公文管理制度

修訂狀態(tài)：1修訂時間：2012年12PAGEPAGE923寧夏寶豐能源集團有限公司公文管理制度BFNY-C-XZGL-001-2012-1總則目的為建立規(guī)范、嚴謹、高效的公文處理程序，保持公文形式和格式的統(tǒng)一、嚴肅、整潔，切實提高公文質(zhì)量和辦理效率，實現(xiàn)寶豐能源集團有限公司（以下簡稱“集團公司”）公文管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，特制定本制度。適用范圍本制度適用于寧夏寶豐能源集團有限公司公文管理工作。定義公文：是集團公司在管理過程中形成的具有法定效力和體式規(guī)范的公務文書，是集團公司依法開展生產(chǎn)經(jīng)營管理和對外公務活動的重要工具。公文管理：是指公文擬制、辦理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。職責集團辦公室負責集團公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、審核、分辦、傳遞、督辦、用印、立卷、歸檔和銷毀等日常管理及集團公司各部門、各單位公文管理的指導工作。各單位集團公司各部門、各單位須嚴格按本制度做好公文管理工作，明確公文管理機構(gòu)，配備熟練掌握公文管理規(guī)定的專（兼）職人員負責公文管理工作。公文種類常用的公文種類決議。適用于會議討論通過的全局性重大決策事項。決定。適用于對重大決策、重要事項或行動做出的安排部署，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷所屬單位不適當?shù)臎Q定事項等。通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知。適用于發(fā)布、傳達要求所屬部門、單位執(zhí)行或者周知的事項；任免和聘用人員；批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文。通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或告知重要情況。報告。適用于向上級機關(guān)或其他行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，回復上級部門的詢問。請示。適用于集團公司向上級機關(guān)請示事項或各職能部門、所屬單位向集團公司請求指示、批準事項。批復。適用于集團公司答復各職能部門、所屬各單位的請示事項。函（復函）。適用于不相隸屬部門、單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。會議紀要。適用于記載和傳達會議主要情況和議定事項。公文行文去向上行文。適用于向上級部門、組織、機構(gòu)等匯報、反映、請示工作，常用“請示”、“報告”和“意見”等。請求需答復的事項，必須用“請示”；匯報無需上級答復的事項，應用“報告”；回復對一般問題、事情的看法，可用“意見”。平行文。適用于向平行單位請求協(xié)助處理有關(guān)事務的文體，常用“函（復函）”，可用“意見”。下行文。適用于集團公司向各部門、所屬單位發(fā)文，可用“意見”“通知”“通報”“批復”等。公文格式公文用紙一般采用國際標準A4型（規(guī)格210mm×297mm），左側(cè)裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。文字排版一律從左向右橫排，版心為156mm×225mm（不含頁碼），一般每頁排22行，每行排28個字。在Word系統(tǒng)中頁面設置為：上白邊（天頭）3.5cm±0.1cm；下白邊（地腳）3.0cm±0.1cm；左白邊（訂口）2.7cm±0.1cm；右白邊（切口）2.7cm±0.1cm，正文用3號仿宋字體行間距為29±1磅。頁碼采用4號半角白正體（TimesNewRoman）阿拉伯數(shù)字，樣式為“-X-”，置于頁腳居中位置。公文組成公文由眉首（文頭）、主體、版記（文尾）三大部分組成。公文首面紅色反線（含）以上部分統(tǒng)稱眉首，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人；紅色反線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱主體，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附件、附注；主題詞（含）以下部分統(tǒng)稱版記，包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號（編號），用6位阿拉伯數(shù)字頂格標注在版心左上角第1行。密級和保密期限。公文的秘密等級和保密期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。秘密等級用20磅黑體頂格標注在版心右上角第2行，兩字之間空1個字，與保密期限之間用“★”隔開。保密期限年月數(shù)用阿拉伯數(shù)字表示。緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。分為4個等級：特提要求1天之內(nèi)完成交辦事項；特急要求3天之內(nèi)完成交辦的事項；加急要求5天之內(nèi)完成交辦的事項；平急要求10天之內(nèi)完成交辦的事項。標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1個字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如，寧夏寶豐能源集團有限公司文件），也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，即位置應自上頁邊起留出天頭50mm；字體為金光紅色小標宋體，居中排布，字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則，但一般應小于高22mm×寬15mm（115磅）。