DB1306-T205-2022市場(chǎng)監(jiān)督管理所檔案管理規(guī)范

ICS01.040.03

CCSA14

DB1306

保定市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB1306/T205—2022

市場(chǎng)監(jiān)督管理所檔案管理規(guī)范

Specificationforarchivesmanagementofmarketsupervision

administrationagency

DB1306/T205—2022

前??言

本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起

草。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。

本文件由保定市市場(chǎng)監(jiān)督管理局提出、歸口并組織實(shí)施。

本文件起草單位：保定市市場(chǎng)監(jiān)督管理局、保定市市場(chǎng)監(jiān)督管理局高新區(qū)分局、順平縣市場(chǎng)監(jiān)督管

理局、涿州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局、高碑店市市場(chǎng)監(jiān)督管理局。

本文件主要起草人：魏文靖、劉江、王佳麗、張倩、梁晨、王怡文、蔡占慶。

III

DB1306/T205—2022

市場(chǎng)監(jiān)督管理所檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了市場(chǎng)監(jiān)督管理所檔案管理的基本要求，檔案分類，檔案材料收集、整理、歸檔、接收、

移交，檔案保管，檔案保密，檔案查（借）閱，檔案銷毀，信息化建設(shè)和檔案應(yīng)急管理的相關(guān)內(nèi)容及要

求。

本文件適用于保定市市場(chǎng)監(jiān)督管理所（以下簡(jiǎn)稱市場(chǎng)監(jiān)管所）的檔案管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T9705文書檔案案卷格式

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T25檔案修裱技術(shù)規(guī)范

DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范

DA/T74電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范

DB1306/T206市場(chǎng)監(jiān)督管理所裝飾裝修與標(biāo)識(shí)規(guī)范

3術(shù)語(yǔ)和定義

本文件沒(méi)有需要界定的術(shù)語(yǔ)和定義。

4基本要求

4.1市場(chǎng)監(jiān)管所應(yīng)建立健全統(tǒng)計(jì)制度，建立以原始記錄為依據(jù)的統(tǒng)計(jì)機(jī)制并設(shè)置統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)將檔

案的借閱、銷毀、利用效果等情況登記造冊(cè)，并能按照相關(guān)部門要求對(duì)檔案工作基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做

到準(zhǔn)確、可靠、及時(shí)，賬實(shí)相符。

4.2市場(chǎng)監(jiān)管所應(yīng)設(shè)置檔案室，全部檔案材料按分類方案，分門別類存放在檔案柜、檔案盒中，同類

檔案應(yīng)排列有序。

4.3市場(chǎng)監(jiān)管所應(yīng)對(duì)檔案室進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，積極處理檔案保管、保護(hù)方面的隱患，

采取補(bǔ)救措施保證檔案的完整與安全，最大限度延長(zhǎng)檔案壽命。

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4.4市場(chǎng)監(jiān)管所宜根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)一制定檔案編號(hào)、編目規(guī)則，編碼清晰，便于查閱，并實(shí)現(xiàn)檔案

信息化管理。

5檔案分類

市場(chǎng)監(jiān)督管理所檔案可分為：

——文書檔案：黨建、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、重大突發(fā)事件處置記錄、簡(jiǎn)報(bào)周報(bào)、信息

摘報(bào)（工作通報(bào)、工作動(dòng)態(tài)）、請(qǐng)示與批復(fù)（報(bào)告與批示、函與復(fù)函）、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上級(jí)市場(chǎng)

監(jiān)管部門和有關(guān)部門的指示、命令、通知、通報(bào)等文件材料；

——業(yè)務(wù)檔案：企業(yè)基本情況、日常監(jiān)管（食品藥品化妝品安全監(jiān)管、特種設(shè)備安全監(jiān)管、產(chǎn)品質(zhì)

量安全監(jiān)管、企業(yè)信用監(jiān)管、知識(shí)產(chǎn)權(quán)監(jiān)管、價(jià)格監(jiān)管）、執(zhí)法辦案、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)（投訴

舉報(bào)）、宣傳普法等工作記錄；

——視聽(tīng)檔案：在工作中形成的照片（粘貼在A4紙上）、錄音、錄像、磁盤、光盤等媒體材料。

6檔案材料收集

6.1歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、清晰、完整。

6.2以紙質(zhì)形式歸檔的文件材料，原則上應(yīng)為原件。

6.3凡是在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，不論其何種載體，應(yīng)堅(jiān)持“應(yīng)收盡收，

應(yīng)歸盡歸”的原則。

6.4歸檔材料統(tǒng)一使用A4（80G）規(guī)格的辦公用紙（專業(yè)特殊要求的除外）。

6.5載體紙張大于A4幅面，如圖紙，宜折疊成A4號(hào)幅面大小(210mm×297mm)，標(biāo)題欄應(yīng)露在外面。

6.6載體紙張小于A4幅面，如照片，宜粘貼在A4規(guī)格的白紙上，粘貼時(shí)原件下邊和右邊與白紙對(duì)齊。

6.7載體字跡應(yīng)用炭素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。

6.8各部門完成的當(dāng)年工作計(jì)劃、職責(zé)任務(wù)應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、表格及文

