科研單位如何做好項(xiàng)目立項(xiàng)管理

科研單位如何做好項(xiàng)目立項(xiàng)與管理辛康

科研單位的科研管理活動(dòng)主要是通過對(duì)科研項(xiàng)目的管理來實(shí)施的，因此做好項(xiàng)目管理對(duì)單位的發(fā)展具有重要影響。1以本所利益為本(以顧客為關(guān)注焦點(diǎn))科研活動(dòng)需要“以本所利益為本”，應(yīng)緊密圍繞國(guó)防建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求開展研究，并積極推進(jìn)成果的應(yīng)用，少而精地從事一些純基礎(chǔ)研究，缺乏創(chuàng)新和應(yīng)用價(jià)值的紙面成果只是對(duì)國(guó)家資源的浪費(fèi)。縱向科研的經(jīng)費(fèi)來自于國(guó)家的財(cái)政撥款，我國(guó)2012年軍工R&D經(jīng)費(fèi)共1710億元，R&D人員人均21.4萬，其中用于基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗(yàn)發(fā)展的比重分別為4.7%、13.3%、82%，可見國(guó)家軍工的科研經(jīng)費(fèi)導(dǎo)向是以應(yīng)用和開發(fā)為主。縱向科研項(xiàng)目的基本顧客是國(guó)防、軍隊(duì)，其潛在顧客是將來使用該成果的單位，兩種顧客的需求都需要考慮，立項(xiàng)前就應(yīng)該及早調(diào)研潛在用戶的需求和要求；立項(xiàng)時(shí)以清晰準(zhǔn)確的需求分析來打動(dòng)上級(jí)科研管理部門；實(shí)施過程中加強(qiáng)與上級(jí)管理部門和潛在用戶的聯(lián)系以及時(shí)了解需求的變化；驗(yàn)收時(shí)應(yīng)注意收集上級(jí)管理部門和潛在用戶對(duì)項(xiàng)目的意見和評(píng)價(jià)；驗(yàn)收后及時(shí)對(duì)成果進(jìn)行建檔和登記并積極向潛在用戶推介。2重視科研環(huán)境建設(shè)

科研活動(dòng)是一種腦力活動(dòng)，科研人員積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮是決定科研活動(dòng)效果的關(guān)鍵因素，控制和監(jiān)督只能起輔助作用，不宜過分強(qiáng)調(diào)和過度使用?？蒲协h(huán)境是科研活動(dòng)開展的“土壤”，“土壤”的好壞在很大程度上決定了其上事物的好壞。制度的制定和執(zhí)行是科研環(huán)境建設(shè)的核心，制度的制定和執(zhí)行直接依賴于管理人員的技能和水平，同時(shí)科研人員的制度執(zhí)行情況和個(gè)人修養(yǎng)直接影響著團(tuán)隊(duì)環(huán)境的建設(shè)。制度制定時(shí)需要對(duì)國(guó)家政策的理解和本單位情況有機(jī)結(jié)合，廣泛征求意見，準(zhǔn)確歸納集中；制度執(zhí)行過程中應(yīng)注意執(zhí)行的嚴(yán)肅性、解釋的準(zhǔn)確性、反饋的及時(shí)性、評(píng)估的科學(xué)性。將制度匯編成冊(cè)或整理公布于網(wǎng)上，對(duì)制度的執(zhí)行是大有裨益的。3重視負(fù)責(zé)人作用的發(fā)揮

