2024年采購部管理制度8篇

2024年采購部管理制度8篇

目錄

第1篇采購部管理制度

第2篇酒店采購部管理制度

第3篇酒店采購部管理制度（四）

第4篇酒店采購部用車管理制度（3）

第5篇工廠采購部管理制度工作流程

第6篇e酒店采購部用車管理制度

第7篇酒店采購部用車管理制度

第8篇酒店采購部管理制度格式怎樣的

e酒店采購部用車管理制度

酒店采購部用車管理制度

1.申請

①用車部門逐項填寫內(nèi)部用車申請單,經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字。

②將用車申請單轉(zhuǎn)到總辦,根據(jù)需要和車輛調(diào)度情況派車。

2.審批權(quán)限

①使用小車由總經(jīng)理審批.

②使用其它車輛由行政辦主任簽批.

③值班、節(jié)假日用車持部門經(jīng)理簽字的申請單出車,并報行政辦備案。

3.車輛使用原則

凡出塘廈區(qū)域車輛,提前一天申報,以便總辦統(tǒng)一編制長途用車計劃,提高車輛使用率.

4.市內(nèi)用車原則

①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應提前半天將用車申請單報總辦。

②本著節(jié)約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。

5.憑用車申請單派車

①一般情況下,必須憑內(nèi)部用車申請單向行政辦申請派車。

②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時補單。

③未經(jīng)批準,禁止無調(diào)度單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象,用車人必須按酒店出租車費標準付費,同時扣發(fā)司機部分效益工資。

工廠采購部管理制度工作流程

工廠采購部管理制度與工作流程

一總則

為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。

二采購部人員職責及管理制度

1.熱愛本職工作,勤于學習新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。

2.廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀,勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。

3.負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。

4.負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。

5.堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。

6.大項材料必須做招標工作,其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

7.積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況,早知道,早處理。

8.及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。

9.做到每周一小結(jié),每月一總結(jié),每年一審核。

10.完成領(lǐng)導交辦的其他工作。

三采購工作流程

采購部作為一個職能部門,在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任,采購工作的好壞,直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率,較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中,采購部需要生產(chǎn)、財務、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為項目的順利實施做出各自的貢獻。

具體的工作流程如下圖所示:

1.在項目的初始運作階段,采購部根據(jù)項目部、投標部的具體要求,配合進行投標的材料報價,以更好的達到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。

2.項目正式運作后,采購部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求,對采購部下達《材料申購單》(附表1)此單由申請人填寫,生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往采購部,一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。

3.采購部接到《材料申購單》后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質(zhì)量要求,數(shù)量,生產(chǎn)地址等實際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的3家―5家發(fā)出《材料詢價單》(附表2)。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一,需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表3),同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準備收貨。

4.供應商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸,各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。

5.工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后,應由專人負責材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查,檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質(zhì)量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨,然后填寫《材料到貨單》(附表4),相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。

6.工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務后,及時通知采購部,由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定,便于統(tǒng)一定價,統(tǒng)一結(jié)算,節(jié)約運輸成本。

7.項目完成后,采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時,采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領(lǐng)用單》,同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》,如有需要,采購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據(jù)實際情況安排付款額度。

8.供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款。

四采購部發(fā)展規(guī)劃

原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié),早在幾年前,資深的管理專家就提出了:采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點。但是時至今日,又有多少個公司能真正的做到這點呢

降低采購成本不是一個短期的目標,也不是短期內(nèi)就可以達成的目標,而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠發(fā)展策略,是需要長期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程,采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作,來完成這一共同目標。

我們采購部的初步計劃如下,其中的時間和工作目標根據(jù)實際情況會作出相應調(diào)整,但是保證前進的大方向永遠不變

(一)在3個月內(nèi)完成采購體系的建立,包括采購制度,工作流程,供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核,每種材料確定出5―10家候選供應商。開始逐步實施采購工作流程。

(二)在6個月內(nèi)完善采購體系,修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌,高效,準確的運行。

(三)在1年內(nèi)建立高效的采購團隊,杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤,不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到采購工作流程高效、準確帶來的便利,能看到采購成本降低帶來的實際效果。

(四)在2年內(nèi)建立起相對固定的采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

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酒店采購部管理制度（四）

酒店采購部管理制度(三)

1、制定采購計劃

(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;

(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;

(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;

(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務部有權(quán)拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。

(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。

(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。

5、報銷及付款

(1)付款:

①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核,經(jīng)確認批準后方可付款;

②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);

③按酒店財務制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。

④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。

(2)報銷:

①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi),核準后方可給予報銷。

②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。

酒店采購部管理制度格式怎樣的

酒店采購部管理制度

(三)

1、制定采購計劃

(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;