發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。位于發(fā)文機關(guān)標識下空1行，用3號仿宋GB2312（以下簡稱仿宋）體字，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字；發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的粗細為2磅的紅色橫線。簽發(fā)人。上報公文必須標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1個字，簽發(fā)人姓名居右空1個字；“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。向上級機關(guān)的請示，必須附注聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等信息。公文標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容、公文種類組成。標題置于紅色橫線下空1行位置，用2號小標宋體字，一行或多行居中排布；多行標題排列為正寶塔、倒寶塔或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形；每行詞意完整，長度適宜，行間距適當；文字力求簡短扼要，一般不用標點符號，但標題中的法規(guī)名稱要加書名號；多個名稱之間用空格分開，換行時省略。副標題用3號楷體，其中人名，兩個字的中間加開2個字間距，三個字的中間加開1個字間距。主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，可以用全稱，也可以用規(guī)范化的簡稱。標題下空1行，左側(cè)頂格標注，回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首面不能顯示正文時，應將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送機關(guān)。正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。自主送機關(guān)名稱下1行開始，每自然段左空2字（首行縮進2個字符），回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。一般單字不成行。正文（含主送機關(guān)名稱和落款日期）字體用3號仿宋體，標點采用規(guī)范全身標點，未作特殊要求圖文顏色均為黑色。附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2個字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)字排序（如“附件：1．××××”）,附件名稱后不加標點符號，每一附件名稱另起一行，與首個附件名稱對齊排列。附件文字格式同正文。附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時同時標識序號，后不加冒號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。發(fā)文署名和成文日期。單一機關(guān)制發(fā)的公文，在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。成文日期用漢字標全（“零”寫為“〇”,格式為“二〇XX年XX月XX日”）,右空4個字,上與正文間隔3行。印章。公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。落款用領(lǐng)導同志簽名章的，應在簽名印章前面注上該領(lǐng)導的職務。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。附注。公文如有需要說明的事項，用3號仿宋體字，居左空2個字加圓括號標識的成文日期下的適當位置。主題詞。應從《國務院公文主題詞表》中選用。主題詞標引在公文分送欄之上，按類別詞、類屬詞、區(qū)域、文種的順序排列，數(shù)量不超過5個。“主題詞”3個字用3號黑體居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋，詞目之間空1個字。抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。位于主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字“抄送”二字，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，主送機關(guān)應在抄送機關(guān)之上。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。用3號仿宋字體，位于抄送機關(guān)下一行。印發(fā)機關(guān)左空一字；印發(fā)時間右空1字，用阿拉伯數(shù)字標識。版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。版記中各部分之間均用與版心等長的反線隔開。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的公文，該公文后面也有版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)公文的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)公文的版記，還應標識自己的版記。公文如有附表，附表標題采用二號（視情況可用小二號）小標宋體字，表格內(nèi)的字體一般用宋體、字號視情況而定，同一表格內(nèi)的文字字體、字號應相對統(tǒng)一；表格線線型為單線、顏色為黑色、寬度為1/2磅（系統(tǒng)默認）。對橫排表格，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。