廣東省普通發(fā)票管理系統(tǒng)操作說明書

廣東省普通發(fā)票管理系統(tǒng)操作說明書TOC\o"1-3"\h\z一、廣東省普通發(fā)票管理系統(tǒng)升級操作說明發(fā)票填開使用本系統(tǒng)可開具廣東省國稅通用機打發(fā)票(新增1+6行業(yè)分類發(fā)票)、省出口商品統(tǒng)一發(fā)票、省收購統(tǒng)一發(fā)票。根本操作流程如下：1〕在“系統(tǒng)維護〞菜單中的操作員管理設(shè)置操作操作員和權(quán)限2〕在“系統(tǒng)設(shè)置〞》“納稅人資料設(shè)置〞模塊錄入納稅人根本資料。4〕可先進入“系統(tǒng)設(shè)置〞模塊的“客戶資料維護〞、“貨物或應稅工程維護〞、“設(shè)置常用開票備注〞、“廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票設(shè)置〞等模塊中錄入顧客、商品、備注信息以及廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票里常用的一些開票信息；5〕進入“機打票管理〞-〉首先進行購進發(fā)票錄入；納稅人從稅務機關(guān)購置發(fā)票后，進入“購進發(fā)票錄入〞模塊錄入購進的發(fā)票記錄；發(fā)票購進記錄保存后，選擇對應的發(fā)票打印類型，進入“通用機打發(fā)票(卷式)開票打印〞、“通用機打發(fā)票(卷式)開票打印〞、“廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票〞、“廣東省收購統(tǒng)一發(fā)票開票打印〞模塊進行開票和打印。6〕通過手工票票管理錄入并對碰手工發(fā)票或定額發(fā)票數(shù)據(jù)。7〕通過〞數(shù)據(jù)管理〞》發(fā)票數(shù)據(jù)導出模塊導出發(fā)票數(shù)據(jù)提交稅務機關(guān)。手工票管理和導出手工發(fā)票數(shù)據(jù)操作流程1〕進行手工發(fā)票數(shù)據(jù)采集。手工發(fā)票數(shù)據(jù)的采集可分為下面幾種方式：手工發(fā)票數(shù)據(jù)采集在本系統(tǒng)中錄入發(fā)票數(shù)據(jù)的方式進行采集，此采集方式適用〔包括手寫普通發(fā)票、定額普通發(fā)票〕，采集步驟如下：從稅務機關(guān)購置發(fā)票后，進入手工票管理“購進發(fā)票錄入〞模塊錄入購進的發(fā)票記錄。進入“手工票管理〞》模塊下“一次錄入〞和“二次錄入〞〔如果號碼段是定額發(fā)票，在一次錄入和二次錄入模塊，系統(tǒng)會自動填入開票金額和開票日期〕。進入“兩次錄入對碰〞模塊，進行兩次錄入對碰，修改對碰不符或錄入錯誤的數(shù)據(jù)。采用導入數(shù)據(jù)的方式采集普通發(fā)票數(shù)據(jù)。此采集方式適用于使用其他系統(tǒng)開具或錄入普通發(fā)票數(shù)據(jù)，以及使用“總局機動車銷售統(tǒng)一開票軟件〞的企業(yè)。采集步驟如下：進入“數(shù)據(jù)管理〞》“發(fā)票數(shù)據(jù)導入〞模塊，導入從其他系統(tǒng)中導出來的發(fā)票數(shù)據(jù)文件〔具體文件格式見附錄說明〕或?qū)霃摹翱偩謾C動車銷售統(tǒng)一開票軟件〞導出的發(fā)票數(shù)據(jù)備份文件。保存導入的發(fā)票數(shù)據(jù)4〕進入“發(fā)票數(shù)據(jù)導出〞模塊，點擊“未導出清單〞，選擇要導出的發(fā)票數(shù)據(jù)后，點擊“導出〞按鈕進行導出。程序的安裝雙擊“廣東省普通發(fā)票管理系統(tǒng).exe〞進入安裝界面，見以下圖：【點擊】下一步，進入安裝路徑選擇，見以下圖：【點擊】下一步，進入安裝界面，如以下圖：【點擊】安裝按鈕進入安裝狀態(tài)，如以下圖：對使用原普通發(fā)票管理系統(tǒng)的用戶，在安裝過程最后一步程序自動檢測，系統(tǒng)自動彈出對話窗口，需要數(shù)據(jù)遷移的用戶請選擇“將該系統(tǒng)的根底資料復制到本系統(tǒng)，選擇后點擊確定，系統(tǒng)自動完成舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移工作，主要遷移信息包括：發(fā)票購置信息、已開發(fā)票信息、系統(tǒng)配置信息、產(chǎn)品信息和客戶信息等。見以下圖：安裝完畢后點“完成〞完成程序安裝，如以下圖：[注]：程序的默認安裝路徑為：C:\ProgramFiles\廣東省普通發(fā)票管理系統(tǒng)。