辦公室實(shí)務(wù)（第2版）試題 項(xiàng)目五 常規(guī)辦公室工作

項(xiàng)目五常規(guī)辦公室工作任務(wù)一：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1．秘書應(yīng)在電話鈴響過(guò)兩聲后立即摘機(jī)接聽(tīng)，即鈴響三聲之內(nèi)拿起話筒。（）2．重要的內(nèi)容，應(yīng)主動(dòng)予以復(fù)述，以得到主叫方的確認(rèn)。（）3.秘書對(duì)于接聽(tīng)的電話內(nèi)容，除緊急情況隨時(shí)請(qǐng)示報(bào)告和及時(shí)處理解決外，其它內(nèi)容或項(xiàng)目不需要進(jìn)行分類歸檔。（）4.所以拿起話筒時(shí)，就要保持愉快的心情，以確保聲音的甜美、柔和，使人從中感受到你熱誠(chéng)有禮、親切近人的態(tài)度。（）5.接聽(tīng)電話時(shí)不要喝茶、吸煙、嚼口香糖等。（）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，回答秘書小李接電話中出現(xiàn)的失誤有哪些？鈴鈴鈴，宏達(dá)公司的辦公室的電話響了三聲，秘書小李正在查找文件，又過(guò)了兩聲，小李才接起了電話，說(shuō)到：“請(qǐng)問(wèn)是哪位？”，在了解到對(duì)方是要找市場(chǎng)部的劉經(jīng)理時(shí)，小李不假思索地說(shuō)：“對(duì)不起，劉經(jīng)理不在公司，在忙著準(zhǔn)備23號(hào)的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)”，說(shuō)完，直接掛斷了電話。請(qǐng)為宏達(dá)公司設(shè)計(jì)一份電話記錄表三、簡(jiǎn)答題（一）撥打電話前，應(yīng)把內(nèi)容要點(diǎn)記下來(lái)，或者打好腹稿，以便在電話中講清楚，避免遺漏。內(nèi)容準(zhǔn)備通常包括六個(gè)方面，英語(yǔ)中簡(jiǎn)稱“5W1H”，請(qǐng)解釋“5W1H”。（二）請(qǐng)寫出接聽(tīng)電話程序任務(wù)二：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1.單位具有法人資格，其印章是單位的標(biāo)志，按法定程序制發(fā)、用印后的公文和憑證就具有法律效力，在刑事訴訟和民事訴訟中負(fù)有法律責(zé)任和法律義務(wù)。（）2.介紹信的保管應(yīng)與印章保管不一樣。（）3.蓋用單位公章，用印人必須填寫“用印申請(qǐng)單”，經(jīng)本單位的主要負(fù)責(zé)人或經(jīng)主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)。（）4.用印時(shí)，應(yīng)當(dāng)使實(shí)際蓋印的文件數(shù)量和“用印申請(qǐng)單”上的份數(shù)完全一致。（）5.一份介紹信能同時(shí)用于兩個(gè)單位。（）二、應(yīng)用題（一）黑龍江大學(xué)、哈爾濱理工大學(xué)、哈爾濱學(xué)院三所院校將在2021年5月12日就某份文件共同用印，請(qǐng)?jiān)谙旅姹砀駜?nèi)用印（注：表格的寬度為文件的正常寬度）。（二）××學(xué)院機(jī)電工程系張良同學(xué)將到汽輪機(jī)廠進(jìn)行為期兩周的頂崗實(shí)習(xí)，請(qǐng)你以機(jī)電工程系的名義為其開(kāi)一份介紹信。三、簡(jiǎn)答題（一）印章的作用有哪些？（二）印章的種類有哪些？任務(wù)三：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1.公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天予以回復(fù)，以確保信息的及時(shí)交流和工作的順利開(kāi)展。（）2.秘書收到郵件后應(yīng)該按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分揀，一般按照郵件的重要性分揀，以保證重要信函得到優(yōu)先處理。（）3.需要秘書部門自行處理的郵件，要及時(shí)處理。