會議高效生產(chǎn)力

1/31/20241太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司1/31/20242太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司1/31/20243太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司1/31/20244太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司1/31/20245太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司1/31/20246太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司1/31/20247太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司使會議成為強大的生產(chǎn)力---------會議管理技巧

太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司講師簡介執(zhí)業(yè)資格趙宇進女士高級人力資源管理師國家二級心理咨詢師咨詢專長HR系統(tǒng)、心理咨詢職業(yè)經(jīng)驗高級顧問、講師、咨詢師15年的工作經(jīng)驗，曾經(jīng)服務(wù)于白鴿制衣，安廈建設(shè)、山西陸野橋隧工程、潤恒投資、德得餐飲、鼎意咨詢等企業(yè)。歷任經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等職務(wù)。2005年涉足培訓(xùn)及咨詢行業(yè)，為20余家企業(yè)提供了咨詢與培訓(xùn)服務(wù)。項目實踐及部分客戶咨詢項目涵蓋制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、建筑業(yè)等諸多領(lǐng)域。曾服務(wù)過的企業(yè)計有：鑫宇聯(lián)電器、豐海貿(mào)易、山西路華通工程咨詢、美居空調(diào)、山西世紀佳園房地產(chǎn)公司、慧石文化、唯美設(shè)計等培訓(xùn)課程《使會議成為強大的生產(chǎn)力》、《拓展生命的寬度---時間管理》、《使自己成為高效能人士》、《非人力資源管理者的人力資源管理》、《認識自己、接納自己-----生命數(shù)字》等1/31/20249太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會議的涵義聚集，見面，會合會議商議，討論會而議之是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。1/31/202410太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司開會常見的問題1高效會議的流程2開會的八個要點3會議禁忌41/31/202411太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司一、開會常見的問題缺少提前通知議題不明確時間觀念不強會議中，對決議不分解會議后，不出紀要對決議的執(zhí)行情況無督檢1/31/202412太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司70%的會議是無效會議，會議中70%的時間是無效時間。失敗會議的目的被歪曲為：開會只是例行公事開會成為領(lǐng)導(dǎo)或是部門負責(zé)人展示權(quán)威的手段開會成為領(lǐng)導(dǎo)的脫口秀1/31/202413太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司開會常見的問題1高效會議的流程2開會的八個要點3會議禁忌41/31/202414太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司二、高效會議的流程會議的一個中心二個基本點：會前準備會議議程會后跟蹤1/31/202415太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會前----會議發(fā)起人要做的準備會議策劃的內(nèi)容：5W1H·BwhywhatwhowhenwherehowBudget1/31/202416太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會前----發(fā)起人的準備Why:設(shè)定具體而明確的目標如果與會人員不明白目標的準確指向，就自然會發(fā)生跑題的現(xiàn)象。

一個大問題:真的要開會才行嗎?1/31/202417太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會前----發(fā)起人的準備What:確定會議議題Who:確定與會人員When:確定時限Where:選定場地

1/31/202418太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會前----發(fā)起人的準備Budget:會議預(yù)算時間成本直接成本機會成本成本How:掌握程序：

會議程序決議付諸實施程序（5W1H.B)1/31/202419太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會前----發(fā)起人的準備會務(wù)成本接站、送站費用會議資料（套裝）集體照禮品鮮花會場裝飾邀請貴賓文藝娛樂活動報道費用會議辦公、通訊費酒店成本房費餐費會議室條幅會議茶歇其他應(yīng)急成本（15%）A.10%用于意外支出B.留出一部分資金以應(yīng)付貨幣匯率變化（假如在國外）直接成本（100%）1/31/202420太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會前----發(fā)起人的準備時間成本＝

