酒店財務管理課件：采購與庫存管理

采購與庫存管理《酒店財務管理》知識目標1、熟悉本部門各項物資分類2、掌握采購申請的流程及審批辦法3、熟悉酒店常用供應鏈管理系統(tǒng)的基本操作4、熟悉部門物資出入庫流程5、掌握庫存管理辦法技能目標1、能夠根據(jù)預算編制本部門采購申請，提交合理的采購申請2、能夠明確審批流程及各部門人員的權(quán)限3、能夠?qū)Σ少弫淼奈镔Y進行合理的庫存管理素養(yǎng)目標1、激發(fā)采購管理和內(nèi)部控制意識，培養(yǎng)企業(yè)家精神2、培養(yǎng)邏輯思維能力、分析能力、判斷能力3、培養(yǎng)合作精神和團隊協(xié)作意識課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入采購管理在酒店運營中的作用有哪些？酒店采購流程中常見的管理漏洞有哪些？存貨的成本包括哪幾個方面課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理采購部門在酒店運營中的地位采購部是酒店內(nèi)的物流集散樞紐，與各個部門之間聯(lián)系十分密切。采購部門同其他業(yè)務部門之間的關(guān)系是否融洽有序，關(guān)系到酒店的運營效率。同時，采購部是酒店內(nèi)重要的成本控制中心，影響到酒店的成本管理水平。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理酒店采購控制程序第一步：制定采購計劃（1）由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗速度、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部門審核；（2）計劃外采購或臨時增加的項目，及時制定計劃并報告財務部審核。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理第二步：審批采購計劃（1）財務部門將各運營部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核；（2）財務部門根據(jù)酒店本年的營業(yè)實際、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算；（3）將匯總的采購計劃和預算報管理層審批；（4）經(jīng)批準的采購計劃交財務部門監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部門有權(quán)拒絕付款。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理第三步：物資采購（1）采購員根據(jù)核準的采購計劃，提交相應采購申請，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。（2）大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由餐飲部經(jīng)理、廚師或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃進行采購，以保證供應。（4）計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)管理層批準后可進行采購，保證供應的同時注意成本控制。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理第四步：物資驗收入庫（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)驗收人員驗收；（2）部門使用人員可以和驗收人員同步進行驗收，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票簽名或發(fā)給入庫單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的由倉庫管理員按規(guī)定入庫。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理第五步：報銷及付款（1）付款。采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務部門審核，經(jīng)確認批準后方可付款；采用對公賬戶轉(zhuǎn)賬的方式可以一定程度上規(guī)避付款的風險。對于現(xiàn)金付款、支票結(jié)算等方式的付款需要嚴格控制金額和權(quán)限。（2）報銷，采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)財務部門審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理酒店采購流程中常見的管理漏洞采購部門組織結(jié)構(gòu)不合理，對采購員缺乏有效監(jiān)督。采購計劃不科學或不完整采購操作不規(guī)范，降低了采購效率課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務一

酒店采購管理提升采購管理水平的相關(guān)措施1、選用合適的采購人員，使其具有專業(yè)水平2、改進監(jiān)管方式，設(shè)置采購監(jiān)督管理小組3、制定科學有效率的采購計劃4、提高采購環(huán)節(jié)操作效率課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理一、存貨成本及決策存貨是指酒店在經(jīng)營過程中為提供勞務而儲備的物資,包括食品和飲品原料、棉制品、商品物資、低值易耗品、裝飾用品等。酒店儲存物資,一方面是為了保障酒店經(jīng)營需要,以便在為客人提供服務的過程中隨時使用存貨,不至于因物資短缺而使服務中止,從而影響酒店服務質(zhì)量。另一方面是為了獲得價格上的優(yōu)惠,物資采購通常都是零星購買價格高,批量購買則價格相對便宜。然而,酒店儲存物資是要付出一定代價的。所以,進行存貨管理,就是要在存貨成本與存貨效益之間作出權(quán)衡,以實現(xiàn)存貨管理的最優(yōu)化。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理取得成本取得成本是酒店為取得存貨而支出的成本,取得成本包括訂貨成本和購置成本儲存成本儲存成本是指酒店為保存物資而發(fā)生的成本。缺貨成本1、儲備存貨的成本缺貨成本是指酒店由于存貨供應中斷而造成的損失。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理存貨決策酒店存貨管理的目的在于通過確定合理的進貨批量和進貨時間,使存貨的總成本最低。這一批量稱為經(jīng)濟訂貨量或者經(jīng)濟批量。經(jīng)濟訂貨量基本模型為:

