shí)間是指展會方案在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時(shí)間的長短沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時(shí)間可以很長，如“世博會〞的展期長達(dá)幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。5、展品范圍

展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。

根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會〞和“交易會〞的展品范圍就很廣，如“廣交會〞的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會〞的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。6、辦展頻率

辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。

辦展頻率確實(shí)定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。

產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時(shí)期。7、展會規(guī)模

展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在籌劃舉辦一個展會時(shí)，對這三個方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。

在規(guī)劃展會規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么〞和“有什么〞，具體地說，展會定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和開展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨(dú)特的印象的過程。

展會定位要明確展會的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會的主題等。9．展會價(jià)格和展會初步預(yù)算

展會價(jià)格就是為展會的展位出租制定一個適宜的價(jià)格。展會展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場的價(jià)格和室外展場的價(jià)格，室內(nèi)展場的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。

在制定展會的價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)〞的原那么，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。

在籌劃舉辦展會時(shí)，要根據(jù)市場情況給展會確定一個適宜的價(jià)格，這樣對吸引目標(biāo)參展商參加展會十分重要。10、人員分工、招展招商和宣傳推廣方案

人員分工方案、招展方案、招商和宣傳推廣方案是展會的具體實(shí)施方案，這四個方案在具體實(shí)施時(shí)會互相影響。

人員分工方案是對展會工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

招展方案主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和方法。

招商方案主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和方法。

宣傳推廣方案那么是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時(shí)為展會的招展和招商效勞的。

11、展會進(jìn)度方案、現(xiàn)場管理方案和相關(guān)活動方案

展會進(jìn)度方案是在時(shí)間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進(jìn)度方案安排得好，展會籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行。

現(xiàn)場管理方案是展會開幕后對展會現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的各種方案安排，它一般包括展會開幕方案、展會展場管理方案、觀眾登記方案和撤展方案等。現(xiàn)場管理方案安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。

展會相關(guān)活動方案是對準(zhǔn)備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的方案安排。與展會同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補(bǔ)充。

二、?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?的寫作

〔一〕?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?的概念

完成了?展會立項(xiàng)籌劃書?，并不意味著該立項(xiàng)的展會就可以舉辦了。工程立項(xiàng)只是對舉辦什么題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至于該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會工程及方案進(jìn)行可行性分析?？尚行苑治龅慕Y(jié)論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該展會的最終依據(jù)。

?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?就是在對展會立項(xiàng)進(jìn)行可行性分析的根底上完成的研究報(bào)告。展會立項(xiàng)可行性分析是展會工程立項(xiàng)籌劃的繼續(xù)。展會工程立項(xiàng)籌劃主要是在掌握各種信息的根底上，初步提出方案舉辦的展會“是什么樣的〞；展會立項(xiàng)可行性分析那么是在仔細(xì)研究各種信息的根底上，深入分析舉辦展會立項(xiàng)籌劃提出的“那樣的展會〞是否可行，為最后是否舉辦該展會提供科學(xué)的決策依據(jù)。

如果展會立項(xiàng)籌劃通過可行性分析，證明方案舉辦展會的市場條件具備，工程具有生命力，各種執(zhí)行方案籌劃合理，工程在經(jīng)濟(jì)上可行，風(fēng)險(xiǎn)較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項(xiàng)籌劃，決策舉辦該展會了。

〔二〕?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?要對展會立項(xiàng)是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評估和說明，并為最終完善該展會工程立項(xiàng)籌劃的各具體執(zhí)行方案提供改進(jìn)依據(jù)和建議。因此，?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、市場環(huán)境分析

〔1〕宏觀市場環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。

〔2〕微觀市場環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)客戶、競爭者、營銷中介、效勞商、社會公眾等。

〔3〕市場環(huán)境評價(jià)：SWOT分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部劣勢、外部時(shí)機(jī)、外部威脅分析。

2、展會工程生命力分析

〔1〕工程開展空間：即分析舉辦該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

〔2〕工程競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價(jià)格、展會效勞等。

〔3〕辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢分析

3、展會執(zhí)行方案分析

1〕對方案舉辦的展會的根本框架進(jìn)行評估，具體包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。

(2)辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。

(3)展會的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。

(4)在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(5)展會的辦展機(jī)構(gòu)在方案的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(6)辦展機(jī)構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。

