甲供采購招標(biāo)管理流程

流程手冊文件編號：TJ-CG-LC003版本：1.0甲供采購招標(biāo)管理流程編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目標(biāo)：實施本程序確保招標(biāo)工作公正、公平、公開，加強公司的廉政建設(shè)管理，滿足公司以最合理的價格、較長的支付時限，采購優(yōu)質(zhì)且性價比最高的產(chǎn)品。適用范圍：本流程適用于天景公司“甲供材料設(shè)備及電梯、發(fā)電機”采購招標(biāo)的管理過程；術(shù)語和定義：甲供：甲方直接采購。部門職責(zé)：合同造價部：負(fù)責(zé)甲供合同條款中計量條款的審核，以及合同執(zhí)行中進度完成量及簽證的審核把關(guān)、款項支付手續(xù)辦理等工作；對于合格供應(yīng)商名錄，材料設(shè)備部與合同造價部共享資源，進行合格供應(yīng)商評定；材料設(shè)備部：負(fù)責(zé)市場信息的收集；對所有甲供組織招標(biāo)邀請，牽頭組織評標(biāo)，代表公司簽訂甲供采購合同；工程部：負(fù)責(zé)執(zhí)行合同簽訂后工序安排、質(zhì)量、進度、造價控制等施工管理工作；設(shè)計研發(fā)部：負(fù)責(zé)提供可供招標(biāo)的各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及技術(shù)要求，及甲供采購的各項技術(shù)條款審核；總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)編制與完善招標(biāo)文件中的法律條款；負(fù)責(zé)監(jiān)督開標(biāo)；參與評標(biāo)工作；合同評審小組：由總經(jīng)理、各分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的選定和合同的審批（見6《權(quán)限與標(biāo)準(zhǔn)》）。工作程序：活動步驟及說明負(fù)責(zé)部門輸出招標(biāo)文件編制材料設(shè)備部負(fù)責(zé)依據(jù)《甲供清單》、《甲供預(yù)算》及匯總的《甲供采購管理計劃》牽頭編制分項或分類合并項的《標(biāo)書》；《標(biāo)書》中應(yīng)附帶該項招標(biāo)的《標(biāo)準(zhǔn)合同格式》（合同格式隨標(biāo)書一同審閱，并隨《標(biāo)書》一同發(fā)出，有利于投標(biāo)單位明確了解合同條款，減少和縮短合同談判及審批流程時間）。其中：材料設(shè)備部負(fù)責(zé)編制標(biāo)書中的商務(wù)條款；設(shè)計研發(fā)部負(fù)責(zé)編制標(biāo)書中的技術(shù)條款；合同造價部負(fù)責(zé)編制標(biāo)書中的計量及結(jié)算條款；工程部負(fù)責(zé)編制標(biāo)書中工程進度、質(zhì)量及工程管理要求的條款；總經(jīng)辦負(fù)責(zé)編制完善標(biāo)書中的法律條款；材料設(shè)備部設(shè)計研發(fā)部合同造價部工程部總經(jīng)辦《標(biāo)書》接受供應(yīng)商報名，篩選合格供應(yīng)商負(fù)責(zé)接受一切合格供應(yīng)商的報名請求，收集一套完整的供應(yīng)商資料（工商執(zhí)照、資質(zhì)文件、經(jīng)證明的業(yè)績清單等）并負(fù)責(zé)登記形成《供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫》；報名的供應(yīng)商填寫《材料設(shè)備供應(yīng)商登記信息表》；篩選出不少于5家的《備選合格供應(yīng)商名單》；由材設(shè)部分管領(lǐng)導(dǎo)（工程副總監(jiān)）決定是否需要對以上供應(yīng)商進行考察；材料設(shè)備部《材料設(shè)備供應(yīng)商登記信息表》《備選合格供應(yīng)商名單》填寫預(yù)選的供應(yīng)商評價報告由材料設(shè)備部與工程部一起，填寫不少于5家《預(yù)選合格供應(yīng)商評價報告》，附上《樣品驗證報告》及樣品實樣、供應(yīng)商或施工方提供的證實資料，送合同評審小組確定不少于3家合格供應(yīng)商。材料設(shè)備部負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)或組織會議確定并形成記錄。