財務(wù)共享服務(wù)中心在集團化企業(yè)中的優(yōu)化研究-以ZN集團為例

引言財務(wù)共享服務(wù)作為一種在財務(wù)組織深度變革基礎(chǔ)上所建立的新型的管理模式，是企業(yè)財務(wù)發(fā)展與轉(zhuǎn)型的重要方向。面對顛覆性的時代進步，企業(yè)必須重新定義與客戶交流的關(guān)鍵支持技術(shù)和新型的交互方式。近年來，財務(wù)共享服務(wù)越來越受到集團化企業(yè)的重視，它在提高企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量的同時也能夠提升和改善企業(yè)的整體管理質(zhì)量。一、財務(wù)共享的概念及意義（一）財務(wù)共享的概念財務(wù)共享服務(wù)是在財務(wù)組織深度變革基礎(chǔ)上所建立的一種管理模式。企業(yè)組織將提供獨立服務(wù)的財務(wù)組織進行剝離或依托于法人單位的財務(wù)組織，使得分支公司的財務(wù)組織合并劃歸到共享服務(wù)中心，由財務(wù)共享服務(wù)中心承擔(dān)全集團成員單位共同的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)，從而實現(xiàn)財務(wù)的集中管理。（二）實施財務(wù)共享服務(wù)能夠為企業(yè)帶來的價值實施財務(wù)共享服務(wù)為企業(yè)帶來的價值有以下幾點：①集團管控：統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一語言，為戰(zhàn)略性決策提供有力的支持；使財務(wù)專業(yè)化成為可能，全方位強化集團管控能力。②整合信息：財務(wù)業(yè)務(wù)流程的一體化，確保財務(wù)及業(yè)務(wù)信息實時、及時、準(zhǔn)確、有效、完整地收集和傳遞。③降低成本：簡化流程與操作；集中辦公，降低管理成本。④協(xié)調(diào)資源：通過對預(yù)算及績效的支持、保障資源使用的效率和效益。⑤風(fēng)險控制：通過標(biāo)準(zhǔn)制定、流程嵌入及效果檢測，有效控制企業(yè)不斷增長的戰(zhàn)略、財務(wù)、經(jīng)營和其他各種風(fēng)險。⑥財務(wù)轉(zhuǎn)型：推動財務(wù)人員轉(zhuǎn)型，釋放財務(wù)部門生產(chǎn)力，將工作重點轉(zhuǎn)向預(yù)算管理、財務(wù)分析、決策支持等附加值較高的財務(wù)管理活動中。二、ZN集團公司概況及財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用現(xiàn)狀（一）ZN集團簡介ZN集團有限公司，總部位于中國杭州，主要從事電力熱力生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、石油煤炭天然氣等開發(fā)貿(mào)易、能源科技、能源服務(wù)和能源金融等業(yè)務(wù)。ZN集團是一家跨區(qū)域、多業(yè)協(xié)同、板塊化管理的現(xiàn)代綜合國有能源企業(yè)。（二）ZN集團實施財務(wù)共享服務(wù)的現(xiàn)狀1.組織架構(gòu)及職能ZN集團財務(wù)共享服務(wù)中心，以戰(zhàn)略財務(wù)提供財務(wù)戰(zhàn)略支持、業(yè)務(wù)財務(wù)通過業(yè)財聯(lián)動帶動企業(yè)經(jīng)營效率提升，共享財務(wù)提高財務(wù)運營效率，從而提升集團整體財務(wù)管控能力，推動財務(wù)轉(zhuǎn)型升級和企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。由于ZN集團財務(wù)共享中心尚處于創(chuàng)立后的整合發(fā)展階段，因此近中期仍然主要依托于集團的財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)，作為集團財務(wù)部管轄下的新設(shè)組織機構(gòu)。這樣更有利于集團財務(wù)部通過強管控把握發(fā)展方向，保證服務(wù)質(zhì)量。另外，也有利于內(nèi)部組織架構(gòu)的不斷完善，依托集團總部職能部門為其提供部分運營支持。財務(wù)共享服務(wù)中心總體設(shè)計原則：業(yè)務(wù)審批本地化、流程走向簡單化、核算稽核集中化、系統(tǒng)集成自動化。2.財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程設(shè)置對于財務(wù)共享中心的構(gòu)建來說，流程設(shè)計就是它的靈魂所在。ZN財務(wù)共享服務(wù)中心遵從“流程走向簡單化”的原則，考慮現(xiàn)有系統(tǒng)流程，明確流程發(fā)起主題，定制流程最優(yōu)走向，以流程發(fā)起主體為抓手，梳理流程發(fā)起的合理性，切分流程職能。同時，建立財務(wù)共享服務(wù)中心與各成員單位的溝通機制，及時反饋運行中發(fā)現(xiàn)的制度、內(nèi)控、流程等各類情況及問題，促進運營單位的持續(xù)優(yōu)化。