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文檔簡介
信息管理學
1.1信息及有關(guān)概念1.2信息與管理1.3信息管理
第2章信息管理的基本原理(6學時)
2.1信息源與信息組織2.2信息流與信息管理2.3信息宿與信息使用2.4信息資源開發(fā)與利用
第3章信息管理的組織與方法(6學時)
3.1信息管理的組織3.2信息管理的基本方法
第4章信息管理的全過程(6學時)
4.1信息需求與服務4.2信息收集與加工4.3信息存儲與檢索4.4信息傳遞與反饋
第5章信息系統(tǒng)(8學時)
5.1信息系統(tǒng)的概念與功能5.2信息系統(tǒng)的進展與類型5.3信息系統(tǒng)的開發(fā)5.4信息系統(tǒng)的管
理5.5信息系統(tǒng)的安全管理
第6章企業(yè)信息管理(10學時)
6.1概述6.2關(guān)鍵技6.3組織結(jié)構(gòu)6.4戰(zhàn)略信息系統(tǒng)(SIS)6.5企業(yè)知識管理6.6學習型組織
第7章政府信息管理(4學時)
7.1政府信息資源7.2政府信息7.3電子政務其它有關(guān)內(nèi)容
信息;管理;信息管理;有關(guān)概念
1.1信息的概念
信息(Information),是當代社會使用最多、最廣、最頻繁的詞匯之一。源于拉丁字
Information,意思是解釋、陳述。港臺地區(qū),Information常譯為“資訊
漢語中,“信”與“息”都有音信、消息等含義。但對“信息”尚未有公認的定義。
什么是信息
一些比較典型、較有代表性的定義:
信息是通信傳輸?shù)膬?nèi)容。信息是加工知識的原材料。信息是決策需要的智慧。
信息就是消息。信息就是信號。信息就是數(shù)據(jù)。信息就是經(jīng)驗。信息就是資料。
信息最早作為科學對象,是在通信領域。由于通信的本質(zhì)實際上就是傳輸信息。
計算機出現(xiàn)之后,信息被看作數(shù)據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,信息包含網(wǎng)絡上傳輸?shù)囊磺袛?shù)據(jù)、
符號、信號、資料等。
信息的通常定義:
信息是認知主體對物質(zhì)運動的本質(zhì)特征、運動方式、運動狀態(tài)與運動的有序性的反映與揭
示,是事物之間的相互聯(lián)系、相互作用的狀態(tài)的描述。
管理界的“信息”定義
(1)信息管理界的“信息”定義
信息:按照用戶決策的需要,通過加工處理的數(shù)據(jù)。(美國信息管理專家霍頓)
數(shù)據(jù)與信息的關(guān)系——原料與成品的關(guān)系。
從信息管理的角度看,信息按加工深度分為:一次信息(原始),無序二次信息(加
工后信息),有序、易使用三次信息(決策信息),為管理決策服務
企業(yè)管理界的“信息”定義信息:管理活動的特征及其進展情況的情報、資料等的統(tǒng)稱。
組織的管理活動包含3個層次:高層管理、中層管理、基層管理。
相應的信息包含:戰(zhàn)略信息、戰(zhàn)術(shù)信息、作業(yè)信息。
與信息密切有關(guān)的一些概念
(1)數(shù)據(jù)(Data):記錄或者載荷信息的、按照一定規(guī)則排列組合的物理符號。它能夠是
數(shù)字、文字、圖像,也能夠是聲音或者計算機代碼。
(2)知識(Knowledge):信息接收者通過對信息的提煉與推理而獲得的正確結(jié)論,是人的
大腦通過思維重新組合的、系統(tǒng)化的信息集合。
知識是信息的一部分。
與信息密切有關(guān)的一些概念
(3)情報,英文"Information",與“信息”同。
古代——情報首先產(chǎn)生于軍事領域?!掇o海》的定義:“戰(zhàn)時關(guān)于敵情之報告,日情報”。
即情況、消息的報導與交流。
近代——人們對情報概念的認識逐步擴大與加深。
有代表性的幾個概念:“情報是在特定時間、特定狀態(tài)下,對特定的人提供的有用知識?!?/p>
“情報就是有用的數(shù)據(jù)或者被認為有用的數(shù)據(jù)?!薄扒閳笫峭茢唷⒁庵?、決心、行動所需要
的能指引方向的知識與智慧。”情報是信息的一部分。
信息的特征
(1)普遍性。自然界、人類社會的任何物質(zhì)都是信息的母體。信息無處不在、無時不有。
(2)動態(tài)性。事物在不停地運動與變化,而脫離源事物的信息會逐步失去效用。信息的動
態(tài)性也稱之信息的時效性。(新聞亦然)
古希臘哲學家曾說:“人不能兩次踏進同一條河流”,形象地說明了信息的動態(tài)性。
(3)依附性。信息依附于信息載體,既有語言、文字、圖像、聲波、電磁波等,又有紙張、
磁帶、膠片、磁盤、光盤等載體。
(4)相對性。由于人們的認知能力各不相同,他們從同一事物中獲取的信息及信息量也不
相同。
(5)可傳遞性。(6)可共享性。(7)可加工性/可變換性。
(8)可偽性。信息是可偽的,虛假信息不可避免。軍事上有“假情報”,“聲東擊西”、“明
修棧道,暗渡陳倉”等??蓚涡蕴嵝盐覀儯鲂畔⒐ぷ饕欢ㄒ⒁庑畔⒌暮Y選,防止信息污
染。
案例1——日本人巧妙搜集信息
第二次世界大戰(zhàn)后,日本經(jīng)濟高速進展,一個重要原因就是重視信息的采集、開發(fā)、利用。
日本的信息傳遞、查詢非常迅速。
5~10分鐘搜集到世界各地金融市場的行情;3?5分鐘查詢并調(diào)用日本國內(nèi)1萬多重點公
司、企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù);5分鐘模擬出國際國內(nèi)經(jīng)濟因素變化可能給宏觀經(jīng)濟帶來的變動圖與曲
線;5?10分鐘可查詢或者調(diào)用政府的法律、法令與國會記錄。這種現(xiàn)代化的信息處理技術(shù),
大大提高了行政效率。
日本人善于從平淡的信息報道中分離出重要的信息內(nèi)容。
比如,日本人在二十世紀六十年代,根據(jù)中國的媒體公開報道,分析推斷出大慶油田開發(fā)
的重要信息,從而與中國談成了產(chǎn)品設計買賣。
日本人對大慶油田早有耳聞,但始終得不到準確信息。1964年4月《人民日報》寫到“大慶
精神大慶人”,因此推斷“中國確有大慶油田”。
1966年7月《中國畫報》封面有一張照片,鐵人王進喜身穿大棉襖、頭頂鵝毛大雪,猜測
到“大慶油田在冬季零
1966年10月,日本人又從《人民中國》找到了王進喜的先進事跡,從事跡介紹分析得知“最
早鉆井地點是在北安東北部的馬家窯”。日本人又從偽滿州地圖上查到“馬家窯是黑龍江省
海倫縣東面的一個小村”。這就找到了大慶油田的準確地理位置。
1966年7月,從《中國畫報》上的一張大慶煉油廠反映塔的照片上,日本人根據(jù)反映塔上
的扶手欄桿與反映塔的直徑,推算出大慶煉油廠的規(guī)模,其年產(chǎn)量為1000000KL.根據(jù)
這個油田的出油能力與煉油廠規(guī)模,日本人得出結(jié)論:中國將在最近幾年出現(xiàn)煉油設備不
足,買日本的輕油裂解設備是完全可能的。因此就按他們估計的大慶油田要求進行產(chǎn)品設
計。最后等待中國人去購買。
(1)思考信息采集的重要性。(2)采集信息對我們有什么啟示?
