采購需求及服務(wù)要求

采購需求及服務(wù)要求1.文書檔案技術(shù)要求根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》及招標(biāo)人檔案工作規(guī)范的工作要求將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化整理及數(shù)字化加工，本文所指檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案通過掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件（TIFF和PDF）并整合掛接到招標(biāo)方的電子檔案管理系統(tǒng)中。紙質(zhì)版規(guī)范化整理要求：1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為紙質(zhì)版綜合檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語DA/T13-1994檔號(hào)編制規(guī)則DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1歸檔文件archivaldocument(s)立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。3.2整理arrangement將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。3.3件item歸檔文件的整理單位。3.4檔號(hào)archivalcode在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。4整理原則4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5一般要求5.1組件（件的組織）5.1.1件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。5.1.2件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。5.2分類5.2.1立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。5.2.2歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。a）按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。b）按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。c）按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類。5.3排列5.3.1歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。5.3.3會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。5.4編號(hào)5.4.1歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。5.4.2檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。5.4.3檔號(hào)按照以下要求編制：a）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T13-1994編制。b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。5.4.4歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。5.4.5歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（見附錄A圖A2）。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)（見附錄A圖A3）。5.5編目5.5.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。b）檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。f）日期：文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。g)密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置（見附錄B圖B1）。5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見附錄B圖B2）。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。6紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架6.1修整6.1.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。6.1.2歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。6.1.3歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.1.4對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。6.2裝訂6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。6.2.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。6.3編頁6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。6.3.2頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。6.3.3文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。6.4.1檔案盒6.4.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。6.4.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見附錄D圖D2、圖D3）。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。6.4.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。6.4.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。6.5排架6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。