國家文秘3級實(shí)操重點(diǎn)考點(diǎn)

第一章會議管理會議籌備方案的內(nèi)容：確定會議的主題與議題、確定會議的名稱、確定會議的議程、確定會議的時(shí)間和地點(diǎn)、確定會議所需的設(shè)備和工具、確定會議文件的范圍、確定會議與會代表的組成、確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、確定會議住宿和餐飲安排、確定會議的籌備機(jī)構(gòu)。確定會議主題的要素：有切實(shí)的依據(jù)、必須結(jié)合本單位的實(shí)際、有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。會議籌備方案的作用：確保會議的周密組織，確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。電話會議交流信息的特點(diǎn)：A、方便靈活B、缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息，缺少文本C、可以搭配使用其它通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。電話會議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)。電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實(shí)現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發(fā)工作。人數(shù)較少或單位個(gè)人參加會議，可直接使用帶有免提揚(yáng)聲器的電話機(jī)。視頻會議適用于：布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施的情況。視頻會議的特點(diǎn)：A實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳送。B、打破了空間的限制。C、節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。D、交流效果較好。E、視頻會議的局限：準(zhǔn)備時(shí)間長，投入成本高，沒有互動效果。視頻會議的要求：A、發(fā)出開會信息。B、分發(fā)文件信息資料。C、布置會場。D、設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備。E、做好會議信息準(zhǔn)備。會場的環(huán)境要安靜、清潔。主會場和分會場要懸掛會標(biāo)，突出會議的主題，同時(shí)便于電視宣傳報(bào)道。會場內(nèi)可以配備高速傳真機(jī)。場內(nèi)會議設(shè)備要落實(shí)專業(yè)技術(shù)人員調(diào)試、檢測。視頻會議時(shí)間緊，能夠發(fā)言的人數(shù)較少，發(fā)言的時(shí)間相對較長。遠(yuǎn)程會議可以節(jié)省時(shí)間和金錢、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式作永久記錄、交流更加直接與簡短。會議籌備方案的制定程序：組建會議籌備委員會，分成籌備小組，形成籌備方案，領(lǐng)導(dǎo)審核方案。電話會議語言使用應(yīng)該注意：A、內(nèi)容集中、體現(xiàn)會議主題。B、保證時(shí)間。C、講話內(nèi)容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句。大中型會議座位安排：劃好區(qū)域，貼上標(biāo)識牌、指示牌、座位名簽等，使與會人員順利入座。表彰總結(jié)會議座位安排：被表彰、受獎勵的對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。報(bào)告會、表彰會、聯(lián)席會座位安排：報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間的方法。會前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分、周密、安全。大型會議在禮堂、會堂、體育場館舉行，采取大小方形和半圓形。中小型會議在會議廳、會客室、會議室進(jìn)行，可以擺放成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、長方形和T字形等，使與會人員坐的比較緊湊，便于討論和發(fā)言。主席臺座次的安排：A、依據(jù)職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排，先左后右、由前至后。B、會議主持人有時(shí)需要在前排的邊座就座，可以按職務(wù)順序就座。C、主席臺桌上左側(cè)放置姓名臺簽。影響會議質(zhì)量的因素：溫度和濕度、光線、空氣流通、安靜程度、家具舒適度、會間休息等，還有會議所需文具、茶水、毛巾等是否齊全。檢查會場布置情況：是否與會議議題相適應(yīng)，會標(biāo)是否端莊醒目、主席臺是否按議定座次擺放，領(lǐng)導(dǎo)者名簽安排是否妥當(dāng)，旗幟、鮮花等烘托氛圍的裝飾物是否放置得體。會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式：書面、口頭、協(xié)調(diào)會三種形式、會務(wù)籌備情況檢查的方法：聽取會議籌備人員的匯報(bào)，會前現(xiàn)場檢查，確保所有的事項(xiàng)都條理清晰，注意氣味。對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正：A先要對問題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析，確定問題對會議質(zhì)量的影響程度。