淺談施工檔案資料的管理

淺談施工檔案資料的管理工程施工檔案資料是建筑施工技術(shù)工作的重要組成部分，是對工程進行檢查、維修、管理、改建和擴建的基本依據(jù)，也是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件。在當(dāng)前工程資料還存在著不夠準確、缺少數(shù)據(jù)說話；內(nèi)容不夠齊全、完整；資料收集、整理不夠及時；部分提供的資料不夠權(quán)威性、有效性；還有的資料不夠嚴謹、缺乏可追溯性，個別資料還有弄虛作假的現(xiàn)象。做好工程資料，杜絕這些現(xiàn)象的存在，在施工管理過程中應(yīng)高度重視，施工資料管理重在過程管理，資料員要明確自己的職責(zé)范圍、技術(shù)資料的內(nèi)容、資料的收集與歸檔管理、竣工資料的整理及裝訂；下面就這方面的問題，作簡單的闡述。一、資料員的職責(zé)范圍工程資料越來越引起建設(shè)領(lǐng)域的高度重視，它是建筑物在設(shè)計、施工過程中的全記錄，是保證施工質(zhì)量的重要組成部分；在施工承包單位應(yīng)至少設(shè)一名資料員，資料員應(yīng)認真學(xué)習(xí)和掌握各有關(guān)施工規(guī)范、規(guī)程、標準以及行業(yè)主管部門頒布的文件、規(guī)定；熟悉全國質(zhì)量驗收記錄表的格式與填寫要求；在資料收集、整理工作中，應(yīng)該特別強調(diào)的是嚴謹閉合，實事求是；對重要的技術(shù)資料應(yīng)保密，對工程資料有查閱和分配權(quán)；未得到上級領(lǐng)導(dǎo)允許，不得涂改、轉(zhuǎn)借他人。二、施工資料的內(nèi)容劃分施工資料內(nèi)容主要包括：施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工物資資料、施工測量記錄、施工及記錄、施工試驗及記錄、施工驗收資料及質(zhì)量評定資料。其中施工技術(shù)資料是工程檔案形成的重要保證。工程技術(shù)資料應(yīng)按照資料類別進行分類和組卷，施工技術(shù)資料包括：工程技術(shù)文件報審表、技術(shù)管理資料、技術(shù)交底記錄、施工組織設(shè)計、施工方案、設(shè)計變更文件、圖紙審查記錄、設(shè)計交底記錄及設(shè)計變更、洽商記錄等。工程技術(shù)文件報審表主要是指《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB50319-2000中規(guī)定的施工單位向項目監(jiān)理機構(gòu)報送的技術(shù)文件資料、隱蔽驗收、材料/構(gòu)配件時所使用的規(guī)范性表格，由施工單位填寫，報審表統(tǒng)一格式、編號，工程項目實施中的施工單位用表主要用A類表，A類表內(nèi)容主要包括工程開工/復(fù)工、施工組織設(shè)計/方案、質(zhì)量保證資料、工程款支付申請、材料/構(gòu)配件、工程竣工驗收等表式，規(guī)范了表格，對建設(shè)領(lǐng)域標準化、規(guī)范化的促進有很重要的價值意義。技術(shù)管理文件是工程建設(shè)所不可缺少的，是指導(dǎo)項目實施的指導(dǎo)性資料，項目開工必須配備收集與該項目有關(guān)的標準、圖集，它是工程技術(shù)、質(zhì)量、安全管理的重要依據(jù)。工程技術(shù)交底是指導(dǎo)分部、分項工程具體實施的依據(jù)，技術(shù)交底宜求通俗易懂，主要控制點、施工方法要寫清楚，是施工中重要性文件資料。施工組織設(shè)計的作用是實現(xiàn)基本建設(shè)計劃和設(shè)計要求，衡量設(shè)計方案施工的可能性和經(jīng)濟合理性、為及時做好各項施工準備工作提供依據(jù)，保證勞動力和各種物資的供應(yīng)和使用、協(xié)調(diào)在施工中各施工單位、各工種之間、各種資源之間以及空間布置與時間之間的合理關(guān)系，以保證施工的順利進行、為建筑施工中的技術(shù)、質(zhì)量、安全生產(chǎn)、文明施工等各項工作提供切實可行的保證措施。施工組織設(shè)計與方案是工程檔案的重要組成部分，是工程施工過程中關(guān)鍵指導(dǎo)文件，施工組織設(shè)計應(yīng)有編制人、審批人簽字和主管部門蓋章。