項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件資料整編管理規(guī)定

工程監(jiān)理部監(jiān)理文件資料整編管理規(guī)定1工程監(jiān)理文件檔案資料的收集、整理、歸檔，是工程監(jiān)理部的一項(xiàng)重要工作。為標(biāo)準(zhǔn)工程監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理，特制訂本規(guī)定。2工程建設(shè)監(jiān)理文件檔案資料，是工程監(jiān)理部在監(jiān)理實(shí)施過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的原始記錄。監(jiān)理文件檔案資料管理是否標(biāo)準(zhǔn)，是公司對(duì)工程監(jiān)理部工作考核的主要內(nèi)容之一。各工程監(jiān)理部必須按公司統(tǒng)一要求認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。3工程監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),落實(shí)專人具體實(shí)施。4為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前，總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對(duì)資料的分類、格式〔包括用紙尺寸〕、份數(shù)達(dá)成一致意見。5監(jiān)理文件檔案資料的日常管理應(yīng)做到：注意時(shí)效、及時(shí)整理、真實(shí)可靠、內(nèi)容齊全、分類有序。6日常管理中監(jiān)理資料的具體分類如下：6.1合同文件6監(jiān)理合同〔包括招投標(biāo)文件〕；6施工合同；6分包合同和其他合同；6合同變更協(xié)議文件；6費(fèi)用索賠和工程延期文件。6.2監(jiān)理文件6監(jiān)理大綱；6監(jiān)理規(guī)劃；6監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么；6會(huì)議紀(jì)要〔例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、其他與工程監(jiān)理相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要〕；6監(jiān)理階段性總結(jié)報(bào)告；6監(jiān)理月報(bào)；6監(jiān)理日志/日記；6監(jiān)理旁站記錄；6監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單；6監(jiān)理工作總結(jié)。6.3工作聯(lián)系文件6建設(shè)單位聯(lián)系單；6施工單位聯(lián)系單；6政府部門函件；6設(shè)計(jì)變更文件。6.4施工單位報(bào)驗(yàn)資料〔一〕6開工文件；6施工組織設(shè)計(jì)及方案；6總包單位〔分包單位〕資質(zhì)資料；6人員上崗證；6工程量申報(bào)及付款報(bào)告；6試驗(yàn)室資質(zhì)報(bào)審資料。6.5施工單位報(bào)驗(yàn)資料〔二〕6建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表；6——報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；6工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報(bào)告；6工程測(cè)量放線報(bào)審文件；6工程進(jìn)度方案報(bào)審文件。6.6工程驗(yàn)收文件6工程樁基、根底、主體結(jié)構(gòu)工程等中間驗(yàn)收文件；6設(shè)備安裝專項(xiàng)驗(yàn)收記錄；6工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表；6人防工程驗(yàn)收記錄；6消防工程驗(yàn)收記錄；6單位工程驗(yàn)收記錄；6工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；6竣工移交證書等竣工文件；6工程照片及聲像資料。7.日常監(jiān)理效勞過程中施工單位報(bào)驗(yàn)資料的審簽，首先，應(yīng)由資料員審核該表格的使用是否符合要求，填寫是否標(biāo)準(zhǔn)，無誤后交專業(yè)監(jiān)理工程師。專業(yè)監(jiān)理工程師主要審核填寫內(nèi)容是否符合工程實(shí)際和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)要求，確認(rèn)簽字后返還資料員，資料員將簽認(rèn)過的資料保存一份，其余返還施工單位。8.監(jiān)理文件檔案資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后，由資料員負(fù)責(zé)及時(shí)整理歸檔。9.工程竣工后，向建設(shè)單位、城建檔案館、公司移交的工程監(jiān)理文件檔案的歸檔和移交執(zhí)行?施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定?。施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定總那么1為提高公司建設(shè)工程監(jiān)理文件管理水平，標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一監(jiān)理文件的整編、移交和歸檔工作，制定本規(guī)定。2本規(guī)定適用于2003年1月1日3本公司建設(shè)工程監(jiān)理文件的歸檔除執(zhí)行本規(guī)定外，同時(shí)應(yīng)符合?建設(shè)工程監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)?〔GB50319—2000〕、?建筑工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)?〔GB/T50328—2001〕、?