文書檔案管理細則

第頁共頁文書檔案管理細則第一章總則第一條為了規(guī)范文書檔案管理工作，確保文書檔案的完整性、真實性、可靠性和安全性，提高文件利用效益，保護國家利益和公民權(quán)益，制定本細則。第二條本細則適用于國家機關(guān)、企事業(yè)單位以及其他組織的文書檔案管理工作。第三條文書檔案是指以印制、書寫、印章、打印、拍攝等方式制成的載體，經(jīng)過審批、簽發(fā)、傳送、交換或者領(lǐng)導批示、批準、意見等確定的文字、圖像、聲音等記載事項。第四條文書檔案管理是指對文書檔案的收集、鑒定、歸檔、整理、利用等工作活動的組織實施和監(jiān)督管理。第二章文書檔案管理的基本原則第五條文書檔案管理應堅持以下基本原則：（一）依法依規(guī)原則。文書檔案管理工作必須嚴格遵守法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定。（二）全面性原則。文書檔案管理工作應覆蓋全面、無缺漏，確保檔案的完整性和真實性。（三）分類管理原則。根據(jù)文書檔案的性質(zhì)、用途和狀態(tài)，進行分類管理，確保檔案的系統(tǒng)性和可操作性。（四）統(tǒng)一管理原則。文書檔案應當由專門的機構(gòu)或者人員負責管理，實行統(tǒng)一管理辦法。（五）機動性原則。文書檔案應當在需要時能夠方便地調(diào)閱和利用，不得設(shè)置不合理的限制。（六）保密性原則。根據(jù)國家有關(guān)保密規(guī)定，確保文書檔案的保密安全。（七）出移交備查原則。文書檔案根據(jù)需要，可以移交相關(guān)單位進行查閱或者提供給外事機關(guān)、司法機關(guān)等有關(guān)單位使用。第三章文書檔案管理的組織機構(gòu)第六條文書檔案管理工作應當設(shè)立專門的機構(gòu)或者人員負責組織實施和監(jiān)督管理。第七條國家機關(guān)應當設(shè)立文書檔案管理機構(gòu)或者設(shè)立專門的文書檔案管理崗位，負責組織文書檔案管理工作。第八條企事業(yè)單位和其他組織可以根據(jù)實際情況，設(shè)立文書檔案管理部門，也可以由行政人事、辦公服務等部門負責文書檔案的管理工作。第四章文書檔案的收集與登記第九條文書檔案的收集范圍應包括涉及本單位工作范圍和業(yè)務的各類文書檔案。第十條文書檔案應當在制作完畢后及時收集，并填寫登記表，記錄檔案的名稱、編號、文件日期、制作人員等基本信息。第十一條文書檔案的收集應當遵循以下原則：（一）主動收集原則。應當及時主動收集與工作有關(guān)的文書檔案，避免遺漏和缺失。（二）全面收集原則。應當收集與工作有關(guān)的全部文書檔案，在規(guī)定范圍內(nèi)不得有選擇或者遺漏。第十二條收集到的文書檔案應當按照題材、日期、單位等分類進行整理，并編制目錄，確保文書檔案的可查閱性和利用性。第五章文書檔案的鑒定與歸檔第十三條文書檔案的鑒定是指對文書檔案的真實性、合法性、完整性等進行審查和認定的過程。第十四條文書檔案原件的鑒定應當按照以下原則進行：（一）真實性原則。對于書寫、印制、打印等方式制成的文書檔案原件，應當確認其真實性。（二）合法性原則。對于經(jīng)簽發(fā)、審批、批準等程序形成的文書檔案原件，應當確認其合法性。（三）完整性原則。對于文書檔案原件的完整性應進行認定，如有缺失或變動應進行說明。第十五條鑒定合格的文書檔案應當進行歸檔，未經(jīng)鑒定合格的文書檔案應當進行保管，并立即整理補齊。第十六條文書檔案的歸檔應當按照以下原則進行：（一）分類歸檔原則。根據(jù)文書檔案的性質(zhì)、用途和狀態(tài)進行分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和可操作性。（二）編號歸檔原則。為每個文書檔案設(shè)立唯一的編號，便于查閱和管理。（三）定期歸檔原則。對于已經(jīng)完成或者不再需要使用的文書檔案，應當按照規(guī)定的時間進行定期歸檔。第六章文書檔案的整理與利用第十七條文書檔案的整理是指對已經(jīng)歸檔的文書檔案進行編目、整理、修復、裝訂等工作。第十八條文書檔案的整理工作應當按照以下原則進行：（一）順序整理原則。按照規(guī)定的順序?qū)ξ臅鴻n案進行整理，確保檔案的有序性和連續(xù)性。（二）修復裝訂原則。對于損壞或者松散的文書檔案，應當進行修復和裝訂，確保檔案的完整性和穩(wěn)定性。第十九條文書檔案的利用是指對歸檔的文書檔案進行查閱、借閱、復制、提供復印件等使用活動。第二十條文書檔案的利用應當按照以下原則進行：（一）合法利用原則。文書檔案的利用活動必須符合國家法律法規(guī)和保密規(guī)定。（二）快捷方便原則。提供文書檔案利用服務應當方便、快捷，不得設(shè)置不合理的限制。第七章文書檔案的保密與安全第二十一條文書檔案的保密工作應當按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)和保密規(guī)定進行。第二十二條對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等的文書檔案，應當嚴格保密，采取措施確保安全。第二十三條文書檔案應當有適當?shù)拇鎯Νh(huán)境，防止文書檔案的破壞和丟失。第二十四條對于重要的文書檔案，應當備份存儲，以防止意外損失。第八章文書檔案的出移交與銷毀第二十五條對于需要移交給相關(guān)單位查閱或者提供給外事機關(guān)、司法機關(guān)等有關(guān)單位使用的文書檔案，應當按照相關(guān)規(guī)定進行出移交手續(xù)。第二十六條對于不再需要使用或者已經(jīng)過期的文書檔案，應當按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。第二十七條文書檔案的銷毀應當按照以下原則進行：（一）合法性原則。銷毀文書檔案必須符合法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定的要求。（二）安全性原則。文書檔案銷毀活動應當采取安全措施，防止泄密和誤毀。第九章監(jiān)督與責任第二十八條對于文書檔案管理工作，應當建立監(jiān)督機制，確保工作的規(guī)范進行。第二十九條對于違反本細則和其他有關(guān)規(guī)定，造成嚴重后果的，應當追究相關(guān)人員的責任。第十章附則第三十條本細則自（根據(jù)實際情