化妝品個性化服務指南

1化妝品個性化服務指南本文件規(guī)定了化妝品個性化服務的基本要求、服務模式、服務內容、服務流程、信息安全管理和評價與改進。本文件適用于企業(yè)開展化妝品個性化服務時參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本標準必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本標準；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。GB/T35273信息安全技術個人信息安全規(guī)范GB/T36733服務質量評價通則《化妝品監(jiān)督管理條例》中華人民共和國國務院令第727號《化妝品生產質量管理規(guī)范》國家藥品監(jiān)督管理局2022年第1號3術語和定義下列術語和定義適用于本標準。3.1個性化服務customization根據客戶的個性化需求，在規(guī)定范圍內為客戶提供特定的服務。4基本要求4.1提供個性化服務的主體應為依法設立的企業(yè)或者其他組織。4.2提供個性化服務的場所、人員、服務范圍、服務內容等涉及政府部門行政許可或審批的應獲得相應資格。4.3個性化服務中的化妝品產品應符合《化妝品監(jiān)督管理條例》及相關法規(guī)的要求。4.4化妝品個性化服務應建立“以客戶為導向”的交付和跟蹤服務體系，滿足客戶的服務需求。5服務模式根據服務內容的不同，將化妝品個性化服務分為以下幾種模式：——交付個性化產品的服務模式，具體流程見圖1；——交付個性化方案的服務模式，具體流程見圖2；2——向客戶本人提供個性化服務實施的服務模式，具體流程見圖3；——上述三種服務模式的組合。圖1交付個性化產品的服務流程圖2交付個性化方案的服務流程圖3向客戶本人提供個性化服務實施服務的流程6服務內容6.1個性化產品的服務內容包括但不限于：——交付在感官上具有個性化差異的產品，包括產品的形狀、色澤、氣味和性狀等；——交付在使用性能上具有個性化差異的產品，包括牢固度、防水性能和可卸妝性能等；——交付在功效上具有個性化差異的產品，包括產品的保濕、抗皺和祛痘等；——交付在包裝上具有個性化差異的產品，包括產品外包裝、說明書和接觸產品內料的容器等。6.2個性化方案的服務內容包括但不限于：——制定個性化的護膚方案，包括特定性能、功效護膚產品的使用方法和皮膚美容儀器的配合使用——制定個性化的化妝方案，包括臉部、手部等身體表面的色彩和造型搭配等。——制定個性化的香氛護理方案，包括精神舒緩、體表護理等不同使用場景和目的的香水或精油的搭配和使用方法等。6.3向客戶本人提供個性化服務實施的內容即由專業(yè)人員評估個性化服務方案和對應產品，并在特定場所、設備、人員等條件下對客戶本人開展服務操作。7服務流程7.1需求識別7.1.1需求信息線上獲取7.1.1.1智能測膚通過桌面式測膚儀、測膚鏡、手機測膚、測膚筆等智能測膚儀器采集用戶體表皮膚狀態(tài)數據，由計算機應用程序完成數據的分析、評估、匯總，輸出皮膚狀態(tài)報告，分析報告獲取客戶護膚需求信息。37.1.1.2智能化妝評估通過化妝評估軟件或設備對客戶臉部圖像進行檢測，獲得客戶化妝需求信息。7.1.1.3線上問卷用戶通過觀察自己的膚色、膚質情況，結合自我的護膚、化妝需求，完成相關問卷，線上提交個人情況和需求信息。7.1.1.4線上咨詢客服或專業(yè)人員與客戶通過視頻、音頻、文字信息等線上方式進行交流問詢，獲取用戶需求信息。7.1.2需求信息線下獲取7.1.2.1護膚問詢診斷專業(yè)的皮膚科醫(yī)生或美容師，通過面對面的詢問，觀察用戶的皮膚質地、用妝習慣、化妝品使用歷史等情況，或借助專業(yè)設備評估皮膚情況，綜合判斷皮膚狀態(tài)，獲取護膚需求信息。7.1.2.2化妝咨詢專業(yè)化妝師或美容師，通過面對面的詢問，觀察客戶的膚色、臉型等情況，獲取化妝需求信息。