B、找出原因，尋求解決方法。C、在人財(cái)物方面為糾正偏差做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。D、責(zé)任到人，抓緊落實(shí)，及時(shí)將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。會議文件審核的內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件的具體內(nèi)容，審核會議文件的具體內(nèi)容包括：審核會議文件與會議主題的關(guān)系，偏離會議主題的內(nèi)容要進(jìn)行修改和提煉；審核會議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究，是否與實(shí)際相符；提交會議討論的文件涉及有關(guān)單位和部門事先是否進(jìn)行了會商。會議文件審核的方法：對校法，折校法，讀校法。會議文件的審核：會議文件涉及的部門較多要進(jìn)行必要地會商，在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則：時(shí)間性、及時(shí)性、全面性。與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī)：會議籌備階段，會中階段，會后階段。與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的效果檢查時(shí)應(yīng)注意：要堅(jiān)持與會議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期的溝通，并將落實(shí)的情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映；溝通在會前、會中、會后要突出各自的重點(diǎn)。會議協(xié)調(diào)的目的：妥善的協(xié)調(diào)處理各種關(guān)系、矛盾和糾紛，保證會議的勝利召開、順利進(jìn)行和圓滿結(jié)束，其實(shí)質(zhì)是統(tǒng)一認(rèn)識、調(diào)整關(guān)系、解決矛盾、協(xié)調(diào)行動。會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題：人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為。大中型會議事先要安排好醫(yī)護(hù)人員在會場應(yīng)急。擬定會議應(yīng)急方案時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：A、住宿安排要妥善。B、餐飲服務(wù)要周到。C、醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患。D、交通保障應(yīng)落實(shí)到位。E、會議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、可靠、穩(wěn)定、迅速。F、在娛樂生活上要豐富多彩。G、會議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位。會議應(yīng)急方案的特點(diǎn)：有的放矢、預(yù)防為主、留有余地。會議按計(jì)劃進(jìn)行的程序：了解議題和議程，準(zhǔn)時(shí)宣布開會，有效引導(dǎo)議題。在會議開始前，明確的向與會人員宣布會議開始和結(jié)束的時(shí)間，并保證做到準(zhǔn)時(shí)開會和散會。如果會議時(shí)間較長，可以通過安排短暫的休息來提示會議按計(jì)劃進(jìn)行。多議題會議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開動腦筋，集中獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的議題建議放在會議前半部分進(jìn)行。會議經(jīng)費(fèi)的類型包括：與會人員交費(fèi)，參展商交費(fèi)，聯(lián)合主辦者交費(fèi)，廣告贊助和捐助，公司分配，其他收入項(xiàng)目。與會人員交費(fèi)=預(yù)期的與會人員人數(shù)*交費(fèi)額+預(yù)期陪同人數(shù)*交費(fèi)額-交費(fèi)折扣額其它開支包括各種不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。會議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督方法：報(bào)告和會議，授權(quán)與自我授權(quán)，質(zhì)量，損益平衡表，比率分析，審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審。企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。提出會議預(yù)算方案，首先要以成本觀念、時(shí)間觀念、效率觀念為指針，盡量減少會議的有形和無形支出，控制會議的數(shù)量，壓縮會議的時(shí)間。會中突發(fā)事件的類型：人員問題，健康與安全問題，行為問題。會議總結(jié)的目的：A、檢查會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。B、檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)勤情況。