商務(wù)電子郵件格式

商務(wù)電子郵件格式在電子郵件的寫作中要注意哪些呢？如何寫好一封規(guī)范的電子郵件呢？

在寫電子郵件時(shí)候，要采用日常辦公運(yùn)用的商業(yè)信函格式，使用正規(guī)的文字，不用或避免應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言，諸如3Q、IFU等。

主題欄：主題明確，一目了然，讓人看了知道個(gè)所以然，不會(huì)是一頭霧水，不知所云，當(dāng)作垃圾郵件刪除掉。

稱謂：準(zhǔn)確，切不可含糊不清。是先生別稱成了小姐；是小姐別喊成了先生。這是大忌諱！一次，青島一家公司發(fā)信到公司，把我們公司的運(yùn)營(yíng)總監(jiān)張可先生稱呼成了張可小姐。搞得張先生郁悶一天。當(dāng)你搞不清對(duì)方準(zhǔn)確的性別時(shí)候，那就稱老師就沒(méi)錯(cuò)。

主體：簡(jiǎn)明，扼要，把事情說(shuō)清楚就可以了，不要羅嗦，拖泥帶水的。事情多，寫的多，那最好是分成幾小段，看的清楚明了。

祝語(yǔ)：可以寫祝您工作愉快，工作順利，或者順祝商祺等都可以，表示真誠(chéng)。

落款：公司名稱，個(gè)人姓名，日期。

另外，在信件中一定要寫明你的聯(lián)系方式，最好是手機(jī)，隨時(shí)保持暢通。

案例：

尊敬的讀者朋友：

非常感謝您長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)《世界經(jīng)理人》雜志的支持！

為了回報(bào)您對(duì)我們的擁護(hù)，我在這里很榮幸地邀請(qǐng)您成為我們上線1周年的尚品·人生網(wǎng)的尊貴會(huì)員，您將享受到我們僅為尚品·人生網(wǎng)站會(huì)員提供的所有優(yōu)惠和特權(quán)，更有機(jī)會(huì)在尚品·人生網(wǎng)的社區(qū)中結(jié)識(shí)其他與您一樣成功的精英人士！

您只要點(diǎn)擊“接受”，便可自動(dòng)成為尚品·人生網(wǎng)站的尊貴會(huì)員。

作為世界經(jīng)理人網(wǎng)的姊妹網(wǎng)站，尚品·人生網(wǎng)以“享受成功品味生活”為使命，讓成功人士在取得財(cái)富成果的同時(shí)，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業(yè)的和諧平衡。

非常感謝您的關(guān)注，期待您加入尚品·人生網(wǎng)！

此致

敬禮！

CraigPepples

環(huán)球資源執(zhí)行總裁

《世界經(jīng)理人》《尚品·人生》出版人

注：如果您接受了這份邀請(qǐng)，我們將同時(shí)把您的個(gè)人信息復(fù)制到尚品·人生網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫(kù)，您就不需再填寫各種表格，這樣不僅為您節(jié)省時(shí)間，也能讓我們之間的溝通交流更方便。

這是給我郵箱來(lái)發(fā)來(lái)的廣告信函，格式是很規(guī)范的。

下面一封信是北京雅致人生公司王老師寫給鄭州惠爾企業(yè)管理咨詢有限公司張老師的合作信函，非常規(guī)范，整潔，讀起來(lái)賞心悅目，從信中你可以感受到該公司優(yōu)秀的企業(yè)文化和員工整體的高素質(zhì)。

張先生，

您好，我是北京雅致人生管理顧問(wèn)有限公司的王艷。很高興能夠認(rèn)識(shí)您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓(xùn)主要以素質(zhì)技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動(dòng)、北京移動(dòng)、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務(wù)過(guò)，歡迎您訪問(wèn)我們公司的網(wǎng)址：,對(duì)我們公司有更多的了解。

附件是我們公司擅長(zhǎng)的培訓(xùn)課程及講師簡(jiǎn)歷。請(qǐng)您查收。

如有任何問(wèn)題或者建議請(qǐng)您隨時(shí)與我聯(lián)系！

希望我們能達(dá)成互補(bǔ)，在未來(lái)有合作的機(jī)會(huì)！

感謝您對(duì)我工作的支持！

祝您工作開(kāi)心快樂(lè)！

王艷

雅致人生管理顧問(wèn)有限公司

項(xiàng)目經(jīng)理

王艷

wendy

寫的很得體，是我們電子信函的一個(gè)典范。所以說(shuō)，一封好的電子郵件可以展示自己公司良好的形象，一封差的電子郵件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。

在商業(yè)來(lái)往中，一定要注意電子郵件的書寫，注意電子郵件的禮儀，為自己的企業(yè)展示一個(gè)良好的形象。簽名格式_職場(chǎng)商務(wù)電子郵件禮儀現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的?！霸谏虅?wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。

寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。

我為您整理出了史上最完整版本的職業(yè)電子郵件中禮儀問(wèn)題，希望能給您的工作帶來(lái)幫助！

關(guān)于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的

2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓Outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題

3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”

4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。

關(guān)于稱呼與問(wèn)候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。

如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

6.主動(dòng)控制郵件的來(lái)往

為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。

正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3.而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之