IV=Q/[(2A*B/C)1/2]式中:Q為進貨批量,A為單位訂貨成本,B為存貨年需要量,C為單位儲存成本,IV為每年訂貨次數(shù)。經(jīng)濟訂貨量也可以用圖解法確定:先計算出不同批量的各有關(guān)成本,在坐標上描出由各有關(guān)成本構(gòu)成的訂貨成本線、儲存成本線和總成本線。總成本線的最低點(或是訂貨成本線和儲存成本線的交接點)相應的批量,就是經(jīng)濟訂貨量。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理存貨過程控制

在存貨管理過程中,不僅需要考慮存貨的購入對酒店資金的占用,而且需要對酒店存貨形成及使用的全過程進行監(jiān)控,以便有效管理存貨,合理使用存貨,提高存貨利用效率課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理

存貨定額是指酒店在一定時期、一定技術(shù)水平和管理水平下,為完成經(jīng)營服務所必須消耗的存貨數(shù)量標準。存貨定額包括存貨消耗定額和存貨倉儲定額。酒店在經(jīng)營過程中對存貨進行定額管理,目的在于找出存貨消耗的規(guī)律,降低存貨消耗量,節(jié)約成本,促進酒店增加經(jīng)濟效益。定額管理課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理存貨消耗定額管理影響酒店存貨消耗定額的因素①酒店等級規(guī)格②存貨折損率③不同操作技術(shù)水平④存貨的生命周期⑤存貨的儲存或保養(yǎng)條件⑥設(shè)備性能課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理酒店存貨消耗定額的工作程序

①首先將存貨消耗定額任務下達到各部門,詳細說明存貨消耗定額的意義和內(nèi)涵,根據(jù)酒店各部門存貨消耗工作的要求,確定存貨消耗定額標準。

②各部門根據(jù)工作特點,詳細制定單位產(chǎn)品或商品、單位接待能力所需存貨配備表。

③確定一次性用品單位時間或單位產(chǎn)品消耗定額,注意按照不同用品的不同特性選用不同計算單位和計算標準。

④確定多次性用品在壽命期內(nèi)的損耗率或一段時間的更新率。

⑤綜合匯總。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理確定酒店存貨消耗定額的方法①經(jīng)驗估算法②統(tǒng)計分析法③實物實驗法課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理存貨倉儲定額管理影響酒店存貨倉儲定額的因素①存貨的性質(zhì)②存貨采購的難易程度。③酒店倉儲條件。④酒店的經(jīng)營狀況⑤存貨的損耗率。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理

確定酒店存貨倉儲定額的方法酒店存貨的倉儲定額一般由經(jīng)常倉儲定額和保險倉儲定額兩部分組成：存貨倉儲定額=經(jīng)常倉儲定額+保險倉儲定額課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理①經(jīng)常倉儲定額。酒店經(jīng)常倉儲定額由存貨日消耗定額和兩次供貨間隔天數(shù)兩個因素決定。

經(jīng)常倉儲定額=存貨日消耗定額+兩次供貨間隔天數(shù)②保險倉儲定額。酒店依據(jù)以往的保險倉儲數(shù)據(jù)資料、本期經(jīng)營狀況和市場存貨供應情況,首先確定保險儲備天數(shù),然后以此確定保險倉儲定額。

保險倉儲定額=存貨÷消耗定額×保險儲備天數(shù)③季節(jié)倉儲定額。在確定季節(jié)倉儲定額時,酒店大量收集市場信息和歷史資料,合理預計存貨供應中斷天數(shù)。季節(jié)倉儲定額=存貨日消耗定額×存貨供應中斷天數(shù)課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理確定存貨倉儲定額需要注意的問題：①倉儲定額指標不僅需要規(guī)定數(shù)量,而且需要規(guī)定質(zhì)量。②在制定倉儲定額時,各類型倉庫的統(tǒng)計口徑要保持一致。③酒店經(jīng)營業(yè)務量的變化、存貨市場供給的波動、季節(jié)因素的影響等，都要求存貨倉儲定額發(fā)生相應的變動。所以,科學的、合理的存貨倉儲定額應是動態(tài)的。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理存貨資金定額的確定1、客房用品資金定額的確定?？头坑闷返南娜Q于客房的數(shù)量、出租率、每間客房用品配備量、用品的使用時間等。計算公式為:

一次性客房用品日均消耗量=客房間數(shù)×平均出租率×每間客房用品配備量【例5-1】某酒店有標準間200間,全年客房平均出租率為60%,每間客房配備供客人使用的一次性洗滌用品2套,單價2元。假設(shè)酒店客房用品定額天數(shù)為30天,請計算存貨資金定額為多少。解:存貨資金定額=200×60%×2×2×30=14400(元)課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理2、餐飲用品資金定額的確定。一次性餐廳用品日均消耗量計算公式為:

一次性餐廳用品日均消耗量=餐位數(shù)量×餐位平均利用率×每餐位用品配備量【例5-2】某酒店餐廳擁有餐位200個,餐位平均利用率為60%,平均每餐位配備餐碟2個,每個餐碟單價為3元,每個餐碟平均能夠使用20天。假設(shè)酒店客用品定額天數(shù)為30天,請計算存貨資金定額。解:存貨資金定額=200×60%×2×3/20×30=1080(元)課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理3、食品原材料資金定額的確定。食品原材料是酒店用于制作餐飲食品的各種原材料。食品原材料資金定額的確定受餐飲菜單、庫存定量、客人消費水平的影響。4、商品資金定額的確定。商品資金定額主要根據(jù)酒店商場商品的種類、庫存定量、價格來確定。其中,商品價格是指銷售商品的進價,不包括商品進銷差價。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理三、倉儲管理酒店所有購入后未及時使用、儲存在倉庫的存貨,都需要進行倉儲管理。其目的在于確保倉儲存貨的安全完整,盡量減少因治安不力、防火不嚴、倉儲條件簡陋等原因?qū)е碌拇尕洈?shù)量短缺或質(zhì)量低下。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理1.倉儲條件酒店倉庫的儲存條件需要從溫度、濕度、通風、照明等各方面加以考慮,同時考慮安全、防火、防水、防塵以及堆放等條件。針對不同的存貨,酒店倉庫需要分類儲存,分別控制倉儲條件。以溫度為例,對于需要冷藏保鮮的食品原料,如新鮮的魚、肉、蛋、蔬菜、水果、奶制品,以及已加工的成品或半成品,如甜品、調(diào)料、湯料等,一般溫度應控制在0℃~10℃。0℃以下,原料會凍結(jié),質(zhì)量和口味會被破壞;10℃以上,細菌最易繁殖。需要冷凍保藏的食品原料,溫度應控制在0℃以下,以延長食品原料的保質(zhì)儲藏期。干貨食品,溫度一般保持在16℃~21℃。酒的儲存溫度大多在10℃左右,但不同類別的酒的儲存條件應有所差異,葡萄酒要求恒溫、保濕、避光、避振、平放儲存。棉織品的儲存以20℃為宜。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理2.倉儲工作內(nèi)容(1)安排合適的倉儲場所。(2)入庫存放(3)貨位編碼。(4)存貨保管課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理在保障存貨質(zhì)量方面,酒店應盡量做到:①先進先出。②保持良好的倉儲環(huán)境。③做好存貨的遮蓋、襯墊工作。④加強存貨的養(yǎng)護工作。⑤做好存貨的清查盤點工作。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理四、發(fā)放管理存貨發(fā)放是酒店存貨的出口。酒店購入存貨后直接撥給使用部門,或經(jīng)倉庫儲存后在部門領(lǐng)用時發(fā)放給使用部門,使存貨進入酒店的經(jīng)營過程。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理1.存貨發(fā)放程序(1)請領(lǐng)單匯總。(2)核對發(fā)放憑證。核對發(fā)放憑證,主要檢查:①請領(lǐng)單上存貨的品名是否和在庫的存貨登記冊一致。②請領(lǐng)量是否超過成本控制計劃限額。③請領(lǐng)手續(xù)是否齊備。(3)備料。倉庫管理員在備料時要注意檢查:①庫存存貨的品種、規(guī)格、型號是否符合請領(lǐng)要求。