功能說明程序的啟動雙擊桌面的“普通發(fā)票管理系統(tǒng)〞圖標〔圖4-1〕啟動程序?！矆D4-1〕或者選擇“開始-〉程序-〉普通發(fā)票管理系統(tǒng)-〉廣東省普通發(fā)票管理系統(tǒng)〞啟動程序?；蛘咧苯舆M入安裝目錄，雙擊Receipt.exe文件啟動程序。第一次登陸系統(tǒng)使用用戶名admin，密碼123456登陸。操作員設(shè)置〔操作員即用戶〕進入系統(tǒng)后，選擇導航圖按鈕或菜單“系統(tǒng)維護〞-〉“操作員管理〞進入操作員管理界面，如圖4-2所示?！矆D4-2〕進入界面后點擊新增用戶界面如圖4-3所示：〔圖4-3〕新增用戶：在操作員管理界面〔圖4-3〕點擊“新增〞按鈕，進入操作員設(shè)置界面，輸入用戶名、姓名、密碼〔需輸入兩次〕，雙擊選擇相應的權(quán)限后按“保存〞按鈕進行保存。刪除用戶：在操作員管理界面，選中需要刪除的用戶后點擊“刪除〞按鈕進行刪除。退出操作員管理界面：在操作員管理界面點擊“退出〞按鈕[注]：admin用戶不能刪除,但可以修改admin用戶的密碼。納稅人資料設(shè)置進入系統(tǒng)后，選擇導航圖按鈕或菜單“系統(tǒng)設(shè)置〞-〉“納稅人資料設(shè)置〞進入納稅人信息維護、修改界面，如圖4-6所示。納稅人信息維護、修改界面如圖4-7所示，局部資料為出口商品統(tǒng)一發(fā)票中使用的資料?！矆D4-6〕(圖4-7)直接在圖4-7的界面輸入納稅人的各項信息后按“保存〞按鈕進行存盤。按“取消〞按鈕返回系統(tǒng)主界面。注意，一定要確認輸入的信息正確無誤。納稅人編碼12位碼，如：440166666666。稅號系統(tǒng)自動校驗15、17、18或者20位長度，不符合那么不給保存。[注意]錄入完信息按了保存，那么不能修改納稅人編碼和稅務登記號！〞保存后這兩個字段自動會變成灰色，〔圖4-8〕，此時如要修改納稅人編碼，必須先進入導航圖上的“系統(tǒng)維護-〉初始化數(shù)據(jù)〞，或菜單欄的“系統(tǒng)維護-〉數(shù)據(jù)庫管理-〉初始化數(shù)據(jù)〞模塊進行數(shù)據(jù)初始化，數(shù)據(jù)初始化會清空所有的數(shù)據(jù)。詳見“初始化數(shù)據(jù)〞模塊的說明。納稅人資料設(shè)置中填入的資料〔特別是納稅人編碼〕必須正確，否那么不能正常開電腦票或?qū)С鰜淼臄?shù)據(jù)是非法數(shù)據(jù)。用戶密碼修改〔當前使用者密碼的修改〕進入系統(tǒng)后，選擇菜單“系統(tǒng)維護〞-〉“修改密碼〞進入修改密碼界面〔圖4-9〕，輸入舊密碼和兩次新密碼后按“確認〞按鈕進行存盤?！矆D4-9〕小提示：通常使用Tab鍵或Enter鍵可以移動光標由于admin用戶權(quán)限較大，所以建議第一次使用admin用戶登錄后修改密碼，同時建立普通用戶時請注意修改使用權(quán)限。納稅人資料設(shè)置中填入的資料〔特別是納稅人編碼〕必須正確，否那么可能會導致數(shù)據(jù)導出非法。購進發(fā)票錄入當從稅務機關(guān)購置發(fā)票后，要首先在購進發(fā)票錄入模塊錄入發(fā)票購置信息。1、操作說明點擊導航圖或菜單欄上機打票管理菜單上的“購進發(fā)票錄入〞菜單進入購進發(fā)票錄入界面。如圖5-1所示：〔圖5-1〕進入購進發(fā)票錄入窗口，點擊“新增〞按鈕后在上面的列表中進行購進發(fā)票的錄入。錄入完一項后，按回車〔Enter〕或Tab鍵程序自動將光標移至下一項。購置日期默認為數(shù)據(jù)錄入的當天，日期請按購置發(fā)票日期填寫。發(fā)票名稱和份數(shù)這兩項不需錄入，系統(tǒng)會自動填入。錄入完畢后，按“保存〞按鈕進行保存。提示保存成功后，系統(tǒng)會清空上面的錄入表格。在新增的錄入過程中，可以用“刪除〞按鈕刪除購置記錄行。[注意]：手寫發(fā)票錄入時發(fā)票號碼起始號必須為整本發(fā)票的第一張，發(fā)票號碼終止號必須為整本發(fā)票的最后一張?！舶l(fā)票號碼起止號碼之間可以有連續(xù)的幾本發(fā)票，并且發(fā)票號碼起止的位數(shù)必須一致，否那么不能保存?！场彩⊥ㄓ脵C打發(fā)票、省出口商品統(tǒng)一發(fā)票、省收購統(tǒng)一發(fā)票、印有企業(yè)名稱普通發(fā)票〔自印發(fā)票〕和定額發(fā)票無此限制〕如要查找刪除修改以前錄入的發(fā)票購置數(shù)據(jù)，請先點擊“查詢〞按鈕?？梢园窗l(fā)票代碼或購置日期進行查詢，彈出的窗口如圖5-2所示：〔圖5-2〕B)輸入查找條件后，點擊“確定〞按鈕。