文書檔案管理詳細(xì)規(guī)定

程序文件文書檔案管理要求VA-4.1-MO-002版本：1.001.目標(biāo)集中統(tǒng)一管理本企業(yè)文書檔案，使文書檔案能正確、全方面反應(yīng)本企業(yè)工作面貌，維護(hù)檔案完整、安全，便于檔案查考和利用。2.管理機(jī)構(gòu)2.1文書檔案由總經(jīng)理辦公室(秘書科)負(fù)責(zé)管理。各部門設(shè)一名兼職文書(秘書或辦事員)負(fù)責(zé)本部門文件搜集及立卷歸檔。文書檔案歸檔范圍通常在工作中形成，能反應(yīng)本企業(yè)關(guān)鍵職能活動(dòng)（包含照片、錄音、錄像及證書等)及以后含有查考價(jià)值文件材料均應(yīng)屬文書檔案歸檔。4.立卷歸檔立卷歸檔文件必需由各部門兼職文書搜集齊全，按文件材料自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件有機(jī)聯(lián)絡(luò)，分類整理立卷。歸檔部門對(duì)同一問(wèn)題，同一案件，同一會(huì)議文件應(yīng)搜集完整，有序排列：批復(fù)在前，匯報(bào)在后；正件在前，附件在后；打印稿在前，原稿在后。歸檔手寫材料須用鋼筆，字跡清楚，打印件所用紙張須整齊劃一，以確保案卷質(zhì)量。每一案卷要填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)需說(shuō)明情況應(yīng)由立卷人填寫備考表，并署名，備考中檢驗(yàn)人應(yīng)由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。各職能部門，應(yīng)在每十二個(gè)月第一季度起將辦理完成并含有保留價(jià)值，上十二個(gè)月度文件材料集中到一級(jí)部門，向檔案室移交并辦移交手續(xù)。檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)本企業(yè)文書檔案接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)，編制案卷目錄。幫助各部門兼職文書正確立卷，按期歸檔。負(fù)責(zé)文書檔案借閱、咨詢，幫助相關(guān)部門做好檔案利用工作。上交或銷毀檔案前按要求手續(xù)進(jìn)行檢驗(yàn)、審批、登記。各部門兼職文書職責(zé)負(fù)責(zé)本部門各類歸檔材料和相關(guān)資料搜集，做好收發(fā)文登記，確保歸檔材料完整。負(fù)責(zé)本部門立卷歸檔工作，編制目錄，按時(shí)向檔案室移交，辦理歸檔手續(xù)。實(shí)施檔案管理制度，負(fù)責(zé)提供本部門檔案信息。檔案整理和保管文書檔案整理應(yīng)按分類規(guī)則整理，問(wèn)題連貫，年代清楚，全宗內(nèi)案卷應(yīng)根據(jù)年代－類別－問(wèn)題特征分類排列編號(hào)。編制日期:/7/15審核日期:.7.15同意日期:.7.15生效日期：編制:孫萍華審核:金德明同意:于瓊根.7.17對(duì)不一樣保管期限文件分別立卷，標(biāo)明每一案卷標(biāo)題內(nèi)容。文書檔案保管期限分永久、長(zhǎng)久、短期三種。分別在案卷封面上標(biāo)注。8.檔案借閱利用企業(yè)各部門因工作需要可借閱利用和本業(yè)務(wù)工作相關(guān)檔案，向檔案室辦理借閱手續(xù)，借閱其它部門關(guān)鍵檔案，須經(jīng)主管部門或領(lǐng)導(dǎo)同意。外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信、寫明調(diào)閱檔案名稱，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意。絕密檔案，須經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意，在檔案室查閱。8.4企業(yè)內(nèi)部檔案借閱時(shí)間，通常不超出一星期，如因需要應(yīng)作說(shuō)明可辦續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，保持檔案完好、無(wú)損，不準(zhǔn)涂改、拆卷、抽頁(yè)剪裁，不泄密、不轉(zhuǎn)借和遺失。未經(jīng)許可不得私自轉(zhuǎn)抄、復(fù)印。9.檔案判定銷毀從目前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用檔案需要出發(fā)，依據(jù)檔案歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定不一樣保管期限，便于保管和利用。標(biāo)準(zhǔn)上每十二個(gè)月進(jìn)行一次首次判定，通常在組卷工作完成時(shí)對(duì)當(dāng)年檔案進(jìn)行判定，確定保管期限。對(duì)超出保管期限需要處理檔案，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和檔案人員組成檔案判定小組進(jìn)行綜合評(píng)審和判定。判定后，對(duì)需銷毀檔案，應(yīng)提出申請(qǐng)，經(jīng)審核確定，報(bào)上級(jí)主管部門同意。10.存檔文件無(wú)11.評(píng)審和更改該程序文件由總經(jīng)理辦公室每十二個(gè)月進(jìn)行適用性評(píng)定，并在需要時(shí)進(jìn)行修改。12.分發(fā)上海大眾各一、二級(jí)部門13.附件文書檔案檔號(hào)編制附件企業(yè)檔案檔號(hào)編制(文書檔案部分)“0”黨群工作類“1”行政管理類“2”經(jīng)營(yíng)管理類“3”生產(chǎn)核技術(shù)管理類0.黨務(wù)工作0.董事會(huì)0.企業(yè)管理0.質(zhì)量管理0.0.200*--1.0.200*--2.0.200*--3.0.200*--1.組織工作1.行政事務(wù)1.計(jì)劃統(tǒng)計(jì)工作1.勞動(dòng)管理0.1.200*--1.1.200*--2.1.200*--3.1.200*--2.宣傳工作2.武裝保衛(wèi)工作2.財(cái)務(wù)管理2.能源管理0.2.200*--1.2.200*--2.2.200*--3.2.200*--3.統(tǒng)戰(zhàn)工作3.審計(jì)工作3.物資管理3.安全管理0.3.200*--1.3.200*--2.3.200*--3.3.200*--4.紀(jì)委、監(jiān)察工作4.人事管理4.經(jīng)營(yíng)銷售4.科技管理0.4.200*--1.4.200*--2.4.200*--3.4.200*--5.工會(huì)工作5.教育(培訓(xùn))工作5.三產(chǎn)、聯(lián)營(yíng)企業(yè)工作5.環(huán)境保護(hù)0.5.200*--1.5.200*--2.5.200*--3.5.200*--6.