3.配套信息系統(tǒng)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)能夠順利開展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于利用信貸信息技術(shù)搭建和整合企業(yè)的信息化管理平臺。在信息技術(shù)平臺的支撐下，為集團下企業(yè)提供持續(xù)、專業(yè)化、快速的服務(wù)。目前，ZN集團財務(wù)共享服務(wù)中心的運行主要依賴于SAP這個核心模塊，輔以合同管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、財務(wù)報表系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)以及一些尚在開發(fā)中的模塊。綜上所述，ZN財務(wù)共享服務(wù)中心在構(gòu)建和財務(wù)共享運行的過程中，取得了不錯的效果。通過共享服務(wù)的運用，ZN集團對自身的財務(wù)組織體系進行了重塑，實現(xiàn)了財務(wù)管理工作的扁平化管理。尤其在財務(wù)業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性上以及財務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和透明度上有了較大的提升。但是，ZN財務(wù)共享服務(wù)中心尚處于成長發(fā)展階段，仍然存在許多不完善的地方需要進一步優(yōu)化提升，使它能夠為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營創(chuàng)造更大的價值，實現(xiàn)它最初設(shè)立的目標(biāo)。三、ZN集團財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用存在的問題（一）數(shù)據(jù)共享程度受限，工作效率不高由于現(xiàn)階段會計檔案不能做到集中管理，現(xiàn)在的所有原始單據(jù)需要先有流程發(fā)起人在到達(dá)影像一致性審核環(huán)節(jié)后交由本地財務(wù)進行影像與原始單據(jù)的核對工作，再到達(dá)財務(wù)共享中心進行審核及賬務(wù)處理。待賬務(wù)處理后生成財務(wù)會計憑證后再由本地財務(wù)進入系統(tǒng)將會計憑證進行打印并歸檔。原來的財務(wù)憑證審核制證一步到位拆分成反復(fù)的三個步驟，重復(fù)耗費了時間，大大降低了財務(wù)共享的效率。（二）職責(zé)劃分不清晰，存在內(nèi)控風(fēng)險財務(wù)共享中心建設(shè)尚處在發(fā)展階段，在建設(shè)初期受到業(yè)務(wù)接管能力以及制度設(shè)置上的等等原因，一直未對本地業(yè)務(wù)、本地財務(wù)、共享財務(wù)的職責(zé)進行嚴(yán)格的劃分，無書面文字制度規(guī)范。財務(wù)共享中心又僅能針對整個集團層面的財務(wù)制度以及國家層面財政制度的角度進行審核業(yè)務(wù)的合理性與合規(guī)性。本地財務(wù)根據(jù)職責(zé)劃分對日常業(yè)務(wù)影像一致性負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)真實性、合理性只能交本地業(yè)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。對于企業(yè)內(nèi)部個性化的控制要求，財務(wù)共享無法做到個性化的內(nèi)部控制、審核，本地財務(wù)也受制于職責(zé)劃分以及財務(wù)共享上線后人員減少等因素，無法進行控制。從而造成了管理上的難度，也存在較大的內(nèi)控風(fēng)險。（三）對本地業(yè)務(wù)了解不足，造成反復(fù)溝通，影響效率財務(wù)共享人員雖然前期是由各運營單位抽調(diào)人員組成，但因為集團化公司業(yè)務(wù)涉及范圍廣，差異化明顯。財務(wù)共享人員流動性較大，且因為人員交流與培養(yǎng)需要，定期進行輪崗，造成對本地業(yè)務(wù)了解不足。本地財務(wù)人員遇到特殊化業(yè)務(wù)需要和其反復(fù)溝通，上傳業(yè)務(wù)說明，影響財務(wù)工作效率。財務(wù)共享服務(wù)中心對集團內(nèi)幾百家單位的公司進行財務(wù)業(yè)務(wù)集中處理，財務(wù)核算與實質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務(wù)在一定程度上脫離。共享財務(wù)人員無法詳細(xì)掌握各公司的具體經(jīng)營活動，對其經(jīng)營實質(zhì)無法準(zhǔn)確核實，也使會計信息的真實性存在一定程度的風(fēng)險。