物業(yè)公司檔案管理辦法

6-5-物業(yè)公司檔案管理辦法第一章總則第一條為了搞好公司檔案的管理，加強(qiáng)物業(yè)管理工作的運(yùn)作，根據(jù)《檔案法》和《山東省物業(yè)管理?xiàng)l例》、《淄博市物業(yè)管理?xiàng)l例》的規(guī)定特制定本辦法。第二條物業(yè)項(xiàng)目檔案是指：為了從事物業(yè)項(xiàng)目管理接收或在管理活動(dòng)形成的文件材料（包括小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖[安裝圖]、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等基礎(chǔ)管理文件材料以及房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)等業(yè)務(wù)管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然規(guī)律、保持文件之間的歷史聯(lián)系、便于保管和利用的原則，經(jīng)過分類、組合起來的案卷。第三條為了便于管理和妥善保管物業(yè)項(xiàng)目檔案，根據(jù)檔案管理原則，凡在物業(yè)項(xiàng)目管理工作中形成的文件材料都應(yīng)按其形成的規(guī)律立卷歸檔，定期向檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，項(xiàng)目單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第二章項(xiàng)目檔案的分類與歸檔第四條物業(yè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍包括：基礎(chǔ)管理文件材料、房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)、共用設(shè)施設(shè)備管理和公共秩序維護(hù)、消防、車輛管理以及環(huán)境衛(wèi)生管理、綠化管理、社區(qū)文化管理、項(xiàng)目管理效益等文件材料。第五條物業(yè)項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間規(guī)定在第二年由各項(xiàng)目單位兼職檔案人員整理立卷5月底前向檔案室移交歸檔。第六條物業(yè)項(xiàng)目檔案分類是按照文件材料的來源與形成結(jié)合載體的不同分為“基礎(chǔ)管理類”和“業(yè)務(wù)管理類”兩個(gè)二級類目，結(jié)合文件材料的形成過程在二級類目下設(shè)置若干個(gè)三級類目，如下表：二級類目三級類目歸檔內(nèi)容分類號名稱代號名稱代號基礎(chǔ)管理類1建筑類1小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖（安裝圖）、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等基礎(chǔ)管理文件材料10.1.1設(shè)備類2公用設(shè)備使用說明書、質(zhì)量驗(yàn)收文件、合格證、年檢報(bào)告及維修期限等10.1.業(yè)主檔案3入住單、業(yè)主公約、鑰匙發(fā)放單及有關(guān)協(xié)議、基本情況登記表、房屋交接手續(xù)、物業(yè)確認(rèn)書、協(xié)議書及相關(guān)介紹信存根等10.1.業(yè)務(wù)管理類2房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)1巡查記錄、報(bào)修與維修記錄、回訪記錄等有關(guān)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)及維修基金使用情況等文件材料10.共用設(shè)施設(shè)備管理2共用設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定、維護(hù)與保養(yǎng)記錄、日常運(yùn)行狀態(tài)檢查記錄、停水停電及各類事故處理記錄等10.公共秩序維護(hù)、消防、車輛管理3巡邏值班記錄、應(yīng)急處理預(yù)案、防范措施及有關(guān)管理規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、車輛管理資料等10.2.環(huán)境衛(wèi)生管理4環(huán)衛(wèi)工作制度、環(huán)衛(wèi)設(shè)備登記、日常衛(wèi)生檢查記錄等10.2.綠化管理5綠化設(shè)備登記、綠化巡查養(yǎng)護(hù)記錄、綠化施工文件等10.2.社區(qū)文化管理6社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃與實(shí)施、精神文明建設(shè)、獲獎(jiǎng)證書獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯等文件材料10.2.項(xiàng)目管理綜合7物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)收繳記錄、開展多種經(jīng)營服務(wù)項(xiàng)目情況的文件及項(xiàng)目管理年度工作總結(jié)、專題報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、制度規(guī)定、簡報(bào)信息、員工管理與績效管理文件、與業(yè)主委員會(huì)來往文件、專項(xiàng)合同協(xié)議書等綜合管理性文件材料10.2.接待服務(wù)管理8指公建項(xiàng)目在接待服務(wù)工作中形成的記錄、業(yè)主確認(rèn)單、業(yè)主滿意度調(diào)查等10.2.其他業(yè)務(wù)管理9其他業(yè)務(wù)管理工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料10.2.第三章項(xiàng)目檔案的整理第七條物業(yè)項(xiàng)目類檔案按照三級類結(jié)合文件材料內(nèi)容和數(shù)量分別組卷。第八條基礎(chǔ)管理類檔案的組卷與編目文件編號：填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號等。責(zé)任者：填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。文件材料題名：填寫文件材料的全稱。日期：填寫文件材料的形成日期。頁號：填寫每件文件材料的首尾頁上標(biāo)注的頁號。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。5、卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)情況說明包括:案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人：由責(zé)任立卷人簽名（指兼職檔案員）。立卷日期：填寫完成立卷的日期。檢查人：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名。檢查日期：填寫審核的日期。6、案卷的裝訂（1）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷內(nèi)不允許有金屬物。（2）案卷內(nèi)不同幅面的圖樣文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的要先修復(fù)，幅面一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm），圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。圖樣文件可采取不裝訂的形式。（3）不裝訂的案卷（這里指文字材料按“件”整理）,應(yīng)在每件文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章的內(nèi)容有：檔號、年度、件號。7、“件”的確定原則與整理（1）文件材料原則上每份自然件為一件；正文（正本）與定稿為一件；正文（正本）與附件為一件；原件與復(fù)印件為一件；正文與文件處理單為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等每本（冊）為一件。（2）文件材料的裝訂是按“件”裝訂，永久和長期保管的要去除金屬物。文件頁數(shù)多的采取三孔一線裝訂或兩孔塑料釘?shù)姆椒ǎ晃募摂?shù)少的采取塑料曲別針或線縫的裝訂方式，不得使用膠水或漿糊粘貼。第四章項(xiàng)目檔案的管理第十條物業(yè)項(xiàng)目類檔案的管理要遵循物業(yè)管理工作的實(shí)際，以方便利用為前提。項(xiàng)目基礎(chǔ)管理類檔案由項(xiàng)目單位按照規(guī)定整理立卷并按照規(guī)