辦公室實(shí)務(wù)（第2版）課件 項(xiàng)目四 辦公室用品管理

項(xiàng)目四辦公室用品管理能熟練正確地掌握各類設(shè)備的使用方法能夠?qū)k公設(shè)備進(jìn)行日常管理和維護(hù)能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)了解辦公設(shè)備的類別與功能掌握常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)

任務(wù)一常用辦公設(shè)備管理培養(yǎng)秘書追求新知識、新技能的自學(xué)能力任務(wù)描述周輝是高職學(xué)院文秘專業(yè)畢業(yè)生，剛剛參加工作。他在校成績良好，在辦公自動化實(shí)習(xí)中成績優(yōu)秀，因此對辦公設(shè)備的使用十分自信。今天是他第一天上班，經(jīng)理讓他打印兩份公司的宣傳材料。小周拿了一打A4紙，放進(jìn)針式打印機(jī)的進(jìn)口處，打印機(jī)動了幾下后，突然發(fā)出奇怪刺耳的聲音，然后紙就卡住了。小周十分不解，紙也拉不動，他只好去找經(jīng)理求助。經(jīng)理看了皺皺眉問道：“你在學(xué)校實(shí)習(xí)過嗎？”

“實(shí)習(xí)過啊?！?/p>

“用的是這種機(jī)器嗎？”

“是激光打印機(jī)！”

“那就是了！”

說說小周錯在哪？他應(yīng)該怎么做才合適？理論知識辦公設(shè)備的管理常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)一二建立專人使用、專人負(fù)責(zé)保管的責(zé)任制建立辦公設(shè)備的檔案登記制度，保證有關(guān)資料的完備協(xié)助上司制訂機(jī)器設(shè)備使用的操作規(guī)范平時(shí)注意機(jī)器設(shè)備的保養(yǎng)環(huán)境，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)檢修一、辦公設(shè)備的管理開發(fā)現(xiàn)代辦公設(shè)備的各種潛能，提高辦公設(shè)備的利用率開機(jī)流程：先開顯示器，再開主機(jī)關(guān)機(jī)流程：關(guān)閉計(jì)算機(jī)后，務(wù)必關(guān)閉電源插座后再離開周邊衛(wèi)生要求：整潔、主機(jī)/顯示器與墻壁之間的距離不得小于10cm、機(jī)箱正常散熱，防止碎物或液體落入鍵盤等設(shè)備、環(huán)境溫度需要在10～35℃、定期清理機(jī)箱內(nèi)的灰塵使用過程要求：及時(shí)關(guān)閉不用的瀏覽器窗口、應(yīng)用程序及保存好的文件，不安裝與工作無關(guān)的、來路不明的軟件，上網(wǎng)瀏覽頁面時(shí)不隨意單擊超鏈接，定期使用殺毒軟件進(jìn)行安全維護(hù)，及時(shí)清理垃圾文件二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（一）計(jì)算機(jī)使用注意事項(xiàng)打印機(jī)的安放要合適，周圍空間要充足保持機(jī)器的清潔和環(huán)境清潔，不在機(jī)器上堆放重物較長時(shí)間不用打印機(jī)時(shí)，應(yīng)把電源線拔下來針式打印機(jī)使用沒有紙或色帶時(shí)，不要打開機(jī)器；不重復(fù)使用同一根針打??；使用時(shí)，不用手摸打印頭二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（二）打印機(jī)使用注意事項(xiàng)激光打印機(jī)的感光鼓要注意保養(yǎng)，墨粉將用完時(shí)馬上加粉或更換感光鼓

要匹配、標(biāo)準(zhǔn)的交流電源插頭和插座，插頭在插座鐘不松動，不與其他設(shè)備共用電源，接地要好

避免陽光的直射和灰塵的侵害，遠(yuǎn)離火爐等熱源

放置在水平平穩(wěn)的工作臺上二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（三）傳真機(jī)安裝注意事項(xiàng)

