數(shù)據(jù)分析與律所管理

數(shù)據(jù)分析與律所管理2014-05-21浙江高品律師事務(wù)所來源:iCourt（下文根據(jù)金諾律師事務(wù)所李海波主任的名為《數(shù)據(jù)分析在律師事務(wù)所管理中的運(yùn)用》的演講改編，來源：首席合伙人）今天我要跟大家分享的是——數(shù)據(jù)分析在律師事務(wù)所管理當(dāng)中的應(yīng)用。因?yàn)槲覀冇昧艘粋€(gè)管理軟件，但是我們很多律師事務(wù)所在用管理軟件的時(shí)候可能僅僅是把它作為一個(gè)立案、收費(fèi)、最后結(jié)案的工具。實(shí)際上一個(gè)管理軟件和一個(gè)信息技術(shù)的應(yīng)用會(huì)產(chǎn)生大量的，可供我們決策的有用的信息，最重要的是我們用這些信息去幫助我們管理者進(jìn)行決策。信息技術(shù)給我們帶來了很多能夠幫我們進(jìn)行決策的這些信息，這些應(yīng)用的面是非常廣的。信息技術(shù)能夠幫助我們帶來的是這些，包括效率的提高、成本的減少、能力的提升、風(fēng)險(xiǎn)的減少，以及我們空間的擴(kuò)展。但是我們運(yùn)用這些技術(shù)最初始階段只是產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)、這些信息，最重要的一點(diǎn)是我們對(duì)這些信息進(jìn)行分析、研究，用于指導(dǎo)我們的管理。這些分析、研究可以是多方面的，比如說對(duì)我們客戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)我們的案件數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)我們的人員數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，工作日志進(jìn)行分析，費(fèi)率賬單進(jìn)行分立，以及我們的收入和分配等數(shù)據(jù)。一、客戶價(jià)值分析。我們每個(gè)律師事務(wù)所都有大量的客戶，金諾有二百多家簽約的客戶，還有很多我們說的散戶，但是哪些客戶是你最有價(jià)值的客戶，是不是你有證據(jù)、有數(shù)據(jù)能夠支撐你這些判斷。哪些大的企業(yè)是否就是你好的客戶，給你大標(biāo)的案件的客戶是否就是好的客戶?什么事情都依賴律師，好像表面很尊重律師，離不開律師的客戶是否就是好的客戶?做IPO、上市業(yè)務(wù)的是否就是好的客戶?還有就是民營企業(yè)的老板們，還有光給你錢一年什么事都沒有的客戶是否就是好的客戶?我們需要對(duì)他們做一些分析。在這里面我們看一下幾個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：1、每個(gè)律師一年的工作小時(shí)，我說正常情況下有效工作時(shí)間是1200個(gè)工作小時(shí)，能夠干的1500、1600個(gè)小時(shí)就累死了，當(dāng)然如果干到1000以下的，那就相對(duì)來講是閑著沒事的。北京的律師收入2010年有24家所過了億，這些億元大所的總收入是49億，人均是150萬，像金杜達(dá)到150萬。如果按這個(gè)人均收入去除以一年的工作小時(shí)，他的費(fèi)率不過是1250個(gè)小時(shí)，不要說北京的律師多牛，號(hào)稱二千、三千，收費(fèi)多少。實(shí)際上這個(gè)大所的平均費(fèi)率，用收入除以工作小時(shí)數(shù)就出來了。北京總的收入一共113億，人均是50萬，平均全市律師收入是416元一小時(shí)。而像天津這樣不發(fā)達(dá)的直轄市人均25萬，小時(shí)費(fèi)率不過是208塊錢/小時(shí)。看到我們現(xiàn)在中國律師，前不久微博上有一個(gè)數(shù)說，中國律師的收入不如出租司機(jī)的收入，大家看到這個(gè)數(shù)據(jù)也就能只有現(xiàn)在的律師收入實(shí)際狀況如何。外國律師事務(wù)所我們看到是很高的，幾百美金、四五百美金都有的?，F(xiàn)在大家給我一個(gè)標(biāo)簽叫“裸聊”，怎么叫裸聊?就是拿我們自己的事情脫光了展示給大家作為一個(gè)案例解剖，所以今天再次裸一下。這是我們的律師事務(wù)所2010年總收入是2000萬出頭不多，各項(xiàng)收入的分類在這里面都有，具體到小數(shù)點(diǎn)后二位數(shù)字，所占的比例。所有的工作人員包括律師助理，全所的工作小時(shí)是54967.95，也是按照這樣一個(gè)結(jié)構(gòu)去進(jìn)行分類分出來各項(xiàng)工作所占的小時(shí)數(shù)，訴訟的、非訴所占的比例在這里都反映出來。由此就能算出來我們的小時(shí)費(fèi)率每小時(shí)382塊錢，高不高?