行文規(guī)則行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。凡是不行文可解決的問題，堅決不行文；凡能統(tǒng)盤解決的，不零星行文；能不轉(zhuǎn)發(fā)的則不轉(zhuǎn)發(fā)，確需轉(zhuǎn)發(fā)的，應結(jié)合實際，提出貫徹意見，不得照抄照轉(zhuǎn)。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，如因緊急、特殊情況必須越級行文的，應當同時抄送被越過的機關(guān)。對外行文應當遵循以下規(guī)則：向上級機關(guān)請示、報告重大事項，原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。集團公司各職能部門、所屬單位的請示、報告事項，如需以集團公司名義向上級機關(guān)請示、報告的，歸口管理部門或業(yè)務主管部門應當提出傾向性意見后上報，不得以原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。集團公司各部門、所屬單位以集團公司名義對外發(fā)文必須經(jīng)集團辦公室審核，按公文管理流程辦理。集團公司內(nèi)部的重要行文，應當同時抄報上級有關(guān)單位，但不得以此代替請示、報告。內(nèi)部行文應遵循以下規(guī)則：涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得以集團公司名義向下行文；擅自行文的，集團公司應當責令其糾正或者撤銷。除集團公司領(lǐng)導直接交辦的事項外，職能部門、所屬單位不得直接向集團公司領(lǐng)導報送文件，須提交集團辦公室審核后按程序辦理。同時不得以個人名義向集團公司報送文件。職能部門不得將分管單位報送的文件直接轉(zhuǎn)發(fā)（或加簽）給集團公司領(lǐng)導，必須在對文件整理后以本部門名義提交集團辦公室按程序辦理。集團公司各部門、各單位之間，在職權(quán)范圍內(nèi)可相互行文，各部門也可根據(jù)集團公司授權(quán)答復所屬各單位有關(guān)業(yè)務問題。各職能部門、所屬單位行文要明確發(fā)文范圍，不得隨意擴大。各生產(chǎn)單位向歸口職能部門或其它相關(guān)職能部門發(fā)送的文件，不得發(fā)送給與文件內(nèi)容無關(guān)的職能部門。煤炭中心、化工中心、基建實業(yè)部等業(yè)務主管部門向各分管單位安排布置工作的文件，僅發(fā)送給各自分管單位，如有必要可抄報至集團公司分管領(lǐng)導。發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、會簽、簽發(fā)、復核、編號、登記、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。集團公司公文主要形式及適用和發(fā)放范圍集團公司紅頭文件。發(fā)文機關(guān)標志為“寧夏寶豐能源集團有限公司文件”，代字為“寧寶能發(fā)”。用于向上級部門請示、報告工作；發(fā)布集團公司重大決定；下達和調(diào)整長遠規(guī)劃、中長期計劃和年度計劃，部署全局性重要工作；轉(zhuǎn)發(fā)集團公司領(lǐng)導重要報告、講話；發(fā)布公司內(nèi)部管理規(guī)章、重要的機構(gòu)變動、人事任免事、表彰獎懲決定等。按年度順序編號。發(fā)至上級機關(guān)集團公司辦公室紅頭文件。發(fā)文機關(guān)標志為“寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室文件”，代字為“寧寶能辦發(fā)”。用于轉(zhuǎn)發(fā)集團公司上級單位、平行單位和不相隸屬單位的文件；向各部門、各單位發(fā)布集團公司關(guān)于某一具體工作的規(guī)定、指示；傳達、通知集團公司需要各部門、各單位周知和辦理的事項，通報有關(guān)情況等綜合性事務。按年度順序編號。發(fā)至集團公司所屬各部門、各單位，并抄報集團公司領(lǐng)導或?qū)氊S集團。會議紀要。根據(jù)集團公司工作實際，主要有三類會議需要撰發(fā)會議紀要，分別為“總裁辦公會議”、“管理例會”和“專題會議”?！翱偛棉k公會議紀要”。用于記載總辦公會議主要內(nèi)容及決議事項，按年度順序編號。發(fā)至集團公司領(lǐng)導班子成員，并抄報寶豐集團?！肮芾砝龝o要”。用于記載集團公司層面的“生產(chǎn)建設例會”、“經(jīng)營分析例會”等管理例會主要內(nèi)容及決議事項，分會議類型按時間編號。發(fā)至各單位、各部門，抄報相關(guān)領(lǐng)導?！皩ｎ}會議紀要”。用于記載由集團公司領(lǐng)導召集的專題會議主要內(nèi)容及決議事項，按年度順序編號。發(fā)至參會部門，抄報相關(guān)領(lǐng)導。以上會議紀要的總體格式為：在版心頂部居中位置排布“寧夏寶豐能源集團有限公司”機關(guān)標志字樣，用小標宋體紅色小初號字；下一行居中排布會議紀要類別，用紅色初號小標宋體字；再下一行合適位置用3號仿宋體字排布紀要編號、發(fā)文部門、發(fā)文時間，以上字間距和行間距調(diào)整適當。發(fā)文時間之下4mm處印一條與版心等寬的粗細為2磅的紅色反線，紅線之上信函式文件集團公司信函式公文：主要用于集團公司與不相隸屬的公司、單位和部門聯(lián)系工作，商洽、詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項；說明情況等。代字“寧寶能函”文件，按年度順序編號，發(fā)至對外聯(lián)系工作的單位或部門，抄報集團公司相關(guān)領(lǐng)導。屬非正式文種的，如，對外開具介紹信、證明、承文頭格式為：在版心頂部居中位置排布“寧夏寶豐能源集團有限公司”字樣，用紅色初號小標宋體字；向下4mm處置一條長度與版心等寬、粗細為4.5磅的紅色反線。代字“寧寶能函”文件，發(fā)文字號“寧寶能函〔20XX〕X號”置于紅色反線下方空一行，居右空2個字，具體格式見樣式。