辦公室主任教材

辦公室主任的角色與辦公室執(zhí)行力的提升總目錄一、辦公室主任的職責(zé)與角色二、辦公室主任的新素質(zhì)模型三、檔案管理與信息管理四、提升辦公室工作的執(zhí)行力1、辦公室主任的核心職能

管理事務(wù)——日常的事務(wù)性的工作——企業(yè)資源管理搞好服務(wù)——迎來送往接待工作——人際關(guān)系協(xié)調(diào)參與政務(wù)——出謀劃策——建立制度

一、辦公室主任的職責(zé)與角色2、角色定位的三個維度之一

角色定位：下級替身

職務(wù)代理人職責(zé)履行者執(zhí)行者

報告人

學(xué)生

下級角色

一、辦公室主任的職責(zé)與角色3、角色定位的三個維度之二同事的角色定位——內(nèi)部客戶

有人說：“客戶是我們的衣食父母，咱得小心侍候，同事就不一樣了，都是公司職員，你搞好工作是你的本份，是你應(yīng)該履行的責(zé)任?！薄阍鯓优袛嗪屠斫膺@句話？一、辦公室主任的職責(zé)與角色4、角色定位的三個維度之三上級的角色：領(lǐng)導(dǎo)——領(lǐng)導(dǎo)者、決策者和培訓(xùn)師——授權(quán)者、控制者和監(jiān)督者——游戲規(guī)則的制定者和維護(hù)者5、作為領(lǐng)導(dǎo)常見的角色錯位

心態(tài)錯位：高人一等的“官”行為錯位：向下錯位

一、辦公室主任的職責(zé)與角色性氣質(zhì)性格特征、承壓、逆境性格天成，與生俱來性格沒有好壞之分品道德仁、善、正直、職業(yè)道德人生之初，品性如何？現(xiàn)代人的品德修養(yǎng)智智商知識、文化、思考力、決策

二、辦公室主任的新素質(zhì)模型1、“五字”新素質(zhì)模型（綜合分析）2、素質(zhì)、修養(yǎng)與能力（分類）行政管理專業(yè)修養(yǎng)相關(guān)行業(yè)知識修養(yǎng)辦公室主任素質(zhì)思想素質(zhì)心理素質(zhì)文化素質(zhì)身體素質(zhì)修養(yǎng)理論修養(yǎng)知識修養(yǎng)其他社會常識修養(yǎng)品質(zhì)修養(yǎng)性格修養(yǎng)藝術(shù)修養(yǎng)文秘技術(shù)能力邏輯思維能力執(zhí)行能力能力口頭表達(dá)能力交際能力（協(xié)調(diào)人際關(guān)系）OAINTERNET辦事辦會公文寫作文檔管理口頭文字學(xué)習(xí)能力

二、辦公室主任的新素質(zhì)模型4、新素質(zhì)模型的內(nèi)在關(guān)系二、辦公室主任的新素質(zhì)模型？？？？

？表現(xiàn)出來的人的語言和思想表現(xiàn)出來的人的行為和成果1、檔案管理：基本概念

檔案的概念——檔案是作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音及其其他各種方式和載體的文件材料——檔案是歷史的真實憑證