系統(tǒng)將會查找出符合條件的購置記錄。C)當購進發(fā)票為“印有企業(yè)名稱〞的發(fā)票時，窗口會在錄入代碼的前方提示選擇項，如果企業(yè)不勾選“卷式〞系統(tǒng)自動默認“平推式〞，勾選“卷式〞那么為卷式發(fā)票。見圖5-3：〔圖5-3〕D)如需刪除，請先在上面的列表選中要刪除的記錄，然后點擊“刪除〞按鈕，系統(tǒng)彈出是否刪除確實認按鈕，點擊確定那么刪除當前記錄，點擊取消那么不做刪除。如圖5-4：〔圖5-4〕E)如需修改記錄，請先在上面的列表中選中要修改的記錄，然后點擊“修改〞按鈕，對當前發(fā)票購置記錄進行修改?！咀⒁狻浚喝绻獎h除或修改的記錄包含已經(jīng)進行了開票或發(fā)票錄入的發(fā)票號碼，將不能被刪除或修改。機打票管理機打票管理模塊的菜單如圖6-1所示。〔圖6-1〕該模塊包括如下幾個功能：“通用機打發(fā)票(平推式)〔新增1+6行業(yè)發(fā)票打印管理〕〞、“通用機打發(fā)票(卷式)打印〞、“廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票打印〞、“收購統(tǒng)一發(fā)票〞、“開具紅字票〞。通用機打發(fā)票(平推式)通用機打發(fā)票開票打印模塊的界面如圖(6-2)所示：〔圖6-2〕通用機打發(fā)票開票打印模塊的使用操作步驟點擊通用機打發(fā)票開票打印〔平推式〕，進入發(fā)票填開界面，系統(tǒng)默認為記錄新增狀態(tài)，并顯示當前可以填開的發(fā)票代碼和號碼?！蚕到y(tǒng)會自動記住上一次錄入的發(fā)票代碼，在翻開此界面時系統(tǒng)會自動錄入發(fā)票代碼，確認無誤可直接錄入其他發(fā)票明細信息〕。這里亦可通過鼠標點擊下拉按鈕來選擇發(fā)票代碼。發(fā)票代碼系統(tǒng)會自動根據(jù)購進發(fā)票記錄的數(shù)據(jù)自動填入〔取相應發(fā)票代碼中號碼未開具的最小的發(fā)票號碼〕。根據(jù)實際開票內(nèi)容選擇相應的行業(yè)分類。系統(tǒng)會自動記住上一次選擇的行業(yè)分類，在翻開此界面時系統(tǒng)會自動選擇為上一次選擇的行業(yè)分類。在“顧客名稱〞處輸入顧客的名稱，在“及地址〞處輸入地址，亦可點擊“選擇顧客〞按鈕來選擇顧客后自動填入顧客名稱和地址?！餐ㄟ^“選擇顧客〞按鈕來選擇填入可降低手工輸入的麻煩，顧客資料的錄入在“客戶代碼維護〞模塊。詳見下面“客戶資料維護〞的說明。在中間的發(fā)票詳細工程列表中會增加一行。選擇或輸入“品名規(guī)格〞?！餐ㄟ^“選擇顧客〞按鈕來選擇填入可降低手工輸入的麻煩，通過選擇來輸入商品名稱，商品的單價、單位亦會自動填入。商品資料的錄入在“商品代碼維護〞模塊。詳見下面“商品代碼維護〞的說明〕。輸入商品單位，按回車〔Enter〕鍵或TAB鍵或上下左右鍵。輸入商品數(shù)量，按回車〔Enter〕鍵或TAB鍵或上下左右鍵。輸入商品單價，按回車〔Enter〕鍵或TAB鍵或上下左右鍵。此時會新增一行〔省通用機打發(fā)票為最多10行明細〕，如需繼續(xù)錄入商品信息，重復f至i的步驟；如需刪除某行錄入的明細數(shù)據(jù)，選中該行數(shù)據(jù)，然后點擊“刪除行〞按鈕。錄入發(fā)票備注〔可不錄入〕，上面一行是用來選擇常用發(fā)票備注的〔常用發(fā)票備注的錄入詳見“設(shè)置常用開票備注〞的說明〕，亦可不通過上面一行的選擇來填入，直接在下面的大框中錄入發(fā)票備注。開票人和收款人默認是登陸系統(tǒng)的操作員姓名，用管理員登錄不可以進行發(fā)票填開工作。按保存按鈕進行保存。[注]1、省通用機打發(fā)票根據(jù)不同票種有不同的限額，千位票及以下只限制開票的上限，不限制開票下限；萬位及以上票同時限制開票的上、下限。規(guī)那么舉例：萬位票最大開出金額為99999.99，最小開出金額為10000.00。超出開票限額將不能保存。2、備注信息可以打印98個漢字，也就是196個字節(jié)。打印格式調(diào)整打印前會有提示信息核對即將打印的發(fā)票代碼號碼與紙質(zhì)票是否相符的提示，如果發(fā)現(xiàn)打印的格式位置不對，請通過“邊距調(diào)整〞進行打印格式的調(diào)整?！舱龜?shù)為向下向右調(diào)整，負數(shù)為向下向左調(diào)整〕如果想先保存，不立即打印，可通過“數(shù)據(jù)管理-〉“查詢〞模塊查詢出該發(fā)票點發(fā)票明細，然后點擊【發(fā)票補打】。