除待傳送的文稿之外，不要在傳真機(jī)上放置任何東西

發(fā)送、接收或復(fù)印傳真時(shí)，絕不可打開傳真機(jī)的機(jī)蓋

在打開機(jī)蓋之前，一定要拔掉交流電源的插頭二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（三）傳真機(jī)使用注意事項(xiàng)使用前，開機(jī)預(yù)熱半小時(shí)左右，使機(jī)內(nèi)保持干燥復(fù)印中一定要蓋好蓋板，以減少強(qiáng)光對眼睛的刺激復(fù)印后，要及時(shí)洗手，清除殘余粉塵對人體的傷害復(fù)印書籍等裝訂物，應(yīng)選用“分離掃描”的復(fù)印機(jī)二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（四）復(fù)印機(jī)使用注意事項(xiàng)保持復(fù)印機(jī)玻璃臺清潔、無劃痕清潔機(jī)器外殼要切斷電源，用中性清洗劑擦拭碎紙機(jī)不可放入的物品：濕紙、膠紙、碳紙、塑膠袋、衣服、金屬物品碎紙機(jī)紙滿后應(yīng)及時(shí)清除，保證正常運(yùn)行避免在極限容量下長時(shí)間使用，避免紙張容量超過最高限制量二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（五）碎紙機(jī)使用注意事項(xiàng)不要忘記鎖定掃描儀注意掃描儀的清潔不要帶電接插掃描儀注意更新掃描儀驅(qū)動程序二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（六）掃描儀使用注意事項(xiàng)不要使用太高的分辨率不要讓掃描儀工作在震動的環(huán)境中不要頻繁開關(guān)掃描儀

禁止摔落和撞擊相機(jī)和攝像機(jī)

保持干燥

按照使用說明書操作二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（七）數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)使用注意事項(xiàng)開啟機(jī)器電源前，確認(rèn)連接機(jī)器的電纜是正確的開機(jī)時(shí)有10s預(yù)熱的過程，不頻繁按壓啟動鍵投影機(jī)鏡頭要干凈，不同蓋好鏡頭蓋使用時(shí)如需重啟時(shí)，要等機(jī)器冷卻5-10分鐘后二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（八）投影機(jī)使用注意事項(xiàng)用遙控器關(guān)閉電源后，需等待數(shù)分鐘才能拔掉電源插頭任務(wù)實(shí)施

針式打印機(jī)只能一張一張地放紙，不可塞上一沓。小周看到打印機(jī)型號不同時(shí)，應(yīng)該首先向領(lǐng)導(dǎo)說明自己沒用過這種設(shè)備，然后虛心請教使用方法，而不應(yīng)自以為是地把激光打印機(jī)的用法用在針式打印機(jī)上，致使打印機(jī)故障。秘書每天都在和辦公設(shè)備打交道，除正確使用外，還應(yīng)能對辦公設(shè)備進(jìn)行管理。針式打印機(jī)速度慢、清晰度不高，但成本低，比較適合打印大型紙張的文件。紙張放入后，不可外抽。激光打印機(jī)的速度快、圖片分辨率高，但價(jià)格高。剛參加工作時(shí)，對不懂的事情要虛心請教，切記不能驕傲。能采購、管理和發(fā)放辦公用品能制作并填寫辦公用品庫存控制卡能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解辦公用品類別和采購方式掌握辦公用品采購程序、管理辦法和發(fā)放流程知識目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)任務(wù)二辦公資源采購與管理培養(yǎng)秘書認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度任務(wù)描述

北京某電子設(shè)備有限公司成立于2002年初，主要經(jīng)營項(xiàng)目有：個人電腦和服務(wù)器、筆記本電腦、打印機(jī)和其他外設(shè)產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品等相關(guān)IT產(chǎn)品，并代理銷售IBM、康柏、聯(lián)想等多家國際、國內(nèi)知名產(chǎn)品。公司內(nèi)部設(shè)有辦公室、銷售部、技術(shù)部、維修部、財(cái)務(wù)部、采購部、倉庫等部門。