6.5.2歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。(二)數(shù)字化加工要求：中標(biāo)人必須嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施本項(xiàng)目。數(shù)據(jù)化步驟：檔案調(diào)卷→整理核對(duì)→原始數(shù)據(jù)著錄→原件拆卷→錯(cuò)漏數(shù)據(jù)的修正補(bǔ)錄→檔案掃描→數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及合并→硬盤保存并光盤備份→數(shù)據(jù)掛接（關(guān)聯(lián)）→原件裝訂→完整歸還→數(shù)據(jù)檢查→打印檔案目錄并裝訂成冊(cè)。1.檔案整理階段（1）調(diào)卷、收集中標(biāo)人開展數(shù)字化加工時(shí)，先派專職人員向招標(biāo)方借出需數(shù)字化的檔案,并協(xié)助招標(biāo)方工作人員從庫房搬運(yùn)檔案，并按招標(biāo)方要求辦理調(diào)卷登記手續(xù)，根據(jù)檔案類型、順序等相關(guān)信息登記好借出檔案的數(shù)量、狀況等，并對(duì)檔案逐頁清點(diǎn)，中標(biāo)人以文書形式制成移交表備查，該表格一式兩份，招標(biāo)方和中標(biāo)人各保存一份；收集時(shí)檢驗(yàn)檔案材料的真實(shí)性、完整性和有效性，確保相關(guān)材料完整準(zhǔn)確，字跡、印章、日期齊全清晰，聯(lián)系緊密、銜接有序、真實(shí)有效，電子正常文件可以正常讀取。2.整理核對(duì)（1）中標(biāo)人接收到招標(biāo)方借出的原始檔案后，應(yīng)按招標(biāo)方規(guī)定，對(duì)案卷封面上的全宗名稱、案卷題名、責(zé)任者、文種、保管期限、時(shí)間、文字等書寫是否規(guī)范，前后是否統(tǒng)一；檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁號(hào)）是否正確，有無空號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象；卷內(nèi)目錄與實(shí)際是否相符等進(jìn)行核查，每卷檔案必須是同一年份、同一類型、同一保管年限。如發(fā)現(xiàn)有誤時(shí)應(yīng)及時(shí)記錄備查并通知招標(biāo)方作相應(yīng)的處理決定。檢查和修正卷內(nèi)缺頁、重頁、倒頁、破損、字跡褪變、模糊、褶皺不平、裝訂壓字等現(xiàn)象，并加以記錄，完善對(duì)原有檔案條目的整理和規(guī)范著錄。（2）中標(biāo)人在整理檔案時(shí)，應(yīng)去除檔案中的金屬物裝訂物；對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)按招標(biāo)方規(guī)定先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，按照國家檔案局《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》等修裱技術(shù)要求，根據(jù)檔案破損情況的不同，制定檔案修裱方案，采用專業(yè)修補(bǔ)、托裱技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行搶救行復(fù)原。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后使用平板掃描儀進(jìn)行掃描，相應(yīng)材料由工作人員自備；多份文件粘連一起時(shí)，需單頁復(fù)印后再掃描復(fù)印件，不得強(qiáng)行撕開以致?lián)p壞檔案原件。（3）材料經(jīng)過分類、排序技術(shù)加工后，在每張材料的右下角蓋上頁碼。對(duì)于正反面都有內(nèi)容的檔案也僅蓋一個(gè)頁碼，但雙面都需要進(jìn)行掃描。（4）按照國家檔案局檔案整理保密要求，做好保密工作。3．原始數(shù)據(jù)著錄中標(biāo)人掃描前，指定專人專機(jī)根據(jù)原始檔案內(nèi)容與招標(biāo)方現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)招標(biāo)方檔案系統(tǒng)只有案卷信息，沒有卷內(nèi)記錄的情況，中標(biāo)人應(yīng)根據(jù)招標(biāo)方要求利用現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)，完整著錄系統(tǒng)內(nèi)所有缺少的卷內(nèi)信息。4．拆卷中標(biāo)人開展數(shù)字化加工前，由專職人員負(fù)責(zé)根據(jù)相關(guān)檔案的特性進(jìn)行拆卷，對(duì)于無法拆卷的不允許強(qiáng)行撕開（檔案內(nèi)的成冊(cè)文獻(xiàn)書籍資料不拆卷），中標(biāo)人不得對(duì)檔案原件有任何損壞。5．?dāng)?shù)據(jù)的修正補(bǔ)錄中標(biāo)人掃描前，對(duì)于整理時(shí)發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)材料不是同一年份、同一類型、同一保管年限，需要調(diào)整的，或因其他原因需要修正補(bǔ)錄的，中標(biāo)人應(yīng)根據(jù)招標(biāo)方規(guī)定列明清單并提交招標(biāo)方判斷處理方式，由雙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（此表格為一式兩份，雙方各保存一份）。對(duì)于無法修改或修改困難的歷史數(shù)據(jù)，中標(biāo)人按招標(biāo)方要求補(bǔ)錄數(shù)據(jù)。（二）檔案掃描：1．掃描、處理標(biāo)準(zhǔn)（1）掃描圖像必須與原圖頁面一一對(duì)應(yīng)，不得出現(xiàn)顛倒、缺頁、重頁或錯(cuò)頁情況。（2）必須采用符合性能要求的專業(yè)文件掃描儀（配置要求不低于下列技術(shù)參數(shù)）光學(xué)分辨率（dpi）300最大分辨率（dpi）600色彩位數(shù)24掃描速度彩色黑白灰度同速，200dpi為50ppm（3）對(duì)于檔案原件不允許采用連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張掃描。（4）以彩色掃描為主，彩色掃描分辨率為300dpi，黑白分辨率一般為200dpi，對(duì)原件清晰度差的，個(gè)別采用灰度或真彩掃描。（5）掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁，每頁文件名采用招標(biāo)方規(guī)定的數(shù)字名。（6）圖像內(nèi)容：掃描的頁面內(nèi)容居中顯示，不可出現(xiàn)明顯偏左或偏右的現(xiàn)象，正文內(nèi)容、頁眉、頁腳、反面印章、附件、手寫注釋等信息完整；圖像內(nèi)容與書本面完全對(duì)應(yīng)，不得出現(xiàn)書頁內(nèi)容殘缺或?qū)⑴赃呿撁嫘畔呷氡卷摰默F(xiàn)象。