科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求?〔GB/T11822——89〕、?城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定?〔建辦[1995]697號(hào)〕等標(biāo)準(zhǔn)或文件的規(guī)定及地方城建檔案部門和合同要求。4為使監(jiān)理文件檔案資料符合有關(guān)規(guī)定和要求，要求在工程開工前，工程監(jiān)理部應(yīng)與建設(shè)單位取得共識(shí)，同時(shí)應(yīng)主動(dòng)與城建檔案部門進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求?；疽?guī)定1工程監(jiān)理部應(yīng)將工程監(jiān)理文件的形成和積累，納入工程建設(shè)監(jiān)理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)。2由總監(jiān)理工程師主持工程監(jiān)理部監(jiān)理文件的整理立卷工作。3工程部應(yīng)對(duì)工程監(jiān)理部監(jiān)理文件的整編工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程監(jiān)理文件進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。監(jiān)理文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求1監(jiān)理文件的歸檔范圍1.1對(duì)與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)監(jiān)理主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體和文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔；1.2工程監(jiān)理文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)定附錄A、B的要求。2歸檔監(jiān)理文件的質(zhì)量要求2.1公司歸檔的工程監(jiān)理文件應(yīng)為原件〔特殊情況需采用復(fù)制件的，應(yīng)注明原件存放處〕；2.2工程監(jiān)理文件的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。2.3工程監(jiān)理文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。2.4工程監(jiān)理文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。2.5工程監(jiān)理文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.6工程監(jiān)理文件中文字材料幅面尺寸為A4〔297mm×210mm〕。圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.7工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。2.8其他幅面的紙張應(yīng)折疊成A4幅面。工程圖紙應(yīng)按?技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法?統(tǒng)一折疊成A4幅面且圖標(biāo)欄露在外面。工程文件的立卷1名詞解釋1.1立卷：按照一定的原那么和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。1.2案卷：由互有聯(lián)系的假設(shè)干文件組成的檔案保管單位。2.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.2一個(gè)建設(shè)工程工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程報(bào)驗(yàn)、工程材料報(bào)驗(yàn)文件應(yīng)按單位工程組卷，對(duì)于監(jiān)理的管理文件可按建設(shè)工程工程進(jìn)行組卷。2.3立卷可采用如下方法：單位工程：可按照工程管理過程、施工過程控制組卷；建設(shè)工程工程：可按照單位工程施工過程、工程管理過程組卷。2.4立卷過程中宜遵循以下要求：案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。3.1文字材料按事項(xiàng)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。3.2既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。4.1卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合以下規(guī)定：卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)定附錄C的要求；序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次標(biāo)注；責(zé)任者：填寫文件的直接形成工程監(jiān)理部或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等〞代替；文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱；日期：填寫文件形成的日期；頁數(shù)：填寫組成案卷文件的總頁數(shù)；卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。4.2卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合以下規(guī)定：卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附錄D的要求；卷內(nèi)備考表主要是對(duì)案卷情況的說明；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后；卷內(nèi)備考表在審核人簽字完成后，必須加蓋工程監(jiān)理部印章。