中小企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀及對策研究

我國中小企業(yè)分為中型、小型、微型三種類型，具體根據(jù)從業(yè)人員、營業(yè)收入和資產(chǎn)總額等指標(biāo)特點劃分。普遍來說，中小企業(yè)是指規(guī)模較小，或者處于創(chuàng)業(yè)階段的企業(yè)。目前中國的中小企業(yè)近2600萬家，占全國企業(yè)總數(shù)的97%。中小企業(yè)是國民經(jīng)濟的重要增長點，是推動經(jīng)濟發(fā)展的重要因素，同時也是增加就業(yè)和社會穩(wěn)定的基礎(chǔ)，并且對活躍市場起到重要作用。存貨管理是中小企業(yè)管理的核心內(nèi)容。存貨一般占流動資產(chǎn)的35%左右，制造業(yè)和商品流通企業(yè)的比例會更高。如何實現(xiàn)低成本，庫存利用最大化運營一直是中小企業(yè)面臨的難題。資源的缺乏導(dǎo)致中小企業(yè)在存貨管理方面存在很多漏洞。因此有必要對中小企業(yè)的存貨管理進行研究，以提高其管理能力。下面就以YD公司為例進行分析。一、中小企業(yè)加強存貨管理的必要性（一）加強存貨管理有利于提高企業(yè)競爭力企業(yè)的競爭不僅體現(xiàn)在增加市場份額和提高產(chǎn)品占有率方面，隨著市場的變化，提高企業(yè)的競爭力逐漸向加強內(nèi)部管理方面轉(zhuǎn)型。而庫存的管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中至關(guān)重要，足夠的存貨能夠滿足企業(yè)的正常銷售。但是，過多的存貨又會占用企業(yè)的資金，從而降低企業(yè)的盈利能力。為了滿足市場需求，中小企業(yè)的存貨需要不斷更新，因為陳舊的商品滯銷會導(dǎo)致過多的存貨積壓，從而增加了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，所以需要加強存貨的管理從而提高企業(yè)的競爭力。（二）加強存貨管理有利于保證生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行存貨管理的作用在于保證供應(yīng)和降低成本，通過有效的存貨管理提高存貨周轉(zhuǎn)率，增強資本的流動性和變現(xiàn)能力，提高企業(yè)的銷售效率與存貨周轉(zhuǎn)效率，從而達(dá)到獲得最大經(jīng)濟效益的目的。具體而言，存貨貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營的供產(chǎn)銷3個環(huán)節(jié)，只有通過存貨才能把供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，協(xié)調(diào)一致，防止和避免供產(chǎn)銷脫節(jié)。只有對存貨的各個環(huán)節(jié)進行合理控制，采用符合自身生產(chǎn)經(jīng)營狀況的存貨管理方案，才能保證生產(chǎn)經(jīng)營活動有序高效進行。二、中小企業(yè)存貨管理存在的問題YD公司成立于2013年，是一家專注品牌銷售供應(yīng)鏈的公司，包含供應(yīng)鏈、投資、生物研究等多個板塊。目前公司旗下主打美妝品牌，獨家代理銷售多個品牌有，年銷售額過億，存貨品種數(shù)百種。主要是美妝、護膚以及護理產(chǎn)品。（一）企業(yè)各部門員工缺乏存貨管理意識及專業(yè)素養(yǎng)1.缺乏現(xiàn)代庫存管理思想企業(yè)管理人員缺乏現(xiàn)代庫存管理思想，只注重于存。