（7）所有掃描留下的黑線、指印、陰影或污點(diǎn)都必須清除干凈（在放大50%的情況下）。（8）圖像整體傾斜不得超過1度；不得出現(xiàn)圖像的一部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象。如果檔案頁面存在部分傾斜的，以頁面中標(biāo)題糾正為準(zhǔn)。（9）由于印刷質(zhì)量或紙張質(zhì)量等造成的頁面上有零星的污點(diǎn)和反面倒映文字污點(diǎn)比較多，如果在頁面視圖下看不清楚，或該污點(diǎn)嵌在文本行中無法清除，可以不清除，但應(yīng)盡量保證圖像可讀。（10）清晰度：掃描圖像字跡清晰、顏色恰當(dāng)，不宜過淺和過深，并且不得出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，即使原檔案存在繡斑變質(zhì)、顏色過淺或深淺不一致，也應(yīng)保證掃描圖像可讀，掃描留下的墨跡寬度不得超過0.5厘米，并且不能覆蓋或影響書本正文內(nèi)容。（11）如被加工單位另有要求的，則按照其要求進(jìn)行加工處理。2．?dāng)?shù)據(jù)存儲(chǔ)及合并（1）在保留原掃描的每頁圖像文件的同時(shí)，利用軟件工具把同一卷內(nèi)對(duì)應(yīng)的多個(gè)圖像文件合并為一個(gè)多頁P(yáng)DF格式文件，紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件的TIFF和PDF文件名。（2）對(duì)掃描后的每個(gè)PDF文件進(jìn)行檢查、存儲(chǔ)。（3）將掃描形成的文件（包括合并的多頁TIFF和PDF格式文件）全部硬盤保存?zhèn)浞荩脖P一式兩份，并提供兩套詳細(xì)清單，不得有差錯(cuò)。3.硬盤保存?zhèn)浞輰呙栊纬傻膱D片文件（包括合并的多頁TIFF和PDF格式文件）和電子條目全部保存到移動(dòng)硬盤，一式三份，硬盤等全部掃描完成后統(tǒng)一移交。4．檔案裝訂、歸還階段（1）對(duì)有拆裝的檔案進(jìn)行完整裝訂。將打印好的卷內(nèi)目錄一起裝訂。裝訂時(shí)必須保持檔案的原貌，對(duì)破損嚴(yán)重的或招標(biāo)方要求更換的檔案盒進(jìn)行更換，裝訂好后要將檔案檢查一遍，確保案卷裝訂是否結(jié)實(shí)、是否存在損壞、脫頁，順序不對(duì)、文件及目錄不準(zhǔn)確等情況，并及時(shí)作出修復(fù)工作。復(fù)檢完畢后將原始檔案按規(guī)定放入相應(yīng)檔案盒儲(chǔ)存，并按類型及順序號(hào)存放。（2）檔案數(shù)字化整理完備后，中標(biāo)人派專人按招標(biāo)方要求辦理相關(guān)登記手續(xù)，按類型順序登記好檔案數(shù)量、狀況等，對(duì)檔案進(jìn)行逐頁清點(diǎn)，將情況以文書形式保存?zhèn)洳?，要求一式兩份，招?biāo)方與中標(biāo)人各保留一份。并協(xié)助檔案庫房管理員，從掃描工作間搬運(yùn)檔案入庫房等移交工作。5．?dāng)?shù)據(jù)校對(duì)（1）中標(biāo)人通過專業(yè)校對(duì)軟件或程序，指定專人專機(jī)對(duì)每周完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內(nèi)文件一致,編號(hào)無誤,清晰度和格式符合標(biāo)準(zhǔn)，如檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，必須進(jìn)行原件拆卷的返工，并以文書形式做好各項(xiàng)情況的登記及錯(cuò)誤修正后的反饋意見，要求一式兩份，招標(biāo)方與中標(biāo)人各保留一份。必須建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)體系，對(duì)加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢達(dá)到驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，才能遞交采購人驗(yàn)收。（2）中標(biāo)人指定專人于次月第一個(gè)工作日，需對(duì)招標(biāo)方已數(shù)字化的檔案整理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以書面形式與招標(biāo)方核對(duì)數(shù)量，并雙方簽字確認(rèn)。（二）、參考規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)在整體檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行以下規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)：（1）檔案管理主要法規(guī)：《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T31—2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》《關(guān)于嚴(yán)禁用涉密計(jì)算機(jī)上國際互聯(lián)網(wǎng)的通知》（中保委[2003]4號(hào)）《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》（中華人民共和國公安部令第51號(hào)）《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》（國保發(fā)[1999]11號(hào)）《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)）《中華人民共和國檔案法》《文書檔案案卷格式》(GB9705----88)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894---2002)；《檔案交接文據(jù)格式》(GB／T13968--92)；《中央檔案館檔案接收標(biāo)準(zhǔn)》《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(CB／T9704--1999)《照片檔案管理規(guī)范》(CB／T11821--2002)《中國檔案機(jī)讀目錄格式》(CB／T20163-2006)《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18—1999)《浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》（浙檔〔2007〕4號(hào)）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）2.