信息的分類有多種分法。從不一致的角度有不一致的分類方法。
①以信息的邏輯意義為根據(jù),可分為:實在信息、虛假信息與不定信息。
②以信息的記錄符號為根據(jù),可分為:文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖象信息、語音信息等。
③以信息的性質(zhì)為根據(jù),可分為:語法信息(形式)、語義信息(內(nèi)容含義)、語用信息(效
用)。
④以信息的應用部門為根據(jù),可分為:
工業(yè)信息、農(nóng)業(yè)信息、軍事信息、政治信息、經(jīng)濟信息、科技信息、文化信息等。
管理的概念
管理(Management),是一種廣泛的社會活動。每一個機構(gòu)或者個人都需要管理。
最早的觀點——亨利?法約爾的五職能論:計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、操縱
管理的通常定義:管理者為了有效地達到組織目標,對組織資源與組織活動有意識、有組
織、不斷進行的協(xié)調(diào)活動。
管理的概念管理是一門科學(實踐性),也是一門藝術(shù)。管理是綜合、跨領域的學科。
(管理者應是通才)管理的對象:人、物、資金、信息管理把績效放在首位。
現(xiàn)代管理的重心向信息傾斜。
有效的管理者:善用時間(記錄時間、整塊地運用);要事優(yōu)先(需要勇氣);一次只集中
做好一件事;大膽減少不必要的工作;善于作有效的決策。
管理的概念管理能力——組織能力、理論知識、領導能力。
關(guān)于企業(yè)企業(yè)的目的是制造顧客(滿足市場需求);企業(yè)是一個制造利潤的組織;
企業(yè)管理就是目標管理(注重奉獻);企業(yè)的差別就在于各個層次的管理品質(zhì)。
企業(yè)首席執(zhí)行官須具備三個特質(zhì):思考者、行動者、拋頭露面者
信息與管理
1管理活動中的信息在管理學領域,信息就是一切與組織的管理活動有關(guān)的、有
價值的消息、數(shù)據(jù)、資料與知識的總稱。
組織的管理活動包含3個層次:高層管理、中層管理、基層管理,即戰(zhàn)略管理、戰(zhàn)術(shù)管理、
作業(yè)管理。
(按較大規(guī)模的組織機構(gòu)來懂得)相應的信息包含戰(zhàn)略信息、戰(zhàn)術(shù)信息、作業(yè)信息。
戰(zhàn)略信息——外部信息為主,目的是戰(zhàn)略決策;戰(zhàn)術(shù)信息——內(nèi)外信息與上、下級的操
縱信息,目的是戰(zhàn)術(shù)決策;作業(yè)信息——內(nèi)部的、精確的信息,具體操作。
信息在管理中的地位與作用
(1)信息是管理系統(tǒng)的基本要素。
信息反映內(nèi)部狀態(tài)、外部環(huán)境,沒有信息就難以決策,就不稱之管理系統(tǒng)。(信息活動決定
管理活動)
(2)信息是管理過程的媒介。
任何管理活動都表現(xiàn)為信息的輸入、變換、輸出及其反饋。(管理的過程就是一系列信息操
作)
(3)信息是組織機構(gòu)內(nèi)部的紐帶。
組織中的各部門、各層次、各環(huán)節(jié)之間的溝通與協(xié)調(diào),表現(xiàn)為信息的交換。(信息流的作
用)
(4)信息是正確決策的基礎。
全面、準確、充分的信息是正確決策的根據(jù)。(片面、有誤的信息可能導致決策失誤)
(5)信息資源的開發(fā)利用是提高社會資源利用效率的重要途徑。
信息化對組織管理的影響
⑴對組織結(jié)構(gòu)的影響——向“扁平式”結(jié)構(gòu)過渡。(傳統(tǒng)結(jié)構(gòu):金字塔式)
管理層級——管理幅度(反比關(guān)系)
⑵對企業(yè)戰(zhàn)略管理的影響——“信息化”戰(zhàn)略。信息化時代,企業(yè)競爭也是信息的競爭。
(3)對技術(shù)開發(fā)與創(chuàng)新的影響——不斷引進新技術(shù)。信息靈敏,技術(shù)更新、產(chǎn)品換代越來越
快。
(4)對企業(yè)人力資源管理的影響——充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。
員工選聘、考核中信息的快速交流;員工的信息手段與能力;員工工作方式等。
信息資源
照信息管理的含義,信息管理的目的要緊是要有效地開發(fā)與利用信息資源。
Question:什么是信息資源?
1資源
《現(xiàn)代漢語詞典》對資源的解釋:“生產(chǎn)資料與生活資料的天然來源?!?/p>
農(nóng)業(yè)社會——土地、糧食、牛羊等;工業(yè)社會一礦產(chǎn)、石油、電力等。
美國資源經(jīng)濟學家阿蘭?蘭德爾所給的定義:資源是由人發(fā)現(xiàn)的有用途與有價值的物質(zhì)。
人類社會的三大資源:物質(zhì)、能源、信息。
什么是信息資源(InformationResource)
信息并非全都是資源,只有滿足一定條件的信息才能稱之信息資源。
信息資源:可供利用的信息的集合。
明確幾個要點:
第一,信息資源歸根到底是一種信息,或者信息的一個子集合,也就是“有用的信息”。
第二,信息資源有兩種懂得:
狹義——對決策者有用的信息內(nèi)容(數(shù)據(jù)、資料等);
廣義信息活動中各類要素的總稱,包含信息、技術(shù)、設備、資金與人等。
什么是信息資源
霍頓―馬爾香認為,“信息資源”的含義如下:
1)擁有信息技能的個人。2)信息技術(shù)及其硬件與軟件。3)信息設施,如圖書館、計算
機中心、信息中心、傳播中心等。4)信息操作與處理人員。
通常認為,信息資源有三要素:信息、信息生產(chǎn)者、信息技術(shù)
信息管理
1信息管理的對象(Object)
信息管理——信息工作的一部分;是現(xiàn)代管理的重要構(gòu)成部分。
“信息管理'’的概念源于西方,產(chǎn)生于20世紀70年代。是管理的一個分支。
字面含義——對信息本身的管理。
實質(zhì)含義——對人類信息活動所產(chǎn)生的社會信息進行管理。
信息管理的對象:信息、信息
信息管理的定義
狹義的信息管理:對信息內(nèi)容的管理。
廣義的信息管理:不僅是對信息本身的管理,而且對涉及信息活動的各類要素,如信息、
技術(shù)、人員進行合理的組織與操縱。
信息管理(InformationManagement):個人、組織、社會為了有效地開發(fā)與利用信息
資源,以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段,對信息資源實施組織與操縱的社會活動。
信息管理內(nèi)涵剖析:
(1)概括了信息管理的三個要素——信息、技術(shù)、人員
(2)表達了信息管理的兩個方面信息資源、信息活動
(3)反映了管理活動的基本特征——規(guī)劃、組織、操縱
關(guān)于信息管理更為廣義的懂得,將涉及技術(shù)的、經(jīng)濟的、政策的、法律的、人文的等角度。
信息管理的進展
“信息管理”最早起源是文獻的收藏——圖書、檔案的管理。
當代信息管理是文獻管理由古代到現(xiàn)代不斷演變與進展的產(chǎn)物。
追溯信息管理的歷史沿革,可劃分為四個階段:
傳統(tǒng)管理一技術(shù)管理一資源管理一知識管理
信息管理的進展
(1)傳統(tǒng)管理階段
以信息源管理為核心,以圖書館為象征,以公益性服務為要緊目標。也包含檔案管理與其