（詳見公司《材料設(shè)備供應(yīng)商管理指引》）；或者由材料設(shè)備部填寫不少于3家《預(yù)選優(yōu)良供應(yīng)商評價報告》，送合同評審小組確定不少于2家優(yōu)良供應(yīng)商。材料設(shè)備部負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)或組織會議確定并形成記錄。（詳見公司《材料設(shè)備供應(yīng)商管理指引》）；材料設(shè)備部工程部《預(yù)選合格供應(yīng)商評價報告》組織發(fā)標(biāo)、答疑及招標(biāo)文件的補充材料設(shè)備部負(fù)責(zé)依據(jù)確定的不少于“3家合格供應(yīng)商”或不少于“2家優(yōu)良供應(yīng)商”原則進行發(fā)標(biāo)，并負(fù)責(zé)組織工程部、設(shè)計研發(fā)部、合同造價部答疑及招標(biāo)文件的補充；招標(biāo)補充文件形成過程參見標(biāo)書的形成過程；材料設(shè)備部組織接收投標(biāo)書及相關(guān)澄清文件材料設(shè)備部負(fù)責(zé)接收和保存供應(yīng)商所有的“投標(biāo)書”和“澄清文件”；優(yōu)良供應(yīng)商不進行供應(yīng)商的評選流程，直接接受價格審查；材料設(shè)備部組織開標(biāo)監(jiān)督開標(biāo)人員：合同評審小組、總經(jīng)辦、工程部負(fù)責(zé)人必須參加監(jiān)督開標(biāo)，否則開標(biāo)無效；材料設(shè)備部、工程部、設(shè)計研發(fā)部進行技術(shù)標(biāo)的評審，完成《技術(shù)標(biāo)評審報告表》；材料設(shè)備部組織經(jīng)濟標(biāo)的評標(biāo)，匯總技術(shù)標(biāo)和經(jīng)濟標(biāo)，填寫《開標(biāo)評標(biāo)記錄》，并請開標(biāo)監(jiān)標(biāo)人當(dāng)場簽字確認(rèn)；材料設(shè)備部《技術(shù)標(biāo)評審報告表》、《開標(biāo)評標(biāo)記錄》共同整理形成《投標(biāo)書對比表》開標(biāo)后，由工程部經(jīng)理、材料設(shè)備部經(jīng)理共同組織工程部、材料設(shè)備部對投標(biāo)標(biāo)書進行歸類整理，形成由兩部門經(jīng)理簽字的《投標(biāo)書對比表格》；如果投標(biāo)人表達不清晰可向投標(biāo)人發(fā)出答疑書，接收投標(biāo)人澄清文件；材料設(shè)備部工程部《投標(biāo)書對比表格》評標(biāo)并確定中標(biāo)人材料設(shè)備部主持評標(biāo)，參加評標(biāo)的人按合同金額如下：招標(biāo)合同金額100萬以內(nèi)，帶職董事（材料設(shè)備部經(jīng)理）主持并審核100萬以內(nèi)的甲供合同，工程副總監(jiān)主持并審核100萬以內(nèi)的電梯和發(fā)電機合同；評標(biāo)時設(shè)計、工程、合同造價和財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)參加會審，工程部、設(shè)計研發(fā)部和合同造價部經(jīng)理或副經(jīng)理必須參加，否則評標(biāo)無效；招標(biāo)合同金額100萬以上，總經(jīng)理主持評標(biāo)會；評標(biāo)時合同評審小組全體人員、工程部經(jīng)理、合同造價部和設(shè)計研發(fā)部經(jīng)理必須參加，否則評標(biāo)無效；評標(biāo)原則：價格、質(zhì)量、供貨周期、墊資能力、支付方式、售后服務(wù)及備品備件供應(yīng)等；評標(biāo)材料：《招標(biāo)書》、《投標(biāo)書》、《澄清文件》、《答疑文件》《考察報告》、《投標(biāo)書對比表格》；評標(biāo)材料必須在兩個工作日之前傳送給各位參評人員；投票人：參與評標(biāo)投票人數(shù)必須為奇數(shù)，一人一票。工程部、材料設(shè)備部人員僅介紹投標(biāo)人及標(biāo)書情況，無投票權(quán)；材料設(shè)備部根據(jù)得票多少對供應(yīng)商排隊，并當(dāng)場公布，確定第一、二、三中標(biāo)人；材料設(shè)備部工程部合同造價部設(shè)計研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)層合同及價格談判材料設(shè)備部牽頭組織合同談判，工程部參加。