職能部門信函式公文。用于集團公司各職能部門、所屬單位之間，在職責范圍內(nèi)相互聯(lián)系工作，通知、指導業(yè)務，詢問和答復問題，通報情況和其他需以部門名義行文的事項。格式為：在版心頂部居中位置排布“寧夏寶豐能源集團有限公司”字樣，用小標宋紅色小初號字體；向下一行居左空一字排布職能部門代字和發(fā)文編號，發(fā)文處理程序公文草擬符合國家法律法規(guī)、政策及其他有關(guān)規(guī)定。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，深入調(diào)查研究，充分進行論證，根據(jù)行文目的、發(fā)文單位職權(quán)和與主送單位關(guān)系確定正確的文種。內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，表述準確，文字精煉，格式規(guī)范。人名、地名、時間、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應當注明中文含義；日期應當寫明具體的年、月、日；應當使用國家法定計量單位。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，小標題一般用3號黑體字；第二層為“（一）”，小標題一般用3號加粗楷體字；第三層為“1.”，第四層為“（1）”，小標題視情況可用加粗仿宋體字。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。各部門、各單位負責人應當主持日常公文的起草工作；集團公司分管領(lǐng)導應做好重要公文的指導、審核工作。對涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門主要負責人應當出面協(xié)商，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，報請集團公司分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自行文。公文審核以集團公司名義簽發(fā)的公文，以及需集團公司副總裁以上領(lǐng)導簽發(fā)的會議紀要（總裁辦公會議紀要、管理例會紀要、專題會議紀要）等文件，均須先報集團辦公室審核。對涉多部門職公文報送集團辦公室審核前，主辦單位（部門）公文管理人員及部門負責人應認真審核、修改，并由單位（部門）負責人簽字。重點審核：行文目的是否表述明白，處理意見是否適當可行，是否符合黨的路線、方針、政策、國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，涉及其他部門（單位）職權(quán)范圍內(nèi)的問題是否協(xié)商一致。公文報送集團公司領(lǐng)導簽發(fā)前，集團辦公室應認真進行審核。重點審核：是否確需行文，文件是否完整，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。并將修改稿原件備份備查。文件如需作較大修改，集團辦公室與主辦單位（部門）協(xié)商或請主辦部門重新修改。對重要文件的起草、修改，執(zhí)行重要文稿會商制度，由集團公司分管領(lǐng)導主持，組織相關(guān)部門集體討論，由主辦單位（部門）負責起草、修改。公文簽發(fā)文件審核后，集團辦公室提出擬辦意見，依次呈送集團公司分管副總裁、總裁會簽或簽發(fā)。代字為“寧寶能發(fā)”、“寧寶能函”及其它以集團公司名義對外發(fā)出的文件，經(jīng)集團公司分管副總裁會簽，由集團公司總裁簽發(fā)。代字為“寧寶能辦發(fā)”的文件，視情況由集團公司總裁或分管副總裁簽發(fā)。由集團公司總裁簽發(fā)的，應先由分管副總裁會簽。會簽、簽發(fā)文件時，應當簽署意見、姓名和完整日期；簽名的視為同意。經(jīng)簽發(fā)后的文稿，他人不得擅自改動。如必須改動，須經(jīng)簽發(fā)人同意。集團辦公室對送簽的文件尤其是重要公文要進行全程跟蹤，督促文件快速辦結(jié)。主辦部門應當及時了解、掌握辦理、執(zhí)行情況，并向分管領(lǐng)導反饋。集團公司文件從審核到簽發(fā)一般不超過3天；以集團公司名義召開的會議，會議紀要從草擬到簽發(fā)一般不超過2天（節(jié)假日除外）。急件急辦。登記編號公文審簽后，由集團辦公室確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。在登記編號的同時應當對公文進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按文件簽發(fā)程序復審。校對、印制公文正式印制前，由擬稿人負責校對，擬稿人外出時應委托代辦人認真校對，確認無誤后方可印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。用印、分發(fā)公文印制完畢，要全面檢查公文印制質(zhì)量，防止差錯。確認無誤后加蓋印章。除會議紀要及職能部門信函式公文無需加蓋印章外，其余以集團公司名義發(fā)出的文件都應加蓋印章。普發(fā)性文件由集團辦公室負責分發(fā)；對外報送公文、函件由主辦部門負責分發(fā)。公司普通傳真用于處理緊急公務。辦理基本程序為：擬稿—核稿—簽發(fā)—登記編號—用印—發(fā)送—存檔。傳真應取得收方人員的收到確認,做好傳發(fā)記錄,以備核查。當收方傳真機處于自動接收狀態(tài)時,必須通過其它電話取得收方確認。收文辦理收文辦理指對收到的政府相關(guān)部門和其他單位、公司公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、傳遞、承辦、督辦、立卷、歸檔等程序。集團辦公室應確定專（兼）職文秘負責集團公司的收文辦理工作。收文辦理主要程序登記。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后對公文的主要信息進行詳細記載，并注明簽收時間。審核。對收到的公文應當進行嚴格審核。