(7)展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。

2〕招展招商和宣傳推廣方案評估

〔1〕招展方案評估

〔2〕招商方案評估

〔3〕宣傳推廣方案評估

3、展會工程財(cái)務(wù)分析

〔1〕價(jià)格定位

〔2〕本錢預(yù)測

舉辦一個展會的本錢費(fèi)用一般包括：

1)展覽場地費(fèi)用。即租用展覽場館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用。這些費(fèi)用包括：展覽場地租金、展館空調(diào)費(fèi)、層位特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi)、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、展位搭裝加班費(fèi)等。

2)展會宣傳推廣費(fèi)。包括廣告宣傳費(fèi)、展會資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)、資料郵寄費(fèi)、新聞發(fā)布會的費(fèi)用等。

3)招展和招商的費(fèi)用。

4)相關(guān)括動的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現(xiàn)場布置、禮品、請展會臨時(shí)工作人員的費(fèi)用等。

5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。

6〕稅收

7〕其他不可預(yù)測的費(fèi)用

〔3〕收入預(yù)測

舉辦一個展會的收入一般包括：

1〕展位費(fèi)收入

2〕門票收入

3〕廣告和企業(yè)贊助收入

4〕其他相關(guān)收入

〔4〕盈虧平衡分析

〔5〕現(xiàn)金流量分析

1〕凈現(xiàn)值分析

2〕凈現(xiàn)值率分析

3〕獲利指數(shù)

4〕內(nèi)部收益率

5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測

〔1〕市場風(fēng)險(xiǎn)

〔2〕經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

〔3〕財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

〔4〕合作風(fēng)險(xiǎn)

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會工程立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。

7、改進(jìn)建議

針對上述問題，提出對展會工程立項(xiàng)籌劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。

8、努力的方向

根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的根底上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向?！踩?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?的寫作要求

?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策是否要舉辦該展會的重要依據(jù)，因此，?展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告?的寫作必須做到材料真實(shí)充分，分析客觀科學(xué)，判斷準(zhǔn)確有理。

1、市場環(huán)境分析

市場環(huán)境分析是展會立項(xiàng)可行性分析的第一步，它是根據(jù)展會立項(xiàng)籌劃提出的展會舉辦方案，在已經(jīng)掌握的各種信息的根底上，進(jìn)一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策根底和社會根底。市場環(huán)境分析不僅要研究各種現(xiàn)有的市場條件，還要對其未來的變化和開展趨勢作出預(yù)測．使立項(xiàng)可行性分析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理。

市場環(huán)境分析是從方案舉辦的展會工程的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會的條件是否具備；展會工程生命力分析那么是從方案舉辦的展會工程的本身出發(fā)，分析該展會是否有開展前途。分析展會工程的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有開展前途的問題。

2、展會工程生命力分析

市場環(huán)境分析是從方案舉辦的展會工程的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會的條件是否具備；展會工程生命力分析那么是從方案舉辦的展會工程的本身出發(fā)，分析該展會是否有開展前途。分析展會工程的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有開展前途的問題。3、展會執(zhí)行方案分析

展會執(zhí)行方案分析是從方案舉辦的展會工程的本身出發(fā)，分析該展會工程立項(xiàng)方案準(zhǔn)備實(shí)施的各種執(zhí)行方案是否完備，是否能保證該展會方案目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。展會執(zhí)行方案分析的對象是該展會的各種執(zhí)行方案，分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合理、是否完備和是否可行。

需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，對展會根本框架進(jìn)行評估，重點(diǎn)不是分析構(gòu)成展會根本框架的某一個因素的籌劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會根本框架是否合理和可行。因?yàn)椋M管對構(gòu)成展會根本框架的每一個因素的籌劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構(gòu)成的展會根本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要防止這種“個體合理，群體沖突〞現(xiàn)象的出現(xiàn)，對展會根本框架進(jìn)行評估就十分重要。4、展會工程財(cái)務(wù)分析

展會工程財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā)，分析測算舉辦該展會的費(fèi)用支出和收益。展會工程財(cái)務(wù)分析的主要目的是分析方案舉辦的展會是否經(jīng)濟(jì)可行，并為即將舉辦的展會指定資金使用規(guī)劃。5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測

從展會立項(xiàng)可行性分析的角度看，風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會的過程中，由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的方案和舉辦展會的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的方案落空；或者是即使展會如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會工程立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。7、改進(jìn)建議

針對上述問題，提出對展會工程立項(xiàng)籌劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。8、努力的方向

根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的根底上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。三、?參展說明書?的寫作

〔一〕?參展說明書?的概念

辦展機(jī)構(gòu)在確定了展會的有關(guān)日期安排，指定了展會承建商、展會運(yùn)輸代理和展會旅游代理以后，就可以著手編制展會的?參展說明書?了。

