辦公室實務(wù)（第2版）課件 項目1、2 概述、辦公室環(huán)境管理

項目一概述掌握秘書工作的具體內(nèi)容掌握秘書工作的原則能力目標學習目標了解秘書工作的含義和特征了解秘書工作的作用知識目標素養(yǎng)目標明確秘書要遵紀守法，辦事公道明確秘書要實事求是，準確客觀

任務(wù)一了解秘書工作任務(wù)描述一位條件優(yōu)秀的年輕求職者，來到某公司應(yīng)聘秘書一職。由于自身優(yōu)勢突出，他得以脫穎而出，接受總經(jīng)理的面試?？偨?jīng)理見到他，愣了一下，隨即做出驚訝的表情，從椅子上站起來，走上前緊握住求職者的雙手不放，激動地說："世界真是太小了，沒想到在這里遇上你！上次我和家人在桂林游玩時，我的女兒不慎落水，幸虧你奮不顧身地將她救起。由于當時我比較激動，竟然忘記詢問你的聯(lián)系方式。今天總算找到你了，了卻我的一樁心愿！"求職者開始聽得一頭霧水，后來很快意識到是總經(jīng)理認錯了人。如果你是那位優(yōu)秀的求職者，你會如何回答總經(jīng)理？秘書工作的涵義和特征秘書工作的內(nèi)容和作用秘書工作的原則一二三理論知識一、

秘書工作的涵義和特征1.秘書工作的涵義為實現(xiàn)秘書部門的基本職能而必須完成的具體工作。2.秘書工作的特征

輔助性

政策性

機要性

綜合性

事務(wù)性二、

秘書工作的內(nèi)容和作用1.秘書工作的內(nèi)容秘書工作的內(nèi)容

辦公室環(huán)境管理

辦公室時間管理

辦公室用品管理

安全管理

常規(guī)辦公室工作

調(diào)研工作

信息工作

會務(wù)工作

文書與檔案管理二、

秘書工作的內(nèi)容和作用2.秘書工作的作用秘書工作的作用

助手作用

參謀作用

督查作用

協(xié)調(diào)作用

樞紐作用

窗口作用

信息作用三、

秘書工作的原則

秘書工作的原則

遵紀守法原則

求真務(wù)實原則

聯(lián)系群眾原則

維護大局原則

團結(jié)協(xié)作原則三、

秘書工作的原則

秘書工作的原則

遵紀守法原則

求真務(wù)實原則

聯(lián)系群眾原則

維護大局原則

團結(jié)協(xié)作原則任務(wù)實施求職者可以平靜地說：“總經(jīng)理先生，我想你一定是認錯人了，我從來沒有去過桂林，更不可能在那里就過你的女兒?！闭莆彰貢殬I(yè)道德的深刻內(nèi)涵明確提高悟性的途徑能力目標學習目標了解秘書職業(yè)道德的重要性了解秘書悟性的含義及能力要求知識目標素養(yǎng)目標明確秘書應(yīng)當辦事公平公道、不弄虛作假任務(wù)二了解秘書的職業(yè)道德及工作的悟性任務(wù)描述

某學院文秘專業(yè)的學生王明，畢業(yè)后被分配到光遠公司任辦公室秘書，每天繁雜的工作使其漸漸產(chǎn)生了厭倦情緒，總覺得處處不順手，懷疑自己當初的選擇是否是錯誤的。他應(yīng)該如何調(diào)整自己呢？秘書的職業(yè)道德秘書工作的悟性一二理論知識一、

秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德

忠于職守，自覺履行各項職責

服從領(lǐng)導，當好參謀

兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄

謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù)

遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私一、

秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德

恪守信用，嚴守秘密

實事求是，勇于創(chuàng)新

刻苦學習，努力提高思想水平和科學文化素質(zhì)

鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作技能二、

秘書的悟性1.秘書悟性的含義

具體的、適應(yīng)秘書工作特點的、對秘書事務(wù)和工作的分析理解能力。

即知性、理智、理解力，劃分認識能力或認識能力發(fā)展階段的用語，指理解的性能，包括規(guī)定、判定、分析、推論、區(qū)別、比較等認識的性能或求知的能力在內(nèi)。