C、員工將自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。D、獎懲相關(guān)人員。會議總結(jié)的內(nèi)容：A、會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題。B、參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人。C、會議的主持者。D、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)。E、對會議的基本評價(jià)和貫徹要求。F、會議的決議情況和今后的工作任務(wù)布置。撰寫新聞稿件應(yīng)注意及時(shí)準(zhǔn)確、送領(lǐng)導(dǎo)審核。會議的效率是會議所取得的效果和會議成本之間的比值，比值越大，效率越高。因此，提高會議效率，即提高單位工作效率，是節(jié)省開支、降低成本，提高單位綜合效益的有效手段。構(gòu)成有效會議的要素：清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)?shù)男问?、順暢緊湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會人員、參會人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制力、合理的內(nèi)容安排。影響會議成效的原因：A、會議多、長、高、大。B、會議支出超標(biāo)，浪費(fèi)驚人。C、會議準(zhǔn)備不充分，會議質(zhì)量不高。D、組織者組織不當(dāng)。會議評估力求科學(xué)高效。對主持人的評估：主要側(cè)重于對主持能力、業(yè)務(wù)水平、實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)的能力、工作作風(fēng)和對會議進(jìn)程的控制能力的評估。會議評估表格設(shè)計(jì)成問卷的形式，表格的質(zhì)量將影響會議反饋數(shù)據(jù)的質(zhì)量，應(yīng)該考慮的因素：表格的長度，填寫的難易程度，所問的問題，問卷的方式，分析數(shù)據(jù)方式。通常所有反饋數(shù)據(jù)的分析報(bào)告需遞交給主管領(lǐng)導(dǎo)。評價(jià)會議是否成功，首先要分析確定影響會議效果的因素有哪些。一個(gè)高效的會議往往取決于多種因素和條件：A、會議要開的短。B、安排較多的活動，使會議獲得最大限度的價(jià)值。C、特別注意選擇地點(diǎn)。D、對與會人員名單要精益求精。E、如果請公關(guān)公司籌辦會議，應(yīng)多看多問。F、討價(jià)還價(jià)。第二章事務(wù)管理接待1涉外接待的原則①不卑不亢，不卑不亢是涉外接待時(shí)我們應(yīng)始終堅(jiān)持的原則，作為個(gè)人，保持不卑不亢的態(tài)度，是高貴人格的體現(xiàn)；②依法辦事，國際間的交往合作都要依法而行，不僅遵守我國的法律，也要遵守對方國家的法律，特別是我國加入WTO以后，對外貿(mào)易交往還要遵守WTO的各項(xiàng)規(guī)則；③內(nèi)外有別，有保密觀念，既要保守國家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密；④尊重個(gè)人，強(qiáng)調(diào)以人為本，人是生而平等的，個(gè)人尊嚴(yán)不容侵犯；尊重個(gè)人的理念，喝多酒喝少是你個(gè)人的選擇，與主人的臉面沒有關(guān)系，相反主人是要尊重客人選擇的；⑤女士優(yōu)先，這一禮儀由來已久人們認(rèn)為它是男士紳士風(fēng)度的一種體現(xiàn)。照顧女性、幫助女性，是男性的職責(zé)，是基本的教養(yǎng)；⑥入鄉(xiāng)隨俗，到了哪個(gè)地方，就要遵守法當(dāng)?shù)氐牧?xí)俗禮儀，這就是“入鄉(xiāng)隨俗”。2.各國都有自己特別的風(fēng)俗習(xí)慣和禮儀。國際禮儀是人們在長期的國際往來中，經(jīng)過求同存異的遴選兒逐漸建立起來的行為舉止規(guī)范，它是人類文明的體現(xiàn)。涉外接待遵循的正是國際禮儀。3.禮賓次序商務(wù)人員在涉外接待工作中應(yīng)堅(jiān)持依照禮賓次序來處理自己所遇到的一切情況，這是唯一切實(shí)可行而又合乎禮儀規(guī)范的做法。它主要適用于在多變邊性商務(wù)交往中如何同時(shí)兼顧謙卑有序，平等待人這兩項(xiàng)基本禮儀原則，處理實(shí)踐中難以回避的順序與位次的排列問題。 4.禮賓次序常見的五種排列方法①依照來賓所在國家或地區(qū)名稱的拉丁字母先后順序排列其次序；②依照來賓的具體身份與職務(wù)的高低來排列其次序，可運(yùn)用于正式的政務(wù)、商務(wù)、科技、學(xué)術(shù)、軍事交往中；③依照來賓抵達(dá)現(xiàn)場的具體時(shí)間早晚來安排其次序；④依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間先后順序排列其次序；⑤不排列。5.在禮賓實(shí)踐中，上述五種方法可以交叉采用。一般的習(xí)慣是：首先按照來賓的身份、職務(wù)的高地排列；身份相同者，按國家地區(qū)名稱的拉丁字母順序排列；名稱的第一個(gè)字母相同者，再按某種時(shí)間順序排列。6.①按禮賓次序排列座次，代表團(tuán)在開會時(shí)要坐在前排，在宴請時(shí)，團(tuán)長坐在主人右側(cè)的這個(gè)上座；②按禮賓次序排列名次，掛在主席臺上的各國國旗依禮賓次序從右向左排列，東道主的排在最左邊；③按禮賓次序排列出場次序。7.涉外迎送儀式，通過這種迎送活動表達(dá)東道主的誠意，展現(xiàn)主人形象，使雙方建立友好的商務(wù)關(guān)系。