行政前臺工作流程

行政前臺工作流程前臺直接上司：總務(wù)（行政）主管主要工作：做好公司日常行政事務(wù)工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運作效率。崗位職責(zé)：（具體工作）（1）轉(zhuǎn)接總機電話，收發(fā)傳真、信件和報刊；（2）接待來訪客人，并通報相關(guān)部門；（3）管理辦公用品，管理維修打印機、傳真機、復(fù)印機等辦公器材；（4）打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件；（5）承辦員工考勤和外出登記；（6）安排約會、會議室及差旅預(yù)定；（7）保管各種手續(xù)、手冊；（8）更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式；（9）協(xié)助組織公司活動。行政前臺日常事務(wù)

一.保證前臺電子設(shè)備的正常使用

前臺有電腦、電話、傳真等電子設(shè)備，若設(shè)備發(fā)生故障可以先找網(wǎng)絡(luò)管理員檢查，若無法維修，可通過其他渠道直至問題解決。

2.及時更新和發(fā)布員工內(nèi)部通訊錄不管是否有新進(jìn)或離職員工，都應(yīng)在每月初統(tǒng)計公司所有人員信息，

并以郵件形式向全體員工發(fā)布新的內(nèi)部通訊錄。

4.公司鑰匙管理前臺備有會議室鑰匙、辦公室備用鑰匙，前臺應(yīng)妥善保管以備使用，做好鑰匙統(tǒng)計工作，在員工辦理離職時做好鑰匙收回、交接工作。

5、名片的制作與申請、繳納話費、出差人員機票、車票預(yù)定

6、公司內(nèi)部上傳下達(dá)通知工作二.辦公用品的盤庫、購買、領(lǐng)用、結(jié)算

1、每季度末對庫存辦公用品進(jìn)行盤點，制作辦公用品庫存統(tǒng)計表提交行政經(jīng)理，若有用品數(shù)量不足或領(lǐng)用完，及時上報，進(jìn)行補充

2、每月25-28日通知各部門提交下月所需辦公用品清單，統(tǒng)計出購買清單后報行政經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后聯(lián)系購買送貨。確認(rèn)收據(jù)或發(fā)票無誤后，填支款單簽字后到財務(wù)領(lǐng)取。

3、員工領(lǐng)用所需辦公用品進(jìn)行登記并給予發(fā)放方案1：

（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查

工作流程：1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；

2、保持辦公區(qū)空氣清新，定期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；

3、及時向行政主管領(lǐng)用垃圾桶、衛(wèi)生用紙等用品，填寫《消耗品領(lǐng)用登記》，保障公司后勤配備；

4、每天早上9：10整理當(dāng)日的報紙歸納至總經(jīng)理室報夾，將更換下來的報刊統(tǒng)一放置，每兩個月以廢品處理，所得費用交由行政主管記入《備用金流水帳簿》中上繳財務(wù)。

注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補給衛(wèi)生用紙等后勤配備；

3、報刊整理整潔有序，廢舊報刊處理及時。

相關(guān)記錄：《消耗品領(lǐng)用登記》——行政主管

《備用金流水帳簿》——行政主管

（二）接待——客戶來訪

工作流程：1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由；

2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：

《設(shè)備報修單》——前臺

（五）收發(fā)《工作匯報表》

工作流程：1、每月1日分發(fā)《工作匯報表》；

2、每月30/31日收集《工作匯報表》，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；

3、行政主管審核后交總經(jīng)理查閱簽字，并將總經(jīng)理簽字的《工作匯報表》連同考勤統(tǒng)計一并交財務(wù)造工資表；

4、最后《工作匯報表》返行政主管歸檔。

注意事項：1、每月1日發(fā)，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；

2、行政主管交總經(jīng)理查閱簽字，和考勤統(tǒng)計一起作為造工資依據(jù)交財務(wù)；工資表完成后將《工作匯報表》返行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《工作匯報表》——前臺

（六）人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：1、所有外出人員需提前電話聯(lián)系對方，讓對方做好準(zhǔn)備；

2、外出前在《外出人員登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、事由等；

3、回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；

4、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

5、前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計核對。

注意事項：1、外出前的準(zhǔn)備并與對方聯(lián)系；

2、在《外出人員登記表》上詳細(xì)記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。

4、及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《外出人員登記表》——前臺

（八）文件的收發(fā)