圖〔6-3〕圖〔6-3〕輸入保存打印完一張后，如需繼續(xù)錄入該發(fā)票代碼地發(fā)票，那么可點擊“新建〞按鈕那么開始下一張發(fā)票的錄入打印。通用機打發(fā)票(平推式)營改增1+6填開在通用機打發(fā)票(平推式)增加了營改增1+6行業(yè)發(fā)票打印，營改增行業(yè)發(fā)票打印請參照通用機打發(fā)票開票打印模塊的使用操作步驟，在行業(yè)分類里邊選擇對應的行業(yè)，系統(tǒng)自動判斷填開界面錄入窗口。營改增增加了2大類32小類的行業(yè)發(fā)票打印，其中有三種行業(yè)格式是特殊格式，有28類行業(yè)為營改增通用格式。以以下舉一類營改增票種填開窗口：營改增國際貨物代理運輸發(fā)票的錄入填開界面如以下圖：〔圖6-4〕進入填開界面，選擇對應的發(fā)票號碼，然后再選擇對應的行業(yè)分類雙擊選中，程序自動切換填開界面錄入內(nèi)容信息。如圖〔圖6-5〕所示是國際貨物代理運輸填開界面：〔圖6-5〕在行業(yè)類別中選擇“國際貨物代理運輸〞付款方名稱、納稅識別號、工程說明、數(shù)量、單價、金額和備注、在附注中錄入對應的其他票面信息，包括航名/航班/航次/車次、開航日期、提〔運〕單號、起運港、目的港、卸貨港、開戶銀行、帳號〔附注資料的下方是開票人、收款人、開票單位詳細信息〕點擊后進行保存或打印。其他1+6類型填開方式一樣。小提示付款方識別號只能輸入15、17、18、20位限制，也可以為空。第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。客戶〔顧客〕信息、商品名稱〔規(guī)格〕、發(fā)票備注都是可以直接錄入的。如果不希望維護客戶信息、商品信息、發(fā)票備注信息，可采用直接錄入或?qū)敕绞絹硗瓿?。導入客戶信息資料格式為TXT，排列的先后順序為：客戶編碼、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系、收款人、身份證號碼、客戶稅號，字段與字段之間用Tab鍵分隔。商品信息導入資料格式為TXT，排列的先后順序為：商品編碼、商品名稱名稱、單位、單價，字段與字段之間用Tab鍵分隔。發(fā)票詳細工程列表中如果有空行〔即沒有錄入數(shù)據(jù)的行〕，可不用理會，保存的時候，會自動將空行刪除。對國際貨物代理運輸票、國際船舶代理運輸票、國際海洋運輸、國際航空旅客運輸四種票樣的錄入，其序號由程序自動生成不需要手工輸入，點擊“增加明細〞按鍵時自動生成根據(jù)明細從小到大順序生成，要求明細內(nèi)容“序號〞最多為“5行〞最少為“1〞，每行可以輸入信息和打印二行，其中國際航空旅客運輸明細內(nèi)容最多打印3行，最少為1行。備注字段采用文本窗口錄入，每行明細工程錄對應一行備注，也就是說備注信息最多可以輸入10行。附注：附注信息可以打印98個漢字，也就是196個字節(jié)。附注內(nèi)容由企業(yè)自行錄入，有錄入附注信息打印時就打印出來，同時把附注信息保存到數(shù)據(jù)庫。開戶銀行、帳號：這兩個字段數(shù)據(jù)直接去取納稅人信息設(shè)置里邊的開戶銀行、銀行帳號，也可由企業(yè)自行錄入。收款人：本字段采用下拉選項和手功錄入兩種模式，可在系統(tǒng)維護里邊的操作員管理里邊建立資料維護信息。通用機打發(fā)票(卷式)開票打印通用機打發(fā)票(卷式)開票打印模塊的使用操作步驟請參照“通用機打發(fā)票(卷式)的開票打印使用操作步驟〞。第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。最多可添加12條明細數(shù)據(jù)卷式發(fā)票的限位為10萬位，即不能開超過或等于100萬的發(fā)票。界面如圖〔6-6〕所示：圖〔6-6〕廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票開票模塊的使用操作步驟請參照“通用機打發(fā)票的開票打印使用操作步驟〞，操作界面如圖6-7所示。小提示第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。購貨單位、貿(mào)易方式、收匯方式、發(fā)運港、轉(zhuǎn)運港、目的港、運輸工具、幣別代碼、備注、品名規(guī)格等資料可直接手工錄入，亦可通過下拉窗口方式選擇，這些資料可在“常用開票資料設(shè)置〞模塊里進行設(shè)置，請參見“常用開票資料設(shè)置〞模塊操作說明。銷貨單位、地址、開戶銀行、帳號、、、英文地址可在“納稅人資料設(shè)置〞進行錄入。錄入明細時，可選擇通過數(shù)量、單價計算銷售總額或者是通過數(shù)量、銷售總額計算單價，請在錄入銷售單價或銷售總額前進行選擇。