辦公室實務（第2版） 案例 項目四 辦公用品管理

項目四辦公用品管理任務一常用辦公設備管理一、談談你對同事的投訴的認識？剛搬入新辦公大樓不久，公司總經(jīng)理彼得就收到一些員工的投訴信，他將這些信件轉(zhuǎn)給了辦公室主任安琪，請她全權(quán)處理。安琪拿到信讀了起來：威廉反映，新的大辦公室走動不方便，打印和復印區(qū)域距離遠，要打印并復印文件的話要來回繞?？_抱怨，文件柜太高，拿取文件非常不方便，有幾次她險些被上面的文件砸到。露西說，新辦公室太冷，現(xiàn)在是夏天，室外氣溫高達37度，室內(nèi)只有18度，搬進來沒幾天，她就感冒了。答案辦公環(huán)境設計科學規(guī)范，管理得當有序，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量，有助于確立組織良好的社會形象，有利于改善或克服“辦公室綜合征”。二、辦公自動化的發(fā)展說明了什么？在我國，辦公自動化自1970年開始發(fā)展，大致經(jīng)歷了三個階段，第一個階段主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設備，如傳真機、打印機、復印機等，主要是利用信息通訊技術(shù)處理辦公室內(nèi)部業(yè)務，偏重于文件的制作、傳輸和貯存；第二階段是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡技術(shù)的普通使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡，實現(xiàn)了辦公自動化、信息數(shù)字化和傳遞網(wǎng)絡化。通俗的講，就是實現(xiàn)了文件共享、網(wǎng)絡打印共享、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫管理等工作。答案秘書開展工作的方式有很多，包括收集資料、政策研究、提供咨詢等等，辦公自動化可以提高秘書工作的工作效率和工作質(zhì)量。

三、分析小朱的做法正確與否？會議結(jié)束了，秘書小朱忙著清理會議室。她關(guān)掉了計算機、投影儀，卻沒有切斷投影儀的電源，就忙著去清理文件、整理桌椅、名簽等。等其他事情都處理完后，她才過來切斷了投影儀的電源，將投影儀搬走。答案小朱的做法是完全正確的，投影儀按下關(guān)機按鈕后，散熱風扇仍然會高速旋轉(zhuǎn)。此時不能立即關(guān)閉電源，更不能搬動投影儀，否則很容易導致投影儀的周邊器件過熱而損壞；應等待幾分鐘，讓投影儀在散熱后自動停機。四、請評價一下初萌的做法。初萌身著職業(yè)裝，坐在電腦前打文件。桌面零亂，傳真機上壓著一大摞文件。銷售部的張偉走進來，手里拿著一個文件夾。他從中拿出兩份文件。張偉：“初萌，幫忙給天地公司發(fā)一份報價單。我們打了兩份，你看哪份發(fā)過去效果會更好些？”初萌：“我看看?！背趺冉舆^原稿，將深色的文件還給張偉，揚著手中的文件說：“就發(fā)這份吧！你在沙發(fā)上等會兒?！睆垈ピ谏嘲l(fā)上坐下。初萌將傳真機上的文件放到桌子上，然后插上傳真機的電源。傳真機傳來報警聲，紅色報警燈閃爍。初萌看了一眼液晶顯示屏，自語道：“可能沒紙了?！背趺却蜷_傳真機，從中取出紙卷軸，轉(zhuǎn)身從儲藏柜中拿出一卷新的傳真紙，拆開包裝，順便用手指甲在紙的一面劃了一下，出現(xiàn)黑色的劃痕。初萌將傳真紙裝好，蓋上面板，取下原稿上的回形針，磕齊后正面朝下放入傳真機中，然后拿起話筒，撥號碼。初萌：“你好！我是宏遠公司的初萌，要給你們經(jīng)理發(fā)一份傳真，請給我一個信號?！薄昂玫摹！甭犕仓袀鱽硇盘栆?。初萌按下“開始”按鈕，然后放下聽筒，傳真機開始發(fā)送傳真。傳真發(fā)送完畢，初萌再次撥通對方電話：“你好！我是宏遠公司的初萌。請問傳真收到了嗎？字跡清楚嗎？”對方：“收到了，很清楚，謝謝！”初萌：“不客氣。再見！”對方：“再見！”答案辦公桌比較零亂，不整齊；不應在傳真機上放置任何其他東西；選擇原稿正確，白色或淺色的紙發(fā)送效果好；應提前接通電源，做好工作準備；能夠正確處理傳真機報警故障；能夠區(qū)分傳真紙的正反面；能夠正確安裝記錄紙；能夠檢查原稿，取下回形針；能夠正確放置發(fā)送原稿；電話用語正確；發(fā)送傳真過程正確；能夠?qū)髡孢M行確認。五、談談你對下面這件事的看法?這天小朱剛上班，經(jīng)理就拿來一大堆報刊雜志，上面有關(guān)于本公司以及產(chǎn)品的介紹，要求鐘苗整理一下，錄入計算機中。這要是一個字一個字地敲，不知得錄入幾天呢！看著這一大堆資料，小朱突然想起儲藏室有一臺掃描儀。于是她找出掃描儀，在電腦中安裝好驅(qū)動程序和掃描軟件，將所有資料掃描進計算機，然后進行了整理，很快就完成了工作。