7.2需求信息處理7.2.1應對收集到的個性化需求信息進行數據預處理，去除無效數據、錯誤數據和重復數據等，確保信息準確性和可靠性。7.2.2應將個性化需求信息進行分類和分析，確定個性化信息的類型、來源、個性化服務的交付要求7.2.3應根據化妝品相關法律法規(guī)對個性化需求信息的合規(guī)性進行評估。7.2.4應根據可提供的個性化服務類別和范圍，對客戶需求信息的可行性進行評估。7.2.5應準確記錄客戶個性化需求信息、企業(yè)交付信息，信息保存期應不少于個性化服務交付完成后7.2.6服務內容為交付個性化產品的，產品相關記錄的保存應符合《化妝品生產質量管理規(guī)范》的規(guī)7.3需求信息轉換將客戶反饋的個性化服務需求信息轉化為有效指導產品開發(fā)制造的技術要求、服務方案的制定要求及服務的實施要求。7.4服務提供7.4.1交付個性化產品的，應對照客戶需求核查產品主體、配件及相關材料。產品交付方式一般包括現場使用、送貨上門、顧客自提或第三方物流郵寄，采用第三方物流郵寄時應告知顧客物流訂單和關鍵物流信息。7.4.2交付個性化方案的，應對照客戶需求核查方案的針對性、完整性、適用性，形成視頻、照片或文字方案，以口頭描述、電子文件、紙質文件等形式交付客戶。47.4.3向客戶本人提供服務方案實施的，個性化方案應先由專業(yè)人員判斷其安全性、有效性，確認方案安全、有效后，在特定場所按要求組織實施。實施過程中應主動跟進服務流程，協(xié)調過程中出現的問題。7.4.4企業(yè)可對7.4.1、7.4.2、7.4.3中的服務進行獨立交付或組合交付。7.5服務跟蹤7.5.1滿意度跟蹤服務服務交付后，企業(yè)宜在七個工作日內致電回訪，向客戶詢問交付服務的滿意度及其他意見，做好記錄并分析反饋。7.5.2退換貨服務向客戶交付產品的個性化服務，企業(yè)應建立退換貨管理程序，對符合退換貨條件的客戶提供退換貨服務，并做好服務記錄。退換貨條件詳見附錄A。7.5.3不良反應監(jiān)測7.5.3.1企業(yè)應建立并實施不良反應監(jiān)測管理程序和評價體系，配備與其服務相適應的機構和人員從事化妝品不良反應監(jiān)測工作。7.5.3.2企業(yè)應主動收集客戶不良反應情況，定期分析產品不良反應信息和產生原因，不斷優(yōu)化服務，改進產品開發(fā)和生產制造的相關技術參數。7.5.3.3客戶使用服務后反饋有不良反應的，企業(yè)應及時進行分析評價，根據實際情況安排專門人員協(xié)助客戶采取風險控制措施，并及時上報藥品監(jiān)督管理部門。7.5.4服務質量監(jiān)督7.5.4.1應完善服務監(jiān)督方式，建立服務監(jiān)督制度。7.5.4.2應提供網站、電話和線下服務點等投訴服務渠道，及時獲取客戶反饋的信息。7.5.4.3收到客戶投訴后應快速響應，分析存在的問題，必要時開展企業(yè)內部自查及修正工作，并妥善處理客戶問題。8信息安全管理8.1企業(yè)應建立信息安全管理制度，明確信息安全保障、應急處置等內容，對客戶信息的收集、傳遞、存儲、共享、銷毀等全生命周期進行安全防護。8.2企業(yè)應根據實際情況配備必要的信息安全管理軟件和硬件設施。8.3采用計算機技術儲存和利用客戶信息的，客戶信息安全管理應符合GB/T35273的要求。8.4企業(yè)宜配有專職或兼職的信息安全管理人員，負責客戶信息收集、核驗、存檔、銷毀等工作。9評價與改進9.1評價9.1.1應定期對服務質量進行自我評價。服務質量評價的內容、程序和方法可參照GB/T36733的要求。9.1.2應對滿意度調查結果進行綜合分析，制定改進措施并及時整改。滿意度評價要素詳見附錄B。9.1.3宜與服務提供的相關方建立有效的溝通協(xié)調機制，及時發(fā)現和解決服務過程中出現的問題。9.2持續(xù)改進9.2.1改進依據持續(xù)改進的依據包括但不限于：——適用的政策、法