辦理結(jié)果需要讓上司知道。要將已處理的信函及處理結(jié)果放在一起供上司審核。（）4.收到郵件要及時(shí)拆封，以免耽誤郵件中緊急事件的處理。（）5.能拆開(kāi)私人郵件；能拆開(kāi)有“親啟”、“保密”等記號(hào)的郵件。（）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面材料，請(qǐng)幫助見(jiàn)習(xí)秘書小毛正確簽收當(dāng)天的郵件。小毛剛畢業(yè)，被招聘到中信集團(tuán)辦公室任見(jiàn)習(xí)秘書。她不是秘書專業(yè)科班出身，因此，總經(jīng)理安排她跟著辦公室秘書王麗做事，讓王麗多帶帶她，使她早點(diǎn)熟悉工作。周二上午剛上班，王秘書拿了一個(gè)專用大文件袋來(lái)到辦公室，把小毛叫過(guò)來(lái)，對(duì)她說(shuō)：“這是今天收到的郵件，現(xiàn)在我們一起來(lái)簽收郵件，你學(xué)著點(diǎn)?！毙∶芨吲d，今天又有新工作做了。王秘書剛把郵件從袋子里倒出來(lái)，電話鈴就響了，是總經(jīng)理掛來(lái)的電話，讓王秘書馬上去他辦公室一下。王秘書放下電話對(duì)小毛說(shuō)：“我得先去總經(jīng)理那兒一趟，你把郵件先收起來(lái)，放到柜子里鎖好，等我回來(lái)一起弄?！闭f(shuō)完，就去總經(jīng)理辦公室了。王秘書走后，小毛想：郵件簽收有什么難的，我自己先做就是了，等王秘書回來(lái)說(shuō)不定還會(huì)夸我一番呢。說(shuō)干就干，只見(jiàn)她右手拿剪刀，左手拿信件，把信件一封一封從封口頂部剪開(kāi)，拿出里面的文件，攤在辦公桌上。有好幾封信的信紙都剪破了。正當(dāng)她忙得不可開(kāi)交的時(shí)候，王秘書回來(lái)了。她一進(jìn)門，被眼前的情景嚇壞了，趕緊喊：“小毛，你在干什么？快住手！”小毛被王秘書嚇了一跳，說(shuō)：“我在拆信啊。你看，我都快拆完了?！闭f(shuō)完，還一臉得意。王秘書很嚴(yán)肅地說(shuō)：“小毛哇小毛，郵件不是這樣處理的。不是告訴你先收起來(lái)等我回來(lái)一起弄嗎？為什么不等我回來(lái)？”小毛不服氣地說(shuō)：“不就是拆封嗎？”但王秘書那嚴(yán)肅的表情讓小毛心里忐忑不安，她不知道自己究竟哪兒錯(cuò)了。（二）說(shuō)明秘書小李工作失誤之處并闡述原因秘書小李是剛畢業(yè)的大學(xué)生，剛剛上班2天，工作非常積極。上午10點(diǎn)，收發(fā)室送信人送來(lái)一些信件，此時(shí)，他正忙著接待客人，就告訴送信人把信件直接放到了辦公桌上。送走客人后，小李翻看了郵件，看到有幾封信是發(fā)給公司的和發(fā)給經(jīng)理本人的，他就直接把這幾封信放到了經(jīng)理的辦公桌上。簡(jiǎn)答題（一）發(fā)送郵件的程序有哪些？（二）接收與回復(fù)電子郵件的程序有哪些？任務(wù)四：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1.公司企業(yè)付款，一般都是通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，或使用支票、匯票等結(jié)算。（）2.內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取小額現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫小額現(xiàn)金憑單，提交開(kāi)銷的項(xiàng)目和用途、日期、金額。（）3.秘書人員在管理辦公室的零用現(xiàn)金時(shí)，不應(yīng)該自己或者協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫(kù)”，而是應(yīng)該嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，依照國(guó)家法律以及相應(yīng)的財(cái)會(huì)管理制進(jìn)行現(xiàn)金管理。（）4.