高于天津的平均水平，低于北京的平均水平。但是這里面也有一點(diǎn)不算太低了，就是我們包含律師助理的工作時(shí)間，如果僅僅算律師的話可能會(huì)到500-600。同樣按照這個(gè)結(jié)構(gòu)我們看出來，比如說常年顧問日常工作的小時(shí)費(fèi)率是459，顧工作量，不需要增加你專業(yè)的技術(shù)含量，你只要把你的費(fèi)率提高上去，因?yàn)槟愕姆?wù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是二百塊錢，甚至是五百塊錢。二、我們可以對(duì)客戶的結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，可以從多個(gè)層次，比如說常年顧問的平均顧問費(fèi)、客戶分布這些方面做一些分析，我簡(jiǎn)單說一下。比如說我們對(duì)平均顧問費(fèi)做一個(gè)分析，我們可以看出2004、2005、2006年顧問費(fèi)是增長(zhǎng)的，這些數(shù)據(jù)都是軟件系統(tǒng)能夠給你自動(dòng)生成的這些數(shù)據(jù)，通過這些數(shù)據(jù)你發(fā)現(xiàn)你律師事務(wù)所的業(yè)務(wù)是上升的，為什么到了2007年平均顧問費(fèi)下來了呢?因?yàn)槲覀儚?007開始采取了對(duì)所有的顧問單位顧問費(fèi)限時(shí)的制度，就是3萬塊錢你可以，3萬塊錢我只包40個(gè)小時(shí)、5萬塊錢只包60個(gè)小時(shí)、10萬塊錢120個(gè)小時(shí)，取消那種一筆錢包全年所有的工作不限時(shí)的做法，這樣我就不需要每年要求客戶去漲顧問費(fèi)，基本上能保持在5萬塊錢左右的顧問費(fèi)。這個(gè)是我們按照部門客戶的不同分布的數(shù)量，這些數(shù)據(jù)由此知道你部門哪些是需要填充客戶的，哪些客戶已經(jīng)飽和不需要再給他發(fā)展新的客戶。部門里面的客戶質(zhì)量分工，這是新發(fā)展的客戶里面數(shù)量和顧問費(fèi)的比例，由此能判斷出來有的發(fā)展客戶的顧問費(fèi)少、客戶數(shù)量多，說明他的客戶質(zhì)量不高，可以要求他提高客戶質(zhì)量。每個(gè)部門新增的客戶也是一樣的，有的部門新增了17家客戶，增長(zhǎng)了76萬顧問費(fèi)，而這個(gè)增加了19個(gè)客戶，只增長(zhǎng)了58萬的顧問費(fèi)，所以由此看出來業(yè)務(wù)一部比業(yè)務(wù)二部的客戶質(zhì)量要好?？蛻纛悇e，也是系統(tǒng)能夠產(chǎn)生出來，你有多少家外資、多少家國企、多少家私營企業(yè)、上市公司等等，通過這個(gè)表也是當(dāng)年給我一個(gè)震撼，因?yàn)槲耶?dāng)年判斷說國有企業(yè)必然滅亡，外資企業(yè)是我們最好的客戶，私營企業(yè)是我們未來要發(fā)展的客戶，所以我們是把外資企業(yè)、民營企業(yè)作為我們業(yè)務(wù)開發(fā)的重點(diǎn)，但是看到這個(gè)表以后我發(fā)現(xiàn)怎么國有企業(yè)占這么大的比例，后來發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)是這樣的，國進(jìn)民退了，所以后來我們及時(shí)調(diào)整了市場(chǎng)戰(zhàn)略，就是大力發(fā)展大型國有企業(yè)，外資企業(yè)仍然是我們最好、最穩(wěn)定、最優(yōu)質(zhì)的客戶，天津民營企業(yè)始終發(fā)展不起來，哪些民營企業(yè)小老板，我說他們一年去五臺(tái)山進(jìn)香花十幾萬，去賭場(chǎng)賭博丟掉幾十萬，有些人可能給領(lǐng)導(dǎo)行賄不計(jì)其數(shù)，但是幾萬塊錢的律師費(fèi)跟你討價(jià)還價(jià)，這種民營企業(yè)我們不干。所以我們新的市場(chǎng)就是發(fā)展優(yōu)質(zhì)民營企業(yè)。下面談?wù)勎覀冾檰栙M(fèi)的級(jí)別，我們有VIP客戶、普通客戶和非正?？蛻簦@是平均顧問費(fèi)的數(shù)量，大家看到VIP客戶在十幾萬，普通客戶在五六萬、非正常的在二三萬左右。而這個(gè)是我們級(jí)別客戶的比例，VIP客戶占到10%左右，普通客戶占到百分之二三十，非正常客戶占到百分之六七十。但是幾年的變化看，這個(gè)是在上升的，這個(gè)是在下降的，說明我們的業(yè)務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)在往好的方面去發(fā)展。我們看到VIP客戶顧問費(fèi)的比例百分之十幾的VIP客戶給你貢獻(xiàn)了百分之三四十的顧問費(fèi)，普通客戶30%左右貢獻(xiàn)的顧問費(fèi)也是一樣的，30%左右。