淺談施工檔案資料的管理

淺談施工檔案資料的管理工程施工檔案資料是建筑施工技術工作的重要組成部分，是對工程進行檢查、維修、管理、改建和擴建的基本依據(jù)，也是工程建設及竣工驗收的必備條件。在當前工程資料還存在著不夠準確、缺少數(shù)據(jù)說話；內容不夠齊全、完整；資料收集、整理不夠及時；部分提供的資料不夠權威性、有效性；還有的資料不夠嚴謹、缺乏可追溯性，個別資料還有弄虛作假的現(xiàn)象。做好工程資料，杜絕這些現(xiàn)象的存在，在施工管理過程中應高度重視，施工資料管理重在過程管理，資料員要明確自己的職責范圍、技術資料的內容、資料的收集與歸檔管理、竣工資料的整理及裝訂；下面就這方面的問題，作簡單的闡述。一、資料員的職責范圍工程資料越來越引起建設領域的高度重視，它是建筑物在設計、施工過程中的全記錄，是保證施工質量的重要組成部分；在施工承包單位應至少設一名資料員，資料員應認真學習和掌握各有關施工規(guī)范、規(guī)程、標準以及行業(yè)主管部門頒布的文件、規(guī)定；熟悉全國質量驗收記錄表的格式與填寫要求；在資料收集、整理工作中，應該特別強調的是嚴謹閉合，實事求是；對重要的技術資料應保密，對工程資料有查閱和分配權；未得到上級領導允許，不得涂改、轉借他人。二、施工資料的內容劃分施工資料內容主要包括：施工管理資料、施工技術資料、施工物資資料、施工測量記錄、施工及記錄、施工試驗及記錄、施工驗收資料及質量評定資料。其中施工技術資料是工程檔案形成的重要保證。工程技術資料應按照資料類別進行分類和組卷，施工技術資料包括：工程技術文件報審表、技術管理資料、技術交底記錄、施工組織設計、施工方案、設計變更文件、圖紙審查記錄、設計交底記錄及設計變更、洽商記錄等。工程技術文件報審表主要是指《建設工程監(jiān)理規(guī)范》GB50319-2000中規(guī)定的施工單位向項目監(jiān)理機構報送的技術文件資料、隱蔽驗收、材料/構配件時所使用的規(guī)范性表格，由施工單位填寫，報審表統(tǒng)一格式、編號，工程項目實施中的施工單位用表主要用A類表，A類表內容主要包括工程開工/復工、施工組織設計/方案、質量保證資料、工程款支付申請、材料/構配件、工程竣工驗收等表式，規(guī)范了表格，對建設領域標準化、規(guī)范化的促進有很重要的價值意義。技術管理文件是工程建設所不可缺少的，是指導項目實施的指導性資料，項目開工必須配備收集與該項目有關的標準、圖集，它是工程技術、質量、安全管理的重要依據(jù)。工程技術交底是指導分部、分項工程具體實施的依據(jù)，技術交底宜求通俗易懂，主要控制點、施工方法要寫清楚，是施工中重要性文件資料。施工組織設計的作用是實現(xiàn)基本建設計劃和設計要求，衡量設計方案施工的可能性和經(jīng)濟合理性、為及時做好各項施工準備工作提供依據(jù)，保證勞動力和各種物資的供應和使用、協(xié)調在施工中各施工單位、各工種之間、各種資源之間以及空間布置與時間之間的合理關系，以保證施工的順利進行、為建筑施工中的技術、質量、安全生產(chǎn)、文明施工等各項工作提供切實可行的保證措施。施工組織設計與方案是工程檔案的重要組成部分，是工程施工過程中關鍵指導文件，施工組織設計應有編制人、審批人簽字和主管部門蓋章。施工組織設計要編制及時，審批技術，真正起到指導現(xiàn)場施工的作用。資料員在審批、發(fā)放后，原則上應至少留出2份原件作為工程檔案保存，施工組織設計的保存應按工程類別、專業(yè)分類管理，重要的技術內容應注意保密。施工組織設計是施工企業(yè)管理水平、技術指導、質量控制等綜合能力的體現(xiàn)。設計變更、會審記錄、工程洽商單同樣是工程施工的語言資料，是施工單位與設計、監(jiān)理、業(yè)主等各方對工程技術達成一致的綜合體現(xiàn)。也是工程施工圖預算、工程決算的重要組成部分。所以資料員要及時保存，分類編號。對工程資料嚴禁涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，資料員在收集、保管時，加強管理；施工技術資料實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工資料管理崗位負責制。三、項目開工前的準備性工作在工程開工前施工承包單位應制定檔案資料過程監(jiān)督檢查計劃，把移交資料的范圍、份數(shù)、表格樣式，列出清單，監(jiān)理方、城建檔案部門溝通確認；工程實行分包的，對施工分包單位并進行綜合交底，明確工程技術資料的權威性、重要性，為資料收集、管理打下堅實的基礎。四、圖紙作為工程語言，應統(tǒng)一管理、規(guī)范歸檔施工圖以及與施工圖有關的其他設計文件，如地質勘探報告、設計變更通知單、圖紙自審和會審記錄、工程變更洽商單等是工程施工的重要依據(jù)。在施工過程中一定要作為重點認真管理。1、圖紙資料的接收和發(fā)放資料員在接收圖紙資料時，應當場核對圖號或編號、圖名或資料名稱、份數(shù)和每份張數(shù)，核對無誤后方可簽收。收下圖紙資料后，應先交技術部門負責人審閱和確定發(fā)放對象。審閱中如發(fā)現(xiàn)與所承包的工程項目無關的圖紙資料時，應及時將其送回。