——辭海二、

秘書的悟性2.悟性的能力要求

觀察能力

認知能力

表達能力二、

秘書的悟性3.秘書悟性的養(yǎng)成

閱歷與經(jīng)驗

意志與品位

品質(zhì)與技能二、

秘書的悟性4.提高秘書工作的悟性

熟悉領(lǐng)導

理解領(lǐng)導

輔助領(lǐng)導理解決策的真實意圖

理解領(lǐng)導的指示精神多找領(lǐng)導身上的優(yōu)點適應(yīng)領(lǐng)導的工作習慣任務(wù)實施秘書具有良好的職業(yè)道德是做好工作的關(guān)鍵，也是成功的保證。秘書的職業(yè)道德主要有九個方面的內(nèi)容，即①忠于職守，自覺履行各項職責；②服從領(lǐng)導，當好參謀；③兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄；④謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù)；⑤遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私；⑥恪守信用，嚴守機密；⑦實事求是，勇于創(chuàng)新；⑧刻苦學習，努力提高思想水平和科學文化素質(zhì)；⑨鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能。謝謝觀看，再見！項目二辦公室環(huán)境管理能布置一間舒適、衛(wèi)生、健康、環(huán)保的辦公室能布置設(shè)計美觀、適用的辦公環(huán)境能根據(jù)辦公室不同空間進行綠化裝飾能力目標學習目標了解布置辦公室的要求明確辦公室布置的類型明確辦公室綠化裝飾的原則知識目標素養(yǎng)目標明確共產(chǎn)黨人堅持以人民為中心的發(fā)展思想

任務(wù)一辦公室環(huán)境布置技巧任務(wù)描述

伍菊剛剛畢業(yè)，是一家企業(yè)老總的秘書。老總剛上任，辦公室須重新布置：地板乳白色，窗簾日久褪色，衣柜使用了不良裝修建材散發(fā)嗆人的味道，沒有綠色植物，只有辦公桌椅和有點破的沙發(fā)。伍秘書該怎樣整理才能使辦公室清新怡人呢？辦公室布置要求辦公室布置的類型辦公室布置的標準一二三理論知識四五辦公室的布置辦公室如何綠化裝飾一、

辦公室布置要求辦公室布置要求辦公室：選擇大間辦公室辦公家具：桌子規(guī)格一致；各種柜子高度一致；檔案或靠墻或背對背當隔斷隔斷：端坐可輕易環(huán)顧四周，伏案不受外部視線的干擾天花板：照度高；通風與恒溫；防火性材料部門、座位：來訪部門在入口處；主管座位在員工座位后方；職員座位方向一致；自然光來自桌子的左上方或斜后上方公共區(qū)域：充分的空間；公告板等不引起職員分散精力及造成擁擠處；設(shè)置休息處二、

辦公室布置的類型布置的類型

開放式

組合式

封閉式活動中心型開放式和封閉式辦公室的優(yōu)缺點

優(yōu)

點缺

點開放式1．靈活應(yīng)變，工作位置隨需要而移動、改變2．節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費用，能容納更多的員工3．易溝通、交流4．易受監(jiān)督，員工的行動易得到上司的督察5．易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備1．難保機密2．難集中注意力，員工易受電話、人員走動等干擾3．房間易有噪聲，如說話聲、打電話等易影響他人4．員工難于找到屬于自己的私人空間封閉式1．易于集中注意力，便于從事細致或?qū)I(yè)工作2．易于保證工作的機密性3．較安全，可以鎖門4．易于保證隱私，明確辦公空間與自己使用空間1．費用高，門、窗等占用空間2．難于監(jiān)督工作人員的活動3．難于交流，員工被分隔開，易感覺孤獨三、

辦公室布置的標準小型封閉式領(lǐng)導桌椅擺放整齊有序，面對來人方向就座電話放在左邊，電腦放在右邊，電腦屏幕不對著來人方向保險柜、資料柜放在主人身邊或身后，柜中資料擺放整齊沙發(fā)、飲水機、報架等要求方便來賓辦公室優(yōu)雅、整潔、安全，有綠色植物三、