施工組織設(shè)計要編制及時，審批技術(shù)，真正起到指導(dǎo)現(xiàn)場施工的作用。資料員在審批、發(fā)放后，原則上應(yīng)至少留出2份原件作為工程檔案保存，施工組織設(shè)計的保存應(yīng)按工程類別、專業(yè)分類管理，重要的技術(shù)內(nèi)容應(yīng)注意保密。施工組織設(shè)計是施工企業(yè)管理水平、技術(shù)指導(dǎo)、質(zhì)量控制等綜合能力的體現(xiàn)。設(shè)計變更、會審記錄、工程洽商單同樣是工程施工的語言資料，是施工單位與設(shè)計、監(jiān)理、業(yè)主等各方對工程技術(shù)達成一致的綜合體現(xiàn)。也是工程施工圖預(yù)算、工程決算的重要組成部分。所以資料員要及時保存，分類編號。對工程資料嚴禁涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，資料員在收集、保管時，加強管理；施工技術(shù)資料實行技術(shù)負責(zé)人負責(zé)制，逐級建立健全施工資料管理崗位負責(zé)制。三、項目開工前的準備性工作在工程開工前施工承包單位應(yīng)制定檔案資料過程監(jiān)督檢查計劃，把移交資料的范圍、份數(shù)、表格樣式，列出清單，監(jiān)理方、城建檔案部門溝通確認；工程實行分包的，對施工分包單位并進行綜合交底，明確工程技術(shù)資料的權(quán)威性、重要性，為資料收集、管理打下堅實的基礎(chǔ)。四、圖紙作為工程語言，應(yīng)統(tǒng)一管理、規(guī)范歸檔施工圖以及與施工圖有關(guān)的其他設(shè)計文件，如地質(zhì)勘探報告、設(shè)計變更通知單、圖紙自審和會審記錄、工程變更洽商單等是工程施工的重要依據(jù)。在施工過程中一定要作為重點認真管理。1、圖紙資料的接收和發(fā)放資料員在接收圖紙資料時，應(yīng)當(dāng)場核對圖號或編號、圖名或資料名稱、份數(shù)和每份張數(shù)，核對無誤后方可簽收。收下圖紙資料后，應(yīng)先交技術(shù)部門負責(zé)人審閱和確定發(fā)放對象。審閱中如發(fā)現(xiàn)與所承包的工程項目無關(guān)的圖紙資料時，應(yīng)及時將其送回。如無問題要在臺帳上按規(guī)定進行登記，標明圖紙收發(fā)日期；按確定的發(fā)放范圍填寫圖紙資料交接清單，經(jīng)技術(shù)部門負責(zé)人簽發(fā)后及時進行圖紙資料的發(fā)放。圖紙資料交接清單一式二份，一份隨資料交收件單位，一份資料員保存?zhèn)洳?。圖紙如是復(fù)制資料，尤其是局部復(fù)印且未復(fù)制到圖簽部位時，資料員應(yīng)在復(fù)制圖紙的適當(dāng)部位注上圖號和圖名。2、圖紙資料保管和使用資料員在圖紙資料收到后的5個工作日內(nèi)完成臺帳登記。臺帳按單位（子單位）工程分別建立，每個單位（子單位）工程的臺帳按專業(yè)分類，同專業(yè)圖紙的臺帳按圖號順序由小到大排列。應(yīng)將每套圖紙單獨裝袋，并在圖紙袋正面和脊背上注明圖號、圖名和圖紙張數(shù)，如一套圖紙分裝幾袋時，還應(yīng)在每袋上注明第幾袋、共幾袋和本袋圖紙的圖號順序號范圍。使用過程中圖紙袋破損時，資料員應(yīng)及時更換。項目經(jīng)理部內(nèi)部人員需使用圖紙資料時，可隨時從資料員處領(lǐng)取，資料員可自行予以記錄。圖紙使用人應(yīng)注意保持圖紙整潔，用完后將圖紙按圖號順序排列后再裝入原袋。暫時不用的圖紙資料應(yīng)歸還資料員保存，資料員應(yīng)對歸還的圖紙資料進行清點。圖紙資料除非有富余，一般不外借。確需外借時，應(yīng)由借閱人提出借條，借條應(yīng)寫明所借資料的圖號或編號、名稱、張數(shù)和需借閱的天數(shù)，經(jīng)技術(shù)部門負責(zé)人批準后方可外借。作為竣工圖的圖紙資料應(yīng)單獨保存，一般不應(yīng)使用。確需使用時，應(yīng)經(jīng)技術(shù)部門負責(zé)人批準。3、圖紙變更、會審記錄管理所有變更資料應(yīng)與相關(guān)的圖紙登記在同一臺帳內(nèi)，如變更資料涉及多套圖紙，在這些圖紙的臺帳上均應(yīng)登記。