8.迎賓禮儀的程序①發(fā)出邀請（規(guī)格對等的含義是在涉外邀請時(shí)，我方出面進(jìn)行邀請的人士的職務(wù)、地位、身份應(yīng)當(dāng)大體上與被邀請者的職務(wù)、地位、身份相當(dāng)。）邀請一般采用書面形式②準(zhǔn)備工作（搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況，如總?cè)藬?shù)、是否包括主可擋住熒光屏的玻璃碎片。⑷切勿向失火的電視機(jī)或電腦潑水，因?yàn)闇囟韧唤禃篃霟岬娘@像管爆裂。16.督查工作是直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作。因此，秘書要圍繞中心，突出重點(diǎn)，根據(jù)上司的工作習(xí)慣和重視程度來確定督查工作任務(wù)。17.秘書督查工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性18.督查工作具有明顯的政策性、全局性和復(fù)雜性督查工作的原則有：（1）實(shí)事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實(shí)原則；通過督查促進(jìn)決策和上司指示的落實(shí)，是督查工作的本質(zhì)要求和基本目的，也是督查工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿；（4）時(shí)效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。19.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；主要用于情況比較緊急而內(nèi)容比較簡單的督查事項(xiàng)；（3）專項(xiàng)督查；（4）會議督查；（5）調(diào)研督查。20.工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)椋航晦k→立項(xiàng)→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。21.督查工作的注意事項(xiàng)有：（1）實(shí)事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時(shí)限要求；（4）辦實(shí)事；(5)謙虛謹(jǐn)慎。22.按不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，辦公室工作計(jì)劃可以有不同的種類：（1）按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計(jì)劃、目標(biāo)型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型計(jì)劃五種類型。方法型計(jì)劃描述了業(yè)務(wù)單位或部門必須完成某項(xiàng)具體的委派而要履行各項(xiàng)任務(wù)的方法和順序。23.制定工作計(jì)劃的方法:（1）根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)?？梢允褂脤ｉT制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫下。（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序，對需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量。（4）列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財(cái)力等。（5）明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求。（6）指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。（7）從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完成，確定后，逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中。（8）明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，確保計(jì)劃的順利實(shí)施。（9）明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。24.行動計(jì)劃是用于管理時(shí)間和工作任務(wù)的文件行動計(jì)劃或計(jì)劃表與時(shí)間表雖然都從起始時(shí)間、階段時(shí)間和最終期限上對任務(wù)做了要求，但是行動計(jì)劃或計(jì)劃表還必須指明所管理的項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)工作的其他一些重要方面。具體包括：(1)每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。(4)每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計(jì)劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。25.編制常見的工作計(jì)劃：通常的工作計(jì)劃中都要指明一段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時(shí)做，由誰做等具體問題，它是在為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)實(shí)狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。