科技檔案規(guī)范化整理的技術(shù)要求1、立卷流程、原則和方法（1）立卷應(yīng)按下列流程進(jìn)行：1.1對(duì)屬于歸檔范圍的工程文件進(jìn)行分類，確定歸入案卷的文件材料；1.2對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列、編目、裝訂、裝盒；1.3排列所有案卷，形成總流水目錄。（2）立卷應(yīng)遵循下列原則：2.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；2.2工程文件應(yīng)按不同的形成、整理單位及建設(shè)程序，按工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件、監(jiān)理文件、竣工圖分別進(jìn)行立卷，并可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷；2.3一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程立卷；2.4不同載體的文件應(yīng)分別立卷。（3）立卷應(yīng)采用下列方法：3.1工程準(zhǔn)備階段文件應(yīng)按建設(shè)程序、形成單位等進(jìn)行立卷；3.2施工文件應(yīng)按單位工程、分部（分項(xiàng)）工程進(jìn)行立卷；3.3竣工驗(yàn)收文件應(yīng)按單位工程進(jìn)行立卷；3.4監(jiān)理文件應(yīng)按單位工程、分部工程進(jìn)行立卷；3.5竣工圖應(yīng)按單位工程分專業(yè)進(jìn)行立卷。（4）施工文件的立卷應(yīng)符合下列要求：4.1專業(yè)承（分）包施工的分部、子分部（分項(xiàng)）工程應(yīng)分別單獨(dú)立卷；4.2室外工程應(yīng)按市政道路、排水、綠化、景觀亮化等配套工程單獨(dú)立卷；4.3當(dāng)施工文件中部分內(nèi)容不能按一個(gè)單位工程分類立卷時(shí)，可按建設(shè)工程立卷。（5）不同幅面的工程圖紙，應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm）。應(yīng)圖面朝內(nèi)，首先沿標(biāo)題欄的短邊方向以W型折疊，然后再沿標(biāo)題欄的長(zhǎng)邊方向以W型折疊，并使標(biāo)題欄露在外面。5.1案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度不宜超過30mm。5.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。印刷成冊(cè)的工程文件不宜拆分。2、卷內(nèi)文件排列（1）卷內(nèi)文件應(yīng)按衢州市城市建設(shè)檔案館城市建設(shè)檔案移交書的類別和順序排列。（2）文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應(yīng)分開，并應(yīng)按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。（3）圖紙應(yīng)按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙應(yīng)按圖號(hào)順序排列。（4）當(dāng)案卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時(shí)，文字材料應(yīng)排在前面，圖紙應(yīng)排在后面。3、案卷編目（1）編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：1.1卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始。1.2頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆牵浑p面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。1.3成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。（2）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：2.1卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣宜符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014)附錄A的要求。2.2序號(hào)應(yīng)以一份文件為單位編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。2.3責(zé)任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。2.4文件編號(hào)應(yīng)填寫文件形成單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)。2.5文件題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件無標(biāo)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題。2.6日期應(yīng)填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應(yīng)填寫編制日期。日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示，“月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示。2.7頁次應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號(hào)，最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號(hào)。2.8備注應(yīng)填寫需要說明的問題。（3）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：3.1卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后，式樣宜符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014)附錄B的要求；3.2卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)或照片張數(shù)，及立卷單位對(duì)案卷情況的說明；3.3立卷單位的立卷人和審核人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽名；年、月、日應(yīng)按立卷、審核時(shí)間填寫。（4）案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.1案卷封面采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014)附錄C的要求。