完整版公司文書處理制度樣本

八、公司文書解決制度（一）總則第一條范疇我司文書解決均按本制度執(zhí)行。在特殊狀況下應(yīng)急解決，事后也須按本制度補(bǔ)齊關(guān)于手續(xù)。第二條定義本制度所指文書，涉及如下內(nèi)容：1．高層決策文書以及基層下達(dá)文獻(xiàn)。2．部門會(huì)議文書與轉(zhuǎn)閱文獻(xiàn)。3．合同書、證券、證書和勞動(dòng)合同書。4．志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊(cè)登記文書。5．收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與籌劃書。6．往來書信、電報(bào)、任命書、意見書。7．各種報(bào)告、各種登記表。其中“1”與“2”項(xiàng)文書解決，原則上按會(huì)議決定解決。第三條類別劃分上述文書按機(jī)密限度、可劃分為如下幾類：1．機(jī)密文書（1）絕密。（2）秘密。（3）保密。2．普通文書，即機(jī)密文書以外文書。3．其她文書，如公開發(fā)行書籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類印刷品或復(fù)印謄寫物品。第四條合用原則（二）文書收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)我司文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定其她部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)：1．普通文書所有由接受部門啟動(dòng)或開封。啟封時(shí)，編上文書收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門主管，或者由指定文書保管員送交關(guān)于部門關(guān)于人員；文書當(dāng)事人必要簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項(xiàng)文書，可以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。2．絕密文書或親啟文書，必要直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。第六條制度時(shí)間外解決1．值班人員可以鑒定為是緊急重要文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)文書，應(yīng)及時(shí)告知秘書室主任；其她次重要文書，只需告知收發(fā)室主任，并按其批示解決。2．所有到達(dá)文書，值班人員都必要一一作好登記，于此后第一種工作日上午轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條收發(fā)決定所有文書接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必要由收發(fā)室主任做出決定與批示。第八條設(shè)立信使在文書接受與解決過程中，各部門間經(jīng)常需要互相傳遞文書；因而，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。（三）文書解決第九條解決原則文書解決基本原則是“精確”與“及時(shí)”，并且明確文書解決責(zé)任者。第十條成文原則凡重要往來交涉，都必要形成“文書”或形成記錄，雖然狀況特殊，也必要事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條特例對(duì)那些并不重要事項(xiàng)，或者通過電話、會(huì)晤等簡(jiǎn)樸形式解決事項(xiàng)，只需要事后將解決成果要點(diǎn)記錄下來即可。第十二條解決手續(xù)領(lǐng)取文書部門，按下列規(guī)定及時(shí)予以解決。1．凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向所在部門主管做出報(bào)告，并逐級(jí)向上請(qǐng)示，必要狀況下必要與其她部門獲得聯(lián)系，等待并按照上級(jí)批示，解決文書中涉及關(guān)于事項(xiàng)。2．如果文書中涉及事項(xiàng)，與其她部門關(guān)于，必要在與其她部門獲得聯(lián)系后達(dá)到一致意見再行事。3．在詳細(xì)解決時(shí)，如果以為有必要請(qǐng)其她部門做出配合，并且其她部門提供配合需要一定期間，在這種狀況下，應(yīng)事先征得對(duì)方意見。4．如果事情涉及兩個(gè)以上部門，并且難以判斷由何部門出面主持時(shí)，應(yīng)聽取其她部門解決意見。第十三條防止遲延文書檔案部門有責(zé)任督促關(guān)于部門解決文書指定事項(xiàng)，以防止文書解決延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)交文書檔案部門解決。第十四條重要文書保管機(jī)要或絕密文書以及其她重要文獻(xiàn)，必要存儲(chǔ)在帶鎖檔案文獻(xiàn)柜中，予以嚴(yán)格保管。文獻(xiàn)柜存儲(chǔ)，必要選取在發(fā)生意外時(shí)，可以安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)醒目位置。（四）文書制作第十五條用紙規(guī)格制作文書用紙，除特殊狀況外，原則上采用規(guī)格。第十六條字句文書應(yīng)以簡(jiǎn)樸明了文體記述，采用原則簡(jiǎn)體中文，避免使用艱澀詞句。第十七條文體所有文書一律采用書面文體。第十八條復(fù)印絕密文書未經(jīng)主管承認(rèn)不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要狀況下，必要注明涉及正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。第十九條簽名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必要按下列規(guī)定簽名，特殊狀況或有專項(xiàng)批示狀況除外。1．代表公司名義締結(jié)合同書、往來公文、公司公示及向政府機(jī)構(gòu)提交報(bào)告，所有簽名“董事會(huì)代表”。2．對(duì)外廣告及宣傳，采用公司名稱。3．除此之外文書，署上有關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理職務(wù)與姓名。不重要文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。（五）文書整頓第二十條編寫符號(hào)各種文書都必要按整頓規(guī)定編寫符號(hào)，表達(dá)文書類別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)，給各文書排序，以便于檢索。第二十一條文書符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用：1．表達(dá)部門名稱符號(hào)，用部門名稱第一種中文，如制造部門、工藝室，用“制、工”表達(dá)。2．文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表達(dá)。3．各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。4．同一文書或同一名稱文書，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號(hào)按年度更新。第二十二條填寫文書登記簿所有文書符號(hào)與編號(hào)都必要填寫在“文書登記簿”上。第二十三條整頓文書解決完結(jié)之后，按文書符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整頓。將大某些沒有必要查詢與翻閱歸為一類進(jìn)行；另一類需要經(jīng)常查閱文書，盡管文書解決已經(jīng)結(jié)束，但文書效用還沒有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整頓。第二十四條保管文書整頓后，大量不重要文獻(xiàn)直接送總務(wù)部門保管，其她少量重要文書，在一定期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管。（六）文書送發(fā)與交接第二十五條主管部門所有文書發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊狀況下，公司內(nèi)文書送發(fā)與交接，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)。第二十六條絕密與親啟文書絕密與親啟文書必要加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章。第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交重要文書，必要在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表達(dá)“可以由專職傳遞員以外人員轉(zhuǎn)交，或在書信接受者不在狀況下留下文書，囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交文書”；“可以通過郵寄傳遞文書”；“必要由指定傳遞者當(dāng)面呈交文書”。第二十八條填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發(fā)登記簿。對(duì)于“面呈”文書，還必要在相應(yīng)備注欄目注明送交過程要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書當(dāng)事人簽名蓋章。（七）文書存檔與廢除第二十九條存檔由我司總部行政室，按文書整頓符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔。第三十條編輯行政室按年度把重要、經(jīng)各部門整頓編號(hào)文書，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊(cè)，存入檔案。會(huì)計(jì)文書則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)。某些不太重要文書，不必按文書類別編輯，只需按年度匯集成冊(cè)。第三十一條分編原則存檔文書按部門，以文書符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)。第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定擬定：1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決策、訴訟、重要契約、證書、記錄及會(huì)計(jì)文書，以及員工人事勞資文書，都?xì)w為“永久保存”文書。2．保存十年，類似永久保存文獻(xiàn)性質(zhì)。沒有必要永久保存文書，合議書、志愿書、違約書、往來公文、復(fù)命書、