26.承辦期限：謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定。27.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機(jī)構(gòu)的建制.(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。28..對辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理過程：(1)建立一套完整的目標(biāo)體系;從企業(yè)的最高主管部門開始，由上向下逐級的確定目標(biāo)。上下級的目標(biāo)之間通常是一種“目的---手段”的關(guān)系。(2)確定目標(biāo)，目標(biāo)體系應(yīng)與組織結(jié)構(gòu)相吻合，從而使每個(gè)部門都有明確的目標(biāo)；(3)組織實(shí)施(4)檢查評估29.對辦公室工作進(jìn)行量化管理辦公室工作量化管理是指在組織開展工作過程中，運(yùn)用科學(xué)方法（如預(yù)測、概率估算、實(shí)測、預(yù)定動作世間法等）對各個(gè)工作項(xiàng)目做出工作定額來實(shí)行定量考核的管理方法。⑴優(yōu)化勞動組合⑵定員定編⑶工作定額⑷定量考核1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購買和租用。2.購買：是指從組織外部購買該設(shè)備，從面獲得設(shè)備的使用權(quán)。優(yōu)點(diǎn)：設(shè)備歸購買者所有，使用方便。缺點(diǎn)：一次性付款費(fèi)用較高，而且過了保修期后，需要額外支出設(shè)備的維護(hù)和修理費(fèi)用。另外，設(shè)備還可能很快果實(shí)。3.租用：通過租用的形式也可以取得設(shè)備的使用權(quán)。優(yōu)點(diǎn)：最初的費(fèi)用較低，費(fèi)用可以由不斷獲得的利潤進(jìn)行補(bǔ)償，租用協(xié)議都包括了維護(hù)和修理的費(fèi)用，另外，可以隨時(shí)更換和升級。缺點(diǎn)：如果租期較長支付的費(fèi)用將會較多，甚至超過購買的費(fèi)用；另外如果在租賃合同到期之前終止合同，違約金將會很高。4．政府采購遵循的原則：公開、公正、公平、效益及維護(hù)公共利益的原則。5.我國政府采購的主要方式有5種：即公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源等采購方式。公開招標(biāo)采購是指采購機(jī)關(guān)或其委托的政府采購業(yè)務(wù)代理機(jī)構(gòu)（統(tǒng)稱招標(biāo)人）以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商（統(tǒng)稱投標(biāo)人）投標(biāo)的采購方式。6.國家財(cái)政部及省（自治區(qū)、直轄市）級政府財(cái)政部門為政府采購管理機(jī)關(guān)，負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督管理。7.采購的工作程序：（1）提出購買申請；（2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)；（3）招標(biāo)、選擇供應(yīng)商；（4）簽訂供貨合同；（5）貨物入庫；（6）支付貨款。會計(jì)部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，三單貨名、數(shù)字應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字批準(zhǔn)，支付貨款。8.采購預(yù)算方案制定的原則：（1）真實(shí)性原則。（2）重點(diǎn)性原則。（3）目標(biāo)相關(guān)性原則。（4）經(jīng)濟(jì)合理性原則。9.編制采購預(yù)算的一般程序：（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)。確定預(yù)算的核算基數(shù)實(shí)際上是要確定采購費(fèi)用的總額。（2）進(jìn)行市場調(diào)研。（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價(jià)格。（4）編寫預(yù)算方案。預(yù)算方案要進(jìn)行科學(xué)的可行性論證，提出項(xiàng)目的效益目標(biāo)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、動用的公共資源、支出標(biāo)準(zhǔn)和測算依據(jù)等。10.預(yù)算的方法：（1）傳統(tǒng)預(yù)算法。是指承襲上年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變動。優(yōu)點(diǎn)：這種預(yù)算法核算比較簡單，核算成本也較低。缺點(diǎn)：這一方法的邏輯前提是上年度的每個(gè)支出項(xiàng)目均為必要，而且是必不可少的，因而在下一年度里都有延續(xù)的必要，這在實(shí)際上是存在問題的；容易導(dǎo)致一些不良傾向。（2）零基預(yù)算法。零基預(yù)算發(fā)是以零為基數(shù)編制的預(yù)算。資金和其他資源的分配是以重新排出的優(yōu)先次序?yàn)榛A(chǔ)的，而不是采取過去那種外推的辦法。