公司合同會簽管理制度樣本

某某某公司合同會簽管理制度1目1.1理順合同管理程序,明確合同管理職責(zé),規(guī)范合同內(nèi)容，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高管理水平。1.2依法維護(hù)本公司合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益。2合用范疇2.1廠所轄各職能部門代表本廠對外購銷、建設(shè)工程、加工承攬、運(yùn)送、供熱、財(cái)產(chǎn)租賃、借款、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、技術(shù)開發(fā)、設(shè)計(jì)、勞務(wù)、聯(lián)合經(jīng)營及涉及到與對方產(chǎn)生權(quán)利義務(wù)經(jīng)濟(jì)往來，都必要訂立書面合同或合同。2.2在對外訂立各項(xiàng)合同（涉及物資采購、燃料采購、大修、基建工程需招投標(biāo)合同）時(shí)，一律憑法定代表人身份證明及法定代表授權(quán)委托書才干訂立經(jīng)濟(jì)合同，同步實(shí)行會簽管理，即由廠長授權(quán)部門會簽審核。3合同會簽管理規(guī)定3.1合同會簽管理實(shí)行承辦部門負(fù)責(zé)制與審查會簽部門責(zé)任制相結(jié)合。3.2合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行全過程全面負(fù)責(zé),合同承辦人為直接負(fù)責(zé)人。3.3審查會簽部門依照本部門職責(zé)及本制度規(guī)定,對合同項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)提出有關(guān)意見而未提出,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.4合同承辦部門和合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺帳,實(shí)行履約跟蹤記錄報(bào)告責(zé)任制。4會簽程序及規(guī)定4.1立項(xiàng)4.1.1各職能部門對外訂立經(jīng)濟(jì)合同步，必要事先到辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）辦理“法人授權(quán)委托書。4.1.2由承辦部門填寫經(jīng)濟(jì)合同會簽單，注明立項(xiàng)根據(jù)及資金來源。4.1.3意向接觸擬定合伙重要條件及運(yùn)作方式，開展有關(guān)合伙條件或價(jià)格方面征詢。4.1.4資信調(diào)查，擬定合伙主體與否符合簽約規(guī)定、與否具備履行合同能力，范疇涉及：4.1.4.1具備經(jīng)年檢營業(yè)執(zhí)照及其她證明文獻(xiàn)，且真實(shí)有效。涉及專營允許，具備相應(yīng)允許證明文獻(xiàn)；涉及資質(zhì)規(guī)定，具備相應(yīng)資質(zhì)（級別）證書。4.1.4.2經(jīng)營范疇可以充分滿足合同項(xiàng)目需要。4.1.4.3具備履約能力，必要時(shí)應(yīng)索取其經(jīng)審計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表、資金證明、注冊會計(jì)師訂立驗(yàn)資報(bào)告等有關(guān)文獻(xiàn)。4.1.4.4具備履約信用：過去三年重疊同、守信用，無嚴(yán)重違約事實(shí)；在訂立本合同步，未涉及也許影響本合同履行重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。4.1.4.5在訂立本合同步，不存在任何司法機(jī)關(guān)、沖裁機(jī)構(gòu)或行政機(jī)關(guān)作出任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響判決、裁定、裁決或詳細(xì)行政行為或其她法律程序。4.1.4.6其她與合同訂立、履行有關(guān)事項(xiàng)。4.1.5對不符合前款規(guī)定當(dāng)事人，如果必要與其訂立合同步，應(yīng)由其提供合法、真實(shí)、有效擔(dān)保。4.2合同文本凡國家、行業(yè)或分公司有原則或示范文本，應(yīng)結(jié)合實(shí)際合用或借鑒。4.2.1合同必備條款按照《合同法》第十二條規(guī)定和實(shí)際狀況擬定。4.2.2合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。4.2.3合同文本份數(shù)按實(shí)際需要擬定，但我方至少保證承辦部門存檔、財(cái)務(wù)付款手續(xù)留存、歸口管理部門備案各一份。4.3談判依照項(xiàng)目實(shí)際狀況，需要組織進(jìn)行談判，應(yīng)由承辦部門組織成立談判小組同對方進(jìn)行談判，普通應(yīng)有財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)、監(jiān)察及與合同內(nèi)容有關(guān)其她部門人員參加，承辦部門負(fù)責(zé)組織和擬定詳細(xì)人員范疇。4.3.1承辦部門統(tǒng)一布置談判工作，涉及召開準(zhǔn)備會議，明確談判事項(xiàng)，擬定談判原則、方略、重點(diǎn)及主談人員。4.3.2承辦部門對談判中遇到重大問題，應(yīng)及時(shí)向本部門分管領(lǐng)導(dǎo)請示。