收到政府相關(guān)部門、上級單位或本系統(tǒng)以外的單位來文，審核的重點是：是否應由本單位辦理。收到下級單位上報需要辦理的公文，審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文集團辦公室應當提出擬辦意見報集團公司總裁或分管副總裁批示，并轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。對政府部門重要來文，應及時上報寶豐集團。傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。簽批公文時，對有具體辦理事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為閱知；無請示事項的，簽字視為閱知。需要集團公司領(lǐng)導傳閱的公文，一般不得在部門、單位和個人之間橫傳。督辦。集團辦公室須及時了解和掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)；對政府相關(guān)部門、寶豐集團及其他單位的緊急公文或重要公文應當由專人負責跟蹤督辦，做到一般公文定期督辦、緊急公文跟蹤督辦、重要公文重點督辦。因工作疏漏或辦事不力等原因造成較大工作延誤的，視具體情況追究相關(guān)人員的責任。答復。公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要抄（報）送或告知相關(guān)單位。承辦單位（部門）收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉，緊急公文應當要求按時限辦理，確有困難的，應及時予以說明。對不屬于本單位（部門）職權(quán)范圍或者不宜由本單位（部門）辦理的，應當附注理由并及時退回集團辦公室，協(xié)調(diào)處理。收文辦理中遇有涉及其他單位（部門）職權(quán)的事項，主辦單位（部門）應當主動與相關(guān)單位（部門）協(xié)商；如有分歧，主辦（單位）部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可報請分管領(lǐng)導或總裁協(xié)調(diào)裁定。歸檔管理公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和公司檔案管理有關(guān)規(guī)定，及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進行整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映集團公司的主要工作情況，便于保管和利用。歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。不得使用鉛筆和圓珠筆，不得使用純藍墨水。上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級單位須經(jīng)集團公司領(lǐng)導或檔案管理部門負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章。單位、機構(gòu)合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位、機構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交集團公司檔案室。工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。不具備歸檔和存查價值的公文，按集團公司《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。涉密公文應當按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。附則行政法規(guī)、規(guī)章等方面的公文，依照國家和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外事有關(guān)規(guī)定處理。密級文件按照集團公司保密制度處理。公文處理中涉及電子公文的歸檔，按集團公司《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。集團各部門、所屬各單位在公文辦理過程中，均應嚴格遵守本制度。所屬各單位應根據(jù)本辦法，結(jié)合實際,制定本單位的公文管理制度。集團辦公室負責對本制度貫徹落實情況進行培訓、督促檢查、考核。集團公司各部門、各單位在執(zhí)行過程中凡違反本制度的，按集團公司相關(guān)規(guī)定進行處罰。本制度由集團辦公室負責解釋，并修訂完善。本制度自正式下發(fā)之日起施行。附件：1.公文樣式2.發(fā)文稿紙3.文件處理單4.集團公司報表格式規(guī)定5.報表樣式樣式一：集團公司紅頭文件（上行文）附件1樣式一：集團公司紅頭文件（上行文）寧夏寶豐能源集團有限公司［“簽發(fā)人”：3號仿宋，簽發(fā)人姓名：3號楷體，右空1個字［“簽發(fā)人”：3號仿宋，簽發(fā)人姓名：3號楷體，右空1個字］［發(fā)文字號：3號仿宋，左空1個字。用六角括號，序號不編虛位］寧寶能發(fā)〔20XX〕XX號 簽發(fā)人：□□□［標題：2號小標宋，紅色反線下空1行］關(guān)于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的請示ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ：［正文：3號仿宋，行間距為29磅］ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。（正文）二〇XX年XX月XX日［右空4字］（聯(lián)系人：□□□聯(lián)系電話：1390951XXXX）主題詞：XXXXXX請示［主題詞：3號黑體，詞目：3號小標宋，詞目之間空1字］抄報（送）：XXXXXX、XXXX。