采購部門只注重采購價格，會通過大批量采購來降低采購價格。銷售部門只注重銷量，為了避免存貨不足而影響銷量會要求保證足夠的存貨。從長遠(yuǎn)來看，反而增加了企業(yè)的成本。2.各部門員工專業(yè)素養(yǎng)有待提高雖然引進了網(wǎng)店管家（一種適用于該類型企業(yè)的ERP系統(tǒng)），但目前只使用了銷售出庫的功能。材料采購、產(chǎn)品分類、庫存盤點等功能都沒有使用，原因在各部門人員認(rèn)為這些功能不重要。采購人員不熟悉材料采購模塊，銷售人員只管銷售數(shù)量，不管退貨及產(chǎn)品質(zhì)量問題。倉庫人員沒有利用系統(tǒng)進行產(chǎn)品分類及庫存盤點。（二）最佳庫存的核算存在缺陷實際工作中，很多中小企業(yè)沒有使用相關(guān)信息系統(tǒng)來管理庫存，有的即使使用了相關(guān)的信息系統(tǒng)，但對供應(yīng)鏈管理理念比較欠缺。最佳庫存體現(xiàn)在既能滿足日常銷售需要，又不至于積壓存貨。企業(yè)因為管理不善、信息溝通不暢出現(xiàn)的損失比比皆是，很多企業(yè)在實際生產(chǎn)經(jīng)營活動中，存貨大量積壓，占用過高的資金，雖然可以節(jié)省一些成本和稅負(fù)。但是從長遠(yuǎn)來講，占用現(xiàn)金流，不利于企業(yè)的發(fā)展。在最佳庫存的計算方面，也沒有使用科學(xué)有效的計算方法來估計庫存。無法對市場的需求做出快速反應(yīng)，導(dǎo)致對年需求量及缺貨成本的估計不準(zhǔn)確。當(dāng)過多的存貨滯銷又會導(dǎo)致存貨跌價從而影響利潤表和資產(chǎn)負(fù)債表的數(shù)據(jù)，造成管理者做出錯誤的判斷和決策。（三）存貨管理信息無法做到共享現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，極大程度上提高了管理效率。ERP軟件的盛行已經(jīng)融入各行各業(yè)。從存貨采購、生產(chǎn)、入庫、出庫都有一系列完整的流程，使得存貨管理簡單有效。但是，目前很多中小企業(yè)還沒有使用該信息系統(tǒng)，即使使用了該系統(tǒng)的企業(yè)，也僅僅停留在某一個功能，以YD公司為例，該公司使用的網(wǎng)店管家系統(tǒng)分為貨品采購—銷售業(yè)務(wù)—倉庫管理—往來賬款—退貨退款五大模塊。每個模塊的功能是相輔相成的。但是目前只使用的銷售業(yè)務(wù)當(dāng)中的銷售出庫功能，主要原因是缺乏具備相關(guān)知識的專業(yè)人員。存貨入庫沒有錄入系統(tǒng)，每次需要依靠人工來清點相關(guān)存貨的數(shù)量，導(dǎo)致存貨數(shù)量有誤差，銷售部門的促銷活動也會受到影響。財務(wù)部門對應(yīng)收應(yīng)付賬款以及存貨的核算也不夠及時準(zhǔn)確。在種種因素的影響下，企業(yè)存貨管理工作信息化嚴(yán)重不足，不僅會帶來庫存積壓等消極影響，而且也會降低財務(wù)工作的效率。（四）庫存盤點效率低庫存盤點是以月或年為周期清點倉庫的成品及原材料，以便對相關(guān)貨物的收發(fā)結(jié)存等活動進行有效控制，保證貨物完好無損、賬實相符，確保生產(chǎn)正常進行。庫存盤點應(yīng)制定相關(guān)制度，定期進行。但中小企業(yè)由于制度不夠完善，人員不足導(dǎo)致沒有定期盤點。且隨著信息系統(tǒng)的發(fā)展，企業(yè)的庫存盤點工作應(yīng)該在相關(guān)系統(tǒng)軟件中完成，但是中小企業(yè)目前還是使用傳統(tǒng)的手工記錄盤點，所以庫存盤點的精確性有待考量。（五）存貨管理制度存在缺陷1.