?參展說明書?是辦展機(jī)構(gòu)將展會籌備、開幕以及參展商參加展會時(shí)應(yīng)注竟的其他問題匯編成冊，以方便參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備的一種小冊子。編制參展商手冊是展會籌備過程中的一項(xiàng)根底性的工作。

〔二〕?參展說明書?包含的主要內(nèi)容及寫作要求

從某種意義上講，參展說明書是幫助參展商進(jìn)行參展籌備的綱領(lǐng)性文件，也是辦展機(jī)構(gòu)對展會布展、展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理的指導(dǎo)性文件，參展商手冊所包含的內(nèi)容涉及到舉辦展會的各個環(huán)節(jié)。

一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：

(1)前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原那么和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。

(2)展覽場地根本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館各種效勞設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對于該展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對展覽場地根本情況的介紹．對于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。

〔3)展會根本信息。包括展會的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時(shí)間、辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時(shí)間，要具體列明展會的布展時(shí)間、開幕時(shí)間、對專業(yè)觀眾和普通群眾開放的時(shí)間、撤展時(shí)間、布展撤展加班時(shí)間等，對以上時(shí)間盡量精確到小時(shí)；對于辦展機(jī)構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。

(4)展會規(guī)那么。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的本卷須知、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的本卷須知等。展會規(guī)那么是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護(hù)現(xiàn)場秩序十分重要〔5〕展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些根本要求和說明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的根本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說明〞主要是對展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的本卷須知，提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理方法等?！翱盏卣刮淮钛b說明〞主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防平安的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指導(dǎo)參展商順利、平安地搭裝展位和布展有較大幫助。

(6)展品運(yùn)輸指南。是對參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選效勞等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。

(7)會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。會展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證方法、會展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活效勞的。

(8)相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家效勞表、聘請臨時(shí)效勞人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本?！踩?參展說明書?的作用

?參展說明書?主要是為方便和指引叁展商順利進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等效勞的，它不僅對參展商進(jìn)行參展籌備有著十分重要的指引作用，也對辦展機(jī)構(gòu)對展會的布展、展覽和撤展等各壞節(jié)進(jìn)行有效的現(xiàn)場管理有很大的幫助和影響：

1、參展說明書對參展商的指引作用。參展商手冊分別對展覽場地、展會根本情況、展會規(guī)那么、層位搭裝、展品運(yùn)輸和會展旅游等作出詳細(xì)的說明，參展商在得到參展說明書以后，就可以按照該說明書的指引對叁展的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行籌備，如安排展品的運(yùn)輸、準(zhǔn)備展位的搭裝材料和設(shè)計(jì)等；在展會布展現(xiàn)場，參展商將按該說明書的有關(guān)要求進(jìn)行展位搭裝和布展，防止布展期間的盲目和違規(guī)；在展覽期間，參展商可以按該說明書的要求布置展品演示；在撤展期間，參展商可以按照該說明書的指引有條不紊地撤展；展會結(jié)束后，參展商還可以按照該說明書的指引選擇適合自己需要的會展旅游。在參展說明書的指引下，參展商可以更有效地準(zhǔn)備和完成參加展會各工作環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事務(wù)。

2、參展說明書對展會現(xiàn)場管理的作用。參展說明書對展會在籌展、布展、展覽和撤展期間的各項(xiàng)規(guī)定，不僅有利于指導(dǎo)各參展商按規(guī)定辦事，也有利于辦展機(jī)構(gòu)按該手冊的規(guī)定監(jiān)督展會現(xiàn)場的各種事宜，并按手冊的規(guī)定為參展商提供各種效勞。參展商手冊是辦展機(jī)構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場管理的重要依據(jù)之一，它為展會各階段制定了大家必須遵守的行為標(biāo)準(zhǔn)，有利于辦展機(jī)構(gòu)按此標(biāo)準(zhǔn)對展會各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場進(jìn)行管理。

3、參展說明書對觀眾的作用。除了對參展商的指引和對展會現(xiàn)場管理的作用外，參展說明書對展會觀眾也能起一定的作用。比方，手冊對展館平面圖、館內(nèi)效勞設(shè)施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會開放時(shí)間的說明，就對觀眾參觀展會有較大的幫助。

觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地到達(dá)展館，在館內(nèi)效勞設(shè)施分布圖的指引下可以找到自己需要的效勞提供點(diǎn)，可以享受展會指定接待酒店的優(yōu)惠價(jià)格待遇．在展會開放時(shí)間說明的指引下可以合理地安排自己的參觀時(shí)間等等。一般來說，展會的觀眾有很大一局部是各參展商自己邀請來的，參展商一般都會將上述信息通知其邀請的觀眾，這樣，參展說明書對觀眾所起的作用將更大。四、編制?參展說明書?的根本原那么