11.零基預(yù)算的優(yōu)勢：=1\*GB3①有利于管理層對整個(gè)活動進(jìn)行全面審核；=2\*GB3②有利于提高主管人員計(jì)劃、預(yù)算、控制與決策的水平；=3\*GB3③有利于將組織的長遠(yuǎn)和具體目標(biāo)以及要實(shí)現(xiàn)的效益三者有機(jī)結(jié)合起來。缺點(diǎn)：影響了其廣泛推廣，花費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間。12.辦公室資源就是實(shí)行辦公室資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理地調(diào)配和利用辦公室資源，提高辦公室資源的使用效率。一般而言，規(guī)模較小的單位人員少，涉及的辦公室資源較少，一個(gè)稱職的秘書人員可以對單位的辦公室資源如數(shù)家珍，便于調(diào)配。13.以日常辦公用品的管理為例，軟件一般包括登記、領(lǐng)用、盤存3大功能。14.信息開發(fā)的特性：信息開發(fā)是對信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。信息開發(fā)具有多次性。信息具有共享的特性。15.信息開發(fā)的類型：按照對信息加工的層次分，有一次信息開發(fā)、二次信息開發(fā)、三次信息開發(fā)。以此信息開發(fā)，主要是將無序信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛐畔ⅲ岣咝畔⒌睦寐?，如剪?bào)、外文文獻(xiàn)編譯。二次信息開發(fā)，是對一次信息進(jìn)行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進(jìn)行概括了解。三次信息開發(fā)，是在一次、誒此信息的基礎(chǔ)之上，通過分析概括而形成更深層次的信息。16.信息開發(fā)的主要形式：（1）剪報(bào)。剪報(bào)屬于一次信息開發(fā)，開發(fā)成本相對較低，獲得信息量較多，但信息零散，有的信息缺乏時(shí)效性、可靠性。（2）索引。屬于二次信息開發(fā)。信息資料索引有篇目索引和內(nèi)容索引。篇目索引用于指明信息的出處；內(nèi)容索引摘錄信息中的事件、人名、地名等。（3）目錄編制。屬于二次信息開發(fā)。（4）文摘。屬于二次信息開發(fā)。（5）信息資料冊。（6）簡訊。屬于三次信息開發(fā)。（7）調(diào)查報(bào)告。屬于三次信息開發(fā)。17.信息編寫的類型：（1）動態(tài)型信息。（2）建議型信息。（3）經(jīng)驗(yàn)型信息。（4）問題型信息。（5）預(yù)測型信息。18.信息的開發(fā)的工作程序：（1）確定主題。選題是信息開發(fā)的起點(diǎn)和目標(biāo)。選題的來源一般有3種渠道：一是下達(dá)的任務(wù)；二是利用者提出要求；三是根據(jù)工作需要自主選擇。（2）分析信息材料。（3）選擇信息開發(fā)的方法。=1\*GB3①匯集法=2\*GB3②歸納法=3\*GB3③縱深法=4\*GB3④連橫法=5\*GB3⑤濃縮法=6\*GB3⑥轉(zhuǎn)換法=7\*GB3⑦圖表法（4）選擇開發(fā)信息的形式。信息開發(fā)就是對信息進(jìn)行有序化處理、加工和提煉。可選擇一次信息開發(fā)，如剪報(bào)；可開發(fā)二次信息，如索引、目錄、文摘；可開發(fā)三次信息，如簡訊、調(diào)研報(bào)告。（5）形成信息產(chǎn)品。19.信息利用服務(wù)具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和時(shí)效性特點(diǎn)。20.信息利用的要求：（1）遵守信息法規(guī)。（2）維護(hù)信息安全。（3）最大限度地滿足信息要求。（4）注意對日常信息的積累。21．秘書信息工作的全部意義在于充分利用信息，發(fā)揮參謀助手作用。22.進(jìn)行信息檢索有4個(gè)環(huán)節(jié)：=1\*GB3①扥西信息需求；=2\*GB3②明確檢索要求；=3\*GB3③選擇檢索系統(tǒng)，選擇檢索途徑和檢索方法，確定檢索詞；=4\*GB3④實(shí)施信息檢索，獲取信息。23.三級秘書應(yīng)能夠指導(dǎo)他人選擇適宜的信息檢索系統(tǒng)。24.答復(fù)利用者詢問，指導(dǎo)其利用信息的服務(wù)方式如問題解答、事實(shí)咨詢服務(wù)、利用者教育服務(wù)。25.信息利用中可使用跟蹤卡、文檔日志記錄信息借閱情況。當(dāng)信息被借用時(shí)應(yīng)該填寫跟蹤卡，放置在信息原存放處。26.信息利用有利于實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，促進(jìn)管理水平的提高；有利于信息的增值和信息資源共享；有利于提高決策的成功率。27.信息反饋的特點(diǎn)：（1）針對性（2）及時(shí)性（3）連續(xù)性28.信息反饋的形式：（1）正反饋和負(fù)反饋（2）縱向反饋和橫向反饋（3）前反饋和后反饋29.信息反饋的要求：（1）信息反饋要準(zhǔn)確真實(shí)（2）盡量縮短信息反饋時(shí)間（3）信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。30.