4.3案卷封面的編制應(yīng)符合以下規(guī)定：案卷封面為內(nèi)封面。案卷封面的式樣宜符合附錄E的要求；案卷封面的內(nèi)容包括：檔號(hào)、工程編號(hào)、案卷題名、編制工程監(jiān)理部、編制日期、密級(jí)、保存期限、共幾卷、第幾卷；檔號(hào)：由工程號(hào)〔名稱〕、案卷號(hào)組成，由檔案管理員填寫；工程編號(hào)：應(yīng)為公司或工程監(jiān)理部對(duì)工程的編號(hào)，由工程監(jiān)理部填寫；案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；編制工程監(jiān)理部：應(yīng)填寫工程監(jiān)理部全稱；起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期；保管期限分為永久、長期、短期三種。各類文件的保管期限執(zhí)行GB/T50328—2001?建設(shè)工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)?規(guī)定，同時(shí)結(jié)合工程工程具體情況確定。永久是指工程建設(shè)檔案需永久保存；長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷總的保管期限應(yīng)為長期。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。4.4編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合以下規(guī)定：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始。頁號(hào)編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；成套印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。4.5卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面必須采用幅面為A4幅面的白色書寫紙。5.1裝訂時(shí)必須剔除金屬物。5.2案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。6.公司案卷裝具一般采用卷盒的形式。310mm×220mm，厚度分別為50mm、60mm、70mm三種。6.2卷盒封面應(yīng)符合附錄F的要求；案卷脊背應(yīng)符合附錄G的要求。工程檔案的移交1工程工程竣工驗(yàn)收前20日內(nèi)，工程監(jiān)理部應(yīng)將整理好的監(jiān)理文件報(bào)工程監(jiān)理部審核。工程監(jiān)理部在5日內(nèi)給予審核結(jié)果答復(fù)。工程監(jiān)理部在10日內(nèi)根據(jù)審核意見進(jìn)行整改并按要求進(jìn)行裝訂、整編成冊(cè)后，送呈城市檔案管理機(jī)構(gòu)預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格，并取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。向公司移交監(jiān)理文件檔案，應(yīng)符合以下規(guī)定：在工程竣工驗(yàn)收合格后30日內(nèi)向工程監(jiān)理部移交檔案，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單〞；2.2工程監(jiān)理部在辦理完與工程監(jiān)理部的移交手續(xù)后10日內(nèi)將工程工程監(jiān)理檔案移交綜合辦公室，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單〞；2.3移交公司的監(jiān)理文件范圍見附錄A。向建設(shè)單位、城建檔案館移交監(jiān)理文件檔案應(yīng)符合以下規(guī)定：3.1工程竣工驗(yàn)收合格后50日內(nèi)，工程監(jiān)理部應(yīng)辦理“工程監(jiān)理檔案移交會(huì)簽單〞，經(jīng)各部門、主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽完成后，方可向建設(shè)單位、城建檔案館移交資料，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單〞，移交清單應(yīng)交工程監(jiān)理部一份備案。3.2假設(shè)因各種客觀原因(如:業(yè)主不能按合同約定支付監(jiān)理費(fèi),不能按期接收監(jiān)理檔案等)導(dǎo)致監(jiān)理檔案不能按期交付，工程監(jiān)理部應(yīng)將其交付工程監(jiān)理部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單〞。由工程監(jiān)理部在具備交付條件時(shí)，具體負(fù)責(zé)辦理監(jiān)理文件移交的有關(guān)事宜。部門移交的監(jiān)理歸檔文件為一套原件?！敖ㄔO(shè)工程監(jiān)理委托合同〞中的規(guī)定向建設(shè)單位移交監(jiān)理歸檔文件。3.5移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件檔案假設(shè)有具體規(guī)定，按其具體規(guī)定進(jìn)行整編。3.6移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件范圍見附錄B。4其他4.1在施工過程中已移交建設(shè)單位、施工單位的施工過程資料，監(jiān)理效勞資料，工程監(jiān)理檔案移交時(shí)，工程監(jiān)理部不再另行移交〔除委托監(jiān)理合同另有約定外〕。4.2承包單位施工過程報(bào)驗(yàn)的各種施工過程資料，按國家相關(guān)規(guī)定在該項(xiàng)報(bào)驗(yàn)審簽同意后應(yīng)即返還建設(shè)單位、施工單位，工程監(jiān)理部只保存一份。