管理人員分工不明確中小企業(yè)一些管理人員往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)繁重。沒有很好劃分管理的權(quán)限。例如，中小企業(yè)沒有專門的人員去做市場調(diào)查、詢價從而確定供應(yīng)商。采購的產(chǎn)品從質(zhì)量和價格方面來講都不是最優(yōu)的。有時候可能會因為價格低而大量采購造成存貨積壓，和銷售部門沒有及時溝通和信息共享。2.沒有建立倉庫管理制度倉庫管理人員不熟悉相關(guān)系統(tǒng)的運用和具備一些財務(wù)核算知識，存貨入庫沒有核對入庫單與實物是否相符，存在數(shù)量與實物不匹配的情況和缺乏入庫單。存貨的出庫沒有嚴(yán)格的審批制度，倉庫人員可以隨意打包出庫。期末也沒有與存貨相關(guān)的報表。3.沒有建立完善的供應(yīng)商管理體系中小企業(yè)由于自身資產(chǎn)及人員規(guī)模的限制，導(dǎo)致在采購過程中很難做到詢價比價選擇供應(yīng)商，只是一味地追求低價。對于中小型貿(mào)易企業(yè)來說，產(chǎn)品質(zhì)量和價格決定了企業(yè)未來的經(jīng)營發(fā)展。價格低的產(chǎn)品必然會以低劣的質(zhì)量作為代價，雖然短期內(nèi)可以獲利，但是最后損害的是企業(yè)的形象與長遠(yuǎn)發(fā)展。所以要提高企業(yè)的競爭力，維護長期穩(wěn)定的客戶，在制度中要增加與供應(yīng)商管理相關(guān)的制度，包括供應(yīng)商評價、選擇及關(guān)系管理的相關(guān)制度。三、中小企業(yè)加強存貨管理的解決對策（一）提升員工庫存管理意識及專業(yè)素養(yǎng)1.培養(yǎng)員工庫存管理意識首先，可以定期開展一些講座，學(xué)習(xí)相關(guān)知識，并對相關(guān)人員進行技能及業(yè)務(wù)的考核。其次，明確各個工作人員的分工，做到不相容崗位的分離，不要出現(xiàn)一個人多個職位的情況。最后，企業(yè)管理者要以身作則，提高自身管理能力，引進相關(guān)人才，打破傳統(tǒng)思維，不要一味地把目光放在銷量上面，要使其意識到庫存管理的重要性。2.提高員工專業(yè)素養(yǎng)定期提供一些培訓(xùn)課程讓各部門員工學(xué)習(xí)，比如采購成本價格分析及控制成本的策略與工具；如何收集行業(yè)的市場行情信息；如何對供應(yīng)商準(zhǔn)入的評審及關(guān)系的管理；獲悉供應(yīng)結(jié)構(gòu)持續(xù)優(yōu)化的目的、手段及方式；產(chǎn)品的質(zhì)量與交付的管理等。課程結(jié)束后，對相關(guān)員工進行考核，考核成績與薪資掛鉤。除了學(xué)習(xí)理論知識，還可以組織員工去大企業(yè)學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)大企業(yè)先進的管理經(jīng)驗。從理論和實踐兩方面去提高員工的專業(yè)素養(yǎng)。（二）制定合理的存貨周轉(zhuǎn)率，計算最佳庫存存貨周轉(zhuǎn)率等于企業(yè)一定時期主營業(yè)務(wù)成本與平均存貨余額的比率，主要反映存貨的周轉(zhuǎn)速度。通過存貨周轉(zhuǎn)率的計算與分析，可以測定企業(yè)一定時期內(nèi)存貨資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)速度，是反映企業(yè)購、產(chǎn)、銷平衡效率的一種尺度。存貨周轉(zhuǎn)率越高，表明企業(yè)存貨資產(chǎn)變現(xiàn)能力越強，存貨及占用在存貨上的資金周轉(zhuǎn)速度越快。