它文獻資料管理。早期圖書與檔案的社會機構(gòu)是“同源”的,后來隨著文獻記錄與類型大量
增加,圖書館與檔案館逐步分流。
(2)技術(shù)管理階段
以信息流的操縱為核心,以計算機為工具,以自動化信息處理與IS建造為工作內(nèi)容。技術(shù)
因素占主導,技術(shù)專家唱主角。應用領域:文獻信息管理;公司、企業(yè)、辦公信息處理(MIS、
ES、DSS)等。
(3)資源管理階段
信息成為一種重要的資源,從經(jīng)濟角度進行優(yōu)化配置與管理。特征:技術(shù)與經(jīng)濟結(jié)合,微
觀與宏觀結(jié)合。涉及內(nèi)容:新的信息媒介與傳輸方式,信息服務,特別是互聯(lián)網(wǎng)上種類繁
多的信息資源。信息資源管理(1RM)還涉及人文因素——信息政策與法規(guī)(信息混亂、
安全防衛(wèi))IRM是一種綜合性、全方位的集成管理。
知識管理階段
知識管理(KnowledgeManagement)是對知識進行識別、獲取與充分發(fā)揮其作用的過
程。英特爾公司的一份報告把知識管理分為4個領域:知識制造、知識獲取、知識分發(fā)、
知識應用。知識管理重視學習、知識資產(chǎn)、競爭優(yōu)勢與創(chuàng)新。
信息管理是知識管理的基礎。知識管理是信息管理的延伸與進展,可視為信息管理的高級
階段。
信息資源管理與信息管理
關(guān)于“信息管理”與“信息資源管理”2個概念之間的關(guān)系,存在下列三種不一致觀點:
①等同關(guān)系第一種觀點,將“信息管理”與“信息資源管理”視為同義詞。認為兩者之間
沒有嚴格的區(qū)分。如英國學術(shù)界常以“信息管理”替代“信息資源管理”。
②從屬關(guān)系第二種觀點,認為“信息管理”與“信息資源管理”是從屬關(guān)系。即信息資源
管理是信息管理的構(gòu)成部分。
②從屬關(guān)系如北京大學的王萬宗認為:“在現(xiàn)實使用時,信息管理的含義往往寬于信息
資源管理。信息資源管理只是信息管理的一個環(huán)節(jié)、一個部分?!?/p>
③進展關(guān)系第三種觀點,認為“信息資源管理”是“信息管理”的一個進展階段。即信息資
源管理是信息管理的新階段。”
在我國信息資源管理研究領域,通常認為兩者有很大的差別,最根本的差別在于:
信息資源管理以“信息資源”為邏輯起點;信息管理則以“社會信息”為邏輯起點。
信息管理包含了信息資源管理。(內(nèi)涵一前者更寬泛)“信息資源管理”是“信息管理”的一個進
展階段。
信息化信息與信息技術(shù)的巨大作用,導致政府與各行各業(yè)都最大限度地利用信息技術(shù),
充分開發(fā)信息資源,提高自身的效能與效率。這種現(xiàn)象稱之信息化。
“信息化”一詞使用已十分廣泛,如企業(yè)信息化、金融信息化、交通運輸信息化、教育信息
化、農(nóng)業(yè)信息化等。但大的方面有兩個:社會信息化與經(jīng)濟信息化。經(jīng)濟信息化是社會信
息化的表現(xiàn)形式,為社會信息化奠定基礎。
信息化的核心點:先進的信息裝備——改變手工操作利用先進的信息技術(shù),對信息資源
充分地開發(fā)與利用。
信息化的層次能夠分為5個:
(1)產(chǎn)品信息化;(2)企業(yè)信息化;(信息化的核心與基礎)
(3)行業(yè)信息化;(如工業(yè)、農(nóng)業(yè)、服務業(yè)等,信息化與工業(yè)化的結(jié)合點)
(4)國民經(jīng)濟信息化
信息化社會(粗略概括):若一個國家的信息業(yè)產(chǎn)值超過國民生產(chǎn)總值的一半,從事信息、知
識、教育工作的人數(shù)超過總就業(yè)人數(shù)的一半,就能夠說這個國家已進入信息社會。
信息管理的內(nèi)容與任務
1.信息管理的內(nèi)容范圍能夠從多個角度來描述:
技術(shù)角度——用手工方式與計算機方式對信息進行收集、加工等,使之有序化存儲、便于
快速檢索并傳遞給用戶。(研究重點與目標)
經(jīng)濟角度——以信息的生產(chǎn)、流通與利用為基礎的信息市場,信息產(chǎn)業(yè)、信息經(jīng)濟的形成、
進展、特征與運行模式,信息資源的優(yōu)化配置、信息技術(shù)的評價選擇等。(考慮經(jīng)濟效用)
行政與法律角度——運用行政手段與法律手段,對信息活動進行調(diào)節(jié)與操縱,協(xié)調(diào)與解決
社會信息化過程中出現(xiàn)的新矛盾、新沖突、新的利害關(guān)系。
人文角度——研究信息流操縱中的道德、倫理、文化因素的影響與建設。(特別是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)
境)
信息管理的內(nèi)容范圍
由此可見,信息管理是一個綜合性很強的領域,其理論方法涉及的學科:
計算機科學、信息科學、圖書館學、情報學、社會學、管理科學、經(jīng)濟學、法學、心理學、
倫理學等。
圍繞信息管理的理論與實踐,已經(jīng)形成了許多獨立的分支領域:
信息組織、信息檢索、信息系統(tǒng)、信息用戶、信息經(jīng)濟、信息市場、信息法學等。
信息管理的任務
能夠從宏觀與微觀兩個層次討論.
宏觀——戰(zhàn)略管理,通常由國家有關(guān)部門實施。
微觀——基層組織級(各級政府部門、信息機構(gòu)、企業(yè))的管理活動。
宏觀層次上的要緊任務是通過國家有關(guān)政策、法規(guī)、條例,來組織、協(xié)調(diào)信息的生產(chǎn)、開
發(fā)與利用活動,使信息按照國家宏觀調(diào)控的目標,得到最合理的開發(fā)與最有效的利用。
微觀層次上的要緊任務是明確組織內(nèi)各級各類人員對信息的需求,合理組織與開發(fā)信息,
實現(xiàn)信息的效用價值。
宏觀層次的信息管理的具體任務:
①制定信息開發(fā)戰(zhàn)略、策略、規(guī)劃、方針與政策,確保國家統(tǒng)一指導與管理,滿足國民經(jīng)
濟與社會進展需要。
②制定信息管理的法律、規(guī)章與條例,建立監(jiān)督與保障體系,以便有法可依、有章可循。
③協(xié)調(diào)各部門、各地區(qū)與各企業(yè)間的關(guān)系,明確信息機構(gòu)的責、權(quán)、利,保證最大限度實
現(xiàn)資源共享。
④加強國家信息基礎設施與網(wǎng)絡建設,提供良好的硬件環(huán)境支持。
如,美國成立“信息基礎設施特別小組”;中國成立國家信息化領導小組。
微觀層次的信息管理的具體任務:
①調(diào)查熟悉組織或者機構(gòu)內(nèi)部各類人員的信息需求,制定能滿足不一致人員需求的方案。
②搞清組織或者機構(gòu)內(nèi)外信息來源與信息獲取渠道,以便需要時獲取或者輸出信息。
③選擇使用的信息技術(shù),建設內(nèi)部信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡,確定信息加工、存儲、檢索與傳遞方
法,建立內(nèi)部的高效信息保障體系。
④對信息管理的績效進行評價,為改善信息管理提供根據(jù)。
如信息產(chǎn)業(yè)廳、局;信息中心;信息管理處等
1.信息管理界對“信息”如何定義?信息具有什么特征?
2.什么是管理?如何懂得信息與管理的關(guān)系?