負(fù)責(zé)人作用的發(fā)揮是影響科研項(xiàng)目質(zhì)量的關(guān)鍵因素，影響負(fù)責(zé)人作用發(fā)揮的因素有：科研環(huán)境（國(guó)家大環(huán)境與單位小環(huán)境）；興趣（科研工作的內(nèi)在動(dòng)力）；責(zé)任心（科研工作的驅(qū)動(dòng)力）；科研作風(fēng)（嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的態(tài)度與行為）；組織能力（領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的魅力與水平）；責(zé)任與權(quán)利的明晰與否；技能水平的高低；學(xué)習(xí)能力的強(qiáng)弱；時(shí)間投入的多寡等。興趣、責(zé)任心等道德類因素往往比技能水平等知識(shí)類因素更重要，勤能補(bǔ)拙，促使科研人員將更多精力用于研究要比用于提高學(xué)歷對(duì)單位更有益。負(fù)責(zé)人管理應(yīng)是科研單位人事管理的重點(diǎn)，核心是建立科學(xué)的“激勵(lì)”與“約束”機(jī)制，促使負(fù)責(zé)人的科研興趣不斷加強(qiáng)、積極性不斷提高、創(chuàng)造性不斷發(fā)揮、高水平成果不斷產(chǎn)生。4重視內(nèi)部溝通“溝通”是管理的重要手段和內(nèi)容，溝通的有效性對(duì)單位的發(fā)展具有重要影響，有專家認(rèn)為：管理者70％的時(shí)間都用在溝通上（開會(huì)、談話、做報(bào)告、寫報(bào)告、拜訪、約見等），而工作中70％的問題是由溝通障礙引起的[2]。科研單位的內(nèi)部溝通內(nèi)容主要有管理層之間的溝通、管理和科研之間的溝通以及人員之間的溝通。管理層之間的溝通可以促進(jìn)單位內(nèi)部各職能部門和層次間的信息交流，有助于管理層之間統(tǒng)一思想和認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)配合、減少會(huì)議和文件，提高工作效率和效果。管理和科研之間的溝通有助于申請(qǐng)信息的及時(shí)傳遞、管理要求的準(zhǔn)確傳遞、項(xiàng)目執(zhí)行情況的準(zhǔn)確把握、問題和建議的及時(shí)反饋、下屬單位的設(shè)備和技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮、下屬單位之間的協(xié)作等。人員之間的溝通有助于創(chuàng)建和諧的工作氣氛、調(diào)動(dòng)積極性和主動(dòng)性、彼此交流意見和建議、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題等。網(wǎng)絡(luò)為首選的溝通形式，方便、快捷而且代價(jià)不高，在內(nèi)部溝通方面能發(fā)揮重要作用，可方便地用于：內(nèi)部信息的通報(bào)、管理制度的發(fā)布和查詢、報(bào)告格式的下載、職工意見的收集和反饋、下屬單位成果和設(shè)備的宣傳等。會(huì)議也是重要的溝通形式，會(huì)議有任務(wù)布置會(huì)、檢查會(huì)、總結(jié)會(huì)、討論會(huì)、表彰會(huì)等，但應(yīng)注意會(huì)議的效果，不能論而不決，尤其是一些影響單位發(fā)展的重要問題如人員費(fèi)和管理費(fèi)的問題、大型設(shè)施的運(yùn)行問題、設(shè)備的共享問題等?？蒲腥藛T進(jìn)行調(diào)研、充分利用本單位的專家進(jìn)行技術(shù)把關(guān)、有效使用管理人員進(jìn)行材料的審核、合理選擇項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和科研團(tuán)隊(duì)的組成等。許多項(xiàng)目的申請(qǐng)從規(guī)劃階段就開始啟動(dòng)，規(guī)劃主要有中長(zhǎng)期規(guī)劃（綱要）和五年規(guī)劃，九五”到2010、2006━2020年，目前有的領(lǐng)域已開始編制2011-2030規(guī)劃綱要，可見中長(zhǎng)期規(guī)劃基本沒有從頭執(zhí)行到尾的。五年規(guī)劃相對(duì)比較實(shí)際，往往成為五年項(xiàng)目立項(xiàng)的直接依據(jù)，應(yīng)予以高度重視?？蒲袉挝恢贫ǖ囊?guī)劃不能是將本單位的學(xué)科、領(lǐng)域復(fù)述一遍，而應(yīng)該借編制規(guī)劃的機(jī)會(huì)，走訪已有用戶和潛在用戶，認(rèn)真調(diào)查需求，了解國(guó)內(nèi)有關(guān)領(lǐng)域的研究情況，評(píng)估在該領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)力，明確發(fā)展領(lǐng)域的優(yōu)先級(jí)別，提出發(fā)展思路等。