選擇信息反饋的方法：（1）系列型反饋信息（2）廣角型反饋信息（3）連續(xù)型反饋信息第三章文書擬寫與處理文書格式：標(biāo)題、正文（開頭、主體、結(jié)尾）、落款標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)（關(guān)于）事由（的）文種[可以沒有發(fā)文機(jī)關(guān)、事由，一定要有文種]開頭：發(fā)文原因、目的、根據(jù)主體：寫法：（1）不分段式（2）分段式（3）條款式[寫法：①一、二、三、四···（漢字?jǐn)?shù)碼）②第一、第二···（序數(shù)詞）③1、2、3··]（4）小標(biāo)題式結(jié)尾：寫法：（1）對公文的內(nèi)容總括概括（2）提出希望號召要求（3）用慣用語作結(jié)尾（4）沒有結(jié)尾（5）提出公文內(nèi)容的執(zhí)行時(shí)間落款：機(jī)關(guān)名稱，日期（使用漢字?jǐn)?shù)碼）通告：（一）概念：公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的公文。（二）與公告的區(qū)別：通告只用于一定范圍，公告用于國內(nèi)外；公告的發(fā)布者有權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)及被授權(quán)的發(fā)行社（三）結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+落款+成文日期通報(bào)（一）概念：是表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況的公文（二）批評通報(bào)對下級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)作用重于指揮作用（三）通知與通報(bào)的區(qū)別：均為知照性公文，通知帶有一定指令性，通報(bào)無決定(一)概念：是對重要事項(xiàng)或者重大行動作出安排、獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。（二）類型：指揮性決定和知照性決定知照性決定事項(xiàng)范圍是：指表彰先進(jìn)、懲處錯(cuò)誤；設(shè)置機(jī)構(gòu)；變動人事；召開重要會議；變更或撤銷下級決定等。請批、批答函：函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文計(jì)劃（一）特點(diǎn)：針對性、預(yù)見性（二）類型：按內(nèi)容分、按范圍分、按時(shí)間分、按性質(zhì)和作用分（三）結(jié)構(gòu)：文章式（分條列項(xiàng)地編寫成文）、表格式（四）文章式計(jì)劃的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部正文構(gòu)成：前言+主體+結(jié)尾結(jié)尾：1、提出執(zhí)行要求2、展望前景3、不寫結(jié)尾4、自行確定（五）注意事項(xiàng)：1、注意深入領(lǐng)會黨和國家的有關(guān)方針、政策和法律精神2、注意從本部門的實(shí)際情況出發(fā)，不脫離現(xiàn)實(shí)，不把任何指標(biāo)訂得過高或過低；計(jì)劃的目的、任務(wù)、指標(biāo)、措施、步驟要制定得具體明確，以便于落實(shí)和監(jiān)督檢查3、語言簡潔明了，樸實(shí)自然總結(jié)按性質(zhì)和作用分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部正文：前言+主體+結(jié)尾前言介紹基本情況，交代背景，點(diǎn)明主旨或說明成績主體包括成績和經(jīng)驗(yàn)、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等尾部包括落款和成文日期注意事項(xiàng)：正確的指導(dǎo)思想；堅(jiān)持實(shí)事求是（增強(qiáng)科學(xué)性和可信性）；分清主次、突出重點(diǎn)；語言簡明、準(zhǔn)確七、述職報(bào)告述職報(bào)告是書面報(bào)告特點(diǎn)：個(gè)人性、真實(shí)性（述職報(bào)告是干部考核、評價(jià)、晉升的重要依據(jù)）；通俗性講話稿特點(diǎn)：內(nèi)容針對性強(qiáng)；語言平易通俗；交流具有互動性注意事項(xiàng)：1、以聲音充當(dāng)媒介2、內(nèi)容要有針對性3、觀點(diǎn)鮮明，主題明確4、語言通俗生動九、市場調(diào)查報(bào)告1、特點(diǎn)中的典型性主要體現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是對調(diào)查得來的所有材料，要進(jìn)行科學(xué)地分析研究，從中找出有規(guī)律性的東西，反映市場變化的內(nèi)在規(guī)律；二是報(bào)告的結(jié)論要準(zhǔn)確可靠，在結(jié)論基礎(chǔ)上提出的建議必須切實(shí)可行，有較為廣泛的適應(yīng)性和可操作性2、正文是主體部分，包括情況部分、預(yù)測部分、建議部分（是市場調(diào)查報(bào)告的落腳點(diǎn)）3、尾部：重申論點(diǎn)，加深認(rèn)識，沒有尾部4、市場調(diào)查是市場調(diào)查報(bào)告寫作的前提和基礎(chǔ)十、招標(biāo)書（一）概念：招標(biāo)書又稱招標(biāo)說明書，是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競爭從而達(dá)到優(yōu)選投標(biāo)人的一種告知性文書。（二）特點(diǎn)：明確性、競爭性、具體性、規(guī)范性（三）類型：按性質(zhì)和內(nèi)容分為工程建設(shè)招標(biāo)書、企業(yè)租賃招標(biāo)書、大宗商品交易招標(biāo)書等（四）結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部正文結(jié)構(gòu)：前言+主體+結(jié)尾前言寫明招標(biāo)單位的基本情況和招標(biāo)的目的主體包括文體編號、招標(biāo)項(xiàng)目名稱、招標(biāo)范圍、招標(biāo)投標(biāo)辦法、招標(biāo)時(shí)限、招標(biāo)地點(diǎn)等。