因此，提高存貨周轉(zhuǎn)率可以提高企業(yè)的變現(xiàn)能力。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)預(yù)測的年銷售訂單數(shù)量和訂貨周期預(yù)測自身的存貨周轉(zhuǎn)率，把這個周轉(zhuǎn)率和行業(yè)的進行比較，制定一個合理的目標(biāo)值，約束大家按照目標(biāo)值進行控制。還要規(guī)范財務(wù)制度，提高核算水平保證核算的準(zhǔn)確性。另外，財務(wù)崗位要配備專業(yè)的人員，在ERP系統(tǒng)里面構(gòu)建信息化平臺，通過運用數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，有效實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的核算。（三）提高信息系統(tǒng)使用效率使用信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)采購入庫、銷售出庫、存貨盤點、月末生產(chǎn)報表一體化，保證數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確，使得工作效率能夠大大提高。要提高信息系統(tǒng)的使用效率，首先，要完善操作流程，使得各個模塊之間的數(shù)據(jù)能夠很好地銜接，要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。特別是銷售部門要對銷量作出準(zhǔn)確的預(yù)測，將該數(shù)據(jù)傳遞給采購部門才能對采購量作出預(yù)測。其次，要做到及時。倉庫人員要及時將每天入庫和出庫的單據(jù)交給記賬員，由記賬員將這些單據(jù)錄入系統(tǒng)。如果錄入不及時，會影響采購部門制定采購計劃。最后，系統(tǒng)要設(shè)置庫存預(yù)警，定期將數(shù)據(jù)發(fā)送給有關(guān)部門，如果庫存不足或者超出需求量，有關(guān)部門要及時采取措施，且要定期檢查與反饋執(zhí)行情況。具體到網(wǎng)店管家ERP軟件的五大模塊運用如下：第一個模塊是貨品采購流程。采購要先開單，然后主管采購審核，打出采購單去采購。采購回來后倉庫驗貨。最后入庫結(jié)算。只有走完最后入庫結(jié)算后庫存數(shù)才會加上。同時進行庫存同步和商品匹配：登錄管家，在貨品下有個批量導(dǎo)入—新品建立，打開后，如圖會有一個推薦模板，按照模板導(dǎo)入，商品匹配的作用是用于庫存同步的，把平臺的商品與管家的商品關(guān)聯(lián)起來后，通過庫存變動來觸發(fā)庫存同步，將管家里的真實庫存同步到平臺，防止平臺商品超賣。第二個模塊是銷售業(yè)務(wù)流程。首先運營人員進行單據(jù)打印，將銷售產(chǎn)品清單傳遞到倉庫，倉庫人員根據(jù)單據(jù)出庫驗貨，最后是發(fā)貨確認(rèn)，在系統(tǒng)可以查詢到發(fā)貨在途的商品，顧客收到商品后完成該筆交易。這個模塊的作用主要是提高發(fā)貨準(zhǔn)確率，降低售后工作量和提高客戶滿意度。第三個模塊是倉庫管理流程。建立倉庫和貨位—貨品對應(yīng)倉庫—錄入期初庫存—查詢庫存和盤點。第四個模塊是往來賬款流程。收支賬戶的設(shè)置—賬款的進出—對賬—收款和付款。第五個模塊是退貨退款流程。進入退貨單頁面，選擇供貨商、倉庫及對應(yīng)需要退回的貨品等信息后點擊保存，再次確認(rèn)退貨的訂單內(nèi)容是否有誤，無誤點審核即可。通過信息系統(tǒng)編制庫存相關(guān)報表，要求數(shù)據(jù)要及時、準(zhǔn)確。