變更資料應(yīng)與相關(guān)的圖紙同袋保存（圖紙分裝幾袋時，放入第1袋），并由資料員在圖紙目錄后加入一份變更資料清單。如變更資料涉及多套圖紙，應(yīng)將變更資料復(fù)制多份，分別裝入相關(guān)圖紙的圖袋內(nèi)。圖紙資料局部變更時，資料員應(yīng)在收到變更資料的2個工作日內(nèi)，根據(jù)變更資料對原圖紙資料進行修改，并在修改部位注明變更資料編號（或其他唯一性的標識）。當(dāng)變更范圍較大，不便于修改時，可在變更部位或圖紙資料的適當(dāng)部位注明變更資料編號及主要變更內(nèi)容。在圖上標注時應(yīng)采用黑色墨水筆。作廢的圖紙資料應(yīng)經(jīng)技術(shù)部門負責(zé)人鑒定，資料員在2個工作日內(nèi)將作廢的圖紙資料收回，并加蓋作廢章，并在臺帳內(nèi)注明。如作廢的圖紙資料還需使用，經(jīng)技術(shù)部門負責(zé)人同意，由資料員加蓋作廢章后保留。作廢的圖紙資料在工程竣工后統(tǒng)一銷毀。五、資料的存放、檢索與管理工程資料按時間順序進行存放，所有資料形成后，應(yīng)由資料員統(tǒng)一歸檔保管，資料員應(yīng)對上交資料進行檢查，保證資料的準確無誤，資料歸檔后由資料員按照要求進行分類組卷，并編制目錄以便查閱。資料員應(yīng)對歸檔的資料負責(zé)，確保其不被破壞、修改及遺失。資料員要建立借閱記錄，并負責(zé)向借閱人要回所借資料。項目技術(shù)負責(zé)人應(yīng)定期對歸檔資料進行檢查，確保資料與工程同步進行。資料員要定期對各部門資料歸檔情況進行檢查，并將檢查情況以書面形式通報項目各部門，同時報送項目技術(shù)負責(zé)人，對不符合要求的提出整改要求，限令整改日期，進行復(fù)查。六、工程竣工資料編制的質(zhì)量要求：工程資料必須真實地反映工程竣工后的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，各種程序責(zé)任者的簽章手續(xù)必須齊全。工程資料必須使用原件；如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件存放處。工程資料的簽字必須使用檔案規(guī)定用筆。工程資料應(yīng)采用打印的形式并手工簽字。工程檔案的編制和填寫必須適應(yīng)檔案縮微管理和計算機輸入的要求，凡采用施工藍圖改繪竣工圖的，必須使用新藍圖并反差明顯，修改后的竣工圖必須圖面整潔，文字材料字跡工整、清楚。達不到質(zhì)量要求的文字材料和圖紙要一律重做。七、工程資料組卷的基本原則：1、建設(shè)項目按單位工程組卷；2、工程資料應(yīng)按基建文件、施工資料、監(jiān)理文件和竣工圖分別進行組卷，施工資料、竣工圖還應(yīng)按專業(yè)分別組卷，以便于保管和利用；3、工程資料應(yīng)根據(jù)工程資料的分類和《專業(yè)工程分類編碼參考表》進行組卷；4、卷內(nèi)資料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)的資料構(gòu)成而定，一般順序為：封面、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊；5、卷內(nèi)資料若有多種資料時，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應(yīng)按資料的編號順序排列；6、編寫頁號以獨立卷為單位，在案卷內(nèi)文件材料排列順序確定后，均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號；每卷從1開始用打號機或鋼筆依次逐張標注頁號，采用黑色、藍色油墨或墨水。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號；7、工程檔案頁號的編寫位置：單面書寫的文字材料頁號編寫在右下角，雙面編寫的文字材料頁號正面編寫在右下角，背面編寫在左下角；竣工圖紙折疊后無論何種形式，一律編寫在右下角。8、文字資料必須裝訂成冊，圖紙材料可以裝訂成冊，也可以散裝載卷盒內(nèi)存放；9、裝訂時要剔除金屬物，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙；案卷裝訂采用三孔一線制，棉線裝訂結(jié)打在背