小朱原是哈爾濱某集團(tuán)公司的秘書，因照顧家庭回到北京，應(yīng)聘來到了高科電子設(shè)備有限公司擔(dān)任秘書。工作期間，小朱發(fā)現(xiàn)公司辦公用品管理非常混亂。由于公司本身經(jīng)營辦公設(shè)備，耗材自然消耗要大一些，但辦公用品儲藏室的鑰匙雖在辦公室，卻是哪個部門需要耗材，都可以直接來拿鑰匙提取，當(dāng)領(lǐng)用人發(fā)現(xiàn)需領(lǐng)用的物品沒了，才通知辦公室采購。財(cái)務(wù)科的人昨天讓買打印紙，銷售部的人今天又來領(lǐng)用印刷信箋、信封，說儲藏室連一張信箋、一個信封都沒了。小朱到儲藏室看了看，本想清點(diǎn)一下物品，搞個清單，但儲藏室內(nèi)堆得亂七八糟，不僅有本子、磁盤、圓珠筆、膠帶紙等辦公用品，還有拖把、掃把等清潔用品，甚至還存放著員工休息時(shí)用的籃球、排球，以及一些裝潢材料。除此之外，儲藏室通風(fēng)也不好，照明條件又差，很不容易找到物品。當(dāng)小朱買回東西，準(zhǔn)備登記入庫時(shí)，居然找不到入庫單。她把發(fā)票拿到總經(jīng)理處簽字，總經(jīng)理只是問了一下買了什么，然后看也沒看就簽上了大名，財(cái)務(wù)科也就把錢給了她。

為了公司的利益，小朱打算說服總經(jīng)理對辦公用品嚴(yán)格管理，提高工作效率。

（1）分析該公司辦公用品管理存在哪些問題。

（2）幫助小朱設(shè)計(jì)辦公用品申領(lǐng)表、辦公用品庫存統(tǒng)計(jì)表。理論知識辦公用品采購驗(yàn)收入庫一二三保管四領(lǐng)用或發(fā)放文

具

小工具一、辦公用品采購清潔工具、修理工具、制畫工具、宣傳工具、各種刀具（剪刀、削筆刀、美工刀、裁紙刀、切紙刀）等鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮擦、涂改修正液；墨水、膠水、印油；裝訂機(jī)、訂書機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算器；訂書針、圖釘、回形針、紙夾；筆筒、印臺、日歷、臺歷、名片盒、桌牌、文件夾、文件袋、檔案盒1．辦公用品類別

紙

張

常用耗材信紙、相紙、復(fù)印紙、打印紙（白色和彩色）、復(fù)寫紙、各種規(guī)格的白紙、備忘錄紙、文件紙、稿紙、筆記本、會議記錄本和便箋等包括計(jì)算機(jī)用的光盤、U盤、移動硬盤，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)用的色帶、硒鼓、墨盒（單色和彩色）、油墨、墨粉等，各種型號電池等招標(biāo)采購供貨商訂購一、辦公用品采購對于采購量比較小的辦公用品，可以直接去固定供貨商進(jìn)行訂購，這種方式的前提是需確認(rèn)該供貨商能夠提供所需物品。一般適用于采購量比較大的辦公用品，做好前期詢價(jià)和調(diào)研，嚴(yán)格履行招標(biāo)程序。2.辦公用品采購方式線上采購這是目前采用比較多的形式，可以在網(wǎng)上商店訂購所需的辦公用品和耗材，足不出戶，送貨上門，以節(jié)省人力、提高效率。品

名二、驗(yàn)收入庫登記用品入庫單規(guī)

格等

級產(chǎn)

地牌

號數(shù)

量價(jià)

格出廠日期對采購回來的辦公用品，秘書人員有責(zé)任仔細(xì)核對數(shù)量、檢查質(zhì)量。采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫。

儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全、避免丟失，儲藏需要的面積取決于單位對所需物品儲存量的大小。三、保

管庫存保管注意事項(xiàng)

各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)示類別和存放地，以便能迅速找到物品。

新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這樣可保證物品不會因過期而不得不銷毀。

體積大、分量重的物品放在最下面，以減少從架子上取物時(shí)發(fā)生事故的危險(xiǎn)。

小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于看見和領(lǐng)取。

要經(jīng)常檢查庫房的溫濕度、通風(fēng)隔熱防火防水措施，防止霉、蟲、鼠等各種有害因素的侵蝕。

儲藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便容易找到物品。審核物品領(lǐng)用申請表四、領(lǐng)用或發(fā)放物品領(lǐng)發(fā)流程發(fā)

放

物

品更