2021年辦公室管理形成性考核冊

電大（清昕版)辦公室管理形成性考核冊答案——小雨作業(yè)1

1．一、將辦公室實務(wù)工作簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相似填在一行中。

辦公室實務(wù)工作一覽表序國內(nèi)普通性

國外普通性

國內(nèi)公司（含外企）

1

[文書撰寫]

按上司口頭或書面批示完畢信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容

2

[文書制作]

復印資料。打印文稿及表格

3

[文書解決]

在權(quán)限內(nèi)按自己意思發(fā)出信函。信函和郵件解決。

4

[檔案管理]

檔案管理。

5

[會議組織]

安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。

記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。

6

[調(diào)查研究]

協(xié)助上司準備書面財務(wù)報告、研究報告。

7[信息資料]準備好公司要公開資料；收集及整頓各種信息

8

[信訪工作]

替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。接待賓客和員工來訪。

9[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工來訪。

10[協(xié)調(diào)工作]

以電話往來維持和外界良好公共關(guān)系。（空）

11[督查工作]

督導普通職工或速記員。（空）

12[日程安排]

替上司定約會并做好記錄；（空）

13[尋常事務(wù)"]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；

14[辦公室管理]

（空）辦公室環(huán)境布置和整頓,保管辦公室設(shè)備及用品

15[其她暫時交辦事項-]

以速記記下上司交待事項；執(zhí)行上司交辦事項

16

（空）替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（空）

17（空）（空）外出辦事，如銀行、郵局等。2公用易耗品重要涉及哪些？

辦公用易耗品重要有：

（1）信封、紙張；

（2）軟盤、光盤等；

（3）鉛筆；

（4）圓珠筆；

（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；

（7）印盒；

（8）各種小型機器，如訂書機（涉及訂書針）、打孔機、裝訂機（涉及裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

（9）小刀；

（10）日歷等；

（11）其她，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3簡要闡述文員工作三個環(huán)節(jié)，互有關(guān)系如何？

文員工作分為三個環(huán)節(jié)：籌劃、實行和檢查。

（1）籌劃環(huán)節(jié)，要充分理解即將開始工作內(nèi)容，并思考以什么辦法進行效率會最佳。

（2）實行環(huán)節(jié)，要注意：同步檢查與否按照當時所擬定順序進行；上司所批示

工作無論是哪一種，都要對的地實行；配合上司預期期限。

（3）檢查環(huán)節(jié)，要分析籌劃和實績差別，并把以邁進行過工作或別人做過工作和當前自己所從事相似性質(zhì)工作加以比較分析。

另一方面，闡明三個環(huán)節(jié)之間關(guān)系。

三者關(guān)系為：

先作籌劃，付諸實行，然后檢查成果，環(huán)繞“籌劃——實行——檢查”這樣一種滾動

過程開展。三者互相聯(lián)系形成一種循環(huán)。

文員一方面要仔細制定籌劃，然后依照這個籌劃去實行，并嚴格檢查其成果，使得這個結(jié)

果對下一次籌劃有所協(xié)助和啟示。

4、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）籌劃書。

5、從下列文員工作辦法中，任意選取一種或兩種，談?wù)勀愎ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鬓k法結(jié)識。

1．請示辦法和報告辦法；

2．籌劃辦法和總結(jié)辦法；

3．受意辦法；

4．傳達辦法；

5．進言辦法；

6．變通辦法和擋駕辦法；

7．分工辦法與合伙辦法。

受意就是文員接受和領(lǐng)略上司意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)略上司在會議發(fā)言、文獻批示、工作布置或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所刊登意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)略）和間接受意（即上司在平時隨便交談狀況下，或與其她人員談話種就某一問題、某項工作刊登意見和看法等）。

受意辦法要注意：

（1）善于領(lǐng)略上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下批示要點；

（3）注意傾聽，專心判斷批示用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不批準見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

（6）接受批示后，要不失時機地貫徹實行。

結(jié)合實際談體會。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分結(jié)識到，在受意時，充分做好記錄重要性。