②質(zhì)量是否有問題。③倉儲數(shù)量是否足夠。④對散裝存貨進行包裝,對包裝規(guī)格不一或包裝過大的存貨改換包裝。⑤對請領(lǐng)單要求的特定等級、花色、式樣、規(guī)格的搭配事先進行挑選。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理1.存貨發(fā)放程序(4)點交。存貨發(fā)貨前,再次檢查請領(lǐng)單上的規(guī)格、型號、數(shù)量、等級等指標是否與備料一致,憑證字跡是否清晰、有無涂改,簽章是否齊全,日期是否正確等。核對無誤后即可發(fā)貨,并填制出庫單。(5)清理。存貨點交結(jié)束后,倉庫管理員應進行內(nèi)部清理:①賬面清理。對存貨的變動及時在賬面上加以反映。②地面和貨架清理。存貨領(lǐng)用后搞好地面和貨架衛(wèi)生,保證倉庫整潔。③存貨管理。對開箱開包的存貨及時進行整理。(6)復核。隨時對發(fā)放過程中的每一環(huán)節(jié)進行自查、復查,主要復核出庫單與實發(fā)存貨是否相符,包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等各項經(jīng)濟指標。凡未經(jīng)復核、手續(xù)不全、賬實不符的存貨不予出庫。(7)原料計價。及時在出庫單上標注存貨單價,計算存貨總價,計入領(lǐng)用部門成本中。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理(1)可能是由于存貨管理員責任心不強,導致錯發(fā)、多發(fā)、少發(fā)存貨。出現(xiàn)這種差錯,需要追究管理人員的責任,并提出警示以免重犯。對確實不適合從事存貨管理工作的人員,應調(diào)離,以免導致程度更為嚴重的錯誤和酒店的損失。(2)如果是由于倉庫儲存條件差,倉庫的溫度、濕度、通風、安全等條件不符合要求,不能有效起到防火、防水、防蟲、防盜等效果,應及時向酒店主管部門反映,以便盡早改善儲存條件,減少損失進一步發(fā)生。(3)由于存貨特性,如揮發(fā),導致存貨數(shù)量減少,酒店應縮短采購間隔時間,增加采購次數(shù),減少庫存。(4)由于存貨計量工具的原因,使得存貨數(shù)量流失2.存貨數(shù)量短缺的處理課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理五、淘汰、報廢管理1.淘汰、報廢需要具備的條件(1)低值設(shè)備報廢條件。酒店低值設(shè)備符合下列條件之一,可以申請報廢:①設(shè)備自然壽命到期,內(nèi)部部件陳舊,使用效率低下,無修復價值。②線路失修,絕緣層老化,無修復價值。③因發(fā)生事故或障礙,對使用者安全構(gòu)成威脅。④故障發(fā)生頻率越來越高,維修費用大。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理五、淘汰、報廢管理1.淘汰、報廢需要具備的條件(2)低值設(shè)備淘汰條件。酒店低值設(shè)備若符合下列條件之一,可以申請?zhí)蕴?①出現(xiàn)更為先進的替代品。②外觀有不可彌補的損失。③不符合客人的消費需求。④社會已經(jīng)普遍采用新產(chǎn)品。(3)酒店用品報廢條件。酒店棉織品、餐具等存貨報廢的條件:①經(jīng)反復洗滌,外觀已經(jīng)陳舊。②留有不易去除的污漬。③有無法彌補的破損或殘缺。④不符合酒店星級標準和客人消費需求。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務二酒店存貨管理2.淘汰、報廢的程序(1)淘汰、報廢申請。酒店低值設(shè)備的使用部門專管人員提出申請,填寫淘汰、報廢單,經(jīng)部門有關(guān)領(lǐng)導同意上報相關(guān)部門。酒店棉織品、餐具等存貨,通常由使用部門定期編制損耗月報表。(2)淘汰、報廢的修補和鑒定。酒店對提出申請?zhí)蕴?