公司車輛由辦公室統(tǒng)一管理、調(diào)度，公司車輛調(diào)度實(shí)行派車制度，各部門公務(wù)用車，由部門負(fù)責(zé)人先向辦公室申請(qǐng)，填寫《申請(qǐng)單》，說(shuō)明用車事由、地點(diǎn)、時(shí)間，辦公室根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車。（）5.車輛使用按先下級(jí)、后上級(jí)；先一般事、后急事；先滿足工作任務(wù)、接待任務(wù)，后其他事的原則安排。（）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，請(qǐng)幫助秘書小賈正確進(jìn)行小額現(xiàn)金管理宏利公司行政辦的秘書小賈是一名大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生。一天辦公室的電腦出了問(wèn)題，無(wú)法正常使用。行政辦于主任讓秘書小賈聯(lián)系公司技術(shù)部來(lái)修理一下，而技術(shù)部忙于新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，抽不出人來(lái)，只能等忙過(guò)這一陣再說(shuō)。秘書小賈把聯(lián)系的情況向于主任匯報(bào)后，于主任很著急，因?yàn)樽罱姓k的事務(wù)非常多，離了電腦可不行。這時(shí)，于主任猛然想起公司新來(lái)的業(yè)務(wù)員小馬在學(xué)校學(xué)的就是計(jì)算機(jī)專業(yè)，他讓秘書小賈找小馬來(lái)修電腦。小馬對(duì)電腦檢查之后表示，修好沒(méi)問(wèn)題，但是必須要換一些配件，需幾百元錢，而秘書小賈負(fù)責(zé)辦公室的小額現(xiàn)金管理，她就從自己辦公抽屜里的零用現(xiàn)金中拿出了五百元，、交給業(yè)務(wù)員小馬去購(gòu)件，第二天計(jì)算機(jī)就修好了。第二天上班，復(fù)印室的小趙來(lái)找秘書小賈，說(shuō)幾天前購(gòu)買了一些A4紙，她把發(fā)票給了秘書小賈，小賈接過(guò)發(fā)票，看了看金額就把錢支付給了小趙。十點(diǎn)多，行政辦于主任找秘書小賈說(shuō)，他明天要去杭州出差兩天，讓秘書小賈去財(cái)務(wù)部借款。小賈說(shuō)，正好辦公室的小額現(xiàn)金還有幾千元，便讓主任先拿去，回來(lái)再報(bào)銷。主任走后，秘書小賈這才想起辦公室支出的費(fèi)用已達(dá)到一定數(shù)額，需到財(cái)務(wù)報(bào)銷以備周轉(zhuǎn)。她清理了抽屜里的一堆發(fā)票，發(fā)現(xiàn)有些票據(jù)她已經(jīng)想不起來(lái)經(jīng)手人是誰(shuí)了，甚至發(fā)票里還夾雜了幾張購(gòu)貨收據(jù)。秘書小賈到財(cái)務(wù)后，遇到了麻煩，她受到財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)的嚴(yán)厲批評(píng)。（二）閱讀下面內(nèi)容，然后回答后面的思考問(wèn)題新利液壓銷售有限公司的2臺(tái)計(jì)算機(jī)總死機(jī)，經(jīng)理讓桑秘書找人修電腦。桑秘書開(kāi)始打電話，找到一位長(zhǎng)期為公司服務(wù)的小劉。打電話時(shí)她環(huán)視辦公室，想起打印機(jī)沒(méi)墨了，純凈水也剩的不多了，又分別給辦公設(shè)備供應(yīng)商和送水工打電話。上午，技術(shù)人員來(lái)檢修電腦，發(fā)現(xiàn)有主機(jī)配件壞了，要買新的，需要幾百元，桑秘書有點(diǎn)拿不定主意，自言自語(yǔ)：“誰(shuí)去買呢？我也不懂，這樣吧，你自己去買，多退少補(bǔ)，要票據(jù)哦?！彪S手從抽屜拿了500元遞給小劉。很快，墨盒送來(lái)了，桑秘書用辦公室小額現(xiàn)金付了帳；水也到了，正好有幾位客戶來(lái)了，桑秘書忙著招待客人，隨手從自己兜里掏10元錢，也忘了讓對(duì)方在辦公用品消耗單上簽字。第二天，公司業(yè)務(wù)員張楠出差回來(lái)了，還順便要回3筆欠賬（這是經(jīng)理交代過(guò)的），共5250元，會(huì)計(jì)沒(méi)在家，張楠不愿意保管現(xiàn)金，他對(duì)桑秘書說(shuō)：“也沒(méi)多少錢，你就收著做辦公室小額現(xiàn)金吧?！