辦公室布置的標準大型開放式所有座位應(yīng)統(tǒng)一朝向大門，或分成若干排雙向而坐彼此間可用1米左右高度的屏風分隔工作流程應(yīng)成直線對稱布置主管座位應(yīng)位于部屬座位的后方上司應(yīng)有專門的辦公室四、

辦公室的布置的具體內(nèi)容

條件光線：采用自然光照明，光線不能太強；自然光不足，可采用人工光聲音：聲強值為20—30分貝（一）辦公環(huán)境空氣環(huán)境：溫度、濕度、清潔和流通。溫度20℃~25℃，濕度40%-60%節(jié)能：養(yǎng)成良好的節(jié)能習慣環(huán)保：節(jié)約能源、紙張；使用可循環(huán)、環(huán)保型的辦公用品色彩：適當；除警戒色彩外，基本色彩四種以下，彩度要低四、

辦公室的布置

辦公室布置的要求

辦公設(shè)備的放置舒適、方便

公用物品有序擺放

座位安置利于提高辦公效率（二）辦公設(shè)備、公用物品及座位五、

辦公室的綠化裝飾辦公室綠化裝飾的原則

比例要適當

色彩要協(xié)調(diào)

中心要突出1.辦公室綠化裝飾的原則五、

辦公室如何綠化裝飾

不同空間綠化裝飾會客廳

主辦公室的綠化裝飾

辦公室內(nèi)書房的綠化裝飾

會議室的綠化裝飾

2.辦公室不同空間的綠化裝飾以抒情為主的觀賞植物色淡香微根據(jù)會議內(nèi)容作不同的藝術(shù)處理五、

辦公室如何綠化裝飾

秘書工作的原則

盆景

盆栽花卉

插花3.辦公室綠化裝飾的材料選擇樹木、竹草、山水蔭生觀葉植物任務(wù)實施

秘書對辦公室環(huán)境的好壞負有極大的責任。伍秘書首先應(yīng)該更換新窗簾，或者直接換成藍色的百葉窗；將衣柜換掉；養(yǎng)幾盆吊蘭、滴水蓮、仙人掌等有利于改善室內(nèi)空氣的植物，天氣好的時候，時常開窗通風；量好沙發(fā)尺寸，定制新的沙發(fā)套；如果時間、經(jīng)費允許，也可將地板更換成棗紅色的實木地板；平時注意打掃衛(wèi)生，保持辦公室清潔。當然，這么大的改動，一定要事先征求總經(jīng)理的意見，得到認可后再行動。能創(chuàng)造整潔、安全、健康的辦公環(huán)境能夠采取措施排除常見隱患能力目標學習目標明確辦公室環(huán)境維護的內(nèi)容明確辦公室環(huán)境管理的內(nèi)容知識目標素養(yǎng)目標明確秘書要嚴格要求自己，小處著眼，做事即做人任務(wù)二辦公室環(huán)境的維護與管理任務(wù)描述

某市建筑工程公司是一家創(chuàng)辦近40年的老企業(yè)，公司曾經(jīng)有過輝煌的歷史，近年來企業(yè)效益直線下滑。為此，市政府有關(guān)部門決定對企業(yè)實行改制。一貫清閑的秘書王強，這會兒開始忙得夠嗆。走進王強辦公室，只見文件資料柜開著，辦公桌堆得滿滿的，有各種文件、報表、企業(yè)檔案、書報雜志、白紙等，加上電話機和他的相框、茶杯、煙灰缸擺放不整齊，一張辦公桌亂成一片。剛剛還在找電話本，現(xiàn)在又在找訂書機，好不容易找到了訂書機，釘子沒了，又得到處找釘書釘。再仔細看看，不僅窗臺上布滿灰塵，連電腦鍵盤、顯示器、復印機面板也都污跡斑斑，邊上的廢紙簍也是滿滿的，王強一時找不到煙灰缸，煙灰還往廢紙簍里彈。由于辦公設(shè)備較多，電話線、電腦線、網(wǎng)絡(luò)線、傳真機線、復印機線、打印機線等都交織在一起。問王強為何如此這般，他說：“最近太忙，領(lǐng)導要材料催得緊，已無暇顧及這一切了。”這天，公司經(jīng)理打電話給王強，說是市體改委、市工業(yè)局、市建設(shè)局的領(lǐng)導下午要到公司看看，然后開個座談會，為做好改制工作掌握第一手材料。由于公司經(jīng)理近段時間因改制問題有些情緒，故病假在家，意思是讓王強做好接待和陪同工作。任務(wù)描述