A、紙質(zhì)文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收/發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；

2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、前臺復(fù)印2份，1份交項目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；

4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。

5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到；

7、將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。

注意事項：1、詳細(xì)填寫《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；

2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；

3、按項目分類交檔案管理員歸檔。

相關(guān)記錄：《收文明細(xì)》——前臺

《發(fā)文明細(xì)》——前臺

《文件外送單》——前臺

B、電子文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；

3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；

4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；

5、當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

注意事項：1、了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時間、項目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；

3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

方案2：一、

環(huán)境衛(wèi)生的打掃以及保持：

1)

上班前打掃前臺，接待室，會議室，辦公區(qū)域衛(wèi)生（包括地面、桌椅、茶幾、沙發(fā)衛(wèi)生）

2)

每天并要定時檢查如有地面或者桌子不干凈請及時清理，定期檢查垃圾框，及時更換垃圾袋。

三、

接待客戶來訪：

1)

客戶來訪起身迎接打招呼，詢問來訪事由。

2)

告知客戶填寫《客戶來訪登記表》，并指導(dǎo)客戶填寫，弄清楚來訪者身份以及意圖。

3)

將客戶待到接待區(qū)域休息，準(zhǔn)備一次性紙杯，到飲水機接水，用雙手將水杯放在客戶前方。告知客戶：“請您稍等，我去通知***”

4)

通知相關(guān)人員有人來訪：

5)

每隔15分鐘添水，客戶告辭時起身道別。

6)

客人離開后兩分鐘內(nèi)清理水杯，茶幾衛(wèi)生，保持接待區(qū)域衛(wèi)生。把客戶填寫的客戶來訪統(tǒng)計放在對應(yīng)的文件夾中存檔，月底統(tǒng)計。

7)

如需公司提供午餐的向部門負(fù)責(zé)人請示（來訪人找哪個部門的負(fù)責(zé)人）由吳總簽字才可安排訂餐。

8)

每月月底統(tǒng)計本月所有來訪信息在Excel表匯總，下月一號匯總完成。

四、電話的接聽和記錄：

1)

電話響起三聲內(nèi)拿起話筒，如有特殊情況超過三聲要主動道歉。

2)

主動向?qū)Ψ浇榻B：“您好，我是北京財富通醫(yī)藥科技開發(fā)有限公司，我是前臺。”

3)

問清來電意圖，如需轉(zhuǎn)接直接按R鍵＋分機號進(jìn)行轉(zhuǎn)接。（如遇到找總經(jīng)理的不要告訴對方總經(jīng)理的聯(lián)系方式）或者直接轉(zhuǎn)給鄭助理R+815

4)

如果對方找的人不在座位上，要問清對方的聯(lián)系方式，姓名，來電目的。并記錄在便簽上，電話結(jié)束后告知同事。

5)

結(jié)束語：“感謝您對北京財富通醫(yī)藥科技開發(fā)有限公司工作的支持，祝您生活愉快，再見?！庇蓪Ψ较葤鞌嘣诜畔略捦病?/p>

六、辦公用品的出入庫管理：

1)

填寫辦公用品領(lǐng)用表。

2)

到財務(wù)室文件柜中領(lǐng)取對應(yīng)要領(lǐng)取的物品，核對表格的信息。3)

讓領(lǐng)取人確認(rèn)物品，簽字。

4)

月底及時匯總，下月一號匯總完成。

七、日常公司訂水以及統(tǒng)計

1)

每次訂水一般情況一次性定2——4桶，再睡只剩一桶的時候即使給水站打電話送水

2)

每次定完水后把對應(yīng)的水票張數(shù)核對正確后交給水站送水人員。

3)

簡歷表格題目—年—月訂水統(tǒng)計表，內(nèi)容包括，序號，訂水時間，訂水日期，訂水?dāng)?shù)量。品名，即使備檔。

4)

月底及時匯總，下月一號匯總完成。

八、日常文件的打印以及復(fù)印設(shè)備的使用管理，收發(fā)傳真管理：

1)

每天早上上班前打開復(fù)印機，并且檢查A4紙使用情況（沒有即使添加）

2)

復(fù)印時重要文件使用空白A4紙，表格周報之類的可以用二次紙打印。

3)

收發(fā)傳真時要及時登記。

十、收發(fā)快件，郵件，信件，包裹：

收快遞：

1)

所有快遞全部不