鄙Ｃ貢谑鞘障铝?。幾天后，桑秘書在支付一筆公司電話費(fèi)時(shí)，被告知其中一張是假鈔，桑秘書不知所措。思考問(wèn)題：1．桑秘書把錢直接交給小劉合適嗎？桑秘書付水費(fèi)方式對(duì)嗎？2．你認(rèn)為桑秘書能順利報(bào)銷票據(jù)嗎？3．秘書應(yīng)如何管理辦公室的小額現(xiàn)金？4．桑秘書直接收張楠討回的欠款做辦公室小額現(xiàn)金的方式對(duì)嗎？怎樣處理比較合適？三、簡(jiǎn)答題（一）用車原則有哪些？（二）說(shuō)明小額現(xiàn)金的用途、申請(qǐng)和保管？任務(wù)五：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1.接待來(lái)訪者有一視同仁，禮貌待人。（）2.高規(guī)格接待即主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位要高的接待。高規(guī)格接待表明對(duì)被接待一方的重視和友好。（）在辦公室內(nèi)，秘書面對(duì)已經(jīng)預(yù)約的來(lái)訪者，應(yīng)該停下手頭的工作，抬頭，行注目禮；如果正在打電話，可用手勢(shì)示意，請(qǐng)來(lái)訪者稍候。與此同時(shí)，臉上應(yīng)報(bào)以真誠(chéng)的微笑，并迅速辨認(rèn)來(lái)訪者是誰(shuí)，給以適當(dāng)?shù)姆Q呼。隨后是說(shuō)迎接詞：“你好，請(qǐng)問(wèn)你找誰(shuí)？”（）當(dāng)不熟悉的人來(lái)訪時(shí)，秘書應(yīng)對(duì)雙方進(jìn)行介紹，介紹的順序應(yīng)該是先介紹領(lǐng)導(dǎo)，后介紹來(lái)訪者。（）5.接待的類型包括內(nèi)賓接待、外賓接待、有約接待。（）二、應(yīng)用題（一）分析下面內(nèi)容，談?wù)剟⒚貢倪@種處理方法是否合理？一天上午，科研部辦公室秘書劉依依正忙著打印一份重要的研發(fā)報(bào)告，這是下午楊部長(zhǎng)要向總經(jīng)理匯報(bào)的。她想集中精力趕緊把報(bào)告打完，誰(shuí)知道，一會(huì)兒一個(gè)電話，叫她通知這通知那；一會(huì)兒來(lái)一個(gè)人，讓她解決這事那事。劉秘書恨不得變成哪吒，生出三頭六臂，把這些雜無(wú)頭緒的事情都搞定。正在劉秘書懊惱忙亂之際，忽聽(tīng)有人敲門，心想：又是誰(shuí)呀？但嘴里忙說(shuō)：“請(qǐng)進(jìn)?！蓖崎T而進(jìn)的是一個(gè)四十幾歲的中年男人。劉秘書見(jiàn)他進(jìn)來(lái)，只好強(qiáng)打笑臉致意：“您好！請(qǐng)問(wèn)您有什么需要幫忙的？”來(lái)人說(shuō)：“我是泰達(dá)公司的洪金龍，想見(jiàn)你們楊部長(zhǎng)，今天早上約好十點(diǎn)鐘見(jiàn)面?！眲⒚貢戳艘谎蹓ι系膾扃?，還差十分鐘才到十點(diǎn)，就說(shuō)：“那您先坐會(huì)兒吧?！闭f(shuō)完，就又低頭忙碌起來(lái)。緊接著，劉秘書又聽(tīng)見(jiàn)有人敲門，她頭也沒(méi)抬就高聲說(shuō)：“請(qǐng)進(jìn)?！边@次推門而進(jìn)的是科研部的常客，也是楊部長(zhǎng)的老同學(xué)——市政府科技處的張?zhí)庨L(zhǎng)。劉秘書馬上熱情地迎上去，說(shuō)道：“張?zhí)庨L(zhǎng)您好！您是來(lái)找我們楊部長(zhǎng)的吧？快請(qǐng)坐，我給您沏茶?！闭f(shuō)完，手腳利索地沏好茶端給了張?zhí)庨L(zhǎng)。張?zhí)庨L(zhǎng)接過(guò)茶，說(shuō)：“謝謝。今天有時(shí)間就直接過(guò)來(lái)了，想跟你們部長(zhǎng)談?wù)勈欣锬莻€(gè)項(xiàng)目的事情。他今天上午沒(méi)別的事吧？”劉秘書忙說(shuō)：“部長(zhǎng)上午沒(méi)什么事，我這就帶您過(guò)去?！闭f(shuō)完，就要帶張?zhí)庨L(zhǎng)去楊部長(zhǎng)的辦公室。這時(shí)，站在旁邊的客人生氣了，大聲說(shuō)：“你這個(gè)秘書懂不懂先來(lái)后到的道理？難道這就是你們公司的待客之道？我是小公司的人，不配受你這