發(fā)票詳細工程列表中如果有空行〔即沒有錄入數(shù)據(jù)的行〕，可不用理會，保存的時候，會自動將空行刪除。幣別代碼、幣別名稱以及人民幣匯率為必填內(nèi)容，系統(tǒng)會自動在備注欄里填寫人民幣匯率和合計金額換算成人民幣的金額。導出發(fā)票數(shù)據(jù)時，按換算成人民幣的合計金額進行導出。錄入運保費，系統(tǒng)會自動在備注里添加運保費信息。最多可添加23條明細數(shù)據(jù)圖〔6-7〕廣東省收購統(tǒng)一發(fā)票開票打印廣東省收購統(tǒng)一發(fā)票開票模塊的使用操作步驟請參照“通用機打發(fā)票的開票打印使用操作步驟〞。操作界面如圖〔6-8〕所示。小提示第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。最多可添加9條明細數(shù)據(jù)銷貨人〔單位〕、銷貨人身份證地址〔銷貨單位地址〕、收款人、收款人身份證號等信息可在“開票常用資料設(shè)置〞-〉“客戶資料維護〞模塊錄入。開票時選擇銷貨人〔單位〕，系統(tǒng)會自動將相應的銷貨人身份證地址〔銷貨單位地址〕、收款人、收款人身份證號等信息填入開票界面。錄入明細時，可選擇通過數(shù)量、單價計算金額或者是通過數(shù)量、金額計算單價，請在錄入單價或金額前進行選擇。圖6-8作廢發(fā)票如果一張電腦票已開出保存或不再使用需作廢發(fā)票，請在機打票管理中作廢功能發(fā)票模塊作廢該發(fā)票。作廢發(fā)票模塊的界面如圖〔6-9〕所示?！矆D6-9〕作廢模塊的使用、操作步驟如下：錄入發(fā)票代碼，點擊確定。如輸入的發(fā)票代碼正確，敲入回車鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會顯示發(fā)票名稱。如敲入回車后，提示“無此類發(fā)票信息〞，那么請檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確，重新錄入后再按回車鍵。輸入發(fā)票號碼，點擊“確定〞按鈕后，將會在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細信息。如果在“購進發(fā)票錄入模塊〞中沒有錄入該發(fā)票的購置記錄，請先在“購進發(fā)票錄入模塊〞錄入發(fā)票的購置記錄。詳見“購進發(fā)票錄入〞的說明。如果該發(fā)票已經(jīng)做過導出，將會有提示告訴該發(fā)票已經(jīng)做過導出，不能作廢。按回車鍵或點擊“確定〞按鈕后，將會在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細信息。點擊作廢按鈕。作廢的處理方式是：日期取系統(tǒng)時間〔即當天〕，金額變?yōu)椤?〞〔注：作廢后單據(jù)自動顯示作廢標記，并屏蔽當前發(fā)票號碼的作廢按鈕〕。作廢發(fā)票功能只能作廢當月發(fā)票，跨月不能作廢。開具紅字票使用該模塊通過查詢藍字票開具相應的紅字票，界面如圖6-10所示〔圖6-10〕 操作步驟如下：錄入藍字發(fā)票的代碼、號碼，點擊查詢按鈕確認藍字發(fā)票后點擊“開具紅字票〞按鈕在彈出的窗口中錄入紅字票的相關(guān)信息點擊“保存紅字票〞按鈕保存紅字票信息點擊“打印紅字票〞按鈕打印紅字票注：當月發(fā)票不能做開具紅字發(fā)票，需要開具紅字發(fā)票的只能跨月發(fā)票才能開具。開票常用資料設(shè)置該模塊主要用于設(shè)置開具通用機打發(fā)票、廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票、廣東省收購統(tǒng)一發(fā)票時的一些常用資料。如以下圖〔7-1〕：〔圖7-1〕1、貨物或應稅工程維護貨物或應稅工程維護主要用于各種發(fā)票里的商品明細的錄入，包括通用機打發(fā)票和舊版商品銷售發(fā)票明細中的工程、單位和單價，廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票和廣東省收購統(tǒng)一發(fā)票明細中的品名規(guī)格、單位、單價。界面如圖〔7-2〕所示?！矆D7-2〕點擊“新增〞按鈕后在上面的列表中進行商品記錄的錄入。錄入完一項后，按回車〔Enter〕程序會自動將光標移至下一項。錄入完畢后，按“保存〞按鈕進行保存。刪除商品記錄。新增了商品記錄，如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤或不再需要該商品信息，可以先在上面的列表中選中該條記錄，然后點擊“刪除〞按鈕。