2XYTX

＝與會人員每小時平均工資的3倍；Y＝與會人數(shù)；T＝會議時長。1/31/202421太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會前-----組織者的準備確定：通知：預(yù)定：打?。哼\行：變更：服務(wù)：主持技巧：1/31/202422太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司相當(dāng)一部分事務(wù)，實際上在會議真正開始之前就開始了1/31/202423太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會議如何起作用?參會者清楚為什么要開這次會參會者能更配合地做好準備討論更加集中討論也會更易于控制明確具體的目標會前書面送達參會者更有可能達成會議目標如果你被通知參加一個會議，卻沒有通知明確的會議目標，怎么辦?1/31/202424太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會中----會議組織者所做準備接待、簽到：會中服務(wù)：會議記錄：1/31/202425太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會中----主持人所做準備主持人主持會議的能力，是考驗一個人是否適合擔(dān)任主管的最簡單方式主持人四個方面的工作：導(dǎo)入議題：引出意見：導(dǎo)出結(jié)論：歸納要點：會議主持人所做準備：1/31/202426太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會中----主持會議的幾點原則議事不議人意見不同是好事會議要創(chuàng)造一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會議效率1/31/202427太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會中----提高會議效率的幾個要領(lǐng)準時開頭簡潔說明會議要旨通告會議議程會中注意：發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題、是否出于個人利害；是否全體人員都專心聆聽發(fā)言；是否發(fā)言者過于集中于某些人；是否有從頭到尾都未發(fā)言的人；是否某個人的發(fā)言過于冗長；發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進1/31/202428太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會中----提高會議效率的幾個要領(lǐng)在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認把決議付諸實施的程序（5w1h）理出，加以確認。不能落實的會議是無效的1/31/202429太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司會后會議紀要印發(fā)跟蹤決議的執(zhí)行情況總結(jié)會議得失，優(yōu)化會議流程1/31/202430太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司開會常見的問題1高效會議的流程2開會的八個要點3會議禁忌41/31/202431太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司三、開會的八個要點一個團隊內(nèi)要對開會的八個要點形成共識，這樣一來才可以節(jié)省自己和別人的時間，有效提升會議的生產(chǎn)力。開會的八個要點包括：1/31/202432太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司1、知道時間開會最忌諱的就是拖延時間，尤其是一些經(jīng)常性的會議。要對每個議題討論的時間有限制。如果在某個議題討論太久，卻還沒有結(jié)果，就把這個一議題記下來，下次開會時再討論。如果這次會議一定要達到某些具體的結(jié)論的話，在開會前就要先告知每個參與的人，不達到目的絕不罷休。不要為了減少與會人員的負擔(dān)而迅速結(jié)束會議，這只會讓你的后續(xù)動作更困難而已。1/31/202433太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司2、牢記會議的主要理由在企業(yè)，開會通常為了三個目的：溝通、管理和決策。不論哪一個目的，最重要的是以行動為焦點。

例如討論要采取什么行動，上次行動的結(jié)果如何，或是在不同的行動方案中選擇一個。避免沒有討論行動的會議，因為那很可能只會浪費時間。

1/31/202434太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司3、會議的黃金規(guī)則公開稱贊，私下批評。避免公開批評別人的意見，因為這對士氣有很大的傷害。1/31/202435太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司4、盡量在上班時間開會盡量在日常上班時間開會，除非是很緊急的事情。在傍晚或者周末開會，將影響到參會者工作與生活的平衡，間接也會令其不易在正常時間做好份內(nèi)的工作。1/31/202436太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司5、公私分明在工作場所難免會結(jié)交一些朋友，但是在開會時，就要避免被這些社交關(guān)系影響，在會議開始及結(jié)束時，難免需要一些社交來潤滑，但是必須清楚地知道適可而止。在會議中，太多的社交反而會使得不屬于團體的成員感到厭惡，更使得會議缺乏效率。人總需要一些工作之外的人際關(guān)系，如果你發(fā)現(xiàn)你大部分的人際關(guān)系都需要透過會議建立，那你可要做些改變。1/31/202437太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司6、會議最好的模式是以主，而非專制優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者總是引導(dǎo)與說服，而非強迫。領(lǐng)導(dǎo)者要了解會議的意義，如果只是想要宣告自己的一項決定或政策，只要將它發(fā)布在相關(guān)媒體上即可，不需要召集大家開會，卻又不給大家討論的空間。1/31/202438太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司7、建立明確的議程，并在會議前發(fā)放在開會前必須清楚這次會議的目的、本質(zhì)和架構(gòu)。整理成明確的議程，并在會議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會人員有充分時間準備相關(guān)的資料和論點。1/31/202439太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司8、例會目的已不存在時，要停止如果已經(jīng)無法清楚陳述某些例行會議存在原因時，那就是該停止這些會議的時候。定期檢視會議的存在的目的，才能避免官僚情況的出現(xiàn)。當(dāng)然，要廢除這些會議時，先想想這些會議當(dāng)初存在的理由，如果是為了設(shè)定公司未來的目標，就應(yīng)該繼續(xù)存在。1/31/202440太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司開會常見的問題1高效會議的流程2開會的八個要點3會議禁忌41/31/202441太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司四、會議禁忌事項發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕（原則上以3分鐘為限），冗長的會議和無關(guān)的語言將帶來心理上的疲憊和抗拒?？梢宰尠l(fā)言者站著說不可從頭到尾沉默到底。不可取用不正確的資料。不要盡談些期待性的預(yù)測。要站在可行、可觀察、可量度的角度。不可做人身攻擊。不可打斷他人的發(fā)言。不可不懂裝懂，不著邊際。不可對發(fā)言者吹毛求疵。不要中途離席。1/31/202442太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司回顧開會常見的問題1高效會議的流程2開會的八個要點3會議禁忌41/31/202443太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司本課程提供的工具會議記錄格式會議紀要模板大型會議的預(yù)算模板例行會議的督導(dǎo)表一般會議的行動計劃表大型會議的甘特圖（橫道圖）1/31/202444太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司讓會議

簡單、

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