3.什么是信息資源?舉例說明信息資源的重要性。
4.如何懂得信息在管理中的地位與作用?5.懂得信息管理的對象與內(nèi)涵。
信息管理原理:信息管理活動本身所具有的普遍的規(guī)律。
本章將從信息管理活動的角度,研究:
信息源與信息組織、信息流與信息管理、信息宿與信息使用,與信息資源開發(fā)與利用。
本章要搞清晰的概念:信息源、信息流、信息產(chǎn)品信息組織信息資源開發(fā)利用
信息源與信息組織
1.信息源(1)概念顧名思義,即信息發(fā)出的源頭。
信息源(Informationsource):產(chǎn)生信息、獲得信息的來源。
事物、人、組織機構(gòu)等都能夠產(chǎn)生信息,故都能夠成為信息源。
研究信息源的要緊目的便于信息的采集。
信息源
(2)分類按照不一致標準,能夠?qū)⑿畔⒃捶譃槎喾N類型。
①以組織邊界來區(qū)分,可分為
內(nèi)部信息源——來自組織內(nèi)部。通常較可靠。如企業(yè)產(chǎn)品工藝信息、人力資源信息等。
外部信息源——從外邊收集或者購買而來。
②以信息的運動形式來區(qū)分,可分為靜態(tài)信息源、動態(tài)信息源。
③以應用領域來區(qū)分,可分為科技信息源、經(jīng)濟信息源、文化信息源、政治信息源等。
下面是幾種常見的信息源:
(1)個人信息源也稱口頭信息源(通過口頭交流獲取)。
特點:及時快捷;主觀隨意;強化感知;瞬時性。
(2)組織機構(gòu)信息源
組織機構(gòu)是各級各類信息集中與公布的重要地點與源泉。
特點:權(quán)威性——準確、可靠
壟斷性一有的時候不對外公開自己擁有的信息,僅為該機構(gòu)內(nèi)部享用。
3)文獻信息源現(xiàn)代社會最常用、最重要的信息源。
文獻——記錄有知識的一切載體。
物質(zhì)載體有:印刷性文獻、縮微性文獻、聲像文獻、機讀性文獻。
特點:系統(tǒng)性——知識型,富含智力性勞動;穩(wěn)固性——已固化,可穩(wěn)固地傳播;
易用性——使用者不受時空、方式限制;可控性——便于管理與操縱;
時滯性——編制需花費一定時間(可與新穎性對應)
(4)數(shù)據(jù)庫信息源數(shù)據(jù)庫具有一定方式與結(jié)構(gòu),含有大量有關(guān)數(shù)據(jù),利用計算機技術(shù)
來管理與保護。特點:便于管理、查詢、共享、更新等。
(5)實物信息源一切自然物、人工制品、及事物發(fā)生的現(xiàn)場,均可視為實物信息源。
特點:直觀性——實物最直觀、生動、形象;
真實性——事物是實實在在的,從中可獲得第一手完整可靠的消息;
隱蔽性一往往需要認真觀察與分析,才能剖析出其本質(zhì)屬性
零散性一實物的時空分布散亂、混雜,無規(guī)律可循
信息組織當今社會,信息的生產(chǎn)與傳輸盡管便利,但遇到兩個問題:
一是信息與知識的海量性、無限性與人的精力、時間的有限性形成了尖銳的矛盾;
二是信息與知識的無序性、污染性與人類使用的選擇性形成了尖銳的對立。
美國未來學家奈斯比特在《大趨勢》撰文指出:“我們淹沒在信息中,但是卻渴求知識”;“失
去操縱與無組織的信息不再是一種資源”。
解決這些矛盾與問題的根本途徑就是“信息組織”,馬上無序信息變?yōu)橛行蛐畔?,存儲到?/p>
應的系統(tǒng)或者介質(zhì)上,以方便利用與傳遞。
信息組織信息組織是信息管理活動的基本環(huán)節(jié),也是信息管理領域的核心內(nèi)容。
⑴信息組織:利用一定的規(guī)則、方法與技術(shù),對信息的特征進行揭示與描述,使信息由無
序集合變?yōu)橛行蚣系倪^程。也稱信息整序。
信息組織的對象:各類類型的信息源。
內(nèi)容信息組織的基本內(nèi)容包含信息選擇、信息分析、信息描述與揭示、信息存儲。
信息選擇:從采集到的、處于無序狀態(tài)的信息中甄別出有用的信息,剔除無用的信息。
信息分析:按照一定的邏輯關(guān)系從語法、語義、語用上對選擇過的信息予以細化、挖掘、
整理并歸類。
信息描述與揭示:信息描述也稱信息資源描述,是指根據(jù)信息組織與檢索的需要,對信息
資源的主題內(nèi)容、形式特征、物質(zhì)形態(tài)等進行分析、選擇、記錄的活動。
信息描述與揭示要緊分為兩種類型:一是著錄,用以描述信息的形式特征;二是標引,用
以揭示信息的內(nèi)容特征。
信息描述與揭示是信息組織的重要內(nèi)容。
信息存貯:將通過加工整理序化后的信息存貯在特定的載體中。信息存貯的目的是便于信
息管理者與信息用戶快速、準確地定位與檢索信息。
信息存貯意味著信息組織過程的終結(jié)與信息檢索環(huán)節(jié)的開始。
信息組織的類型基于信息源的分類。
按信息表現(xiàn)形式劃分:
①文字信息組織文字是一種形象符號。廣義的文字包含編碼。通過文字所表達的信
息內(nèi)容的語法、語義、語用來加以組織。
②圖像信息組織圖像(形)是一種視覺信息,直觀、易懂得。圖像有形狀、大小、顏色、
光亮度、對比度,與存貯的格式。圖像信息組織可使用圖形文件、圖像文件等格式。
3聲音信息組織語音的基本參數(shù)是基音周期、共振峰、語音譜、聲強等。聲音可通過A/D
轉(zhuǎn)換進行數(shù)字化,輸入計算機,經(jīng)處理后再通過D/A轉(zhuǎn)換以模擬信號輸出。
④視頻信息組織視頻信息可分解為圖像信息加聲音信息,可看成是無數(shù)張圖像幀按照一定
順序排列組合,外加音頻組配而成。視頻信息的組織,就是對圖像信息與音頻信息的組織。
按信息加工的程度劃分:
①一次信息組織人們研究成果的直接記錄,屬原始資料。如公開出版的圖書、期刊論
文、研究報告、會議論文、學位論文、專利說明書、網(wǎng)上未經(jīng)再加工的電子化信息。
一次信息通常較零碎、分散、無序,有關(guān)性較差。
②二次信息組織對一次信息加工整理后產(chǎn)生的一類信息。如目錄、題錄、簡介、文摘、
索引等。二次信息的形成是信息從分散、無序到集中、有序化的書目操縱過程。
③三次信息組織在一次信息、二次信息的基礎上,經(jīng)分析、綜合等深加工而成。如綜述、
述評、進度報告、文獻指南、百科全書、年鑒等。三次信息包含制造性勞動,通常屬研究
成果。
按信息傳播的載體劃分:
按載體形式,可分為文獻信息源與網(wǎng)絡信息源。①文獻信息源(前述)
②網(wǎng)絡信息源這里特指網(wǎng)絡環(huán)境下沒有以傳統(tǒng)文獻載體形式出現(xiàn)的信息源。如網(wǎng)頁、
超文本、超媒體、數(shù)字圖書館。(此類信息組織稱之網(wǎng)絡信息組織)
進一步講,網(wǎng)絡信息源指以網(wǎng)絡為紐帶聯(lián)結(jié)起來的信息資源,與以網(wǎng)絡為要緊交流、
傳遞、存儲手段與形式的信息資源。
信息流與信息管理
1.信息流信息從產(chǎn)生到利用的過程中,自始至終都存在著信息的運動,這種運動就是信
息流。信息流涉及到信息生產(chǎn)者、信息傳播者與信息接收者。信息流——信息從信息傳
播者到信息接收者之間的運動。信息流的特點:動態(tài)的、定向的、有價值。信息工作可
視為有效地組織、管理信息流的活動。任何組織機構(gòu),有上情下達、下情上傳等,均可
視為信息流的表現(xiàn)形式。
2.在企業(yè)領域,有兩種信息流:
一種是發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部的信息流,即信息在企業(yè)內(nèi)部的各部門間的流淌;(如人力資源管理