從參展說明書所起的作用我們可以看出，參展說明書是展會籌備過程中的一個重要文件。要讓參展說明書在展會籌備過程中切實(shí)地起到上述作用，在編制參展商手冊時(shí)，我們必須做到：

第一、實(shí)用。參展說明書所包含的內(nèi)容必須是對參展商進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者是對辦展機(jī)構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來展會參觀有輔助作用，否那么，該內(nèi)容就不能進(jìn)入?yún)⒄股淌謨浴?/p>

第二、簡潔明了。參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和表達(dá)應(yīng)該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行；參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和表達(dá)必須準(zhǔn)確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產(chǎn)生歧義．否那么，在展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中就會引起爭議，既不利于參展商展出，也不利于辦展機(jī)構(gòu)對展會現(xiàn)場進(jìn)行管理。

第三、詳細(xì)全面。對于參展說明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要盡量詳細(xì)，如對布展和撤展加班時(shí)間的規(guī)定可以具體到小時(shí)和分鐘，對各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等等，這樣更有利于展會具體操作和管理；對于參展說明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要做到?jīng)]有遺漏，如對展覽場地根本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的本卷須知等要一一列明，不能遺漏，否那么，現(xiàn)場操作就會出現(xiàn)問題，比方，如果沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能會使一些較大較長的物品進(jìn)不了展館。

第四、美觀。參展說明書的排版和制作要美觀大方，印刷講究，盡量不要出現(xiàn)錯別字和其他印刷錯誤；參展說明書的制作和用紙與展會的檔次和辦展機(jī)構(gòu)的品牌與聲譽(yù)相符，不能讓人產(chǎn)生不好的聯(lián)想。

第五、專業(yè)。參展說明書的遣詞造句要符合行業(yè)習(xí)慣和標(biāo)準(zhǔn)，要使用行業(yè)熟悉的語言，所涉及的術(shù)語要標(biāo)準(zhǔn)，不能想當(dāng)然地使用一些行業(yè)比較陌生的詞語；內(nèi)容編排要符合參展商籌展的籌備程序，不能讓他們翻來覆去地尋找自己需要了解的內(nèi)容。

第六、國際化。如果展會是國際性的展會，或者展會有向國際化方向開展的打算，那么，參展說明書的內(nèi)容編排和制作也要盡量做到符合國際參展商的需要，如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展說明書，其翻譯一定要準(zhǔn)確，因?yàn)楹Ｍ鈪⒄股叹褪歉鶕?jù)該說明書來籌備各項(xiàng)參展事宜的；如果翻譯不準(zhǔn)確，將會給他們帶來極大的不便。展會流程展覽，展會，會展一、方案立項(xiàng)

1、工作時(shí)段安排；包括可行性報(bào)告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費(fèi)用方案表。

〔1〕包括可行性報(bào)告分析立項(xiàng)的條件；進(jìn)行市場調(diào)查

對行業(yè)而言工程的利潤增長點(diǎn)是否夠大

地域性的考慮。要結(jié)合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項(xiàng)要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。

時(shí)間性或者季節(jié)性的考慮。工程內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比方不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。

同時(shí)時(shí)間上要考慮防止國內(nèi)知名展會的沖突。

〔2〕實(shí)施的具體方案

〔3〕宣傳費(fèi)用方案表

A、廣告時(shí)間段的投入

以4-6個月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：工程開始〔前兩個月〕為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在群眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在群眾媒體上投入，以20%的群眾媒體，20%的專業(yè)媒體]

B、廣告投放的形式

戶外廣告〔主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時(shí)間以及展會期間〕

雜志報(bào)紙媒體廣告〔主要是專業(yè)雜志媒體和群眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行〕

2、尋找主辦單位。

〔1〕主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等

〔2〕合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些效勞，費(fèi)用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

3、申請各種批文

4、場地聯(lián)系

以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行群眾性的展會,主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會.