王強先是安排人員清潔接待室，又找人寫了幅歡迎標語，然后打電話給各部門和下屬幾個生產(chǎn)車間，通知下午有領(lǐng)導視察，最后找到公司職工花名冊，勾了幾個人的名字，電話通知下午參加座談會。本來陪領(lǐng)導在公司轉(zhuǎn)一圈是再簡單不過的事情了，而且事前還打過招呼，可王強萬萬沒想到會出這么一件事情。在公司內(nèi)行走時，市體改委的張主任踩到了沒有蓋好又沒有安全標志的陰井口內(nèi)，當即擦破褲子，小腿部表皮劃傷出血，并且膝蓋疼痛劇烈。王強頓時愣住了，他可從未遇到過這樣的情況，一時不知所措，腦子也一片空白。他隱隱約約聽到旁邊有人說：“快，讓車子趕緊把張主任送到醫(yī)院！”這才趕緊去找駕駛員。請指出王強辦公室的安全隱患，模擬演示改善王強辦公室環(huán)境，并說出企業(yè)辦公室中安全檢查的方法。他應(yīng)該如何調(diào)整自己呢？辦公環(huán)境的維護辦公環(huán)境的管理一二理論知識一、

辦公環(huán)境的維護個人工作環(huán)境的維護

環(huán)境整潔

物品擺放有序

1.個人工作環(huán)境的維護電話、電腦、參考書、文具用品、文件夾、抽屜一、

辦公環(huán)境的維護公共區(qū)域的維護

環(huán)境整潔

物品擺放有序2.公共區(qū)域環(huán)境的維護一、

辦公環(huán)境的維護領(lǐng)導工作區(qū)域的維護

工作環(huán)境整潔

物品擺放有序3.領(lǐng)導工作區(qū)域環(huán)境的維護二、

辦公環(huán)境的管理1.識別安全隱患

安全隱患環(huán)境隱患

建筑隱患辦公家具隱患

設(shè)備隱患

人為隱患

消防隱患一、

辦公環(huán)境的維護1）建筑必須堅固安全2）光線應(yīng)充足，局部照明要達到要求3）溫度要適宜。22～26℃為宜4）布局應(yīng)注意通風5）辦公室空間及座位空間要適當6）辦公室噪聲要低7）家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求8）辦公設(shè)備、用品和易耗品滿足工作所需并符合健康、安全要求9）辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求10）設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報警裝置11）提供飲水并符合健康、安全要求12）設(shè)置急救包，并定期更換13）建立相應(yīng)的規(guī)章和制度，包括人員進出規(guī)定、保密規(guī)定等14）室內(nèi)有符合組織目標的裝飾、標識和適當?shù)木G色植物2.健康、安全辦公環(huán)境的基本要求一、

辦公環(huán)境的維護

注意事項

了解辦公場所的安全規(guī)定使用安全隱患表與設(shè)備故障表2.營造健康、安全的辦公環(huán)境注意事項任務(wù)實施

王強辦公室的安全隱患：①廢紙簍滿滿的，王強還往廢紙簍里彈煙灰，易引發(fā)火災。②辦公設(shè)備較多，電話線、計算機線、網(wǎng)絡(luò)線、傳真機線、復印機線、打印機線等交織在一起，既容易連電，又易導致電器發(fā)生故障。改善王強辦公室環(huán)境的辦法：首先，文件資料柜開著不利于保密，文件放得混亂不堪，既不利于