項(xiàng)目申請(qǐng)時(shí)需選擇合適的計(jì)劃渠道，計(jì)劃渠道是國(guó)防軍工科研管理部門安排經(jīng)費(fèi)的途徑，如國(guó)防軍工技支撐計(jì)劃、863計(jì)劃、973計(jì)劃、預(yù)先研究計(jì)劃等，除此之外，還有技術(shù)基礎(chǔ)專項(xiàng)計(jì)劃，每個(gè)計(jì)劃渠道有不同的資助范圍。為促使科研人員平時(shí)做好項(xiàng)目申請(qǐng)準(zhǔn)備，可采用建立項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)的方法，每半年收集一次，經(jīng)評(píng)審進(jìn)入項(xiàng)目庫(kù)，開始項(xiàng)目申請(qǐng)時(shí)，管理部門協(xié)助科研人員選擇合適的計(jì)劃渠道，將項(xiàng)目庫(kù)中項(xiàng)目適當(dāng)修改后上報(bào)。合同或任務(wù)書的簽定標(biāo)志著一個(gè)項(xiàng)目的正式開始，但現(xiàn)在不少項(xiàng)目合同或任務(wù)書簽定較晚，為避免對(duì)科研進(jìn)展造成影響，對(duì)于立項(xiàng)前景明確的項(xiàng)目，即使當(dāng)年的經(jīng)費(fèi)不太確定也可先行建帳、通知項(xiàng)目組啟動(dòng)有關(guān)工作。合同或任務(wù)書內(nèi)容方面的審查主要關(guān)注經(jīng)費(fèi)預(yù)算的合理性、經(jīng)費(fèi)和內(nèi)容的匹配性、外部依賴條件的保障性等方面，在指標(biāo)方面應(yīng)注意指標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性，但同時(shí)應(yīng)該清楚實(shí)際執(zhí)行過程中應(yīng)努力超過該指標(biāo)以求取得高水平成果。申請(qǐng)項(xiàng)目時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位的技術(shù)和人員優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持有所為、有所不為，集中力量打“殲滅戰(zhàn)”，避免驗(yàn)收時(shí)讓上級(jí)覺得“滿地芝麻、缺乏西瓜”，解決掉一個(gè)難題少一個(gè)難題。

立項(xiàng)階段的工作以材料編制和審查為主，專家評(píng)審和管理審查是保證立項(xiàng)材料質(zhì)量的關(guān)鍵，材料的形式符合規(guī)定的格式只是基本要求，內(nèi)容的科學(xué)性、相關(guān)性、準(zhǔn)確性是專家審查的重點(diǎn)。應(yīng)挑選具備較高學(xué)術(shù)水平，為人正直而且敢說話的人員（不論在職還是退休），建立專家?guī)欤M量事先發(fā)放材料給專家較充分的審查時(shí)間，必要時(shí)可采用閉門討論的方式，以保證專家評(píng)審的質(zhì)量。嘗試由管理人員來歸納專家意見，這樣不僅可以加深管理人員對(duì)項(xiàng)目的理解，而且能夠提高管理人員的技術(shù)能力。管理機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照專家的意見執(zhí)行，當(dāng)與專家意見不一致時(shí)應(yīng)向有關(guān)專家和項(xiàng)目人員解釋理由。7.2實(shí)施階段的管理