信息)另一種是企業(yè)與其上、下游有關(guān)企業(yè)之間的信息流淌。(如原材料采購信息、制成品
訂單)。
在流通領域,有商流、物流、資金流、信息流。其中信息流具有主導作用(信息流操縱其
它流)。
信息處理信息流的運動總是通過若干個環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)都要對信息進行一定的處理。信
息流的運動過程實際上也是信息的處理過程。
信息處理(informationprocess)過程的基本環(huán)節(jié):收集、加工、傳遞、存儲、檢索、使用、
反饋。其中,加工與傳遞是最基本的處理項目。
信息加工——信息處理的基本內(nèi)容,根據(jù)不一致的需要進行不一致的操作,而且往往不是
一次完成的。
信息傳遞——實現(xiàn)信息從發(fā)送方到同意方的流淌。目的是達到信息交換與共享。
信息管理信息管理概念實際上可取代前述信息處理概念。
早期,信息處理是計算機應用中使用的概念,實際上指的是數(shù)據(jù)處理——利用計算機對數(shù)
據(jù)進行加工。信息處理可作為一種獨立、重要、系統(tǒng)的工作來看待,因此能夠認為信息處
理是狹義的信息管理。
(1)信息管理的廣義懂得及有關(guān)概念
如前所述,信息管理的內(nèi)涵表達了兩個方面信息內(nèi)容、信息活動。
信息內(nèi)容管理,即使用各類技術(shù)方法與手段對信息進行組織、存儲、檢索、操縱,實現(xiàn)預
定目標;
信息活動管理,即對涉及信息活動的各類要素(信息、人、機構(gòu)等)進行合理的組織與操
縱,實現(xiàn)信息及其資源的合理配置,有效滿足社會的信息需求。
信息管理的廣義解釋:信息管理的實質(zhì)就是人類綜合使用技術(shù)的、經(jīng)濟的、政策的、法律
的、人文的方法與手段對信息流進行操縱,以提高信息利用效率、最大限度地實現(xiàn)信息效
用價值的一種活動。
關(guān)于信息管理的層次劃分,也可劃分為3個層次:宏觀層次、中觀層次、微觀層次。
其中,中觀層次介于宏觀與微觀之間,是針對本行業(yè)與本地區(qū)的信息管理。(承上啟下)
微觀層次的信息管理出現(xiàn)了一個引人注目的高層管理職位——CIO(20世紀80年代,西方
一些大型企業(yè)率先設置)。
CIO(ChiefInformationOfficer):信息主管、信息總監(jiān)、總信息師等。據(jù)調(diào)查,美國80
年代的500家大型企業(yè)中有40%設立了CIO。20世紀90年代,CIO逐步向CKO(Chief
KnowledgeOfficer,知識主管)演變。(著名大公司開始設立)CIO與CKO的誕生,使信
息管理的行政地位提升到了最高決策層,標志著微觀層次的信息管理的作用日趨重要。
(2)企業(yè)信息管理企業(yè)信息管理屬于微觀層次的信息管理。
企業(yè)信息管理:利用先進的信息技術(shù),將企業(yè)生成與需要的各類信息進行組織與操縱,使
其服務于企業(yè)自身的運作與進展戰(zhàn)略,提高企業(yè)競爭力。
企業(yè)資源:人、財、物、信息。信息具有經(jīng)濟價值,同時也是人、財、物之間的紐帶。
從系統(tǒng)論的觀點,一個企業(yè)可視為一個開放的系統(tǒng)。輸入的是“原材料”,輸出的是“產(chǎn)品與
服務”,中間過程是“生產(chǎn)/制造”。
“生產(chǎn)/制造”過程要緊涉及物流與信息流,隱含人流與資金流。物流、人流與資金流的合理
流淌依靠于信息流的正常運轉(zhuǎn)。
企業(yè)信息管理可分為三個層次:
第一個層次——企業(yè)生產(chǎn)中使用電子信息技術(shù)。如CAx、自動操縱裝置、智能儀器儀表等。
第二個層次——建立管理信息系統(tǒng)。對企業(yè)中與管理有關(guān)的信息進行統(tǒng)一處理,即收集、
加工、存儲、傳遞、使用及保護。
第三個層次——建立大型的集成應用系統(tǒng)。如企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)、客戶關(guān)系管理(CRM)、
供應鏈管理(SCM)等。
企業(yè)信息管理涉及到諸多的系統(tǒng)的問題。大的方面:規(guī)劃、管理、技術(shù)具體問題:設計、
實施、咨詢
企業(yè)信息管理舉例——MRP系統(tǒng)
企業(yè)的物料需求的處理思路:①要生產(chǎn)什么(主生產(chǎn)計劃)主生產(chǎn)計劃:決定企業(yè)應生產(chǎn)
什么產(chǎn)品并安排生產(chǎn)計劃。②要用到什么材料(產(chǎn)品的物料清單)物料需求:生產(chǎn)出預定
數(shù)量的產(chǎn)品需要多少原材料或者零部件。③已有什么物料(庫存記錄)④還缺什么(提出
需求計劃)需求計劃:為滿足生產(chǎn)計劃所務必購買的產(chǎn)品數(shù)量,也即“凈需求”(原材料總
需求-現(xiàn)有物料庫存數(shù))。
使用MRP方法,帶來的優(yōu)點:①提高了企業(yè)物料管理的效率(物料信息管理);②使庫存
保持在一個最低的水準;③有利于縮短生產(chǎn)周期與節(jié)約庫存成本。
MRP的進一步進展,形成了MRP-2(制造資源規(guī)劃)。MRP要緊關(guān)心的是生產(chǎn)與物流問題。
MRP-2除生產(chǎn)外,還包含銷售、財務、會計與成本的處理。(“物流”與“資金流”的同步運作)
簡言之,MRP-2方法是以計劃為主線,對企業(yè)的產(chǎn)供銷、人財物實施全面計劃與操縱的一
種手段。通常的MRP-2由10左右的子系統(tǒng)構(gòu)成,各個子系統(tǒng)相對獨立,按運行順序連接
起來。要緊的子系統(tǒng)有:
主生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)——安排具體的生產(chǎn)計劃庫存操縱子系統(tǒng)——實際上就是MRP子系統(tǒng)
成本計劃與操縱子系統(tǒng)包含直接成本的計劃與操縱、材料成本的計劃與操縱、管理費
用的計劃與操縱、資產(chǎn)消耗的計劃與操縱。
采購管理子系統(tǒng)——適時、適量、保質(zhì)地提供原材料與外購件,減少資金支出與庫存。
指令發(fā)放子系統(tǒng)——計劃與執(zhí)行之間的橋梁。
(從企業(yè)管理角度,最沒用的做法是:有了計劃,卻不去執(zhí)行。)
倉庫管理子系統(tǒng)——從物流方面指揮倉庫,使之達到合理的利用。
需要注意:不一致的企業(yè)使用的MRP-2的結(jié)構(gòu)與功能劃分有很大區(qū)別,但基本功能相似。
據(jù)國際權(quán)威機構(gòu)統(tǒng)計,企業(yè)在使用MRP-2后,帶來了如下好處,從而提高了經(jīng)濟效益與企
業(yè)競爭力:明顯改善庫存管理;減少庫存資金占用;提高資金周轉(zhuǎn)次數(shù);提高勞動生產(chǎn)率;
有效降低生產(chǎn)成本。
問題:MRP-2在中國是否成功?(敏感而有爭議)
在國外,先進的公司都普遍使用MRP-2。有的第一次失敗,但第二次再實施就成功了。