所以提高信息化需要各個部門員工的密切配合和共同努力。只有這樣，管理人員才能很好地掌握庫存周轉(zhuǎn)、庫齡、積壓以及滯銷等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。提高信息系統(tǒng)的使用效率，可以從根本上解決問題。（四）進行定期盤點存貨盤點是解決賬實是否相符的最佳辦法。企業(yè)應(yīng)該建立定期盤點制度。比如，每月對重要存貨進行盤點，每個季度抽盤，每年進行一次全面盤點。存貨應(yīng)該按照標(biāo)簽擺放在相應(yīng)位置，通過編號來標(biāo)記不同類型的存貨。將編號錄入系統(tǒng)。在系統(tǒng)導(dǎo)出盤點表、存貨明細(xì)賬。由倉庫主管、會計主管及另外一名員工進行盤點（全面盤點時，可以增加幾人組成盤點小組）。盤點過程不僅要檢查存貨數(shù)量，還有檢查入庫出庫手續(xù)是否齊全、存貨質(zhì)量等其他內(nèi)容。對于盤盈或者盤虧的存貨，要及時進行賬務(wù)處理。（五）建立健全存貨管理制度1.建立不相容職務(wù)相分離制度要建立不同崗位適應(yīng)存貨的管理，以YD公司為例，該公司屬于商品流通企業(yè)。產(chǎn)成品入庫時，倉庫質(zhì)檢員要檢查質(zhì)量然后簽收。產(chǎn)成品入庫時，質(zhì)量檢驗員應(yīng)檢查并簽發(fā)預(yù)先編號的驗收單。按照驗收單將入庫數(shù)量輸入系統(tǒng)，由會計人員編制記賬憑證。倉庫質(zhì)檢員和會計人員要崗位分離。存貨出庫時，由銷售部門負(fù)責(zé)該筆訂單的銷售人員填寫銷售訂購單，銷售訂購單由銷售經(jīng)理復(fù)核并簽名確認(rèn)后，由倉庫填寫一式三聯(lián)的出庫單，出庫單由倉儲經(jīng)理簽字，出庫單一聯(lián)交到倉庫、一聯(lián)交給財務(wù)部、一聯(lián)由銷售部保管。銷售經(jīng)理與倉儲經(jīng)理崗位分離。產(chǎn)品發(fā)出前，由運輸經(jīng)理獨立檢查出庫單、銷售訂購單，確定從倉庫提取的商品附有經(jīng)批準(zhǔn)的銷售訂購單，并且所提取的產(chǎn)品與銷售訂購單一致。運輸經(jīng)理與倉儲經(jīng)理崗位分離（考慮到中小企業(yè)人員較少，運輸經(jīng)理可以由除倉儲經(jīng)理外的其他人擔(dān)任）。每月末，倉庫記賬員根據(jù)計算機系統(tǒng)內(nèi)狀態(tài)為“已處理”的訂購單數(shù)量，編制相應(yīng)的憑證，經(jīng)會計主管審核批準(zhǔn)后進行賬務(wù)處理。2.建立倉庫管理制度入庫時，倉庫管理人員要清查產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號。數(shù)量要和入庫單核對一致，質(zhì)量不能出現(xiàn)殘缺。質(zhì)量不合格的產(chǎn)品不得入庫，需要退回，倉庫管理員不得私自處理。出庫時，產(chǎn)品的發(fā)出必須要取得銷售部的發(fā)貨單據(jù)（單據(jù)必須經(jīng)過銷售總監(jiān)簽字）。3.建立供應(yīng)商管理制度為了加強庫存管理，中小企業(yè)要建立供應(yīng)商評估體系對供應(yīng)商進行評估，定期考核。主要考核以下內(nèi)容：商品質(zhì)量、交貨期、配合程度、價格和付款方式，每項為20分。商品質(zhì)量和交貨期會影響客戶的滿意度。配合程度體現(xiàn)了企業(yè)與企業(yè)之間的信息與溝通，價格和付款方式會影響企業(yè)的利潤和現(xiàn)金流。評估分?jǐn)?shù)90-100分為A級，80-90分為B級，70-80