4.3.3談判結(jié)束后，承辦人制作談判會議紀(jì)要，并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。會議紀(jì)要應(yīng)記載會議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員；談判內(nèi)容；談判狀況，涉及進(jìn)展?fàn)顩r；獲得結(jié)論；雙方存在重要分歧；保存意見，法律意見和建議；需要請示關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)事項(xiàng)等。4.4審查會簽4.4.1對符合本制度規(guī)定程序和規(guī)定,所附資料齊全合同,由辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）初審,統(tǒng)一編號；對未按本制度規(guī)定履行相應(yīng)程序、所付資料不全合同，由辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）提出補(bǔ)正意見，由承辦部門整治。4.4.2辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）初審后,牽頭組織財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)技術(shù)與工程部、及合同承辦部門人員會簽，由承辦人將合同草案及有關(guān)資料送財(cái)務(wù)總監(jiān)(伍萬元以上)審批,主管副廠長審批，報(bào)廠長審批。4.4.3法定代表人訂立后，送辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）統(tǒng)一加蓋“某某某公司合同專用章”，無此印章合同無效，財(cái)務(wù)及關(guān)于部門不得受理。4.4.4辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）負(fù)責(zé)將合同文稿、合同正本及會簽單登記存檔。重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)將合同文稿正本及會簽單歸檔永久保存。4.4.5對外重大合同訂立，必要由廠長召開關(guān)于部門參加會簽會議，決定后方可簽約。并向市公證部門辦理經(jīng)濟(jì)合同公證手續(xù)。4.4.6對外訂立各項(xiàng)合同，必要遵守國家法律、法規(guī)、政策，符合上級主管部門及廠各項(xiàng)籌劃規(guī)定，避免簽約非法性、盲目性和隨意性。4.5履行程序4.5.1合同經(jīng)簽字、蓋章，且商定生效條件成就時(shí)方可全面實(shí)際履行。合同生效之前，不得實(shí)際履行。4.5.2承辦人按合同商定，承擔(dān)告知義務(wù)，組織合同履行，辦理有關(guān)事項(xiàng)，并及時(shí)填寫《合同履行狀況登記表》，按年度報(bào)歸口管理部門備案。如有付款事項(xiàng)，承辦人應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提供合同原件。4.5.3承辦部門實(shí)行履約跟蹤記錄，掌握實(shí)際履行狀況。對浮現(xiàn)各種問題，及時(shí)獲取證據(jù)和協(xié)調(diào)解決，并向歸口管理等有關(guān)部門報(bào)告。重大事項(xiàng)，必要及時(shí)向合同訂立人報(bào)告。4.6變更或解除程序4.6.1合同需要變更或解除時(shí)，合同承辦部門應(yīng)同合同歸口管理等部門溝通狀況后，以書面形式告知她方，闡明變更或解除合同因素和答復(fù)期限。變更或解除合同合同草案一經(jīng)達(dá)到，需按本辦法4.4有關(guān)規(guī)定辦理。4.6.2合同承辦部門收到合同她方規(guī)定變更、解除合同文書、電報(bào)、電話、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文，應(yīng)及時(shí)與歸口管理等部門溝通狀況、請示合同訂立人后，應(yīng)當(dāng)在法定或商定期限內(nèi)書面答復(fù)對方。如果必要變更或解除，應(yīng)與她方達(dá)到變更或解除合同書面合同草案，擬定索賠條件，并按本辦法4.4有關(guān)規(guī)定辦理。4.6.3對不可抗力或國家宏觀政策調(diào)節(jié)因素而使合同不能履行或延期履行，應(yīng)及時(shí)書面告知對方或者及時(shí)獲得對方4.6.2中狀況證明材料，積極與合同關(guān)于各方協(xié)商解決。4.6.4有擔(dān)保條款合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位批準(zhǔn)并在變更合同上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專用章。4.6.5需經(jīng)關(guān)于行政部門批準(zhǔn)合同，變更或解除合同應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。4.6.6經(jīng)公證、鑒證合同，所達(dá)到變更或解除合同合同需報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。4.6.7涉外合同變更或解除，法律有特殊規(guī)定應(yīng)按規(guī)定辦理。