（四）信息系統(tǒng)整合程度不足ZN集團現(xiàn)使用的信息系統(tǒng)有ERP系統(tǒng)、海波龍預(yù)算系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、PMIS基建系統(tǒng)、九恒星支付系統(tǒng)、興竹報表系統(tǒng)，軟件使用壁壘較多，常常需要在不同瀏覽器反復(fù)切換，且各系統(tǒng)匹配程度也不足。不能實現(xiàn)無縫對接，數(shù)據(jù)信息就不能及時準(zhǔn)確地交互利用，不能完全滿足財務(wù)共享中心大數(shù)據(jù)服務(wù)功能需要。報表系統(tǒng)的取數(shù)，預(yù)算系統(tǒng)的預(yù)算控制推送，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的回傳，會出現(xiàn)系統(tǒng)間兼容性等各類障礙。財務(wù)共享服務(wù)中心要實時完成從各個系統(tǒng)中的大量數(shù)據(jù)的采集、傳遞、由于財務(wù)共享服務(wù)中心需要收集到公司所有相關(guān)業(yè)務(wù)信息，整合后以財務(wù)數(shù)據(jù)形式送出，這就需要我們在系統(tǒng)上確保財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息的無縫對接，在各信息系統(tǒng)中進行實時傳遞，否則會嚴(yán)重影響到業(yè)務(wù)處理的效率以及共享服務(wù)的質(zhì)量。處理、儲存等各類工作，對數(shù)據(jù)傳輸度、傳輸能力以及傳輸速度都有著非常高的要求，當(dāng)前使用的信息系統(tǒng)繁雜不僅會造成系統(tǒng)間的壁壘，耦合度不高，對于數(shù)據(jù)推送的及時性、實時性要求上也有欠缺，因此仍然需要進一步優(yōu)化和改進。四、ZN集團財務(wù)共享服務(wù)優(yōu)化建議（一）信息系統(tǒng)的優(yōu)化與改進財務(wù)共享服務(wù)中心的運行，很大程度上依托于強大的硬件維護以及網(wǎng)絡(luò)支撐。ZN集團現(xiàn)有的信息系統(tǒng)的運行狀況與財務(wù)共享服務(wù)實際的要求和未來的期望都還存在著一定差距，未能完全與之匹配。由于使用的系統(tǒng)繁多，系統(tǒng)間的接入和兼容上需要相互適應(yīng)與磨合，且隨著財務(wù)共享服務(wù)中心的迅速發(fā)展，各種問題也在逐漸暴露與顯現(xiàn)，在很大的程度上會影響信息系統(tǒng)協(xié)同作用的發(fā)揮。因此，提高集團信息系統(tǒng)的整合水平，同時開發(fā)更多更完善的與財務(wù)共享服務(wù)中心相匹配的功能已經(jīng)成為公司的當(dāng)務(wù)之急。例如：能與稅務(wù)部門申報系統(tǒng)直聯(lián)的稅務(wù)管理系統(tǒng)、能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算管控與實時分析的預(yù)算管理系統(tǒng)、能夠提供自動化詳盡數(shù)據(jù)支撐的財務(wù)報表與分析系統(tǒng)等。（二）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與改進在財務(wù)共享中心成立之前，ZN集團就結(jié)合該企業(yè)實際的經(jīng)營情況，對一些基本的業(yè)務(wù)處理和決策處理等制定了一系列的規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程，這也是上線前的重要工作之一。流程優(yōu)化的主要是針對逐漸走向成熟化的共享業(yè)務(wù)，在運行過程中不斷查找和分析現(xiàn)有流程存在的一些缺陷和問題，有針對性地進行整改或者流程再造，提高現(xiàn)有流程的效率，減少不必要的操作，從而實現(xiàn)高效率。業(yè)務(wù)人員是業(yè)務(wù)流程的直接使用者，因此他們是最能夠發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中存在缺陷和問題的人員。因此，我們需要及時地收集和整理業(yè)務(wù)人員的建議和意見，并將其運用到對業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化中去。1.費用報銷流程優(yōu)化費用報銷流程，需由報銷人提起申請，本地業(yè)務(wù)及財務(wù)部進行審核，最終由財務(wù)共享服務(wù)中心進行復(fù)核及制證和付款工作。①由報銷人將需要報銷的原始單據(jù)通過財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)將影像上傳，將相關(guān)的原始單據(jù)郵寄至財務(wù)共享服務(wù)中心。②報銷流程審批流通過業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)合理性審批。③主管領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，進入本地財務(wù)初審。