MRP-2的局限:對內(nèi)管理的系統(tǒng),僅限于企業(yè)內(nèi)部物流、資金流與信息流的管理。在戰(zhàn)略
規(guī)劃、市場競爭力與高層決策方面功能較弱。(J1T、精益生產(chǎn)——0庫存)
因此出現(xiàn)了ERP——企業(yè)資源規(guī)劃。ERP是在MRP-2的基礎上擴展市場、財務等功能的
系統(tǒng),是一個高度集成化的系統(tǒng)。特點:顧客驅(qū)動、基于時間、面向供應鏈管理。
根據(jù)我國國情,企業(yè)要實施全面信息管理,建立大型信息系統(tǒng)或者者ERP,務必意識到三
個問題:一是思想觀念尚未跟上,從上到下沒有真正認識到信息是一種重要的戰(zhàn)略性資源;
(務必更新觀念)二是信息資源開發(fā)利用知識的缺乏,嚴重影響信息管理水平;(務必普及
提高信息管理知識水平)三是注重形式、不注重內(nèi)容,致使國家信息資源開發(fā)利用水平上
不去。(要基礎設施,更要信息內(nèi)容)
信息管理的組織與方法
信息管理的組織
1.信息管理機構(gòu)從事信息管理業(yè)務、實施信息資源的管理,都需要設置相應的組織機
構(gòu)或者部門。政府、企業(yè)、社區(qū)無一例外。信息管理機構(gòu),即信息資源管理的主體單位。
關(guān)于信息管理機構(gòu),要緊涉及二個問題:信息職能部門、信息管理組織體系
信息管理機構(gòu)(1)信息職能部門a.信息使用部門提出信息需求的部門,將信息用于分
析研究、解決問題、管理決策等。b.信息供應部門提供信息源的場所。對某個單位,有
內(nèi)部與外部信息。c.信息處理部門專業(yè)部門,使用各類技術(shù)、方法、工具對原始數(shù)據(jù)進
行處理。d.信息咨詢部門提供各類咨詢建議,幫助用戶利用信息。e.信息管理部門負
責協(xié)調(diào)各有關(guān)部門的工作,保證信息資源有效地開發(fā)與利用。(視為核心部門)
(2)信息管理組織體系思考:一個企業(yè)應如何設置信息管理組織體系?
①信息主管部門關(guān)于企業(yè)中的信息機構(gòu)與其他部門間的關(guān)系,有兩種基本模式:
a.水平式:信息部門與其他部門并列,受企業(yè)最高管理層領導。(需要有最高管理層領導
分管與協(xié)調(diào))b.垂直式:把信息部門置于整個管理層次的頂層。(有利于信息化或者信
息戰(zhàn)略實施)隨著企業(yè)對實施信息管理的重視程度提高,逐步分離出一個獨立的直屬
部門信息主管部門,其負責人就是
b.信息主管部門通常下設三個部——系統(tǒng)運行部、系統(tǒng)開發(fā)部、信息資源部。
系統(tǒng)運行部:負責信息系統(tǒng)的運行;系統(tǒng)開發(fā)部:面向應用,負責應用軟件的開發(fā);
信息資源部:負責信息資源的組織,全面協(xié)調(diào)各項工作。國外大型企業(yè)近一半都設有信息
主管部門,且具有重要地位。但是,國內(nèi)多數(shù)企業(yè)是將信息主管部門的職能掛靠在某一部
門。如廠辦、總工辦、企業(yè)管理科等某些部門主管或者代管。設有信息中心、計算機室等
專門機構(gòu),但沒有管理與協(xié)調(diào)權(quán)限。可能的弊端:信息管理的職能不易落實;難以達到統(tǒng)
管全局的目的;視野不開闊。注意問題:信息主管部門的人員及其領導者,務必將技術(shù)與
管理相結(jié)合,決不能重技術(shù)、輕管理。那種“技術(shù)決定一切”的觀念,將導致信息工作無法
實施。
信息化委員會國外大的公司慣常的做法:單獨成立一個稱之“信息化委員會”的領導機構(gòu)
(可稱領導小組)。組長:企業(yè)總經(jīng)理或者總裁;副組長:企業(yè)信息主管(CIO);成員:各
部門負責人職責:制定企業(yè)信息化的方針政策,組織制定企業(yè)信息化的總體規(guī)劃與實施
方案,負責組織與協(xié)調(diào)。
信息主管(CIO)⑴概念與起源信息主管,ChiefInformationOfficer,CIO。也譯作總信息
師、信息總監(jiān)。
CIO是負責一個公司(企業(yè))的信息技術(shù)與信息系統(tǒng)的所有領域的高級官員。(美國權(quán)威
的CIO雜志)知識結(jié)構(gòu):技術(shù)與業(yè)務;任務:指導公司IT利用,監(jiān)督技術(shù)的獲取、實施,
立足于戰(zhàn)略;地位:通常歸公司執(zhí)行主管(CEO)領導,常在最高領導層擁有一席之地。
CIO概念最早出現(xiàn)于20世紀70年代末80年代初。CIO職位出現(xiàn)于80年代中期(政府、
企業(yè))1984,美國首先出現(xiàn)政府CIO,緊接著美、加出現(xiàn)信息部長/大臣。后來CIO引入企
業(yè)。中國:電子工業(yè)部一信息產(chǎn)業(yè)部一工業(yè)與信息化部有人對世界500家大企業(yè)調(diào)
查發(fā)現(xiàn),其中40%設有CIO。日本有21%的企業(yè)設有CIO。
2)CIO的職責與角色CIO的基本職責有三個方面:一、從公司全局角度,考慮信息工作的
進展規(guī)劃,服務于公司進展目標。二、熟悉公司各業(yè)務部門信息流的關(guān)系,綜合協(xié)調(diào)各部
門的信息工作。三、能夠?qū)?shù)據(jù)處理、網(wǎng)絡通信、計算機處理等方面的工作進行統(tǒng)籌安排。
進一步講:CIO是全面負責信息工作的主管;是統(tǒng)管整個組織的信息資源的最高負責人,
也是信息管理專家。關(guān)于CIO角色形成,美國華裔教授黃碩豪認為其路徑:數(shù)據(jù)處理員f
信息系統(tǒng)管理監(jiān)督一信息技術(shù)主管(CIO)(管理層次與角色:初級、中級、高級)一名合
格的CIO,務必是兼具管理與信息技術(shù)兩種能力的復合型人才。其中,管理能力比信息技
術(shù)更重要。CIO的理想知識結(jié)構(gòu):信息技術(shù)知識、管理知識、與某業(yè)務有關(guān)的專業(yè)知識。
CIO的理想能力結(jié)構(gòu):信息技術(shù)技能、管理技能、有關(guān)經(jīng)驗。CIO的地位與作用A.CIO是
最高決策層與信息管理層之間的紐帶CIO是高級職位,參與決策活動與戰(zhàn)略管理。B.CIO
既是技術(shù)專家,也是管理專家CIO首先是信息技術(shù)專家,其技術(shù)特長與背景是基礎;CIO
還務必熟悉先進的管理思想與理念,保證企業(yè)信息系統(tǒng)高效運作。也就是說,CIO是“技術(shù)
+管理”的復合型角色。c.CIO應具有高智商、高情商,懂管理,善協(xié)調(diào)。應具有良好的人
格魅力,贏得CEO及最高層支持,激勵員工提升信息技術(shù)能力與素養(yǎng)。CIO的基本素養(yǎng)要
求管理經(jīng)驗:豐富的管理實踐經(jīng)驗,5-8年的積存。技術(shù)才能:熟悉信息技術(shù),富有技
術(shù)創(chuàng)新精神。經(jīng)營頭腦:精明的商業(yè)經(jīng)營頭腦信息素養(yǎng):強烈的信息意識,較強的信
息分析與辨別能力、挖掘信息價值的藝術(shù)。應變能力:抓住機遇,對市場變化能作出快速
反應。表達能力:口頭、文字,善于溝通。協(xié)調(diào)能力領導能力:具有領導權(quán)威,具備指揮