才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一

份公司簡介，內(nèi)容要涉及四個某些——公司歷史、公司現(xiàn)狀、公司硬件和軟件配備、

公司獲得成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下批示要點；事后，又怕顯

得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只得憑自己大腦中記憶寫，成果寫出來簡介根

本就不行。日后，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，依照總經(jīng)理授意，

才寫出了各方滿意公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄重要性。注意：同窗們在回答這道題時候，可以只選取其中一種題目進行回答。但是要注意按照以上思路作答；并且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要闡明教材中有關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约后w會。本題失分因素大多是不結(jié)合實際談自己感受，同窗們在回答本題時要加以注意。

作業(yè)2

1、從文員工作角度對比闡明打電話和接聽電話異同。

（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己信息；

（2）都應(yīng)保持耐性、熱情態(tài)度；

（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己高興心情；

（4）都應(yīng)簡要扼要表達自己意思。

異：

（1）打電話應(yīng)一方面查清晰對方電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。

（2）打電話應(yīng)將重點某些在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

2.如何做好為領(lǐng)導篩選電話工作，重要做法有那些？需要掌握四個狀況：一是理解領(lǐng)導工作。二是理解領(lǐng)導性格。三是理解領(lǐng)導意圖。四是理解領(lǐng)導作息時間。尋常做好來電目錄，對特殊人，特殊號碼進行登記。最佳有一本各單位，和其他單位領(lǐng)導人電話號碼本。如果領(lǐng)導不在，需要傳話話，記錄下來，以防忘掉。3、簡要回答郵件分揀普通原則。

（1）按照收件人姓名分揀；

（2）按照郵件重要性分揀；

（3）按照收件部門名稱分揀。

4、如何解決上司不在時郵件？領(lǐng)導不在秘書解決信件或郵件時，應(yīng)當將公司和外來信件或郵件分開，并把內(nèi)容大體記錄下來。積極與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自解決郵件或信件。把信件或郵件交給公司有權(quán)解決人回答。把寄給上司信件或郵件持續(xù)編號。

(1)將公司和外來信件或郵件分開，并把內(nèi)容大體記錄下來。

(2)積極與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自解決郵件或信件。

(3)把信件或郵件交給公司有權(quán)解決人回答。(4)把寄給上司信件或郵件持續(xù)編號。(5)把需要上司親自解決信件或郵件保存下來，并在告知發(fā)件人已收到信中告訴對

方何時可以得到回答。(6)把積壓信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要××解決”字樣。5、如何妥善解決上司回絕接見來訪者來訪？

（1）上司正在開會時；“讓您久等，抱歉。她正在緊急會議中，無法離開，可不可以讓代理人與你先談？”

（2）上司繁忙時；——“真對不起，某某（上司）當前正忙，放不下手邊事。您看這樣好不好，改日再與您聯(lián)系，實在麻煩您，很抱歉。”

（3）上司即將外出時；——“對不起，某某先生（上司），已經(jīng)安排好有事外出，當前正忙著，沒法與您會面。咱們上司說讓您白跑一趟，真是不好意思，能否由我轉(zhuǎn)達留言。我叫××，是她文員?！比缓髮⒘粞杂涗浵聛?。

（4）遠道來訪或有重要事情來訪時。——先告訴來訪者“她（上司）即將外出……”再去通報上司。若上司批示代理人，便向來訪者傳達“抱歉，讓您久等，某某急著外出，但她請代理人與您會面。請往這邊走……”使對方能充分理解狀況。作業(yè)3