刪除之后按“保存〞按鈕進行保存。導入貨物或應稅工程維護。點擊導入按鈕，導入TXT文件后保存。TXT文件格式如下：編碼 名稱 單位 單價各項內(nèi)容之間用Tab鍵隔開〔不含標題欄〕。下面是一個導入TXT文件例如：1112323 電視機 臺 5400.001112326 電腦 臺 6500.00小提示：新增或刪除數(shù)據(jù)后，如沒有按“保存〞按鈕，那么新增或刪除數(shù)據(jù)無效。不一定每錄入完一條數(shù)據(jù)后都按“保存〞按鈕進行存盤，可以在新增幾條記錄后再按保存按鈕。2、客戶資料維護客戶資料維護主要用于各類發(fā)票的客戶資料的錄入，包括通用機打發(fā)票、出口商品打印、統(tǒng)一廣東省收購統(tǒng)一發(fā)票等客戶名稱、客戶地址、客戶稅號等信息的錄入。界面如圖〔7-3〕所示?！矆D7-3〕客戶資料的維護與商品代碼的維護類似，請參照貨物或應稅工程維護的說明。導入TXT文件格式如下：客戶編碼客戶名稱客戶地址聯(lián)系收款人身份證號碼 客戶稅號,各項內(nèi)容之間用Tab鍵隔開〔不含標題欄，、收款人、身份證號可空〕。下面是一個導入TXT文件例如：0001 XXXX公司 XXX路 0002 XXXX公司 XXX路 813452553、設(shè)置常用開票備注設(shè)置常用開票備注的界面如圖(7-4)所示：圖〔7-4〕設(shè)置常用開票備注與商品代碼的維護類似，請參照商品代碼維護的說明。4、廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票設(shè)置廣東省出口商品銷售統(tǒng)一發(fā)票的開票資料設(shè)置包括了港口資料、貿(mào)易方式、收匯方式、運輸工具等的資料維護1〕、港口資料，圖〔7-5〕：(圖7-5)港口資料錄入操作步驟：錄入港口資料，口岸名稱；選擇類型；點擊新增按鈕完成整個操作；港口資料錄入窗口，見圖〔7-6〕貿(mào)易方式錄入操作步驟：點擊新增錄入貿(mào)易方式；點擊保存完成貿(mào)易方式錄入。貿(mào)易方式錄入窗口，見圖〔7-7〕：收匯方式、運輸工具錄入?yún)⒄召Q(mào)易方式重復同樣的操作步驟。手工票管理手工票管理模塊主要功能為錄入發(fā)票數(shù)據(jù)〔如果已用此系統(tǒng)的開票模塊開票的電腦版普通發(fā)票，那么不需在此發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊錄入數(shù)據(jù)〕。為提高數(shù)據(jù)錄入的準確性，系統(tǒng)采用了一次錄入、二次錄入，兩次錄入對碰的方式。即發(fā)票數(shù)據(jù)需分別在“一次錄入〞模塊、“二次錄入〞模塊分別錄入之后，在“兩次錄入對碰模塊〞對碰，找出兩次錄入錯誤的數(shù)據(jù)并修改錯誤數(shù)據(jù)。發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊的菜單如圖〔8-1〕所示：〔圖8-1〕注：錄入手工票之前請先在購進發(fā)票錄入模塊中先錄入購置記錄。1、一次錄入一次錄入的界面如圖〔8-2〕所示〔圖8-2〕一次錄入操作步驟錄入發(fā)票代碼，按回車〔Enter〕或者按Tab鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確，敲入回車或Tab鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會顯示發(fā)票名稱〔圖8-3〕。如敲入回車后，提示“無此類發(fā)票信息〞，那么請檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確，重新錄入后再按回車鍵。錄入發(fā)票起始號，回車，錄入發(fā)票終止號，回車或按“確定〞按鈕。如果提示沒有“此發(fā)票的購置記錄〞，那么請檢查錄入的發(fā)票。如果錄入的是定額發(fā)票，會出現(xiàn)要求錄入定額發(fā)票開具月份的輸入框。按順序錄入每張發(fā)票的金額和日期〔定額發(fā)票的金額和日期由系統(tǒng)自動生成，不用再錄入，定額票的日期系統(tǒng)自動錄入發(fā)票開具月份的1號為開票日期〕。輸入完一項記錄后，敲入回車鍵，光標會自動轉(zhuǎn)到下一項。輸入的過程種種可以按“保存〞按鈕進行保存，已保存的數(shù)據(jù)將從錄入列表中移走，亦可在所有數(shù)據(jù)錄入完之后按“保存〞按鈕保存。