4.7糾紛解決程序4.7.1合同她方當(dāng)事人違背商定或提出履行異議，承辦部門必要在法定或商定期間內(nèi)以法定或商定方式答復(fù)。4.7.2浮現(xiàn)糾紛，承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同訂立人和歸口管理部門報(bào)告，并收集整頓解決合同爭議文獻(xiàn)和證據(jù)資料。4.7.3合同糾紛協(xié)商、調(diào)解，應(yīng)由合同承辦部門與歸口管理部門共同進(jìn)行。協(xié)商或調(diào)解達(dá)到一致時(shí)，應(yīng)依合同訂立程序訂立書面合同。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)到一致時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定期效期間內(nèi)，可按合同商定選取仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應(yīng)與歸口管理部門協(xié)商擬定代理人、應(yīng)對方案等，并向法定代表人請示。4.8檔案管理與使用程序4.8.1歸口管理部門根據(jù)合同審核狀況，建立適時(shí)動態(tài)記錄臺賬。4.8.2合同履行完畢或合同權(quán)利義務(wù)終結(jié)后，由承辦人整頓、保管合同檔案，并按某某某公司關(guān)于檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。詳細(xì)范疇涉及：4.8.2.1合同正式文本及附件。4.8.2.2合同會簽單。4.8.2.3與合同訂立關(guān)于基本、背景資料。4.8.2.4合同她方當(dāng)事人資信證明材料。4.8.2.5雙方或有法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。4.8.2.6合同履行中或有電傳、信函、電報(bào)、圖表等。4.8.2.7或有關(guān)于變更或解除合同合同及一切有關(guān)文字信息、音像資料等。4.8.2.8或有關(guān)于糾紛解決合同書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。4.8.2.9其他應(yīng)當(dāng)存檔有關(guān)資料。4.8.3檔案使用，按某某某公司檔案及商業(yè)秘密管理關(guān)于規(guī)定執(zhí)行。5訂立合同必要具備如下基本條款5.1標(biāo)（指雙方當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)所指對象,即工程項(xiàng)目、貨品、勞務(wù)等）。5.2數(shù)量與質(zhì)量（數(shù)量要精確、質(zhì)量要詳細(xì)）。5.3價(jià)款、酬金及結(jié)算辦法。5.4履行期限、地點(diǎn)、交接方式。5.5違約責(zé)任。5.6解決爭議辦法（訴訟或仲裁）。5.7除以上基本條款外，承辦單位還要依照實(shí)際狀況，經(jīng)雙方協(xié)商一致訂立其他條款。每一條款內(nèi)容要詳細(xì)，責(zé)任要分明，用語要確切，使合同完備無異。5.8訂立合同步，承辦人要認(rèn)真理解對方單位狀況。規(guī)定雙方當(dāng)事人提供《營業(yè)執(zhí)照》或《營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件，必要時(shí)去工商行政部門查檔。禁止與不具備法人資格、沒在其生產(chǎn)經(jīng)營范疇內(nèi)或不具備生產(chǎn)技術(shù)條件及產(chǎn)品質(zhì)次價(jià)高法人、其他組織訂立經(jīng)濟(jì)合同，凡運(yùn)用合同營私舞弊、中飽私囊、牟取非法收入者要予以行政懲罰，對觸犯刑律者還要依法追究刑事責(zé)任。5.9訂立合同有規(guī)定示范合同文本，使用規(guī)范合同文本。5.10合同訂立后，因某種因素需要中斷、變更或解除時(shí)，承辦單位必要及時(shí)報(bào)告主管副廠長、會簽單位，并闡明因素和理由。未經(jīng)主管副廠長批準(zhǔn)，承辦單位不得自行決定中斷、變更或解除合同。合同履行完畢后，承辦單位要及時(shí)告知辦公室（監(jiān)察審計(jì)室），以檢查合同履行狀況。5.11凡對外訂立各項(xiàng)合同，都必要依照國家稅法交納相應(yīng)稅費(fèi)。5.12禁止各部門以本廠法人名義為其他單位代訂合同或以廠法人名義為其他單位作擔(dān)保，否則浮現(xiàn)一切后果自負(fù)，并追究各部門主管主任及其負(fù)責(zé)人員法律責(zé)任。5.13凡土建、安裝等工程合同必要附有工程概（預(yù)）算。物資采購合同必要有三個以上廠家報(bào)價(jià)單，否則不予會簽，財(cái)務(wù)不予支付預(yù)付款和工程進(jìn)度款。6職能與責(zé)任6.1基建工程合同，由有關(guān)部門按《建筑工程勘察設(shè)計(jì)合同》與《建筑工程承包合同》草擬合同底稿，申報(bào)會簽。6.2更改、大修工程合同，由生產(chǎn)技術(shù)與工程部參照《合同法》草擬合同底稿，申報(bào)會簽。6.3關(guān)于技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、征詢服務(wù)合同，由生產(chǎn)技術(shù)與工程部或辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）按《技術(shù)開發(fā)（轉(zhuǎn)讓、征詢、服務(wù)）合同》草擬合同底稿，申報(bào)會簽。