歸檔文件整理細則

中鐵大橋局集團歸檔文件整理細那么第一章總那么第一條為適應檔案管理現(xiàn)代化，簡化立卷程序，提高工作效率，更好地為集團公司各項工作提供優(yōu)質效勞，根據(jù)國家檔案局公布的中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)那么》〔DA/T22—2000〕和《中國鐵路工程總公司歸檔文件整理規(guī)那么》，結合集團公司檔案工作實際，重新修訂《中鐵大橋局集團歸檔文件整理細那么》〔以下簡稱《細那么》〕。第二條本《細那么》規(guī)定了歸檔文件整理的原那么和方法。第三條本《細那么》適用于中鐵大橋局集團所屬各單位。第二章定義第四條歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。第五條歸檔文件整理將零散的文件材料，根據(jù)其相互關系、特征和保存價值，以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目裝盒，使之有序化的過程。第六條件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿為一件(如定稿過厚不易裝訂可單獨為一件);正文與附件為一件(如附件數(shù)量較多不易裝訂可各為一件)；原件與附件為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;來文與復文、請示與批復同一年度的為一件，不同年度的可分開(但必須標識存放的關聯(lián)位置);沒有批復的重要請示可視為一件。第三章整理原那么第七條遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值便于保管和利用。第四章質量要求第八條歸檔文件應齊全完整，模糊或已破損的文件應予修整復制。第九條歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、固定材料等應符合檔案保護要求。第十條本單位有文號的文件歸檔時，必須歸有單位領導在發(fā)文稿紙上簽發(fā)的定稿和蓋有公章的正本。第十一條計算機起草的文件底稿，應歸有修改痕跡的最后一稿和蓋有公章的正本。無修改痕跡的底稿可以不歸，但要在歸檔說明中注明。第十二條各種會議記錄應采用A4橫條格用紙，首頁應采用紅色活頁記錄紙〔見附件1)。第十三條歸檔文件及各種表格的用紙應符合公文格式的要求，檔案管理的各種表格采用A4紙。第五章整理方法第十四條裝訂一、歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后〔批復在前，請示在后〕；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前、外文本在后，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后。二、歸檔文件的裝訂方式和用品的選擇，以保持整齊、完整、平安、不損壞和不銹蝕文件，便于保管，不喪失，方便利用為原那么。第十五條分類一、歸檔文件采用保管期限-年度一機構〔問題〕或年度一機構〔問題〕-保管期限分類方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。二、文件排列的順序應按黨、紀、政、工、團、其它。行政部門中機構排列順序，可按本機關機構序列的規(guī)定(或習慣)排列，綜合性部門在前，業(yè)務部門在后。不同保管期限、不同內部機構的文件不能混淆。與外單位聯(lián)合行文，定稿由主辦單位歸檔，其它單位歸正本。業(yè)務部門起草以機關或辦公室名義制發(fā)的文件，由負責起草的部門歸檔；三、歸檔文件的年度，以文件簽發(fā)日期為準。跨年度形成的文件歸入辦結年〔跨年度形成的會議文件歸入閉幕年，跨年度形成的案件文件歸入結案年〕；法規(guī)性的文件歸入公布(批準)年；各種報告、總結、方案及各種統(tǒng)計資料有文號的歸入文件形成年；無文號的歸入其內容針對年；長遠規(guī)劃、多年工作總結、報告、表彰等文件歸入形成年;年度工作總結和第二年方案在一起的文件，歸入文件形成的一年;會議記錄不得跨年度歸檔;正本與定稿、來文與復文等作為一件時，文件的日期應以裝訂時排在前面的文件日期為準。第十六條排列一、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度排列，如：“保管期限－年度－機構〔問題〕〞分類，機構即為最低一級類目；二、沒有文號的文件，如:會議文件、會議記錄、會議紀要、統(tǒng)計報表、工作方案、工作總結等可按內容相對集中，按時間先后排列；三、同一歸檔部門內不同級別的文件應以本級文件為主、排列時本級有文號的文件在前、無文號的文件在后，其它文件按不同級別排列。第十七條編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號。文書處理部門在每件文件首頁上端空白處加蓋歸檔章(附件2)并填寫全宗號、年度、保管期限、機構、室編件號等內容，檔案部門填寫?zhàn)^編件號。一、全宗號:集團公司給接受范圍內各立檔單位編制的代號。集團所屬各立檔單位的全宗代號附后(附件3)；二、年度：歸檔文件形成的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“1998〞；三、保管期限：歸檔文件保管期限分三種〔永久、長期、短期〕，其簡稱及代碼為永1、長2、短3；四、件號：文件的排列序號。室編件號：由文書部門編制。館編件號：由檔案部門根據(jù)進館時檔案變動情況編制；五、機構：各單位內部組織機構的名稱〔或標準化簡稱〕；六、歸檔文件章蓋在歸檔文件首頁上端的空白處，填寫各欄工程時，應使用符合檔案保護要求的字跡材料或刻制的小章加蓋。第十八條編目文書處理部門應依據(jù)歸檔文件分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。