結(jié)尾寫明招標(biāo)單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。十一、投標(biāo)書投標(biāo)書也稱“標(biāo)函”，特點(diǎn)是針對性、求實(shí)性和合約性結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部正文結(jié)構(gòu)：送達(dá)單位（即招標(biāo)單位）+引言+主體+結(jié)尾1、送達(dá)單位頂格書寫，后加冒號。2、引言說明投標(biāo)的依據(jù)、目的和指導(dǎo)思想3、主體根據(jù)招標(biāo)書提出的目標(biāo)、要求，介紹投標(biāo)單位的現(xiàn)狀，明確投標(biāo)期限及投標(biāo)形式，擬定標(biāo)的，填寫標(biāo)單等。4、正文結(jié)尾寫明投標(biāo)單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。第二節(jié)收發(fā)文處理文書審核是對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。檢查文字表述是否通順、簡練、準(zhǔn)確，是否合乎語法邏輯，文字有無錯(cuò)漏，標(biāo)點(diǎn)符號是否正確；事實(shí)陳述是否清楚明白，理由的說明是否充分有力；結(jié)論的提出是否明確具體。文書的擬辦是對文件的辦理提出初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參考。文書擬辦的要求：熟悉有關(guān)政策和規(guī)定；熟悉本單位各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況；熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定；擬辦意見要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況；擬辦意見力求準(zhǔn)確及時(shí)簡潔。擬辦是秘書為領(lǐng)導(dǎo)批辦文件所做的準(zhǔn)備工作，包括在文件處理單上書寫對收文辦理的方案和建議文書擬辦的工作程序：（1）明確擬辦范圍（需要擬辦的文書主要有：需要傳達(dá)、貫徹執(zhí)行的文件；報(bào)送來到重要請示或報(bào)告；需本單位領(lǐng)導(dǎo)參考或知道的文件）（2）閱讀文書內(nèi)容（3）提出擬辦意見7、注意事項(xiàng)：擬辦意見要明確具體；應(yīng)寫明要對文書進(jìn)行閱示的領(lǐng)導(dǎo)或文書承辦部門；寫清承辦的時(shí)限和要求；寫明發(fā)送范圍和閱讀范圍。8、文書承辦包括辦理有關(guān)事宜和撰文答復(fù)文書具有時(shí)效性，應(yīng)在承辦時(shí)限內(nèi)完成文書的辦理注辦文書，收文承辦后，在文件處理單上簡要注明文書辦理的情況和結(jié)果。9、文書催辦有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種。確定催辦的方法：電話催辦和發(fā)函催辦。10、檔案利用的含義：檔案利用工作是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。檔案利用工作可以區(qū)分為提供檔案利用和利用檔案兩個(gè)概念。提供檔案利用是檔案管理部門及其人員直接提供檔案，為了解查詢問題的利用者提供服務(wù)；利用檔案是利用者為了研究和解決問題，以閱讀、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案。11、檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于積極、主動、及時(shí)地提供利用。12、檔案利用的工作程序：（1）熟悉庫藏（2）分析利用需求。決策人員需求概括性、綜合性、可靠性強(qiáng)的高層次檔案信息?；鶎庸芾碚咝枨缶唧w、實(shí)用的檔案信息；業(yè)務(wù)方面的檔案信息；對工作者有借鑒作用的檔案信息。科研人員需求某一個(gè)或多個(gè)相關(guān)主題的檔案信息；完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的成套的專題檔案材料。工程技術(shù)人員需求針對性強(qiáng)、內(nèi)容具體的檔案信息；專利文獻(xiàn)和標(biāo)準(zhǔn)化材料；同類項(xiàng)目或同行業(yè)的檔案信息。（3）選擇檔案利用方式。=1\*GB3①閱覽室提供利用。=2\*GB3②檔案外借。由于工作的特殊需要，按照一定的制度，履行外借手續(xù)。檔案外借的要求是：必須經(jīng)過審批手續(xù)才能外借；借出期限不能過長，數(shù)量也有所限制；借用者要確保檔案的安全，不允許轉(zhuǎn)接或私自摘錄、復(fù)制、翻印檔案，不能遺失、拆散、調(diào)換和污損檔案；要按期歸還檔案。=3\*GB3③制發(fā)檔案復(fù)制本。檔案復(fù)制本有副本和摘要兩種類型。=4\*GB3④制發(fā)檔案證明。根據(jù)利用者的申請，為證實(shí)某種事實(shí)在所保存檔案中有無記載和如何記載而開具的書面證明材料。=5\*GB3⑤提供咨詢服務(wù)。檔案咨詢的類型有：一般性咨詢、專門性咨詢；事實(shí)性咨詢、知識性咨詢；專題研究型咨詢、情報(bào)性咨詢。