1、提高會議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請列出有關(guān)要點。工作會議注意事項（1）、會議告知：會議告知發(fā)放時間普通是會前一周發(fā)放，以便于參加會議人員做工作籌劃（緊急會議可以電話告知）。會議告知內(nèi)容應(yīng)涉及如下幾項：會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內(nèi)容。會議時間：詳細開會時間，會議地點：詳細開會地點（如果是在外部開會要詳細詳細，最佳附帶行車路線，在會議地點擺放批示牌）會議內(nèi)容：詳細工作會議內(nèi)容。參會人員：詳細參加會議人員。署名：發(fā)文單位/部門簽名、日期（在告知右下角）（2）、會議材料準備：會議材料最佳要提前一天準備好。3、會議會場布置：①、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅內(nèi)容對的性（特別是要注意詞義詳細情境），最佳在會議前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當天下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒電池有無充分電量，最佳換未經(jīng)使用電池）；③、投影設(shè)備：會議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置擺放：位置擺放要講究順序，特別是領(lǐng)導座次（詳細狀況詳細分析，普通狀況下領(lǐng)導是很在乎，一定要小心哦），領(lǐng)導出席牌排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員倒茶工作，領(lǐng)導到茶水到，工作后勤人員要具備基本禮儀常識。⑥、簽到表：普通會議要準備簽到表，規(guī)定到會各位簽到，一邊留底登記。⑦、會議紀要：普通會以結(jié)束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議重要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。社會化大生產(chǎn)和快節(jié)奏生活規(guī)定節(jié)約會議成本，提高會議效率，這也是企事業(yè)單位提高經(jīng)濟和社會效率最本質(zhì)規(guī)定。要提高會議效率，文秘人員必要注意如下幾點：1、遵循法律法規(guī)2、合理擬定會議目的3、擬定必要與會者4、減少會議數(shù)量5、縮小會議規(guī)模6、簡化會議程序7、縮短會議時間8、控制會議經(jīng)費9、分析會議成本2、日程安排籌劃表種類大體有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程安排籌劃表種類：

（1）年預定表。是公司在每年度例行重要業(yè)務(wù)活動，及關(guān)于公司活動事項一覽表，

所記載活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。普通于年初將整個年

度活動事項整頓成表，再告知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一種月預定籌劃，以一種月為單位，填寫該月要進行

會議、面談、出差、訪問等預定籌劃。

周預定表是一種月預定籌劃中一周籌劃，此預定籌劃比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表里寫出一天預定籌劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從

早到晚業(yè)務(wù)活動。

各種預定表編制請同窗們參照教材P.166—P.170上例子，編寫。

3.文秘人員應(yīng)為上司商務(wù)旅行做好哪些準備工作？請列出工作要點。(1)準備旅行籌劃和旅館信息。旅行籌劃表要闡明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達日期及時間、座位狀況、旅館狀況。旅行籌劃要準備三份，一份給上司，一份給她(她)家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其她人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準備一份。(2)制定約會籌劃。約會籌劃表應(yīng)當涉及：都市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明都市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提示事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)人此前見過面，要把當時記錄檔案找出，交給上司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要解決每一種問題文獻準備好，如與某項要探討問題關(guān)于信件、備忘錄及其她有關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有有關(guān)文獻扎在一起，每一扎都要標得清清晰楚。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。旅行用品一覽表·信紙、信封(普通、公司、大號)、郵票·筆記本·地址目錄：電話、傳真等號碼·日歷卡·世界各地時間表·國際電話號碼表·文獻夾·商業(yè)名片·聲像材料·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等·鈔票、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡·有關(guān)檔案·旅行指南和地圖冊、旅行目地風土人情簡介·日程表、約會安排表、時間表和籌劃表·護照、簽證等·鋼筆、鉛筆·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子·圖章和印泥盒·急救藥盒(5)行李問題。上司也許想懂得在飛機上可以免費帶多重和多大行李。文秘人員通過航空公司出版旅行籌劃手冊或旅行社代辦人可理解這些信息。并且經(jīng)常旅行人總是增長她們個人保險金以獲得毀壞、損失補償。要準備隨身攜帶行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。4、文秘人員對上司重要工作輔佐重要涉及哪些方面？