各工程監(jiān)理部并可視工程工程參建各方管理體制情況，對(duì)施工過程中施工單位報(bào)驗(yàn)經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)同意的施工過程資料返還方式，按各方約定的方法變通處理。4.3工程監(jiān)理檔案整理、歸檔除附表A規(guī)定以外的資料〔主要是施工過程中施工單位報(bào)驗(yàn)監(jiān)理工程師簽認(rèn)的效勞過程資料〕，可全部移交建設(shè)單位。4.4工程施工過程中相關(guān)監(jiān)理資料已向建設(shè)單位、施工單位提供的〔以發(fā)文、收文簿簽收為據(jù)〕，工程竣工資料移交時(shí)，工程監(jiān)理部不再提供如要求另行提供時(shí)，須報(bào)經(jīng)工程監(jiān)理部同意。質(zhì)量記錄工程監(jiān)理檔案移交清單5.2工程監(jiān)理檔案移交會(huì)簽單附錄A向公司移交施工階段監(jiān)理文件一覽表序號(hào)歸檔文件保存期限密級(jí)1監(jiān)理規(guī)劃①委托監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃短期秘密②監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么短期秘密③監(jiān)理部總控制方案等短期秘密2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題(假設(shè)無以相分，以月報(bào)形式留存)長期秘密3長期秘密4進(jìn)度控制①工程開工/復(fù)工審批表長期秘密②工程開工/復(fù)工暫停令長期秘密5質(zhì)量控制①不合格工程通知長期秘密②質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見長期秘密6工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄①檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長期秘密②分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長期秘密③根底、主體工程驗(yàn)收記錄長期秘密④幕墻工程驗(yàn)收記錄長期秘密⑤分部〔子分部〕工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長期秘密7監(jiān)理通知①有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長期秘密②有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長期秘密③有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知長期秘密8監(jiān)理日志、旁站記錄9合同與其他事項(xiàng)管理①工程延期報(bào)告及審批長期秘密②費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長期秘密③合同爭議、違約報(bào)告及處理意見長期秘密④合同變更材料長期秘密10監(jiān)理工作總結(jié)〔含階段監(jiān)理工作總結(jié)〕①專題總結(jié)短期秘密②工程竣工總結(jié)〔含階段竣工總結(jié)〕長期秘密③質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告〔含階段性質(zhì)量評(píng)估報(bào)告〕長期秘密④工程竣工結(jié)算審核意見書長期秘密11工程工程監(jiān)理機(jī)構(gòu)〔工程監(jiān)理部〕及負(fù)責(zé)人名單長期秘密附錄B向建設(shè)單位、檔案館移交文件一覽表序號(hào)歸檔文件建設(shè)單位政府檔案管理部門〔室〕1監(jiān)理規(guī)劃①監(jiān)理規(guī)劃√√②監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么√√③監(jiān)理部總控制方案等√2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題√√3監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題√√4進(jìn)度控制①工程開工/復(fù)工審批表√√②工程暫停令√√5質(zhì)量控制①不合格工程通知√√②質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見√√6造價(jià)控制①預(yù)付款報(bào)審與支付√②月付款報(bào)審與支付√③設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)√④工程竣工決算審核意見書√√7分包資質(zhì)①分包單位資質(zhì)材料√②供貨單位資質(zhì)材料√③試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料√8監(jiān)理通知①有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知√②有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知√③有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知√9合同與其他事項(xiàng)管理①工程延期報(bào)告及審批√√②費(fèi)用索賠報(bào)告及審批√③合同爭議、違約報(bào)告及處理意見√√④合同變更材料√√10監(jiān)理工作總結(jié)①專題總結(jié)√②月報(bào)總結(jié)√③工程竣工總結(jié)√√④質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告√√11工程工程監(jiān)理機(jī)構(gòu)〔工程監(jiān)理部〕及負(fù)責(zé)人名單√√注：1.“√〞表示應(yīng)分別向建設(shè)單位或檔案館移交的有關(guān)文件。附錄C卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁次備注附錄D卷內(nèi)備考表本案卷共有文件、材料共頁。其中：文字材料頁，圖樣材料頁，照片張。說明：立卷人：年月日審核人：年月日附錄E案卷封面檔號(hào)工程編號(hào)案卷題名