淺談信息化建設中的“無紙化辦公”

淺談信息化建設中的“無紙化辦公”王薇湖北省武漢市江岸區(qū)人民檢察院技術科【摘要】人們對“無紙化辦公”在理解上有很多差異，這些不同的理解影響著辦公自動化建設的進程?！盁o紙化辦公”雖然有許多的好處，但也存在諸多問題。本文就如何正確認識“無紙化辦公”、如何看待“無紙化辦公”存在的問題、推行“無紙化辦公”的目的及意義、條件及效果等進行了充分的分析和闡述，從而提出了在檢察機關內(nèi)推行“無紙化辦公”的一些看法和建議?！娟P鍵詞】無紙化辦公含義存在問題目的和意義條件和效果幾點建議隨著信息化建設步伐的加快，方便、快捷的電子政務得以推廣，新型的網(wǎng)絡化辦公方式正在向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公提出挑戰(zhàn)，“無紙化辦公”行得通嗎？本文就檢察系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡環(huán)境下的“無紙化辦公”談談我個人的一些看法。一、正確理解“無紙化辦公”的含義無紙化辦公，從字面上解釋即是不需要紙的辦公方式。文件將不再以書面通知形式出現(xiàn)，而通過網(wǎng)絡進行傳達；數(shù)據(jù)通過軟件形式存儲在電腦中；工作聯(lián)絡不再通過傳真而代之以電子郵件。即以后的工作方式將通過電腦和互聯(lián)網(wǎng)來完成。電子政務是借助電子信息技術而進行的政務活動。它主要包括三個組成部分：一是政府部門內(nèi)部的電子化和網(wǎng)絡化辦公；二是政府部門之間通過計算機網(wǎng)絡而進行的信息共享和實時通信；三是政府部門通過網(wǎng)絡與民眾之間進行的雙向信息交流。而辦公自動化指的是利用現(xiàn)代化的辦公設備、計算機技術和通信技術來代替辦公人員的手工作業(yè)，嚴格按照預定的規(guī)范流程進行上交審批，從而大幅度地提高辦公效率。從上面名詞解釋不難看出：“無紙化辦公”這個聽起來很時髦、很現(xiàn)代的名詞，實際上是“辦公自動化”這個名詞的通俗說法，它是“電子政務”中的一部分，而“政府上網(wǎng)”是“電子政務”的另一部分。這幾個名詞都是信息化建設中在軟件方面的應用?！盁o紙化辦公”的好處有很多，如提高工作效率，減輕工作負擔；利用網(wǎng)絡資源，節(jié)省辦公經(jīng)費；共享數(shù)據(jù)信息，加快相互溝通；規(guī)范業(yè)務流程,提高辦案質(zhì)量；辦公不受地方的限制，學習不受時間的限制等等，但是目前也存在相當多的問題，這些問題阻礙著辦公自動化向前發(fā)展的道路。二、當前“無紙化辦公”存在的問題1、人們對“無紙化辦公”存有許多錯誤的理解。近兩年檢察系統(tǒng)內(nèi)的局域網(wǎng)建設如雨后春筍般欣欣向榮，但許多單位只重視局域網(wǎng)的硬件建設而忽視了軟件上的投資。認為在局域網(wǎng)內(nèi)能夠互傳文件、互通新聞動態(tài)、打出漂亮的文書就是實現(xiàn)了“無紙化辦公”。其實真正的“無紙化辦公”還應包括綜合事務處理、后勤保障處理、人事管理、制度管理、案件流程監(jiān)督管理等更多能夠幫助我們高效工作的功能。因此只有網(wǎng)絡硬件和簡單的辦公軟件而沒有“辦公自動化系統(tǒng)”不能算是“無紙化辦公”。有很多人認為：辦公自動化系統(tǒng)主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件，實現(xiàn)紙面作業(yè)計算機化，只要愿花錢，隨便買一個OA系統(tǒng)用就可以實現(xiàn)了。實際上辦公自動化大有學問，我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入辦公自動化系統(tǒng)處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、人事管理車輛管理、設備管理，甚至工作計劃、目標管理、質(zhì)量管理、績效管理等等。因為辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)容繁雜、要求很多、不像財務軟件一樣有比較規(guī)范的做法可遵循，因此得不到很好的推廣，需要再次開發(fā)，才能“定做”成適合我們自己的辦公系統(tǒng)。2、目前電子辦公與紙質(zhì)辦公只能同步使用。