[注]系統(tǒng)判斷如果發(fā)票金額和開票日期為空，那么認為是尚未錄入，按保存按鈕進行保存的時候是不保存發(fā)票金額和開票日期為空的記錄的錄入之后，按“清空〞按鈕將去除錄入列表中的數(shù)據(jù)。[注]如果需整本發(fā)票作廢，請點擊“整本作廢〞按鈕，系統(tǒng)會自動在發(fā)票金額中填入零，日期中填入當天日期。然后按保存按鈕進行保存一次錄入、二次錄入發(fā)票數(shù)據(jù)的修改類似于一次錄入:1〕進入一次錄入〔二次錄入〕界面，輸入發(fā)票代碼；2〕輸入發(fā)票號碼起和發(fā)票號碼止，按確定；3〕如果發(fā)票已經(jīng)一次錄入〔二次錄入〕，那么會在下面的列表中列出發(fā)票數(shù)據(jù)，可以直接在列表中進行修改；4〕修改后要按保存按鈕保存修改。[注]對于已由開票系統(tǒng)開出的票，在一次錄入和二次錄入的窗口中可以列出來，但不能修改保存小提示作廢票，金額請輸“0〞，如果作廢票票面上有日期，那么請輸入票面上的日期，如作廢票票面上沒有日期，那么請輸入上一張發(fā)票的日期。日期的格式采用了“年、月、日〞的方式，在輸入完一行記錄之后按Tab或向下鍵，光標自動移到下一行時，錄入金額后按Tab跳轉(zhuǎn)到日期欄后程序自動復制上一張發(fā)票的日期。2、二次錄入1、當?shù)谝淮伟l(fā)票錄入完成，點擊保存后確認會提示：“數(shù)據(jù)已保存，是否進行二次錄入〞，點確認系統(tǒng)自動切換到二次錄入窗口。2、二次錄入的界面方法步驟與一次錄入類似，請參考一次錄入的操作方法。3、兩次錄入對碰兩次錄入對碰模塊的功能是將一次錄入和二次錄入的數(shù)據(jù)進行對碰，列出對碰不相符的數(shù)據(jù)，檢查數(shù)據(jù)后，將錯誤的數(shù)據(jù)修改正來，減少在發(fā)票數(shù)據(jù)錄入中錯數(shù)的情況。兩次錄入對碰模塊的界面如圖〔8-5〕所示。圖(8-5)對碰操作步驟A、點擊“對碰〞按鈕。如無對碰不符記錄，那么提示無對碰不符記錄如有對碰不符記錄，將在下面的兩個分別列出對碰所有記錄，左邊的列表顯示一次錄入中的數(shù)據(jù)，右邊的列表顯示二次錄入中的數(shù)據(jù)。紅色為不符記錄，白色為正常記錄，在左邊列表選中一條紅色記錄，在右邊列表亦會選中對應的記錄〔即同發(fā)票代碼，同發(fā)票號碼〕；在右邊列表選中一條記錄，在左邊列表亦會選中對應的記錄。檢查開票日期和發(fā)票金額，修改錯誤的記錄。修改后按“保存〞按鈕。如發(fā)現(xiàn)該記錄的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼是不存在錯誤，可以選中該記錄后，點擊“刪除〞按鈕將之刪除，如有需要，到回一次錄入和二次錄入模塊錄入正確的數(shù)據(jù)。修改錯誤數(shù)據(jù)，直到對碰后提示沒有對碰不符記錄。小提示發(fā)票代碼和發(fā)票號碼是標識一張發(fā)票的，所以發(fā)票代碼和發(fā)票號碼是不能修改的如果存在一次錄入有錄入，二次錄入沒有錄入；或者二次錄入有錄入，一次錄入沒有錄入的數(shù)據(jù)，此時對碰，將會出現(xiàn)沒有錄入的地方數(shù)據(jù)顯示為空的情況，包括金額和日期，碰到這種情況，可以在沒有錄入數(shù)據(jù)的那一邊直接錄入數(shù)據(jù)，亦可到回一次錄入界面或二次錄入界面的將沒有錄入的這段記錄補錄進來。一次錄入、二次錄入，兩次錄入情況如果不一至的情況下，系統(tǒng)會自動把所有的錄入數(shù)據(jù)自動帶出，正確的數(shù)據(jù)為白色，錯誤的記錄會顯示為紅色，如需修改請單擊記錄，然后選擇修改，把正確的信息輸入完整，修改完成后再去點擊對碰數(shù)據(jù)，對碰成功后窗口數(shù)據(jù)顯示為空。發(fā)票數(shù)據(jù)導入發(fā)票數(shù)據(jù)導入模塊用于導入從其他系統(tǒng)獲得的發(fā)票數(shù)據(jù)文件，或者導入從“總局機動車銷售統(tǒng)一開票軟件〞備份的發(fā)票數(shù)據(jù)文件，首先點擊數(shù)據(jù)管理模塊翻開發(fā)票數(shù)據(jù)導入功能，發(fā)票數(shù)據(jù)導入界面如圖9-1所示：〔圖9-1〕操作順序：導入從其他系統(tǒng)導出的TXT文件或機動車發(fā)票數(shù)據(jù)文件-〉點擊檢查，系統(tǒng)自動校驗數(shù)據(jù)-〉保存。TXT文件格式說明TXT文件由兩局部組成，一是文件頭，TXT文件的第一行為文件頭，文件頭內(nèi)容為發(fā)票數(shù)量和發(fā)票總金額，中間由Tab鍵隔開。