6.4關(guān)于勞務(wù)合同，由人事勞動部按《經(jīng)濟(jì)合同法》和《勞動法》關(guān)于規(guī)定草擬合同底稿，申報(bào)會簽。6.5購銷材料合同，由籌劃與市場營銷部按《經(jīng)濟(jì)合同法》并結(jié)合《合同法》有關(guān)條例規(guī)定草擬合同書，同步按《某某某公司招投標(biāo)（競標(biāo)）實(shí)行辦法》申報(bào)會簽。6.6供熱合同由供熱管理部按《都市供用熱力合同》和《赤峰市供熱管理辦法》關(guān)于規(guī)定草擬合同底稿，申報(bào)會簽。6.7燃料供應(yīng)合同由燃料管理部按《合同法》和上級主管部門關(guān)于規(guī)定草擬合同底稿，申報(bào)會簽。6.8特殊主體合同，需由廠長特別授權(quán)委托業(yè)務(wù)部門草擬合同底稿，申報(bào)會簽。7會簽部門及其職責(zé)7.1會簽單位由辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)技術(shù)與工程部、有關(guān)部門及廠長根據(jù)合同內(nèi)所涉及關(guān)于業(yè)務(wù)特別授權(quán)會簽單位負(fù)責(zé)人構(gòu)成，辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）為牽頭單位。7.2會簽部門職責(zé)7.2.1歸口管理部門職責(zé)歸口管理部門是對合同主體、內(nèi)容、形式合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審查及備案管理部門。某某某公司辦公室是合同管理歸口管理部門。7.2.1.1建立健全本廠合同管理制度,監(jiān)督、檢查考核各部門合同管理狀況。7.2.1.2負(fù)責(zé)審核合同主體、內(nèi)容、形式合法性、嚴(yán)密性、可行性。7.2.1.3貫徹執(zhí)行合同管理法律、法規(guī)和規(guī)章制度,為合同承辦部門提供法律服務(wù)。7.2.1.4負(fù)責(zé)對審查會簽合格合同加蓋合同專用章。7.2.1.5負(fù)責(zé)合同備案文本管理,執(zhí)行合同登記、記錄制度。7.2.1.6參加重大合同論證、談判、起草、審查、訂立及合同糾紛解決。7.2.1.7辦理合同公證、鑒證事宜，管理合同專用章。7.2.1.6其她有關(guān)管理工作。7.2.2合同承辦部門職責(zé)7.2.2.1負(fù)責(zé)合同立項(xiàng),指定合同承辦人,進(jìn)行可行性論證,意向接觸,資信調(diào)查。7.2.2.2組織合同談判。7.2.2.3起草合同文本，并負(fù)責(zé)合同文本審查會簽流轉(zhuǎn)。7.2.2.4組織合同訂立,辦理所需法定代表人授權(quán)委托書。7.2.2.5負(fù)責(zé)合同履行、變更、解除及糾紛解決。7.2.2.6收集本辦法執(zhí)行狀況信息，提出修改意見。7.2.2.7建立合同臺帳，實(shí)行履約跟蹤記錄報(bào)告責(zé)任制。7.2.2.8合同履行完畢或合同權(quán)利義務(wù)終結(jié)后,由承辦人整頓合同檔案,按年度報(bào)辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）備案，辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）按廠內(nèi)關(guān)于檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。7.3合同審查會簽部門職責(zé)7.3.1生產(chǎn)技術(shù)與工程部重要對設(shè)備狀況、工程質(zhì)量及資金來源等方面嚴(yán)格把關(guān)。7.3.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對合同價(jià)款、支付方式合理性、可行性,資金預(yù)算及來源可靠性,財(cái)務(wù)手續(xù)合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查,對合同訂立、變更或解除經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評估。7.3.3監(jiān)察審計(jì)室負(fù)責(zé)對合同涉及資金來源、使用及資產(chǎn)所有權(quán)、動用審批手續(xù)合法性以及合同價(jià)款、酬金和結(jié)算合理、合法性進(jìn)行審查；負(fù)責(zé)對合同辦理程序及有關(guān)當(dāng)事人行為合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查,對合同管理中浮現(xiàn)違法、違紀(jì)、違規(guī)問題進(jìn)行監(jiān)督、檢查、調(diào)查,提出監(jiān)察建議或做出監(jiān)察決定,并可依照需要進(jìn)行專項(xiàng)效能監(jiān)察。7.3.4有關(guān)業(yè)務(wù)部門按本部門職責(zé),負(fù)責(zé)對合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范疇有關(guān)條款合法性、可靠性、可行性、安全性,與否符合有關(guān)原則及政府文獻(xiàn)規(guī)定等問題進(jìn)行審查。7.4合同承辦人職責(zé)承辦人應(yīng)對合同自商約時(shí)起至履行完畢止全過程負(fù)責(zé),對期間浮現(xiàn)任何與合同關(guān)于問題,