物業(yè)檔案分類、代碼、歸檔范圍及保存期限表

物業(yè)檔案的分類、代碼、歸檔范圍及保存期限表類別代碼歸檔范圍保存期限證照類ZZ1、物業(yè)管理單位法人營業(yè)執(zhí)照；2、稅務登記證明；3、資質證書；4、組織機構代碼證；5、年檢報告；6、工商變更資料；7、物業(yè)管理費收費許可證；8、其他工商資料。永1、專項服務單位的營業(yè)執(zhí)照；2、稅務登記證明；3、資質證書；4、組織機構代碼證；5、年檢報告；6、工商變更資料；7、其他工商資料。30產權類CQ1、項目建議書審批意見及項目建議書報告和附件；2、可行究報告審批意見及可行性研究報告和附件；3、選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；4、用地申請報告及建設用地批準書；5、貴陽市國有土地使用權出讓合同；6、拆遷安置意見﹑協(xié)議﹑方案等；7、用地協(xié)議書；8、建設用地規(guī)劃許可證；9、投資許可證；10、用地紅線圖；11、土地勘察定界報告；12、國有土地使用證；13、項目名稱的批復；14、規(guī)劃總平面圖；15、建設工程規(guī)劃許可證；16、建設工程施工許可證；17、房地產權屬證明書。永業(yè)主檔案YZ業(yè)主資料；入戶通知單；進戶驗收單；遺漏工程跟進表；入戶手續(xù)核轉單；入戶資料簽收單業(yè)主公約；業(yè)主入戶所交費用一覽表；領取鑰匙單；住宅裝修申請表；裝修管理規(guī)定；商品房出售合同；業(yè)主身份證復印件；商品房認購書；商品房出售會簽單；商品房用地面積表；公證書；產權證；業(yè)主委托協(xié)議書。永業(yè)主大會、業(yè)主委員會檔案YD業(yè)主委員會籌備、選舉等材料；業(yè)主委員會的請示、報告、批復；業(yè)主委員會制度；樓長評選、增補、改選記錄；專項維修資金繳納記錄；專項維修資金使用記錄，包括申請、批準、備案文件；專項維修資金工程管理文件；業(yè)主大會資料。社區(qū)文化檔案SQ和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活動材料；社區(qū)文藝體育活動材料、大型慶典、文化活動材料；團組織及青年文明號活動材料永行政文書類WS物業(yè)公司章程及修正案；印件及法定證件管理文件；物業(yè)公司重要決策、計劃、通知、方案、總結、高層管理人員名冊等文件；上級領導及相關單位對本單位的重要來文；各部門發(fā)文及有關工作相關文件；各項工作會議、專業(yè)會議記錄、紀要；公司發(fā)布的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、通知等文件；各項規(guī)章制度；向上級請求及批復；10、反映本公司重要活動及在外學習、考察文件等；11、公司人事任免機構調整的通知任命。12、物業(yè)管理組織沿革、大事記及工作計劃、總結；13、各類重大會議紀要、會議記錄；