5、聯(lián)系宣傳媒體

〔1〕對象：專業(yè)媒體和群眾媒體

〔2〕方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。

6、制作邀請函〔已經(jīng)附〕

7、建立客戶名錄〔通過會刊收集和雜志、網(wǎng)站等〕二、實(shí)施招展

1、招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

2、招展的步驟：

〔1〕發(fā)布信息〔主要通過電話傳真、郵件等方式把工程邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位〕

〔2〕跟蹤拜訪〔找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人〕

A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型〔分別以5%、10%、75%的比例分布〕；

針對第一種客戶：

問清客戶需求

要求進(jìn)一步促成購置

愉快地容許客戶的

針對第二種客戶：

了解客戶拒絕的原因

為面談作好準(zhǔn)備

二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會

要求客戶介紹其它客戶

保持關(guān)系，待以后聯(lián)系

針對第三種客戶：

問清客戶需求和異議

進(jìn)行第二次拜訪

消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書：工程邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南三、實(shí)施招商

〔1〕在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商

〔2〕通過媒體可以間接招來一些參觀商

〔3〕主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比方出差到二級市場進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話邀請。

〔4〕組辦單位為展會提供的工作四、相關(guān)活動

展覽會的相關(guān)活動，是指研討會、技術(shù)交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加效勞，從而提高展覽會的形象與檔次。五、展會現(xiàn)場

〔1〕布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)?/p>

〔2〕開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的效勞等六、展會后的控制工作

包括參觀參展的意見反響等，后期了解工作出國參展簽證秘笈隨著中國經(jīng)濟(jì)的蓬勃開展，中國企業(yè)正逐步加快走出國門邁向海外的步伐。但出于歷史和政治的原因，中外之間的人員流動并不十分順暢，出境簽證這種原本不應(yīng)該出問題的技術(shù)環(huán)節(jié)，現(xiàn)在卻常常成為打亂企業(yè)赴外參展全盤部署的絆腳石。怎么做才能減少簽證中不確定因素，保證企業(yè)的正常參展活動少受或不受干擾，本文將會同勵展國際銷售部的專業(yè)人士，一起為廣闊參展企業(yè)支招。保證簽證資料的真實(shí)有效一提到要和政府機(jī)構(gòu)打交道，國內(nèi)企業(yè)的反響可能首先是有沒有竅門或者捷徑可走。對于生存在中國特有環(huán)境中的企業(yè)來說，有這樣的想法并不奇怪。但在申請赴外商務(wù)簽證時(shí)，這種想打擦邊球、鉆空子、圖省事的念頭就十分有害了。因?yàn)閲獯笮驼箷闹饕e辦地一般是在歐美國家，他們的入境管理措施十分嚴(yán)密，均是預(yù)設(shè)申請人有移民或滯留意圖，所以簽證官員會對申請人所提供的材料進(jìn)行非常詳細(xì)的核實(shí)與甄別，絕不會“走過場〞，只要發(fā)現(xiàn)有任何作假的痕跡，申請人將會被拒之門外。比方，國內(nèi)一家石材工具公司由老板親自帶隊(duì)去東歐某國參展，在遞送過程中只是因?yàn)槊貢俗寘⒄谷藛T簽名，而公司內(nèi)的一個老業(yè)務(wù)員自作主張的代簽，最終導(dǎo)致被簽證官認(rèn)定為造假。即使后來該公司的人全部去了領(lǐng)事館，還是無法防止被拒簽，就連那位已經(jīng)出國三十幾趟的老板本人也未能幸免。另有一家企業(yè)在申請赴加拿大參加一個五金展時(shí)，只是由于隨附的宣傳資料上夸大了企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模，也同樣被拒簽?？梢?，對于出國參展企業(yè)的人員來說，認(rèn)真準(zhǔn)備并如實(shí)的申報(bào)所被要求遞送的材料，才是成功簽出的最大保障。細(xì)致合理的準(zhǔn)備申請資料在保證資料真實(shí)的前提下，資料準(zhǔn)備的充分程度便成為影響簽證成功與否的第二大因素，企業(yè)應(yīng)該篩選并預(yù)備提供那些具有證明力的有效文件，不要主動提供那些與出展目的無直接關(guān)聯(lián)、可能造成誤解甚至麻煩的周邊材料。當(dāng)然，如果是持因公護(hù)照組團(tuán)出展，那事情就會簡單很多，因?yàn)楹炞C將由地方政府外辦或組團(tuán)方統(tǒng)一送簽并領(lǐng)取。不過對多數(shù)企業(yè)來說，因私商務(wù)簽證才是他們最常用出展簽證方式，所以下面將著重介紹為辦理因私商務(wù)簽證準(zhǔn)備資料時(shí)，應(yīng)注意的事項(xiàng)。首先，要注意在提供信息上盡量保持團(tuán)隊(duì)與個人的一致性，比方，所有團(tuán)員都在一個行業(yè)、隸屬于同一個協(xié)