(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;

(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;

(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務部有權(quán)拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。

(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。

(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。

驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。

5、報銷及付款

(1)付款:

①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核,經(jīng)確認批準后方可付款;

②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);

③按酒店財務制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。

④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。

(2)報銷:

①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi),核準后方可給予報銷。

②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。

酒店采購部用車管理制度（3）

酒店采購部用車管理制度(三)

三、車輛維修保養(yǎng)檢查制度

1.司機在完成日常出車任務回隊后,需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養(yǎng)外,在車輛月檢前,需進行認真系統(tǒng)的檢查保養(yǎng)。

2.檢查的項目有月行駛里程、全車衛(wèi)生、機油、水、剎車油、變速油及輪胎氣壓等,如果不合格則予限期完成并停駛,在停駛期限內(nèi)將對司機的福利待遇做相對扣發(fā)。

3.對于汽車正常的維修或保養(yǎng)如換機油等需由司機本人完成。

4.對于確需送修理廠進行修理的汽車需同主管提出申請,經(jīng)總辦同意、總經(jīng)理審批方可修理。

5.對于修理回來的車輛,本車司機需對車輛認真檢查,是否合乎標準,修理廠所收費用是否合理,主管部門領(lǐng)導具有審查的權(quán)力。

6.對車輛的月檢更換某種部件、年檢進廠修理車需詳細的記入本車技術(shù)檔案。

7.對于按汽車尾號要進行年檢的車輛,需領(lǐng)取車輛年檢表。對車輛進行年檢合格后,要迅速去交管部門領(lǐng)取年檢合格證貼于汽車前風檔的右前方。

四、高速公路、機場通行費和審核車輛暫存費的報銷制度

司機出車需經(jīng)過上述路段或暫存時,所必須交納的費用回隊后需將票據(jù)如數(shù)交給主管審核并說明緣由,對于駕駛路線與票據(jù)不相符的,由總辦進行審核,不合理的費用將不予報銷并追究當事人責任(每月報銷一次)。

五、安全行車獎勵制度

對司機當月做到安全行車的,給予適當安全獎,如出事故則扣發(fā)或不發(fā)。年終被酒店評為先進駕駛員的,將按有關(guān)規(guī)定給予獎勵。

六、車輛隨車工具管理規(guī)定及用車管理制度

1.所配發(fā)的隨車物品均由司機本人保管,如丟失,照價賠償,需要更換的以舊換新。

2.不經(jīng)領(lǐng)導批準,司機出車無論多晚一律將車開回酒店。

3.任何人將車開出酒店,都要向主管打招呼并領(lǐng)取調(diào)度單。

4.車輛如有碰壞需立即報告領(lǐng)導,如隱瞞不報加重處罰。

七、司機著裝

司機的著裝好壞一定程度上影響酒店形象,因此必須做到:

1.上崗前按酒店規(guī)定穿工服、穿皮鞋、著深色襪子。

2.上崗發(fā)型必須符合酒店儀表儀容要求。

3.個人衛(wèi)生符合酒店要求。

八、司機管理處罰規(guī)定

1.服務質(zhì)量違紀處罰:

①不按規(guī)定著裝經(jīng)提醒不改正者處以罰款。

②未提前5分鐘到達出車地點或因需加油等情況而延誤出車者處以罰款。

③凡因服務態(tài)度、服務質(zhì)量不好,受到賓客或用車人投訴者處以罰款。

2.安全行車違紀處罰:

①凡發(fā)生交通違章行為(以交通管理部門違章通知為準),扣除當月安全獎。

②如發(fā)生酒店開車或?qū)④嚱环撬緳C駕駛,將給以罰款。因酒后開車,非司機開車、開車辦私事而發(fā)生的交通違章和事故,一切責任和經(jīng)濟損失完全自負。

采購部管理制度

公司采購部門,對于采購部門的每一位員工如何管理,采購時要有怎樣的采購流程呢以下整理了詳細的采購部管理制度,可供參考。

一、總則

1.為規(guī)范公司日常采購工作,特制定本制度。

2.本制度適用于公司的日常采購活動。

二、采購原則

1.嚴格執(zhí)行詢議價程序

物品采購,必須有三家以上供應商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。

2.采購會審、合同會簽制度

物品采購,必須有相關(guān)部門參與,調(diào)研匯總各方意見,經(jīng)高管審核后生效。

3.職責明確

采購人員必須參與貨物和服務的驗收,采購貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決,應根據(jù)合同要求及有關(guān)標準與供應商協(xié)商完成。

4.一致性原則

采購人員采購的物品或服務必須與采購計劃單所列要求規(guī)格型號、數(shù)量相一致,在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改采購計劃單以參考。