4.2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括總流水號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序。4.3案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，即建設(shè)單位+工程名稱+卷內(nèi)文件內(nèi)容。4.4編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。4.5起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。4.6保管期限應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件的保存價(jià)值在永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管三種保管期限中選擇劃定。當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件時(shí)，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。4.7密級(jí)應(yīng)在絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別中選擇劃定。當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件時(shí)，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。（5）編寫案卷題名，應(yīng)符合下列規(guī)定：5.1建筑工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或?qū)I(yè)名稱及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容；當(dāng)房屋建筑有地名管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的名稱或正式名稱時(shí)，應(yīng)加以備注；必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容。5.2道路、橋梁工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或?qū)I(yè)名稱及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容；必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容；5.3地下管線工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱（含單位工程名稱）、專業(yè)管線名稱和卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容；必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容；5.4卷內(nèi)文件概要應(yīng)符合衢州市城市建設(shè)檔案館城市建設(shè)檔案移交書中所列案卷內(nèi)容的要求；（6）案卷脊背應(yīng)由總流水號(hào)、本案卷在該工程檔案總量中的排序構(gòu)成，由檔案保管單位填寫；式樣宜符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014)附錄D的規(guī)定。（7）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)統(tǒng)一采用A4幅面，具體要求參照衢州市城市建設(shè)檔案館的樣式。3、案卷裝訂與裝具（1）案卷采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。裝訂時(shí)不應(yīng)破壞文件的內(nèi)容，并應(yīng)保持整齊、牢固，便于保管和利用。圖紙不裝訂。（2）案卷裝具采用卷盒形式，并應(yīng)符合下列規(guī)定：卷盒的外表尺寸應(yīng)為310mmⅹ220mm，厚度可為20、30mm。（3）卷盒采用無酸紙制作。（三）檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1、檔案數(shù)字化掃描加工驗(yàn)收。以工程卷數(shù)為單位，分批次驗(yàn)收，對(duì)影像質(zhì)量、條目著錄數(shù)據(jù)、文件數(shù)據(jù)、掛接等內(nèi)容進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于20%，抽檢合格率不低于95%，如抽檢批次不合格，該批次需全部退回重新自檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。2、檔案規(guī)范化整理驗(yàn)收。對(duì)服務(wù)公司提交的實(shí)體案卷，我館按采購技術(shù)要求分批次對(duì)案卷的立卷、卷內(nèi)文件排列、案卷編目、案卷裝訂和裝具等內(nèi)容進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于20%，抽檢合格率不低于95%，如抽檢批次不合格，該批次需全部退回重新自檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。3、以上每個(gè)環(huán)節(jié)的成果檢驗(yàn)均要做好驗(yàn)收記錄。3、檔案數(shù)字化加工服務(wù)驗(yàn)收要求1．加工單位提交嚴(yán)格的質(zhì)量控制方案，其中內(nèi)容包括：質(zhì)量控制目標(biāo)、質(zhì)量保障計(jì)劃、質(zhì)量保障方案、質(zhì)量控制流程、質(zhì)量保障措施等。2．加工單位數(shù)據(jù)自檢合格后，遞交采購人驗(yàn)收。3．?dāng)?shù)據(jù)驗(yàn)收以抽檢方式進(jìn)行，抽檢比率為20%，要求準(zhǔn)確率達(dá)到其95%以上，抽檢合格率在95%以下，提交驗(yàn)收數(shù)據(jù)全部發(fā)回加工單位全面自檢（不告知錯(cuò)誤位置及情況），直至達(dá)到驗(yàn)收要求。4．檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；順序錯(cuò)誤、裝訂不符要求、卷內(nèi)文件顛倒等作為差錯(cuò)，合格率達(dá)到99%以上（含99%）予以驗(yàn)收通過。5．?dāng)?shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，加工單位需用移動(dòng)硬盤將檔案數(shù)據(jù)備份一式三份、移交給采購人，并將所有成果數(shù)據(jù)掛接到采購人檔案系統(tǒng)。6．加工單位提供已進(jìn)行數(shù)字化掃描加工檔案的明細(xì)