檔案的作用——檔案可作為單位工作查考的依據(jù)——檔案可作為生產(chǎn)活動的依據(jù)和參考——檔案可為科學(xué)研究提供必要的資料

三、檔案管理與信息管理2、檔案管理：內(nèi)容和原則

檔案工作的內(nèi)容——檔案的收集——檔案的整理——檔案的鑒定——檔案的保管——統(tǒng)計和提供利用

檔案工作的基本原則——集中統(tǒng)一——維護(hù)檔案的完整與安全——便于各項工作的利用

三、檔案管理與信息管理3、檔案管理：檔案的分類分類——人力資源檔案（員工資料、人才數(shù)據(jù)庫）——行政文秘檔案（行政文件、制度規(guī)范、公司發(fā)展歷史記錄）——財務(wù)檔案（帳務(wù)、票據(jù)、金融）——技術(shù)檔案（工藝設(shè)計圖紙、新技術(shù)開發(fā)等）——產(chǎn)品檔案（生產(chǎn)系統(tǒng)的其它文件）——市場客戶檔案（供應(yīng)商、銷售商、直接用戶）三、檔案管理與信息管理4、檔案管理檔案管理——組織機(jī)構(gòu)和工作人員（大企業(yè)有專門的機(jī)構(gòu)，小企業(yè)由辦公室管理）——制定相關(guān)管理制度——經(jīng)常性檔案工作（資料收集、分類清理、登記造冊）——用活檔案保密制度——案例三、檔案管理與信息管理4、檔案管理檔案管理——組織機(jī)構(gòu)和工作人員（大企業(yè)有專門的機(jī)構(gòu)，小企業(yè)由辦公室管理）——制定相關(guān)管理制度——經(jīng)常性檔案工作（資料收集、分類清理、登記造冊）——用活檔案保密制度——案例三、檔案管理與信息管理

案例：某公司保密工作十“不”守則1、不該說的機(jī)密，絕對不說；2、不該問的機(jī)密，絕對不問；3、不該看的機(jī)密，絕對不看；4、不該記錄機(jī)密，絕對不記錄；5、不在非保密本上記錄機(jī)密；6、不在私人通信中涉及機(jī)密；7、不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；8、不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料；9、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳遞機(jī)密事項；10、不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。三、檔案管理與信息管理5、信息管理信息的基本概念——信息是客觀事物的特征和變化的最新反映——自然信息、社會信息

信息在秘書工作中的作用——輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信息——正常管理必須依靠信息——業(yè)務(wù)工作更離不開信息三、檔案管理與信息管理5、信息管理工作原則——追蹤、超前、選優(yōu)

秘書信息工作的基本要求——準(zhǔn)確、及時、全面、適用

信息收集整理

信息資料的科學(xué)貯存——分類、著錄、建立貯存檢索系統(tǒng)、保管

信息資料的傳遞三、檔案管理與信息管理

1、什么是執(zhí)行力執(zhí)行——組織行為學(xué)的三種形態(tài)

A、執(zhí)行是個人完成任務(wù)的行為？

B、執(zhí)行是團(tuán)隊達(dá)成目標(biāo)的過程？

C、執(zhí)行是組織決策、運營、操作的系統(tǒng)集成——執(zhí)行是一門學(xué)問四、提升辦公室工作的執(zhí)行力

麥肯錫七個S示意圖組織STRUCTURE共同的價值觀SHAREDVALUES戰(zhàn)略STRATEGY人員STAFF體制SYSTEMS作風(fēng)STYLE技能SKILLS2、管理是一個系統(tǒng)工程四、提升辦公室工作的執(zhí)行力3、影響執(zhí)行力的若干因素四、提升辦公室工作的執(zhí)行力文化基礎(chǔ)

思想境界

氣質(zhì)性格

價值觀念

技術(shù)能力

行動能力個人個人因素——綜合素質(zhì)責(zé)任感是第一執(zhí)行力發(fā)展戰(zhàn)略

業(yè)務(wù)計劃

管理體制

文化理念

團(tuán)隊協(xié)作執(zhí)行能力

組織因素——綜合評價目標(biāo)體系

制度環(huán)境

組織組織執(zhí)行力是團(tuán)隊的核心競爭力法制環(huán)境

經(jīng)濟(jì)水平

傳統(tǒng)文化

政治體制

HR總水平執(zhí)行能力經(jīng)濟(jì)體制

開放程度

社會同樣的天時為什么企業(yè)千差萬別？

社會因素——綜合評價

4、提升執(zhí)行力五個關(guān)鍵點四、提升辦公室工作的執(zhí)行力執(zhí)行力提升敬業(yè)精神時間管理溝通管理行動能力細(xì)節(jié)管理組織結(jié)構(gòu)法則人員流程法則戰(zhàn)略運營法則團(tuán)隊建設(shè)法則企業(yè)文化法則五大法則四、提升辦公室