例如一個TXT文件里含有100張發(fā)票信息，其總金額為1400.8，那么文件頭為：100 1400.8TXT文件的另一部份為發(fā)票明細清單，一張發(fā)票一行記錄，包含的內(nèi)容有發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票金額、開票日期，中間亦由Tab鍵隔開，例如：0.2 20202020下面是一個完整的TXT文件示意：4 403.0320202020發(fā)票數(shù)據(jù)導出發(fā)票數(shù)據(jù)導出功能主要是導出發(fā)票數(shù)據(jù)送稅務機關(guān)查驗，并提供查詢統(tǒng)計打印等功能，方便管理發(fā)票數(shù)據(jù)。進入系統(tǒng)后，選擇菜單“數(shù)據(jù)管理〞-〉“發(fā)票數(shù)據(jù)導出〞進入發(fā)票數(shù)據(jù)導出界面〔圖10-1〕。圖(10-1)發(fā)票數(shù)據(jù)導出模塊界面如圖10-2所示：〔圖10-2〕1、發(fā)票數(shù)據(jù)導出模塊各按鈕功能說明未導出局部圖〔10-3〕圖〔10-3〕A：“未導出清單〞查詢尚未導出的發(fā)票數(shù)據(jù)清單〔排除尚未對碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本的非電腦票〕，查詢出來的清單按照購置日期、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼的順序排列。B：“未滿一本的非電腦票清單〞查詢未滿一本的非電腦票清單〔通常是25份發(fā)票為一本〕。該局部發(fā)票不能導出。C：“導出〞在查詢出未導出清單后，選中將要導出的記錄〔在該記錄前打勾〕，然后用此按鈕將選中的記錄導出。按“導出〞按鈕，將彈出選擇文件的保存對話框圖〔10-4〕所示:圖〔10-4〕選擇一個文件夾來保存導出的文件，然后按保存按鈕。導出的時候系統(tǒng)會自動在你所選擇的文件夾里生成一個以“dc〞開頭，導出的日期加編號為結(jié)尾的文件夾〔例如：dc2012-05-01(01)，如果該目錄已經(jīng)存在，系統(tǒng)會自動進行遞加編號，例如dc2012-05-01(02)、dc2012-05-01[注]尚未對碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本的非電腦票是不能導出的。[提示]為減輕稅務機關(guān)普通發(fā)票驗舊壓力，加快稅務機關(guān)普通發(fā)票驗舊速度，如果需要導出的發(fā)票本數(shù)較多時，請按發(fā)票種類和一定數(shù)量分批導出。已導出局部圖〔10-5〕圖〔10-5〕A：“全部清單〞查詢已經(jīng)做過導出操作的全部發(fā)票數(shù)據(jù)的清單。B：“導出批次選擇〞按導出批次來選擇已經(jīng)做過導出操作得發(fā)票數(shù)據(jù)的清單。點擊此按鈕，就會出現(xiàn)“導出批次選擇〞的窗口。在窗口列表中雙擊相應的批次，那么會列出相應批次的發(fā)票數(shù)據(jù)清單?！皩С雠芜x擇〞窗口可以自由移動，如果不需要，也可以按右上角的關(guān)閉按鈕關(guān)閉。[注]“導出批次〞的概念：為方便大家查找一整批某時間一起導出的發(fā)票數(shù)據(jù)，系統(tǒng)中設(shè)置了導出批次。每次導出的時候，系統(tǒng)自動生成一個批次號，并且在發(fā)票數(shù)據(jù)記錄中添加導出批次號。在導出批次選擇窗口中選擇相應的批次，系統(tǒng)會列出相應的屬于該批次的發(fā)票數(shù)據(jù)。一張發(fā)票只能有一個導出批次，所以如果發(fā)票作廢導出后再重新導出，那么該發(fā)票的批次為新一次導出時生成的批次。C：“作廢導出〞在用“全部清單〞按鈕或“導出批次選擇〞按鈕查詢出已導出清單后，選中將要作廢導出的記錄〔在該記錄前打勾〕，然后用此按鈕作廢選中記錄的導出。[注]“作廢導出〞的概念：在系統(tǒng)中，發(fā)票的導出狀態(tài)分為兩種：已導出和未導出。發(fā)票進行過導出之后，其狀態(tài)會由未導出狀態(tài)變?yōu)橐褜С鰻顟B(tài)。而已導出狀態(tài)的發(fā)票是不能直接導出的，如需對狀態(tài)為已導出的發(fā)票進行重新導出，那么需作廢其導出，即作廢導出。做過作廢導出之后，發(fā)票的狀態(tài)會由已導出變?yōu)槲磳С?。打印局部〔圖10-8〕圖(10-8)A：“打印列表〞在查詢出已導出清單或未導出清單后，選中需要打印的記錄，單擊“打印列表〞按鈕，將打印出選中記錄的列表，該打印使用A4橫向打印。B：“打印