答案隨著科學技術(shù)的發(fā)展，各種辦公自動化設備將秘書從大量的事務中解脫出來，大大提高了秘書的工作效率。任務二辦公資源采購與管理一、談談你對下面這件事的看法？位于美國加利福尼亞的惠普公司歷來都是商務史上的革新者。不過近幾年來，惠普的發(fā)展速度有所減緩。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，公司的購買行為過于分散和隨便，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與控制。許多雇員自己跑到附近的電腦與辦公用品商店去隨意采購，之后回到公司報銷，而不是到有供應協(xié)議的供貨商那里去采購，這樣的結(jié)果就是付出更多的經(jīng)費，辦公用品管理和使用比較混亂。因此惠普公司立即著手探討建立了一個基于網(wǎng)絡的采購系統(tǒng)，完善辦公用品采購、管理、發(fā)放制度，促使惠普公司84000多的員工都從指定的供應商采購辦公用品，鏟除了松散隨意的陋習，全面實現(xiàn)采購的決策與實施過程無紙化。并取得了很大進展。答案公司必須對辦公用品進行嚴格的管理，結(jié)合公司的實際情況擬訂一套規(guī)章制度，并且使用辦公用品入庫、出庫及管理的庫存管理軟件，加強辦公用品的管理，從而提高工作效率，避免浪費。二、你認為李芳的做法是否正確？一天上班時間，李芳正在電腦前忙碌著，研發(fā)部的張然敲門走了進來。張然是李芳的好朋友，平時下班，她倆經(jīng)常在一起吃飯逛街。李芳停下手中的工作問她：“有事嗎？”張然說：“我到財務室報賬，順便領(lǐng)兩箱A4紙?！崩罘颊f：“今天不是公司規(guī)定的領(lǐng)用時間。過兩天你再來吧。再說我現(xiàn)在正忙著呢?！睆埲徽f：“不行不行，我等不到那天。紙要用完了，你就幫幫忙吧?！闭f著，把一張領(lǐng)用單放到了李芳眼前。李芳拿起來一看，說：“不行啊，這單子你們領(lǐng)導還沒簽字呢。”張然說：“你先讓我領(lǐng)了吧，我們經(jīng)理出國了，要一個禮拜才回來，等他回來你找他補個手續(xù)不就行了？得了得了，快點吧，咱倆誰跟誰??？”李芳感到很為難?？墒强粗鴱埲徊贿_目的誓不罷休的架勢，心想，誰叫我們是好朋友呢？就從庫里拿了兩箱紙給張然。張然滿意地走了。答案李芳的做法并不恰當，在辦公用品的發(fā)放過程中，要遵循公司的相關(guān)管理制度，按照指定日期發(fā)放，這樣不僅能提高行政助理的工作效率，以免每天被瑣事分散精力，也可以大致估算在一個周期內(nèi)各部門辦公用品的消耗量。如果是緊急情況要提前申領(lǐng)時，一定經(jīng)過領(lǐng)導審批并做好記錄，即使領(lǐng)導出差，也應該有其指定的負責人簽字?？傊谵k公用品發(fā)放中，不能因私人關(guān)系而破壞公司制度。三、鐘苗為何會獲得好評？鐘苗剛剛成為辦公室秘書的時候，在管理辦公室物品時曾經(jīng)手忙腳亂：同事急著要復印明天參展的資料，卻發(fā)現(xiàn)儲物間中復印紙已所剩無幾；每次購買辦公用品時，不知道到底該買多少才能既夠用又不造成閑置；還有的同事三天兩頭來領(lǐng)同一種物品……后來，鐘苗認真學習了有關(guān)庫存管理的相關(guān)知識，為每類辦公用品制作了庫存控制卡，加強了辦公用品的管理和監(jiān)督，成為辦公設備和辦公用品庫房的好管家，深得好評。答案秘書必須認真管理辦公室里的設備和各種用品，以保證工作的需要，這就要求維持一個良好有效的庫存系統(tǒng)。辦公用品的訂購、接收與管理的各個環(huán)節(jié)都離不開庫存控制。一個科學的庫存系統(tǒng)能夠有效地幫助秘書做好辦公設備與用品的管理工作。四、鐘苗的做法是否適宜？辦公室助理鐘苗一早來上班，市場部的小鄭就要來領(lǐng)取A4紙、熒光筆、鉛筆、裝訂機、回形針和膠帶等。鐘苗接過小鄭的辦公用品申請單，發(fā)現(xiàn)沒有辦公室主任的簽字，就要求小鄭找主任簽字。小鄭說，找過了，沒找到，讓鐘苗先發(fā)放，回頭再補簽字。鐘苗一想也行，就把這些辦公用品給小鄭了。鐘苗剛發(fā)完辦公用品，肖副總又讓鐘苗復印一些緊要的資料，鐘苗一時忘記了登記小鄭領(lǐng)過的辦公用品，后來小鄭又忘記了去補辦手續(xù)。3個月后，工程部要領(lǐng)取辦公用品，發(fā)現(xiàn)不夠。鐘苗覺得很奇怪，每個月底做庫存控制卡統(tǒng)計時，都在控制范圍內(nèi)，又沒有發(fā)現(xiàn)物品被盜，怎么會少呢？鐘苗又重新查了一下，在賬上查不出什么問題。鐘苗只能啟動緊急采購程序了，先申請，后發(fā)訂購單。來回折騰了好幾天，才把辦公用品買回來送到銷售部，但已經(jīng)耽誤了兩天的日常工作。辦公室主任問鐘苗為什么這么緊急才去購買，鐘苗只好照實說出原因。答案鐘苗作為公司的行政助理，應承擔辦公用品的采購、發(fā)放及日常管理工作。這些工作瑣碎、繁雜，