5.廉潔制度

所有采購人員必須做到:

(1)自覺維護企業(yè)利益,努力提高采購質(zhì)量,降低采購成本。

(2)加強學習,提高認識,增強法治觀念。

(3)廉潔自律,不能向供應商伸手。

(4)嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。

(5)工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

(6)努力學習業(yè)務,廣泛掌握與采購業(yè)務相關(guān)的新貨品及市場信息。

三、采購程序

1.供應商的選擇

(1)供應商必須證照齊全,具有相關(guān)資質(zhì)。

(2)對于經(jīng)常使用的商品或服務,采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好記錄,會同客服、銷售、采購部門對供應商定期進行評估和審計。

(3)在選擇供應商時,必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時,應調(diào)查其信譽、技術(shù)服務能力、資信和以往的服務對象,供應商的報價不能作為唯一決定的因素。

(4)為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。

2.采購程序

(1)日常及其他零星物品的申請,由各使用部門應認真填寫采購計劃單后報采購部上級部門統(tǒng)一申請。對于較大數(shù)額物品的申請需要由總經(jīng)理審批,最后交采購部門采購。

(2)采購詢價、綜合評估、會簽合同,由采購部門協(xié)調(diào)財務及使用部門共同完成,報總經(jīng)理審批。使用部門負責采購物品的適用性,財務部門負責預算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核,行政部門負責合同風險條款的審查。采購部門負責合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供方聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認售后服務事宜。

(3)對于已審批完畢的采購合同,必須徹底跟蹤,保證準確的交貨期,以免影響公司運營。如遇物料出現(xiàn)不能按期交貨或已交貨但質(zhì)量未能符合要求的,必須第一時間向上級匯報,協(xié)商最快交貨期,或商議其它解決方案。并及時通知相關(guān)人員最新的材料到貨時間。

(4)采購過程中發(fā)生變化時,需求部門應及時出具采購變更申請,由主管領(lǐng)導簽字確認后交采購部執(zhí)行。

3.付款程序

(1)采購部根據(jù)合同約定的付款方式及付款時間向上級主管部門提出申請,各主管簽字,后附入庫單,交給財務部辦理付款手續(xù)。無論匯款還是支票要求復印存檔。

(2)發(fā)票:付款時必須索要發(fā)票,核對發(fā)票形式(普票或增值稅發(fā)票)內(nèi)容是否和合同約定一致,確認后交給財務部核銷。

四、違約處理

1.貨物出現(xiàn)延期后,采購部應及時通知相關(guān)部門。

2.貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后,由使用部門提出意見,報部門經(jīng)理,交采購部處理。采購部接到意見后,將情況上報總經(jīng)理,并按投訴做緊急處理,將情況及時報給供應商,要求供應商換貨或退貨。

3.采購部與供應商協(xié)商不成的,或造成損失的,由財務部核算損失,采購部負責追索。追索不成,由法院裁決。

五、審計監(jiān)督

在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中,必須有相關(guān)部門參與。財務部門主要負責價格的核查及審計。采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。

六、績效與評估

1.制定采購績效評估的目的,包括以下項目:

確保采購目標之達成;提供改進績效之依據(jù);作為個人或部門的獎懲參考。作為升遷、培訓的參考;提高采購人員的士氣。

2.采購績效評估的指標

采購人員績效評估應以“5r”為核心,即適時、適質(zhì)、適量、適價、適地,并用量化指標作為考核之尺度。

3.采購績效評估的方式。

采用目標管理與工作表現(xiàn)考核相結(jié)合之方式進行。目標管理考核占采購人員績效評估的70%;工作表現(xiàn)占績效評估的30%;兩次考核的總合即為采購人員之績效,即:績效分數(shù)=目標管理考核*70%+工作表現(xiàn)考核*30%

以上制度從20**年10月10日開始執(zhí)行

采購部

20**-10-7

酒店采購部管理制度

酒店采購部管理制度1、制定采購計劃

(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;

(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;

(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;

(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務部有權(quán)拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。

(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。

(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。

5、報銷及付款

(1)付款:

①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核,經(jīng)確認批準后方可付款;

②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);

③按酒店財務軌制,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。

④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。

(2)報銷:

①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi),核準后方可給予報銷。

②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。采購部業(yè)務操縱軌制

1、按使用部分的要乞降采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表;

2、向主管呈報調(diào)查表,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案;

3、在主管的鋪排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;

4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;

5、貨物驗收時泛起的各種題目,應即時查清原因,并向主管匯報;

6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。

7、將到貨的品種、數(shù)目和付款情況講演給有關(guān)部分,同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同;

8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合統(tǒng)一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。倉庫治理軌制

1、倉庫的分類:

酒店的倉庫總的來說有:餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉,商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉,動力部的油庫、石油氣庫,建筑,裝修材料倉,管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉,綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉,機械、汽車零配倉,陶瓷小貨倉,家具設(shè)備倉等等。

2、物品驗收:

(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進行驗收,并做到:

①發(fā)票與什物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目等不相符時不驗收;

②發(fā)票上的數(shù)目與什物數(shù)目不相符,但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收;

③對購進的食物原材料、油味料不鮮不收,味道不正不收。

④對購進品已損壞的不驗收。

(2)驗收后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)目和金額填寫驗收單,一式四份,其中一份自存,一份留倉庫記賬,一份交采購員報銷,一份交材料會計。

3、入庫存放:

(1)驗收后的物資,除直撥的外,一律要進倉保管;

(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放;

(3)堆放要有條理、留意整潔美觀,不能擠壓的物品要平放在層架上。

(4)凡庫存物品,要逐項建立登記卡片,物品進倉時在卡片上按數(shù)加上,發(fā)出時按數(shù)減出,結(jié)出余數(shù);卡片固定在物品正前方。

4、保管與抽查:

(1)對庫存物品要勤于檢查,防蟲蛀、鼠咬,防霉爛變質(zhì),將物資的損耗率降到最低限度。

(2)抽查:

①倉管員要常常對所管物資進行抽查,檢查什物與卡片或記賬是否相符,若不相符要及時查對;

②材料會計或有關(guān)治理職員也要常常對倉庫物資進行抽查,檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。

5、領(lǐng)發(fā)物資

(1)領(lǐng)用物品計劃或講演:

①凡領(lǐng)用物品,根據(jù)劃定須提前做計劃,報庫存部分預備;

②倉管員將報來的計劃按天天發(fā)貨的順序編排好,做好目錄,預備好物品,以便取貨人領(lǐng)取;

(2)發(fā)貨與領(lǐng)貨

①各部分各單位的領(lǐng)貨一般要求專人負責;

②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單價、用途等)并簽名,倉管員憑單發(fā)貨;

③領(lǐng)料單一式三份,領(lǐng)料單位自留一份,單位負責人憑單驗收;倉管員一份,憑單入賬;材料會計一份,憑單記明細賬;

④發(fā)貨時倉管員要留意物品提高前輩的先發(fā)、后進的后發(fā)。

(3)貨物計價:

①貨物一般按進價發(fā)出,若統(tǒng)一種商品有不同的進價,一般按均勻價發(fā)出。

②需調(diào)出酒店以外的單位的物資,一般按原進價或均勻價加手續(xù)費和治理費調(diào)出。

6、清點:

(1)倉庫物資要求每月月中小清點,月底大清點,半年和年終徹底清點;

(2)將盤結(jié)果列明細表報財務部審核;

(3)清點期間休止發(fā)貨。

7、記賬:

(1)設(shè)立賬簿和登記賬,賬簿要整潔、全面、一目了然;

(2)賬簿要分類設(shè)置,物資要分品種、型號、規(guī)格等設(shè)立賬戶;

(3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單,無誤后再入賬,發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決,在未弄清和更正前不得入賬;

(4)審核驗收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬,否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬;

(5)發(fā)出的物資用加權(quán)均勻法計價,月終泛起的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份,記賬員、部分、財務部各一份;

(6)直撥物資的收發(fā),同其他入庫物資一樣入賬;

(7)調(diào)出本酒店的物資所用的治理費、手續(xù)費,不得用來沖減材料本錢,應由財務部沖減用度;

(8)入口物資要按發(fā)票的數(shù)目、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬,發(fā)出時按加權(quán)均勻法計價;

(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的入口物資,于月底估價發(fā)放,待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后,再按實入賬,并調(diào)整暫估價,報財務部材料會計調(diào)整三級賬;

(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務部材料會計;

(11)與倉管員校對什物賬,每月與財務部材料會計對賬,保證賬物相符、賬賬相符。

8、建立檔案軌制:

(1)倉庫檔案應有驗收單、領(lǐng)料單和什物賬簿;

(2)材料會計的檔案有驗收單、領(lǐng)料單、材料明細賬和材料會計報表。物品、原材料采購軌制

1、物品庫存量應根據(jù)酒店貨源渠道的特點,以把握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。

2、堅持“凡海內(nèi)能解決的不在國外入口,凡本地區(qū)能解決的不到外埠采購”的劃定。

3、各項物品、商品、原材料的采購,必需遵守市場治理及外貿(mào)治理的劃定。

4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部分知會財務部并報總經(jīng)理審批同意后,方可采購。

5、凡購進物料,尤其是定制品,采購部分應堅持先取樣品,征得使用部分同意后