從當前無紙化辦公的實行狀況來看，電子文檔仍然無法完全取代紙質(zhì)辦公，這主要有四個方面的原因：一是因為人們對使用和存放電子文件的穩(wěn)妥性和安全性存有疑慮;二是因為電子文檔雖然好查詢，但閱讀時不便于移動;三是因為電子文檔“養(yǎng)眼”但缺乏“靈魂”和“人情味”；四是因為人們的傳統(tǒng)習慣更親賴于紙質(zhì)文檔。因此許多實行無紙化辦公的機關仍然是雙管齊下，電子、紙質(zhì)同時運行。只有在一些簡易的、非涉密的文件的交流及傳輸上，電子文件才能得到較大的運用，而在涉及簽字、蓋章、存檔等問題的文件時，不好處理。因此真正實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的“無紙化辦公”，估計還需要很長一段時間的試用和磨合。未來也許會以“電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔”作為辦公自動化最圓滿的結(jié)局。同時使用者的思想意識也不容忽視。因為辦公自動化系統(tǒng)的建立不是一朝一夕可以完成的，辦公自動化中的業(yè)務內(nèi)容和服務也不是一出現(xiàn)時就具備了的。在系統(tǒng)建立方面，是一個從簡單到復雜的發(fā)展過程，是逐步建立和完善起來的過程；在服務內(nèi)容實施方面，是一個從試行到適應、由懷疑到自覺貫徹的長期過程。在這個過程中，使用者的思想意識容易動搖辦公自動化前進的步伐，讓科學技術帶動檢察事業(yè)發(fā)展的想法成為一種夢想。2、選擇“無紙化辦公”系統(tǒng)要慎之又慎；目前市場上辦公自動化軟件很多，選擇時要慎重，一要了解什么樣的OA系統(tǒng)是適合自己單位所使用的。二要知道從哪幾個方面去選擇。第一要注意其平臺的靈活性，看軟件是否有自主開發(fā)功能；第二要注意其系統(tǒng)的兼容性，看軟件生成的文件能否在其它平臺中調(diào)用；第三要注意其系統(tǒng)的方便性，看軟件的工作流程、生成的統(tǒng)計報表及文件格式能否自定義，以及功能的操作是否貼近使用的操作習慣等。選擇一套好的適用的辦公自動化軟件，少則兩三萬，多則十幾萬，一旦投入使用，就好比一艘大的豪華輪船開始起航了，如果中途使用過程中發(fā)現(xiàn)了致命的錯誤，不好修改解決，就會像“船大不好回頭一樣”處于兩難的境地。因此選擇OA軟件時，一定要慎之又慎。3、設置軟件的功能要“量體裁衣”；辦公自動化的功能很多，有通用模塊、也有選擇模塊。選擇模塊可以根據(jù)各行各業(yè)的要求進行特定改制而成。每增加一個模塊，價格就會加上好幾千，因此選擇功能時一定要根據(jù)實際的需要來選擇，不能見好就要，一定要選擇確實能提高工作效率的哪些功能。作為既懂辦公業(yè)務又懂計算機知識的網(wǎng)絡管理員，既要考慮工作的需要，又要考慮軟件的成本問題和實際應用的效果。做到“量體裁衣”，以合適實用為選擇標準，不要因好大喜功而購置一些好用但無用的功能。4、應用要注重實效，不要擺“花架子”?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡應用推行起來妨礙很多，困難重重。一方面是因為使用者有的怕學不會、有的不想學會、有的想學又怕麻煩，總之有種種為難情緒，不習慣在網(wǎng)上辦公；另一方面因為軟件開發(fā)與實際工作流程有不符之處，增加了實際工作的復雜程度，造成軟件的推行無法走下去。這些都說明網(wǎng)絡應用一定要密切結(jié)合實際，注重實效。如果在網(wǎng)上辦公僅僅是為了追求現(xiàn)代化，將網(wǎng)頁做得漂漂亮亮的、把一個個的功能鏈接起來，但實際上又很少用或不用，那樣就跟買了一臺高檔電腦只看不用一樣形如擺設，這就失去了它們本身的應用價值，是一種資源浪費。5、培訓要務實，嚴把考核關。辦公自動化系統(tǒng)有許多功能模塊,如電子郵件、工作計劃、車輛管理、人事管理、文件管理等等，有些功能是通用模塊、有些是部門管理的特殊模塊，不同工種的人用不同的模塊，培訓時應有側(cè)重的指導，同時用某個實際工作任務作為培訓內(nèi)容，并對其進行考核，確認其掌握真正的用法后，才能認定其操作培訓合格，發(fā)放“網(wǎng)上操作通行證”，并授予網(wǎng)上使用權限。只有做到務實培訓，嚴格考核，不讓蒙騙過關者濫于充數(shù)，才能保證“網(wǎng)上流水作業(yè)”運行通暢，辦公自動化的好處才能得到真正的體現(xiàn)。6、不要相信通過“接口”能解決“信息孤島”問題“信息孤島”是許多機關存在的通病，已經(jīng)嚴重地阻礙了信息化建設的整體進程，使一個單位在進行新一輪投入時，瞻前顧后，難于決斷。而解決“信息孤島”問題的關鍵不