實(shí)施過程中科研單位的主要任務(wù)是：確保任務(wù)的組織落實(shí)和順利實(shí)施?？蒲袉挝辉谠撨^程中需要組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編制項(xiàng)目的具體實(shí)施方案并進(jìn)行審查、提供科研活動(dòng)所需要的資源、監(jiān)督檢查科研項(xiàng)目的進(jìn)展情況、監(jiān)督評(píng)審點(diǎn)驗(yàn)證點(diǎn)的實(shí)施情況（可與科研檢查結(jié)合進(jìn)行）、協(xié)調(diào)解決科研活動(dòng)中出現(xiàn)的困難和問題、配合上級(jí)的監(jiān)督檢查工作等?？蒲袇f(xié)議生效后，負(fù)責(zé)人應(yīng)組織對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行策劃，策劃應(yīng)建立在項(xiàng)目組充分討論的基礎(chǔ)上，最終形成項(xiàng)目的實(shí)施方案，該實(shí)施方案的內(nèi)容應(yīng)包括：項(xiàng)目的詳細(xì)分拆情況、到某一階段的任務(wù)與要求、實(shí)驗(yàn)的具體方案、人員的分工情況、重要節(jié)點(diǎn)的設(shè)置與檢查方法、經(jīng)費(fèi)的使用計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)分析等等。策劃的輸出應(yīng)形成書面材料，一系列的策劃輸出材料真實(shí)客觀地反應(yīng)了項(xiàng)目的實(shí)施路線，同時(shí)也是考核個(gè)人工作的依據(jù)。

檢查是實(shí)施過程控制的主要方法，檢查的次數(shù)并不是越多越好，采用季度甚至月度報(bào)告的方式并不見得好，寫得太少，薄薄的一頁紙能說明什么問題，寫得太多，科研人員和管理人員的負(fù)擔(dān)都重，得不償失，關(guān)鍵在于如何保證檢查的效果。檢查的方式影響檢查的效果，基于實(shí)施過程策劃的結(jié)果，采用逐級(jí)檢查的方式，既可以保證每部分內(nèi)容都檢查到，又省時(shí)高效。具體的作法是：依據(jù)策劃的結(jié)果，每個(gè)子項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人都需向高一級(jí)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，高一級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)下級(jí)的匯報(bào)情況進(jìn)行匯總，向更高一級(jí)的負(fù)責(zé)人或研究所匯報(bào)，而后研究所再向主管部門進(jìn)行匯總匯報(bào)，每一級(jí)都需要將下一級(jí)的檢查結(jié)果列清楚。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題切不可抱著“家丑不可外揚(yáng)”的態(tài)度遮掩，要及時(shí)分析原因并采取相應(yīng)措施。檢查的成果用于人員的考核，對(duì)于執(zhí)行優(yōu)秀的負(fù)責(zé)人需要給予精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于執(zhí)行不力的負(fù)責(zé)人采用一次警告（黃牌）、兩次撤換（紅牌）的措施。7.3驗(yàn)收階段的管理

驗(yàn)收過程中科研單位的主要任務(wù)是：確保任務(wù)的全面完成、成果收集并通過驗(yàn)收?？蒲袉挝辉谠撨^程中需要對(duì)主要技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行測(cè)試、對(duì)研制的裝置進(jìn)行性能測(cè)試、組織驗(yàn)收材料的編寫、對(duì)項(xiàng)目的整體完成情況進(jìn)行審查、完成項(xiàng)目的建檔工作等。預(yù)驗(yàn)收是科研單位全面檢查項(xiàng)目完成情況的有效手段，驗(yàn)收級(jí)別（項(xiàng)目、課題、專題或子專題）對(duì)驗(yàn)收的深度具有重要影響，若驗(yàn)收級(jí)別過大，驗(yàn)收的深度就有限；驗(yàn)收級(jí)別過小，驗(yàn)收時(shí)間又太長(zhǎng)，因此應(yīng)選擇合適的驗(yàn)收級(jí)別和驗(yàn)收方式，既要避免濫竽充數(shù)的情況出現(xiàn)，使每個(gè)拿題目章的負(fù)責(zé)人都有單獨(dú)吹竽的機(jī)會(huì)，又要考慮實(shí)際的可操作性。在項(xiàng)目驗(yàn)收前，可要求項(xiàng)目的資料具備建檔條件，待項(xiàng)目驗(yàn)收通過后再進(jìn)行正式歸檔，“具備建檔條件”的含義是主要的技術(shù)文件和記錄已歸檔或已被全面規(guī)范地收集在負(fù)責(zé)人手里。項(xiàng)目研制的作為最終成果的硬件產(chǎn)品向國(guó)資部門移交是證明硬件研制完成的標(biāo)志，可在項(xiàng)目的驗(yàn)收前完成移交，移交前需要進(jìn)