、報廢的低值設(shè)備,首先需要考慮是否能夠修理以恢復設(shè)備的使用價值,對確實不能或不必修理的,需要組織相關(guān)人員進行技術(shù)鑒定,并在淘汰、報廢申請單上填寫鑒定意見,說明該設(shè)備是否已達到淘汰、報廢的程度。對破損的棉織品酒店也可適當考慮能否修補,確實不能修補使用的即可批準報廢。(3)淘汰、報廢批準。低值設(shè)備的報廢需部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理甚至是總經(jīng)理批準,棉織品、餐具等的報廢經(jīng)一般部門經(jīng)理批準即可。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入(4)淘汰、報廢處理。①清理。對破損的餐具和報廢后無任何使用價值的低值設(shè)備,酒店一般直接清理。②組裝或改作他用。有些低值設(shè)備淘汰或零部件損壞后,可以將有用零部件拆卸進行組裝使用,有些存貨也可改作他用。③出售。對更新?lián)Q代的低值設(shè)備或報廢的半新程度的棉織品等,可以通過廉價出售,收回部分價款。酒店存貨的出售處理由財務部統(tǒng)一負責。(5)淘汰、報廢登記。淘汰、報廢是酒店存貨管理的最后一個環(huán)節(jié),相關(guān)部門應建檔記錄,以備查核,并報財務部記賬。任務二酒店存貨管理課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務三酒店常用供應鏈管理信息系統(tǒng)一、酒店供應鏈管理信息系統(tǒng)在酒店行業(yè)應用的必要性現(xiàn)階段，我國酒店行業(yè)采購與庫存管理的手段、方式和水平參差不齊，這一管理手段的改進則成為了星級酒店發(fā)展的新契機。存在的問題主要體現(xiàn)在以下三個方面：（1）采購成本管控體系不夠健全由于酒店行業(yè)本身的經(jīng)營特點，酒店的采購工作涉及的物品種類繁多復雜，傳統(tǒng)的成本管理體系存在的問題主要有采購隨意性較大、采購批量缺少量化、采購部門的內(nèi)外監(jiān)督體系不健全等。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務三酒店常用供應鏈管理信息系統(tǒng)2）倉儲成本管理內(nèi)容不明確酒店經(jīng)營涉及的消耗性物資、原材料、商品等種類眾多，不同種類的物品之間倉儲條件差異很大，倉儲管理工作繁瑣而具有難度，傳統(tǒng)管理模式中存在的問題主要有倉庫分類不夠合理、倉庫保管制度不健全、出入庫管理不完善等。（3）餐飲、客房等主要經(jīng)營部門采購與庫存管理分析較薄弱基于酒店供應鏈管理系統(tǒng)的成本管理模型的構(gòu)建和應用，利用先進的信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，將有利于逐步克服以上問題。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務三酒店常用供應鏈管理信息系統(tǒng)二、基于酒店供應鏈管理系統(tǒng)的酒店采購與庫存管理模型（1）基于酒店供應鏈管理系統(tǒng)的采購成本管理體系構(gòu)建酒店傳統(tǒng)的采購模式通常采用如下流程：經(jīng)營部門確定采購需求提交采購部門，采購部門挑選供應商，向供應商發(fā)出采購訂單，供應商發(fā)貨至酒店，酒店倉庫驗收貨物。財務部門跟蹤整個采購流程，核對酒店采購訂單、核對倉庫驗收單、核對供應商貨物發(fā)票，核對無誤后進行付款。課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務三酒店常用供應鏈管理信息系統(tǒng)流程圖如圖5-1所示。圖5-1基于酒店供應鏈管理系統(tǒng)的采購成本管理體系流程圖課中實施課程小結(jié)課后作業(yè)課程導入任務三酒店常用供應鏈管理信息系統(tǒng)基于酒店供應鏈管理系統(tǒng)的采購成本管理體系優(yōu)勢在于：供應商合同管理實現(xiàn)信息化管理，報價更新及時有效；采購訂單、收貨單自動生成，采購流程電子化無縫對接，提高效率，避免部門間傳輸?shù)恼`差和責任不明；對于采購訂單自動篩選供應商報價中的最