［均用3號仿宋字，左右各空1個字］寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)［均用3號仿宋字，左右各空1個字］存檔X份共印X份樣式樣式二：集團公司紅頭文件（內(nèi)部發(fā)文）寧夏寶豐能源集團有限公司 文件 寧寶能發(fā)〔20XX〕XX號關(guān)于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的決定各部（室）、所屬單位：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。（正文）二〇XX年XX月XX日主題詞：XXXXXX決定抄報（送）：XXXXXX、XXXX。寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)存檔X份共印X份樣式三樣式三：集團公司辦公室紅頭文件（內(nèi)部發(fā)文）辦公室文件寧寶能辦發(fā)〔20XX〕X號關(guān)于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ通知各部（室）、所屬單位：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日主題詞：XXXXXX通知抄報（送）：XXXXXX、XXXX、XXXX。寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)存檔X份共印X份樣式四樣式四：集團公司“函”字號文件（對外發(fā)文）寧夏寶豐能源集團有限公司寧寶能函〔20XX〕XX號［發(fā)文字號：3號仿宋,右空兩個字］關(guān)于XXXX的函ⅩⅩⅩⅩⅩ：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日主題詞：XXXXXX函抄報（送）：XXXXXX、XXXX、XXXX。寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)存檔X份共印X份樣式樣式五：集團公司信函式文件（對外非正式文種）寧夏寶豐能源集團有限公司中標通知書（20XX·第X號）［3號仿宋居中］ⅩⅩⅩⅩⅩ：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日樣式六樣式六：集團公司總裁辦公會議紀要總裁辦公會議紀要（20XX年·第Ⅹ號）［3號仿宋，居中］［文件制發(fā)單位及發(fā)文日期：3號仿宋，左右各空1個字］寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室20XX年XX月XX日20ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。現(xiàn)紀要如下：［正文：3號仿宋］一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ?！瓡h主持：□□□參會人員：□□□□□□□□□□□□□□□□□□紀要整理：□□□紀要編輯：集團辦公室［報送人員及存檔份數(shù)：3號仿宋，左右各空1個字］報：XXXXXX、XXXX、XXXX。 存檔Ｘ份［報送人員及存檔份數(shù)：3號仿宋，左右各空1個字］樣式樣式七：集團公司管理例會紀要寧夏寶豐能源集團有限公司管理例會紀要（XXXX例會XXXXX號）寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室20XX年XX月XX日20ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。現(xiàn)紀要如下：一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ?！瓡h主持：□□□參會人員：□□□□□□□□□□□□□□□□□□紀要整理：□□□紀要編輯：□□□□部紀要審核：集團辦公室［［發(fā)（報）：XXXXXX、XXXX、XXXX。 存檔Ｘ份樣式八樣式八：集團公司專題會議紀要專題會議紀要（20XX年·第Ⅹ次）寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室20XX年XX月XX日20ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ，現(xiàn)紀要如下：一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。……會議主持：□□□參會人員：□□□□□□□□□□□□□□□□□□紀要整理：□□□紀要編輯：□□□□部紀要審核：集團辦公室發(fā)（報）：XXXXXX、XXXX、XXXX。 存檔X份樣式九：職能部門發(fā)文寧夏寶豐能源集團有限公司樣式九：職能部門發(fā)文［“簽發(fā)人”：3號仿宋，［“簽發(fā)人”：3號仿宋，簽發(fā)人姓名：電子簽名］［發(fā)文編號：3號仿宋］關(guān)于XXXXXXXXX的通知ⅩⅩⅩⅩⅩ：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日抄報：XXXXXX、XXXXX。［抄送及單位：3號仿宋］ 附件2發(fā)文稿紙密級（）緩急（）領(lǐng)導簽發(fā)：領(lǐng)導會簽：辦公室主任審核意見：辦公室秘書核稿主辦部（室）負責人：相關(guān)部門核簽：擬稿人：標題（事由）：主送單位：抄報單位：抄送單位：附件（名稱）：主題詞：發(fā)文編號：〔〕號打字：校對：打印份數(shù)：份寧夏寶豐能源集團有限公司辦公室年月日分發(fā)附件3文件處理單標題領(lǐng)導閱示辦公室意見傳閱簽字日期處理結(jié)果附件4集團公司報表格式規(guī)定集團公司報表分為統(tǒng)計報表、財務報表等，主要包括封面、目錄、報表編制說明、報表主體、備注等內(nèi)容。一、頁面設置報表版心一般以A4紙為基礎，上邊界為2.5cm，下邊界為2.2cm，左右邊界各為2.2cm，頁碼采用4號半角白正體（TimesNewRoman）阿拉伯數(shù)字，樣式為“-X-”，置于頁腳居中位置。如在一頁豎排排不下，可采用橫排格式，但不要超出版心。如報表超過A4紙的版心，