提神醒腦服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛

巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

私事方面協(xié)助。

協(xié)助辦法應(yīng)視實際狀況，其一是與業(yè)務(wù)關(guān)于某些，此外是上司身邊純粹私事：

（1）特別批示事項時候——雖然是上司私事，但覺得關(guān)系到上司形象問題，因此文秘人員必要從頭到尾替上司辦理這些瑣碎事，使上司得到充分便利。

（2）純私人性祈求時——遇到這種情形，就把它當作上司運用文秘人員是下屬同事關(guān)系來協(xié)助她解決私人事務(wù)。

財物管理。涉及：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪

金以外有超額收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。

（2）支票往來管理——最重要是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

其她。如每年各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫道謝函，并做紀念保管。

5．舉辦普通規(guī)模宴會，需要做哪些準備工作，請列出有關(guān)要點，并選取其中某一項工作，做出較為詳細闡明。舉辦普通規(guī)模宴會，需要做如下工作：1、客人選取2、擬定期間3、會場選取4、擬訂菜單5、寄發(fā)請柬6、席次排列以會場選取為例：決定舉辦宴會后，要及早選定會場。會場選取應(yīng)配合宴會性質(zhì)、客人數(shù)目以及預算費用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司舉辦。應(yīng)注意下列幾點：1）宴會形式與氛圍2）交通與否以便3）場地大小與否適當4）菜式有無停車場作業(yè)4

1、簡要闡述社交話題選取。

適當話題涉及：

（1）談話雙方都感興趣、有共同利益話題，如合伙意向等；

（2）普通人喜聞樂見話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩話題，如本地經(jīng)濟建設(shè)、風景名勝、歷史名人、風土人

情等；

（4）比較高雅話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；

（5）積極、健康生活體驗話題；

（6）風趣、幽默小故事，無傷大雅笑話，有時也能活躍氛圍。

不適當話題涉及：

（1）應(yīng)當忌諱話題。如個人私生活等。

（2）令人不快話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感話題。如個人特殊生活習慣、宗教信奉和政治觀點分歧等。

（4）自己不甚熟悉話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己話題。

（6）庸俗、色情話題。

（7）不適當談?wù)摫Ｃ茉掝}。如涉及商業(yè)機密話題。

2、印章使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、改正章使用范疇如何？

印章使用重要形式為：

（1）落款章；（2）改正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）

封存章。

落款章、騎縫章、改正章使用范疇：

（1）落款章加蓋于文書作者落款處，用來表白作者法定性和文獻有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根公函、簡介信，加蓋在正本和存根連接處騎縫線上。

（3）改正章用于文書書寫中錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行改正憑信。

3、簡要闡述收文解決程序及分送基本原則。

收文解決程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—

—注辦。

分送基本原則：

（1）屬于方針政策性，關(guān)系本機關(guān)工作全局指揮性文獻或重大問題請示、報告

之類文獻，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審視或解決；

（2）屬于機關(guān)尋常事務(wù)性已有明確分工文獻，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循例行

公文，按主管業(yè)務(wù)分工范疇分送給關(guān)于部門或承辦人閱辦；

（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批文獻，要先填好“公文解決單”，連同文獻一并送批；

（4）便函、請柬、簡介信、廣告、啟事等，不作登記，直接交詳細負責人辦理；

（5）在文獻份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多狀況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，

先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職順序分別審視解決，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。4、按照文書立卷特性立卷，重要有哪幾種類型？簡要闡明按照問題特性立卷基本含義。

類型：

（1）按問題特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文種特性立卷；（4）準時間特性

立卷；（5）按地區(qū)特性立卷；（6）按通訊者特性立卷。

按問題特性立卷含義：

將反映同一問題文書構(gòu)成案卷，這種辦法能反映對某一方面或某一詳細問題互相聯(lián)

系和解決狀況，運用最廣泛。

5.簡要闡明電子文獻歸檔基本辦法。（1）將應(yīng)歸檔最后版本電子文獻存入磁、光介質(zhì)上，脫機后可存儲在別處；（2）采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔電子文獻進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具過程必要統(tǒng)一，規(guī)范；（3）將擬定要歸檔電子文獻在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境