依照排隊順序選出前3名進行合同及價格談判：材料設(shè)備部負(fù)責(zé)合同商務(wù)條款談判；工程部負(fù)責(zé)質(zhì)量、進度、造價控制、工序安排、質(zhì)量控制方法和要求等施工管理和合同執(zhí)行條款的談判；設(shè)計研發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及技術(shù)要求的談判；公司總經(jīng)理可授權(quán)談判代表直接參與重大合同談判或要求與推薦之外的供應(yīng)商重新談判；合同審批10.1材料設(shè)備部、工程部依據(jù)談判結(jié)果，由兩部門經(jīng)理聯(lián)名簽署形成《合同會簽單》，該《會簽單》需列明部門意見及附合同文本（不簽字），提交總經(jīng)辦；10.2由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)《合同會簽單》流轉(zhuǎn)：總經(jīng)辦負(fù)責(zé)審核法律條款→合同造價部負(fù)責(zé)審核價格→分管領(lǐng)導(dǎo)審核會審（見6“權(quán)限與標(biāo)準(zhǔn)”）→總經(jīng)理批準(zhǔn)→合同經(jīng)辦人修訂→材設(shè)部經(jīng)理簽字→總經(jīng)辦蓋章。合同正本總經(jīng)辦統(tǒng)一存檔，復(fù)印件送合同造價部一份、工程部一份、材料設(shè)備部一份、財務(wù)部一份；材料設(shè)備部工程部總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)層《合同會簽單》合同簽訂及簽訂合同分工11.1各個部門依照分工，負(fù)責(zé)合同簽訂工作（合同分工詳見《合同管理流程》）；各個部門合同交底12.1凡材料設(shè)備部簽訂合同，于合同簽訂3天內(nèi)組織合同造價部、財務(wù)部和其它需要執(zhí)行該合同的部門進行合同交底，并按本規(guī)定所明確的合同執(zhí)行責(zé)任分工完成交底工作；材料設(shè)備部簽訂的“發(fā)電機供貨及安裝及降噪合同、電梯供貨及安裝合同”交底后，合同管理及執(zhí)行由工程部負(fù)責(zé)。交底會后由材料設(shè)備部起草形成《合同交底會議紀(jì)要》交參會部門簽訂后存檔，并將紀(jì)要全文OA發(fā)各參會部門經(jīng)理及合同評審小組；材料設(shè)備部工程部合同造價部合同評審小組合同交底會議紀(jì)要評估13.1合同執(zhí)行后，材料設(shè)備部組織對材料設(shè)備供應(yīng)商進行履約評估。材料設(shè)備部工程部物管公司《供應(yīng)商履約評估表》權(quán)限與標(biāo)準(zhǔn)事項標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任部門協(xié)助部門分管領(lǐng)導(dǎo)其它領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理材料設(shè)備采購招標(biāo)及評標(biāo)100萬以內(nèi)材料設(shè)備部工程部、合同造價部、設(shè)計研發(fā)部、總經(jīng)辦帶職董事（材設(shè)部經(jīng)理）主持\審核（100萬以內(nèi)的甲供合同）；工程副總監(jiān)主持\審核（100萬以內(nèi)的電梯和發(fā)電機合同）工程總監(jiān)會審（工期、工程服務(wù)條款）；副總（兼財務(wù)總監(jiān)）會審（法律、價格和支付條款）；總工程師、設(shè)計分管領(lǐng)導(dǎo)會審；批準(zhǔn)所有采購合同100萬以上帶職董事（材設(shè)部經(jīng)理）、工程副總監(jiān)審核（按照以上分工）工程總監(jiān)、總工程師、設(shè)計分管領(lǐng)導(dǎo)、副總（兼財務(wù)總監(jiān)）會審主持100萬以上合同評標(biāo)甲供材及電梯、發(fā)電機采購合同審訂帶職董事（材設(shè)部經(jīng)理）主持\審核（甲供合同）；工程副總監(jiān)主持\審核（電梯、發(fā)電機合同）工程總監(jiān)會審（工期、工程服務(wù)條款）；副總（兼財務(wù)總監(jiān)）會審（法律、價格和支付條款）批準(zhǔn)主要文檔：文檔名稱編制部門主要內(nèi)容接收部門提交時限/頻率備選