公司檔案室管理制度

公司檔案室管理制度一、背景公司檔案室是公司管理和業(yè)務(wù)運營的重要基礎(chǔ)設(shè)施之一，是公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的重要信息資源寶庫。為了保證公司檔案的保密性、完整性、可靠性和長期保存，加強公司檔案室的管理和服務(wù)水平，特制定本制度，明確公司檔案室的管理職責(zé)、工作流程和服務(wù)要求，為公司高效運轉(zhuǎn)提供堅實的檔案服務(wù)保障。二、管理職責(zé)2.1檔案室主任檔案室主任是公司檔案室的主要管理者，承擔(dān)如下職責(zé)：負(fù)責(zé)制訂公司檔案室的管理制度、規(guī)章和工作計劃；負(fù)責(zé)公司檔案室的日常管理工作，包括檔案收集、整理、保管、利用、處理和銷毀等；負(fù)責(zé)公司檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護，確保檔案管理工作信息化、智能化；配合公司各部門開展檔案管理和利用工作，為公司提供健全的檔案服務(wù)保障。2.2檔案管理員檔案管理員是公司檔案室的具體管理人員，承擔(dān)如下職責(zé)：按照公司檔案管理制度的要求，對收到的檔案材料進行分類、編號、封裝、標(biāo)注和存放等工作；定期對檔案文獻進行盤點、清點和更新，保證檔案材料的完整和準(zhǔn)確性；根據(jù)公司各部門的檔案管理需求，及時提供有關(guān)檔案文件的查詢與服務(wù)；按照規(guī)定對檔案文獻進行密級、保密期限等安全措施的管理，確保檔案安全可靠。三、工作流程3.1檔案收集公司各部門按照規(guī)定提交紙質(zhì)檔案、電子檔案和非載體檔案等，經(jīng)過檔案管理員的分揀和鑒定后，按照分類號碼規(guī)則進行編號，并進行封裝、標(biāo)注和存放。3.2檔案整理檔案管理員對檔案材料進行整理和編目處理，如加蓋檔案管理章、整理卡、目錄等，確保檔案材料的完整和準(zhǔn)確性。3.3檔案保管檔案管理員按照規(guī)定將檔案文獻存放在檔案架上或檔案柜中，并進行密級、保密期限等安全措施的管理。3.4檔案利用公司各部門按照規(guī)定提出檔案查閱申請，由檔案管理員進行審核和發(fā)放。同時，檔案管理員還要及時提供檔案史料檢索和閱讀服務(wù)，做好檔案參考咨詢工作。3.5檔案處理對于無特殊需求或者已到達保管年限的檔案材料，檔案管理員應(yīng)及時進行處理和銷毀工作，保證檔案室空間利用率合理。四、服務(wù)要求公司檔案室要保持整潔、干燥、防塵、防潮、防火、防盜等措施，確保檔案安全可靠；公司檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完整性、可操作性、安全性、完備性等能力，保證檔案管理工作的信息化水平；對特殊檔案文獻，如機要文件、商業(yè)合同、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案要按照檔案密級、保密期限等規(guī)定進行特殊處理，確保信息安全和機密性；公司檔案室要加強對檔案人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。五、制度執(zhí)行和監(jiān)督所有涉及公司檔案管理的人員必須熟悉并認(rèn)真執(zhí)行本制度；公司內(nèi)部審計將定期對公司檔案室的管理工作進行監(jiān)督和檢查；如發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存