財務(wù)部進行特殊化及預(yù)算控制等審批，完成后提交給財務(wù)共享服務(wù)中心。④接收圖像后，財務(wù)共享服務(wù)中心對合規(guī)性進行審查并進行防偽稅控系統(tǒng)的核驗。如驗證無誤，則預(yù)算將用于支付其對應(yīng)賬戶。如果審查未通過，則進行退回。⑤原始單據(jù)寄送至財務(wù)共享服務(wù)中心后，由財務(wù)共享中心專職人員負(fù)責(zé)核對紙質(zhì)發(fā)票和圖像信息，并在信息正確后進行相應(yīng)的會計處理和存檔工作。如果發(fā)生信息不正確等概率較低的事件后，則由辦公室人員向經(jīng)辦人發(fā)起退款流程（可通過考核以控制退單率等小概率事件的發(fā)生）。相較于現(xiàn)有的費用報銷流程，從本地財務(wù)進行票據(jù)的存檔轉(zhuǎn)變?yōu)闅w集到財務(wù)共享服務(wù)中心進行歸檔，使得報銷審核更加規(guī)范有效，提高了本地財務(wù)工作效率，減少了重復(fù)工作。并且增加了本地個性化及預(yù)算控制職能，提升了管理會計作用。2.應(yīng)付賬款控制流程優(yōu)化應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)現(xiàn)有的流程步驟主要為以下幾步：發(fā)票采集、業(yè)務(wù)審批、本地財務(wù)初審、財務(wù)共享服務(wù)中心復(fù)審、記賬、支付和反饋、憑證歸檔以及供應(yīng)商服務(wù)。目前，現(xiàn)有的供應(yīng)商服務(wù)系統(tǒng)尚不夠完善，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程存在重復(fù)拖沓的現(xiàn)象。建議財務(wù)共享中心盡早建立方便快捷的實時查詢系統(tǒng)，供應(yīng)商可通過信息平臺進行票據(jù)的狀態(tài)、付款的狀態(tài)等查詢，同時可以加入供應(yīng)商信用及信用額度的維護、評價等功能。通過財務(wù)共享平臺的數(shù)據(jù)共享功能，提高溝通的效率。對于存在問題的單據(jù)，供應(yīng)商也可以通過平臺向財務(wù)共享服務(wù)中心查詢，通過平臺的協(xié)同功能來處理問題，幫助雙方更好更快捷地發(fā)現(xiàn)和處理問題。相比現(xiàn)有的系統(tǒng)，這樣可以有效解決供應(yīng)商與財務(wù)共享服務(wù)中心之間的溝通與協(xié)調(diào)，以及供應(yīng)商與本地業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門信息不對稱的問題，有效加強信息傳導(dǎo)，提高工作效率。（三）明確職責(zé)分工，加強核算監(jiān)督財務(wù)共享服務(wù)中心需要加強對業(yè)務(wù)流程設(shè)立關(guān)鍵控制點，加強對業(yè)務(wù)核算過程的監(jiān)督，對各單位提出的個性化控制要求，系統(tǒng)內(nèi)開放個性化設(shè)置控制點，保障服務(wù)質(zhì)量，進一步加強財務(wù)監(jiān)督作用的履行。明確財務(wù)共享服務(wù)中心的職責(zé)與定位，與各個單位盡快簽訂共享服務(wù)協(xié)議，確定各自的分工與職責(zé)范圍。在釋放本地財務(wù)核算職能后讓財務(wù)共享服務(wù)中心更好地承擔(dān)起財務(wù)核算范圍內(nèi)的職責(zé)。對于本地財務(wù)人員，要向管理型會計人員轉(zhuǎn)型，深化“業(yè)財融合”的工作理念，讓財務(wù)人員深入業(yè)務(wù)范疇，通過財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的緊密結(jié)合，進一步改善內(nèi)部控制環(huán)境。注重提高整個業(yè)務(wù)流程的效率，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，關(guān)注流程風(fēng)險點，降低非標(biāo)準(zhǔn)操作風(fēng)險，確保各類業(yè)務(wù)效率的提高。（四）規(guī)范本地與共享財務(wù)人員間的培養(yǎng)模式財務(wù)共享服務(wù)中心上線以后，本地財務(wù)與共享財務(wù)人員之間的培養(yǎng)模式都應(yīng)該有一個大的轉(zhuǎn)變。本地財務(wù)人員存在著長期不接觸制證工作等財務(wù)基礎(chǔ)工作、專業(yè)基礎(chǔ)能力下降的問題。而財務(wù)共享服務(wù)中心的人員則存在著，不了解本地業(yè)務(wù)流程，從事簡單機械的制證以及規(guī)范性審核等機械化工作的問題。因此，財務(wù)共享服務(wù)中心上線以后，我們一方面要提高財務(wù)的工作效率，另一方面要更加注重對本地財務(wù)員工以及共享財務(wù)員工的專業(yè)技能的培養(yǎng)和職業(yè)道路的規(guī)劃。本地財務(wù)與共享財務(wù)可以做到定期輪換和交流學(xué)習(xí)，并形成相