能力。CIO的基本素養(yǎng)要求美國某機構(gòu)認為,“信息管理能力”是今后最受公司或者雇主歡
迎的10種技能之一。10種技能包含:①解決問題的能力;②專業(yè)技能;③溝通能力;④計
算機編程技能;⑤信息管理能力;⑥理財能力;⑦培訓技能;⑧科學與數(shù)學技能;⑨外
語交際能力;⑩商業(yè)管理能力。CIO研究概況A狹義CIO:圍繞CIO職位,研究概念、
內(nèi)涵、生成、進化、現(xiàn)狀、趨勢、職能、關(guān)系、環(huán)境、案例,與角色素養(yǎng)、技能、知識結(jié)
構(gòu)等。廣義CIO:相當于信息資源管理研究、信息管理研究或者IT管理研究,幾乎涉及信
息技術(shù)與信息內(nèi)容及其管理的方方面面。
信息管理的基本方法1.邏輯順序方法從業(yè)務上對信息作為資源進行管理的邏輯順序。對
一個企業(yè),信息資源的管理可分為4個步驟:信息調(diào)查、信息分類、信息匯總、信息分析
與研究。(1)信息調(diào)查調(diào)查的含義:有目的、有計劃地搜集、記錄、整理有關(guān)數(shù)據(jù)。
調(diào)查的目的:查清組織內(nèi)部與外部信息資源的情況,包含現(xiàn)有的明顯的信息資源、對未來
有用的潛在信息資源。調(diào)查的要求:準確性——提供的信息客觀、真實、可靠。(避免虛假、
偽造、篡改)及時性——完成調(diào)查的時間應符合規(guī)定要求;結(jié)果及時提供。調(diào)查的種類:
①按照組織形式,可分為信息報表與專門調(diào)查信息報表——以定期報表形式出現(xiàn),較為
系統(tǒng)、規(guī)范。如學科、專業(yè)調(diào)查,在規(guī)定時間內(nèi)完成并上報。專門調(diào)查——為了熟悉某種
特定信息而專門組織的調(diào)查。②按照調(diào)查的范圍,可分為全面調(diào)查與非全面調(diào)查。全面調(diào)
查一總體范圍的全面調(diào)查。如人口普查即全面調(diào)查。非全面調(diào)查——對研究總體的一部
分做調(diào)查。如人口抽樣調(diào)查、產(chǎn)品抽查等。③按照調(diào)查時間的連續(xù)性,可分為經(jīng)常性調(diào)查
與一次性調(diào)查經(jīng)常性調(diào)查——如企業(yè)銷售情況、利潤狀況等調(diào)查,針對一個時期;一次性
調(diào)查——如人口數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)原值、庫存量等,針對一個時間點。
(2)信息分類通過各類途徑獲得的信息形式是多種多樣的,分類的目的是便于分析與綜
合。信息分類實質(zhì)上有兩種情形:對總體,是將其劃分為性質(zhì)不一致的若干組;(分組)對
個體,是將性質(zhì)相同的單位組合在一起。(歸類)(信息歸類能夠使零散的資料系統(tǒng)化)分
類根據(jù):共性與差異。分類的種類:①按照分類標志,可劃分為品質(zhì)分類與變量分類。②
按照分類標志的多少,可劃分為簡單分類與復雜分類。
3)信息匯總信息通過一定的分類之后,需要大量的登記、歸納與整理。此項工作可由計
算機完成。形成的材料檔案信息資源登記表、信息資源目錄、有關(guān)索引
4)信息的分析與研究任務:對匯總整理后的信息,通過分析研究,揭示過程規(guī)律、比例
關(guān)系、進展趨勢等。(重要步驟)分析、研究的目的是更好地使用信息。通常還進行評
價、預測。使用方法:大量觀察法、分組法、綜合指標法、動態(tài)數(shù)列法、抽樣調(diào)查法、支
書分析法、有關(guān)分析法等。
2.物理過程方法基于信息生命周期的一種管理活動。生命周期指事物的發(fā)生、進展、成熟
與死亡的過程。從信息的產(chǎn)生到最后被利用,通常分為信息的收集、加工、傳輸、存儲、
檢索、保護等階段。信息生命周期的管理可概括為四個方面:(1)信息需求與服務信息
需求——明確信息的用途、范圍與要求;信息服務——支持用戶管理決策。(2)信息收集
與加工通過一定的渠道去收集需要的數(shù)據(jù);將收集到的數(shù)據(jù)按照規(guī)定的要求進行加工(成
為真正信息)。(3)信息存儲與檢索信息存儲是手段、是基礎;信息檢索與利用是目的
(4)信息傳遞與反饋通過信息傳遞,使信息在用戶需要時送達用戶;通過信息反饋,使
信息在不滿足用戶需要時及時調(diào)整或者更新。(可視為一個閉環(huán)操縱過程)
企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法BSP(BusinessSystemPlan)方法,由IBM公司提出.它基于信息
系統(tǒng)(IS)支持企業(yè)運行的思想。(專門方法)許多企業(yè)使用BSP方法,改善了對信息與數(shù)據(jù)
資源的使用,滿足了企業(yè)近期與長期的信息需求。(1)BSP基本思想通過全面調(diào)查,分析
企業(yè)信息需求,確定信息結(jié)構(gòu)。(2)BSP方法的基本原則①IS務必支持企業(yè)的戰(zhàn)略目標;
②IS戰(zhàn)略應當表達出企業(yè)各個管理層次的需求;③IS應該向整個企業(yè)提供一致的信息;?IS
應先“自上而下”識別,再“自下而上”設計。(3)BSP方法的步驟①準備工作高層領導參
與、各方面的人員配合與參與;②開始階段實施的第一項活動,是研究構(gòu)成員對企業(yè)情況
的熟悉。熟悉內(nèi)容有3方面:企業(yè)高層領導對研究目標、期望成果、研究遠景的介紹;系
統(tǒng)分析員介紹收集到的資料信息,使研究成員熟悉有關(guān)資料;由各業(yè)務部門的負責人介紹
本部門數(shù)據(jù)處理的歷史、現(xiàn)狀、要緊活動、目前存在的問題、與有關(guān)部門的數(shù)據(jù)聯(lián)系。
③定義企業(yè)過程(核心步驟)企業(yè)過程:邏輯上有關(guān)的一組決策與過程的集合(管理企
業(yè)資源所需要)。識別企業(yè)過程:依靠已有材料進行分析研究,特別要與有經(jīng)驗的管理人員
商討,從而識別、描述企業(yè)過程。④定義數(shù)據(jù)類對前期所產(chǎn)生、操縱與使用的數(shù)據(jù)進行識
別與分類。數(shù)據(jù)類:支持企業(yè)活動所必要的邏輯上有關(guān)的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)類與企業(yè)過程間的內(nèi)
在聯(lián)系,可使用過程/數(shù)據(jù)類矩陣來分析。⑤分析當前業(yè)務與系統(tǒng)的關(guān)系有了企業(yè)過程與數(shù)
據(jù)類之后,還務必熟悉當前的數(shù)據(jù)處理工作如何支持企業(yè)活動。⑥定義信息結(jié)構(gòu)研究如何
組織與管理這些數(shù)據(jù)。也就是將不一致的數(shù)據(jù)類按邏輯關(guān)系組織成DB,繼而形成信息系統(tǒng)
來支持企業(yè)過程。信息結(jié)構(gòu)圖:表達數(shù)據(jù)與過程之間關(guān)系的圖示。
思考:如何使用BSP方法設計一個學生管理信息系統(tǒng)?
戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法來自美國著名學者詹姆斯?馬?。↗amesMatin)的著作《戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方
法學》。(高層方法)JamesMatin是國際公認的信息技術(shù)領域與管理領域的權(quán)威人士,不斷
地把信息技術(shù)與最新進展制造性地引入到現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理中。馬丁指出,系統(tǒng)規(guī)劃的
基礎內(nèi)容包含3個方面:①企業(yè)的業(yè)務戰(zhàn)略規(guī)劃;②企業(yè)信息技術(shù)戰(zhàn)略規(guī)劃;③企業(yè)戰(zhàn)略
數(shù)據(jù)規(guī)劃。戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃的工作過程分3步:STEP1.業(yè)務分析,建立企業(yè)模型由系統(tǒng)分
析員向企業(yè)中各層管理人員、業(yè)務人員進行調(diào)查;在調(diào)查的基礎上進行業(yè)務分析,分析企
業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務及邏輯關(guān)系;通過業(yè)務分析,建立起企業(yè)模型;STEP2.數(shù)據(jù)分析,建立主
題DB在具體操作上,又可分為兩個階段:(1)信息過濾對大量來自系統(tǒng)內(nèi)外的各類信息進
行過濾,識別出對系統(tǒng)有用的信息。(2)主題庫定義信息過濾識別后,從全局出發(fā),根據(jù)管
理需求將信息按照不一致的主題進行“分類”,然后定義每一個主題DB。STEP3.子系統(tǒng)劃分
根據(jù)主題DB與業(yè)務過程,來規(guī)劃新系統(tǒng)。整個系統(tǒng)劃分為若干個子系統(tǒng),子系統(tǒng)之間通過
主題庫實現(xiàn)信息的交換。
邏輯順序方法——從業(yè)務角度對信息資源按邏輯順序管理;物理過程方法——基于信息生命
周期的過程管理;企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃方法——基于信息系統(tǒng)支持企業(yè)運行;戰(zhàn)略數(shù)據(jù)規(guī)劃方法
——基于戰(zhàn)略性數(shù)據(jù)的規(guī)劃管理。這4種方法的角度不一致,處理的步驟也不一致:前2
種方法側(cè)重于微觀層面,后2種方法兼顧宏觀與微觀層面。
第4章信息管理的全過程
信息管理的實質(zhì)在于管理過程。但信息管理過程并沒有統(tǒng)一、固定的模式。我們按大致的
時間過程進行討論?;经h(huán)節(jié)有四個,形成一個閉環(huán)。
4.1信息需求與服務為什么要進行信息資源管理,為什么要建設信息系統(tǒng)?歸根到底,
是為了滿足人們生存與進展的需要——信息需要。美國心理學家馬斯洛著名的人的7個需
求層次:生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我實現(xiàn)需
要?需求層次逐級上升。同樣,人的信息需求也永遠不可能停止。
信息需要
1.信息需要的特征①廣泛性:人類實踐活動是廣泛的。凡事皆需要信息,每人皆有信息需
要。②社會性:人是社會的細胞,人的信息需求與社會密切有關(guān)。人離不開社會環(huán)境與社
會活動。③進展性:社會是進展與進步的。人的信息需要不斷擴大。④多樣性:一個人——
屬于不一致角色;不一致人——關(guān)心的問題前差萬別;事物、活動、因素具有多樣性。從
而導致信息是多樣化的。信息需要的結(jié)構(gòu)分析信息需要的結(jié)構(gòu)能夠分成兩種:層次結(jié)構(gòu);
內(nèi)容結(jié)構(gòu)。(1)信息需要的層次結(jié)構(gòu)信息需要可分為2類——認識到的與未認識到的。
信息需求:認識到的信息需要?,F(xiàn)實需求:認識到且表達出來的信息需要。潛在需求:認
識到而未表達出的信息需要(只可意會)。信息提問:用戶向信息服務機構(gòu)提出的信息需求
(書面、口頭)。(2)信息需要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)用戶的信息需要要緊表現(xiàn)為兩大類:①對信息
的需要(最終目標)目的:熟悉情況,增長知識,進行決策,解決問題。信息內(nèi)容:某領
域針對問題求解的特定信息(本質(zhì))信息類型:多種多樣——數(shù)據(jù)、事實、知識;圖書、
期刊;文字、圖形、圖象等。信息質(zhì)量:準確、可靠、完整、全面,而不是錯誤、模糊、
零散、片面信息數(shù)量:適度,方便用戶有效地消化汲?。ǚ乐剐畔⑦^載)
②對信息服務的需求由于信息激增,致使用戶個人獲得信息的能力有限,需要專門的信息
機構(gòu)提供幫助。服務方式:檢索、咨詢、復制、借閱等。服務設施:設備、場所等。服務
質(zhì)量:要求是多方面。如適時性、針對性、經(jīng)濟性、易用性、方便性、可獲取性等。
信息服務
有廣義與狹義之分。狹義的信息服務:以信息產(chǎn)品形式,及時、準確地傳遞給特定用戶。
由專職信息服務機構(gòu)提供,也稱信息提供服務。廣義的信息服務:各類信息勞動,以產(chǎn)品
或者勞務形式提供。指信息服務產(chǎn)業(yè)范圍內(nèi)的所有活動。信息服務的三個基本要素:信息
產(chǎn)品、信息用戶、信息服務者。其中,信息服務者是信息產(chǎn)品與信息用戶的橋梁。
1.信息服務的原則(1)針對性。特定的時間、特定的用戶、特定的信息需要。(如研究人員、
學生)(2)適時性。強調(diào)選擇恰當?shù)臅r機,在用戶最需要時傳遞給用戶(不早不晚)。(3)
精煉性。精心篩選,簡明扼要,濃縮性強。(滿足用戶解決問題的需要為前提)(4)方便性。
注重可近性、易用性,消除用戶的陌生感與不信任感(對用戶友好性)。(5)效益性。用戶:
投入——產(chǎn)出效益;信息服務機構(gòu):費用——效益(互利共贏為原則)(6)競爭性。信息
服務市場競爭日益猛烈。(機遇與挑戰(zhàn)并存)
信息服務的要緊方式(1)文獻服務場所——圖書館、資料館、檔案館。(傳統(tǒng)形式)服務
方式:閱覽、借閱、復制等。(2)報道服務多種渠道:信息公布、展覽演示、信息出版物
(要緊方式)。信息出版物:指信息機構(gòu)文獻信息進行選擇整序后形成的、用于宣傳報道
文獻或者文獻線索的出版物。表3.1中國信息出版物分類表——檢索類、報道類、研究類
(3)檢索服務狹義的信息檢索:為用戶找出并提供信息的過程(查尋)。廣義的信息檢索:
將信息按一定方式組織與存儲起來,然后在用戶需要的時候提供信息給用戶。(存儲與檢索)
檢索服務方式:①定題情報服務(SDI):系統(tǒng)方工作人員把用戶信息需求轉(zhuǎn)換成一定的檢
索式,存入計算機;檢索系統(tǒng)定期為用戶檢索新文獻,并及時提交給用戶。用戶可定期獲
得所需要的最新信息,及時掌握同類專題的動態(tài)與進展。(如半月“月)②專題回溯檢索
(RS):對數(shù)據(jù)庫中的信息,查找一定時間范圍內(nèi)或者特定時間往常的文獻。特點:查找信
息的系統(tǒng)性,適于課題調(diào)研、成果查新等。(4)咨詢服務咨詢受托人幫助客戶解決各類疑
難問題的一種高級智能型信息服務。(通常是一
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