14、各類審批通過的行政規(guī)章制度；

15、物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結；

16、有關物業(yè)管理的請示、批復、報告、通知等；

17、專題調查、調研、考察、普查工作材料；

18、物業(yè)管理區(qū)域驗收、接管記錄；19、有關本物業(yè)的專題新聞報道、采訪、新聞發(fā)布會材料；20、機構設置與人事管理規(guī)定；21、員工花名冊、勞動合同、經濟合同檔案；22、員工檔案（在職、離職）；23、員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄；24、員工培訓計劃、措施、教材、試題、考試成績；25、人員保險增補申請表；永行政文書類WS物業(yè)公司一般性工作計劃、活動、通知、方案等文件；督辦文件及內、外部審核工作文件；上級單位一般性文件；政府部門一般性文件；用工與招聘管理文件；人力資源管理與培訓教育文件；其他單位一般性文件。30物業(yè)公司一般業(yè)務性通知、簡報、階段性活動等文件；報刊、雜志、宣傳文件等。短物業(yè)查驗移交檔案CY公共區(qū)域及共用設施設備承接查驗資料；遺留問題處理記錄；移交接收資料。永工程項目檔案GC各專業(yè)竣工驗收記錄及綜合竣工驗收報告；路、橋、市政資料、質監(jiān)資料、施工資料；建筑與結構工程施工技術資料；電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程工程施工技術資料；設施設備安裝技術資料（電氣、供暖、煤氣、給排水、電梯、消防、通信、樓宇監(jiān)控、安全防范、綜合布線等各專業(yè)系統(tǒng)設備）；室外工程施工技術資料；綜合竣工圖、室外工程專業(yè)竣工圖；單體、配套設施與附屬公建專業(yè)竣工圖；市政配套使用許可（供水、供電、供氣合同、協(xié)議）新建、改建、擴建工程管理文件。永房屋公共部位及共用設施設備日常維護管理文件；排水排污設施設備日常維護管理文件；供水設備日常維護管理文件；變配電室日常維護管理文件；電梯日常維護管理文件；房屋及其共用設施設備日常管理記錄文件；30消防類XF消防管理制度消防值班情況記錄；消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表；消防設備運行記錄表；消防安全檢查記錄表；火險隱患整改通知書；消防設施設備器材的接管驗收文件；消防安全戶籍化檔案；滅火和應急疏散預案；消防安全制度及相關消防法律文書檔案；消防設施設備維修保養(yǎng)記錄；消防工作檢查記錄。永裝修類ZX裝修申請審批表；商鋪樓宇裝修審批表；裝修設計施工圖審查意見；裝修登記統(tǒng)計表；裝修監(jiān)管巡檢表；裝飾裝修監(jiān)管服務協(xié)議；裝修違章處理通知單。30合同檔案HT前期物業(yè)管理合同；外委服務合同；公司各部門對外簽訂的各類合同、協(xié)議。外包服務管理文件。永訴訟檔案SS1、物業(yè)公司法律事務相關文件資料。永財務檔案CW公司報表；總帳、明細賬賬簿；原始憑證、記賬憑證、匯總憑證銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬；停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統(tǒng)計等會計月、季度報告年度會計報告（決算）；會計移交清冊；會計檔案銷毀清冊；會計檔案保管清冊其它。永創(chuàng)優(yōu)資料CY物業(yè)服務創(chuàng)建示范小區(qū)活動資料；行業(yè)評比資料；企業(yè)內部創(chuàng)優(yōu)評比資料??；4、企業(yè)ISO9000認證及其它認證材料；永客服檔案KF投訴受理制度；投訴處理意見；住戶管理文件；產權變更業(yè)主房產檔案；商戶房產檔案；業(yè)主滿意度調查文件；業(yè)主、住戶問卷調查表；住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務處理跟蹤記錄；家訪表、聯(lián)絡單；10、服務要求評審記錄、車輛繳費換證記；11、突發(fā)事件處理記錄、預防措施報告；12、公共、辦公設施、工程及住戶日常維修和回訪記錄。30環(huán)保、秩序類ZX1、植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料；2、保潔隊工具領用、維修、報廢記錄表；3、保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表；4、環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄；5、治安隊工具領用、維修、報廢記錄表；6、治安事件處理記錄；7、帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表；8、來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表；9、車輛進出登記表、異常車輛進出登記表。短設備檔案SB購買辦公設備、儀器的報告、使用說明書、保修卡、安裝線路圖、維修記錄等；辦公設施設備管理文件。

30聲像檔案SX國家、省、市領導和重要來賓視察、來訪、參觀、公司舉辦各類慶典活動、廣告投放宣傳專題片、社區(qū)文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體材料（重要）。30國家、省、市領導和重要來賓視察、來訪、參觀、公司舉辦各類慶典活動、廣告投放宣傳專題片、社區(qū)文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體材料（一般）。10實物檔案SW公司獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等。永 說明：1、本表內所列歸檔范圍可于表內所列內容，各物業(yè)公司可以根據(jù)自己業(yè)務的實際情況在相同類別范圍內進行增補或刪減。序號可以接著往后增加。2、原試行的《宏立城物業(yè)服務有限公司物業(yè)檔案目錄》的內容可以參照使用。其中的編號按本表所排列的序號為準。有增加的仍然接著往后增加。3、本表所列代碼作為編寫檔案號時