如無問題要在臺帳上按規(guī)定進行登記，標明圖紙收發(fā)日期；按確定的發(fā)放范圍填寫圖紙資料交接清單，經(jīng)技術部門負責人簽發(fā)后及時進行圖紙資料的發(fā)放。圖紙資料交接清單一式二份，一份隨資料交收件單位，一份資料員保存?zhèn)洳?。圖紙如是復制資料，尤其是局部復印且未復制到圖簽部位時，資料員應在復制圖紙的適當部位注上圖號和圖名。2、圖紙資料保管和使用資料員在圖紙資料收到后的5個工作日內完成臺帳登記。臺帳按單位（子單位）工程分別建立，每個單位（子單位）工程的臺帳按專業(yè)分類，同專業(yè)圖紙的臺帳按圖號順序由小到大排列。應將每套圖紙單獨裝袋，并在圖紙袋正面和脊背上注明圖號、圖名和圖紙張數(shù)，如一套圖紙分裝幾袋時，還應在每袋上注明第幾袋、共幾袋和本袋圖紙的圖號順序號范圍。使用過程中圖紙袋破損時，資料員應及時更換。項目經(jīng)理部內部人員需使用圖紙資料時，可隨時從資料員處領取，資料員可自行予以記錄。圖紙使用人應注意保持圖紙整潔，用完后將圖紙按圖號順序排列后再裝入原袋。暫時不用的圖紙資料應歸還資料員保存，資料員應對歸還的圖紙資料進行清點。圖紙資料除非有富余，一般不外借。確需外借時，應由借閱人提出借條，借條應寫明所借資料的圖號或編號、名稱、張數(shù)和需借閱的天數(shù)，經(jīng)技術部門負責人批準后方可外借。作為竣工圖的圖紙資料應單獨保存，一般不應使用。確需使用時，應經(jīng)技術部門負責人批準。3、圖紙變更、會審記錄管理所有變更資料應與相關的圖紙登記在同一臺帳內，如變更資料涉及多套圖紙，在這些圖紙的臺帳上均應登記。變更資料應與相關的圖紙同袋保存（圖紙分裝幾袋時，放入第1袋），并由資料員在圖紙目錄后加入一份變更資料清單。如變更資料涉及多套圖紙，應將變更資料復制多份，分別裝入相關圖紙的圖袋內。圖紙資料局部變更時，資料員應在收到變更資料的2個工作日內，根據(jù)變更資料對原圖紙資料進行修改，并在修改部位注明變更資料編號（或其他唯一性的標識）。當變更范圍較大，不便于修改時，可在變更部位或圖紙資料的適當部位注明變更資料編號及主要變更內容。在圖上標注時應采用黑色墨水筆。作廢的圖紙資料應經(jīng)技術部門負責人鑒定，資料員在2個工作日內將作廢的圖紙資料收回，并加蓋作廢章，并在臺帳內注明。如作廢的圖紙資料還需使用，經(jīng)技術部門負責人同意，由資料員加蓋作廢章后保留。作廢的圖紙資料在工程竣工后統(tǒng)一銷毀。五、資料的存放、檢索與管理工程資料按時間順序進行存放，所有資料形成后，應由資料員統(tǒng)一歸檔保管，資料員應對上交資料進行檢查，保證資料的準確無誤，資料歸檔后由資料員按照要求進行分類組卷，并編制目錄以便查閱。資料員應對歸檔的資料負責，確保其不被破壞、修改及遺失。資料員要建立借閱記錄，并負責向借閱人要回所借資料。項目技術負責人應定期對歸檔資料進行檢查，確保資料與工程同步進行。資料員要定期對各部門資料歸檔情況進行檢查，并將檢查情況以書面形式通報項目各部門，同時報送項目技術負責人，對不符合要求的提出整改要求，限令整改日期，進行復查。六、工程竣工資料編制的質量要求：工程資料必須真實地反映工程竣工后的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，各種程序責任者的簽章手續(xù)必須齊全。工程資料必須使用原件；如有特殊原因不能使用原件的，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件存放處。工程資料的簽字必須使用檔案規(guī)定用筆。工程資料應采用打印的形式并手工簽字。工程檔案的編制和填寫必須適應檔案縮微管理和計算機輸入的要求，凡采用施工藍圖改繪竣工圖的，必須使用新藍圖并反差明顯，修改后的竣工圖必須圖面整潔，文字材料字跡工整、清楚。達不到質量要求的文字材料和圖紙要一律重做。七、工程資料組卷的基本原則：1、建設項目按單位工程組卷；2、工程資料應按基建文件、施工資料、監(jiān)理文件和竣工圖分別進行組卷，施工資料、竣工圖還應按專業(yè)分別組卷，以便于保管和利用；3、工程資料應根據(jù)工程資料的分類和《專業(yè)工程分類編碼參考表》進行組卷；4、卷內資料排列順序要依據(jù)卷內的資料構成而定，一般順序為：封面、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊；5、卷內資料若有多種資料時，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應按資料的編號順序排列；6、編寫頁號以獨立卷為單位，在案卷內文件材料排列順序確定后，均以有書寫內容的頁面編寫頁號；每卷從1開始用打號機或鋼筆依次逐張標注頁號，采用黑色、藍色油墨或墨水。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號；7、工程檔案頁號的編寫位置：單面書寫的文字材料頁號編寫在右下角，雙面編寫的文字材料頁號正面編寫在右下角，背面編寫在左下角；竣工圖紙折疊后無論何種形式，一律編寫在右下角。8、文字資料必須裝訂成冊，圖紙材料可以裝訂成冊，也可以散裝載卷盒內存放；9、裝訂時要剔除金屬物，裝訂線一側根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙；案卷裝訂采用三孔一線制，棉線裝訂結打在背