而垃圾客戶百分之六七十只給你貢獻(xiàn)了百分之三四十的客戶。所以典型的二八理論。我們要努力的就是盡量的減少這部分客戶的數(shù)量，所以通過客戶結(jié)構(gòu)的分析，我們能知道我們的客戶是來自于什么方向，來自于什么樣的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，我們的客戶分布在哪里、客戶質(zhì)量怎么樣，由此去改善我們的客戶質(zhì)量。三、律師事務(wù)所內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析，比如說工作時(shí)間、收入狀況等等。這是我全所工作時(shí)間的分析，業(yè)務(wù)小時(shí)，全所所有人員的業(yè)務(wù)小時(shí)占到69%，所務(wù)工作小時(shí)占到31%，我認(rèn)為是比較合理的，就并不是說把所有的時(shí)間都放在業(yè)務(wù)上，而我們有1/3(30%)的時(shí)間是在干管理的事情、培訓(xùn)的事情，就是不直接產(chǎn)生效益的事情，這個(gè)比較合理。但如果你的業(yè)務(wù)小時(shí)占的很少，一半的時(shí)間是業(yè)務(wù)小時(shí)、一半的時(shí)間是所務(wù)小時(shí)那就不正常了，這個(gè)律師事務(wù)所一半時(shí)間不干正事，不干產(chǎn)生效益的事那不正常。但如果說90%的時(shí)間都干業(yè)務(wù)小時(shí)，只有10%的時(shí)間那這個(gè)事務(wù)所管理上肯定不行，因?yàn)闆]有人在非營利的事情上投入，沒有人做管理、沒有人做培訓(xùn)，沒有人做軟件系統(tǒng)等等這些方面。所以這是一個(gè)分析。第二是年度對(duì)比，就是總的工作時(shí)間的年度對(duì)比，每年其中這一年2006年出現(xiàn)的下降，為什么?可以做出這樣一個(gè)分析來，這里不細(xì)說了。第三圖表大家看到我們?nèi)藛T類型、合伙人的工作時(shí)間，合伙人的人數(shù)、工作時(shí)間是這么多，所務(wù)小時(shí)數(shù)是這么多，這是高級(jí)合伙人、合伙人、律師和律師助理。這樣也反映出來，看到我們的高級(jí)合伙人在業(yè)務(wù)小時(shí)上投入的并不多，而在所務(wù)上，也就是在管理上投入的時(shí)間比較多。而普通合伙人在業(yè)務(wù)上投入的時(shí)間要高于管理上，這是比較正常的。律師也是一樣的。但是這個(gè)反映出來，我們的律師助理的工作時(shí)間所占的比例太小，也就是說沒有充分的發(fā)揮低成本人員的作用，所要面臨的是把這部分人的工作時(shí)間提升上去，你事務(wù)所的效益就會(huì)出現(xiàn)很大的一個(gè)變化。最后談?wù)?，我搞的一個(gè)我們?nèi)藛T參與案件的費(fèi)率，或者是價(jià)值的對(duì)比，也就是說每一個(gè)合伙人一年當(dāng)中參與了多少案件，不是說你自己承辦，而只是說你參與，哪怕只參與了0.1小時(shí)也算參與，服務(wù)的客戶數(shù)量，參與的小時(shí)數(shù)，大家看到我只參與了198個(gè)小時(shí)，只工作了198個(gè)小時(shí)，但是我所參與的案件收費(fèi)卻是482萬，用這個(gè)數(shù)來除這個(gè)數(shù)得出來我參與的事情費(fèi)率是2.4萬，我看完這個(gè)數(shù)據(jù)也很欣慰，因?yàn)槲覜]在中間、也沒在最下面，我真是在第一位的。這說明我作為事務(wù)所的首席合伙人所參與的業(yè)務(wù)的事情都是重要的事情，都是產(chǎn)生效益最大的事情，而小的事情沒有過多參與。我如果說有幾百個(gè)小時(shí)參與到那些不收費(fèi)，或者是低收費(fèi)的事情上，那我是在浪費(fèi)我的時(shí)間。依次下來，但是我們看到有的律師僅僅是按參與的案件數(shù)，他的小時(shí)費(fèi)率僅僅1000-2000塊錢，那說明他的價(jià)值含量是不高的。以此我們可以判斷你的人員一年工作的價(jià)值總量，這樣我們把這個(gè)東西發(fā)給我的合伙人就要提示他，以后亂七八糟的事、不賺錢的事不要亂攙和，把你最主要的時(shí)間用在那些能產(chǎn)生高收費(fèi)的事情上去。我們通過所內(nèi)的數(shù)據(jù)分析可以了解事務(wù)所的工作規(guī)模、以往年的發(fā)展水平、工作時(shí)間是不是合理，是不是投入了主要精力在主要的業(yè)務(wù)類別上，從而去發(fā)現(xiàn)最有價(jià)值的人員，去提升人員的價(jià)值，通過測(cè)算平均的工作時(shí)間進(jìn)行合理的人員配置。四、總結(jié)，信息時(shí)代這些現(xiàn)代的技術(shù)能夠幫助我們事務(wù)所能夠搜集到，在過去沒有計(jì)算機(jī)、沒有互聯(lián)網(wǎng)，這些東西可能是非常難的產(chǎn)生