一、歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、電子文件名、備注、機構、電子文件載體號、盒號(檔案部門填寫)等工程(附件4)；〔一〕件號:填寫室編件號；〔二〕責任者:制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。填寫責任者時，應使用全稱或通用簡稱，不能使用“本單位〞或“本公司〞等含義不明的簡稱；〔三〕文號：文件的發(fā)文字號。轉發(fā)文件和來文文件的字號，如不能在文號欄內顯示，可在標題后加“[]〞號注明；〔四〕題名：文件標題。完整的題名由責任者、問題、文種3個局部組成，沒有標題或標題不標準的，可自擬標題，外加“[]〞號；〔五〕日期：文件簽發(fā)日期。以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如2002年9月8日，填寫為20020908；〔六〕頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁；〔七〕電子文件名：電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴展名；〔八〕備注：注釋文件需要說明的情況；〔九〕機構：各單位內部組織機構的名稱〔或標準化的簡稱〕；〔十〕電子文件載體號:電子文件脫機存儲載體的編號，由檔案部門填寫；〔十一〕盒號：檔案裝盒后排架的流水號。二、歸檔文件目錄應按保管期限裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設全宗名稱、年度、保管期限、機構等工程(見附件5)。第十九條裝盒歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。填寫檔案盒脊背〔見附件6、7〕、盒內文件目錄〔見附件8〕及備考表工程。不同年度、不同保管期限、不同機構的文件不能放在同一盒內。一、檔案盒〔一〕檔案盒封面應標明全宗名稱〔即立檔單位名稱全稱〕〔附件9〕。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm〔長×寬〕，盒脊厚度為20mm、30mm、40mm等。〔二〕檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、機構、室編件號、館編件號〔室、館編件號填寫盒內第一件和最后一件起止件號，中間用“—〞號連接〕、盒號等工程。第二十條備考表備考表〔見附件10〕放在盒內文件之后，工程包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期。一、盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；二、整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名；三、檢查人：檔案部門負責檢查檔案質量的人員姓名；四、日期：歸檔文件整理完畢的日期。第六章移交第二十一條文書處理部門要按時將歸檔文件以件為保管單位裝盒后，向檔案部門移交。第二十二條文書處理部門向檔案部門移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊〞(見附件11)，并附歸檔文件目錄，一式兩份，雙方點收并檢查歸檔文件質量合格后，在移交清冊上簽名蓋章，雙方各存一份備查。第七章附那么第二十三條本《細那么》由集團公司辦公室檔案科負責解釋。第二十四條本《細那么》從印發(fā)之日起實行。原《中鐵大橋局集團歸檔文件整理規(guī)那么實施細那么》〔橋辦[2004]157號文〕同時廢止。附件:l、會議記錄紙首頁2、歸檔章式樣3、中鐵大橋局集團全宗代碼表．4、歸檔文件目錄5、歸檔文件目錄封面式樣6．、檔案盒脊背式樣(豎放)7、檔案盒脊背式樣(橫放)8、盒內文件目錄9、檔案盒封面式樣10、備考表11、歸檔文件移交清冊附件1：會議記錄紙首頁單位：MM30MM〔上邊距〕15〔單位名稱〕20會議15年第次會議記錄10808020MM10日期：年月日開始地點：〔右邊距〕結束10主持人：記錄人：45會議主要內容〔共人〕35出席〔共人〕25列席〔共人〕25缺席〔共人〕25附件1原始記錄頁2會議文件頁3210第頁共頁左邊距32MM〔下邊距〕注：上邊距：30MM下邊距：32MM左邊距：30MM右邊距：20MM附件2:歸檔章樣式〔全宗號〕〔年度〕〔室編件號〕8〔部門〕〔保管期限〕〔館編件號〕163×15mm單位：mm附件3：中鐵大橋局集團所屬各單位檔案全宗代號序號單位名稱代號備注1中鐵大橋局集團122中鐵大橋局集團股份12G3中鐵大橋局集團第一工程12G014中鐵大橋局集團第二工程12G025中鐵大橋局集團第三工程12G036中鐵大橋局集團第四工程12G047中鐵大橋局集團第五工程12G058中鐵大橋局集團第六工程12069中鐵大橋局集團第七工程120710中鐵武橋重工股份120811中鐵大橋局集團武漢橋梁科學研究院12G0912中鐵大橋勘測設計院12G10附件4:歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄機構：電子文件載體號：盒號：件號責任者文號標題日期頁數(shù)電子文件名備注附件5:歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱年度保管期限機構附件6：檔案盒脊背式樣〔豎放〕〔單位：毫米〕2030全宗號30年度30期限31070機構35室編件號35館編件號30盒號30A附件7：檔案盒脊背式樣〔橫放〕〔單位：毫米〕10全宗號25年度25期限25機構50220室編件號25館編件號25盒號25A10附件8:盒內文件目錄式樣盒內文件目錄機構：保管期限：盒號：件號責任者文號標題日期頁數(shù)電子文件名備注附件9:檔案盒封面式樣〔全宗名稱〕附件10:備考表單位:毫米1020103615備考表15盒內文件情況說明:30297105510整理人:檢查人:1010年月日10501015210附件11:歸檔文件移交清冊歸檔