字材料。

6.9歸檔的文件材料一般一式一份。

7檔案材料整理

7.1整理原則

7.1.1檔案整理應(yīng)以保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保證各類文件、憑證的齊全、完整、系統(tǒng)、真實(shí)

為原則。

7.1.2應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

7.1.3應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

7.2整理基本要求

7.2.1應(yīng)堅(jiān)持“誰(shuí)辦理—誰(shuí)收集—誰(shuí)整理”的原則，承辦人員按規(guī)定進(jìn)行相關(guān)文件材料的收集、整理。

7.2.2歸檔文件應(yīng)收集齊全完整，準(zhǔn)確劃分保管期限：永久、定期（30年、10年）。

7.2.3整理歸檔文件所用的載體和書寫材料、裝訂材料、裝具等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

7.2.4歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合真實(shí)性、完整性、安全

性和可用性要求。

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7.2.5涉密歸檔文件的整理應(yīng)符合國(guó)家和市場(chǎng)監(jiān)督管理系統(tǒng)保密管理工作相關(guān)規(guī)定。執(zhí)法案卷的整理

還應(yīng)符合市場(chǎng)監(jiān)督管理總局執(zhí)法文書制作要求和執(zhí)法案卷管理規(guī)定。

7.2.6歸檔電子文件的整理應(yīng)按GB/T18894要求執(zhí)行。

7.3紙質(zhì)檔案材料整理

7.3.1組件

文書檔案按“件”整理，一會(huì)一件，一期一件。歸檔文件以件為基本單位進(jìn)行整理的，一般以單份

文件為一件：

——正文與附件為一件；

——文件正本與定稿為一件；

——正本與翻譯本為一件；

——中文本與外文本為一件；

——轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

——原件與復(fù)制件為一件；

——報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件；

——簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)、信息摘報(bào)、工作通報(bào)、工作動(dòng)態(tài)等，一期為一件；

——會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；

——來(lái)文與復(fù)文(如請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)可為一件；

——有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

7.3.2組卷

7.3.2.1業(yè)務(wù)檔案按照“卷”整理，組卷的方法具體如下：

a)案件材料，一般一案一卷，或一案數(shù)卷；

b)投訴舉報(bào)，按來(lái)信所反映的問(wèn)題進(jìn)行組合，如食品藥品化妝品安全監(jiān)管、特種設(shè)備安全監(jiān)管、

產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)管、企業(yè)信用監(jiān)管、知識(shí)產(chǎn)權(quán)監(jiān)管、價(jià)格監(jiān)管、其他；

c)其它特殊性材料可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

7.3.2.2組卷材料應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，其組成部

分為：

——案卷封面，文書檔案應(yīng)符合GB/T9705要求；

——卷內(nèi)文件目錄；

——卷內(nèi)文件；

——卷內(nèi)備考表；

——封底。

7.3.3卷內(nèi)文件排序

卷內(nèi)文件排列如下：

——卷內(nèi)文件材料應(yīng)文字材料在前，圖樣在后，圖樣按目錄或圖號(hào)排列；

——文字材料的檔案按問(wèn)題、時(shí)間先后順序或重要程度排列，密不可分的文件材料應(yīng)放在一起歸檔，

其排列順序?yàn)椋?/p>

批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

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轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

原件在前，復(fù)制件在后；

來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；

有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；

正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后；

其他文件材料按時(shí)間順序排列。

7.3.4編號(hào)

7.3.4.1檔號(hào)編制原則

歸檔文件依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號(hào)，符合DA/T13的相關(guān)要求。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、

合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

7.3.4.2檔號(hào)組成要素

檔號(hào)組成要素如下：

——全宗號(hào)：檔案館指定的縣、區(qū)局編號(hào)；

——檔案分類代碼?年度：檔案門類代碼用2位漢語(yǔ)拼音首字母標(biāo)識(shí)。年度以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注

公元紀(jì)年。分類代碼與年度之間用“?”分割；

——機(jī)構(gòu)代碼號(hào)：采用市場(chǎng)監(jiān)管所名稱首字母大寫三位標(biāo)識(shí)。

——保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”

標(biāo)識(shí)；

——案卷（件）號(hào)：采用“四位阿拉伯?dāng)?shù)字”標(biāo)識(shí)，不足四位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0001”。

工作檔案案卷號(hào)可依行政執(zhí)法決定書文號(hào)確定。

7.3.4.3檔號(hào)結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則

各門類檔號(hào)結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則見(jiàn)附錄A。

7.3.4.4歸檔章

7.3.4.4.1歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成

歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

7.3.4.4.2歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中位置，橫式文件可蓋在右側(cè)居中位置。歸檔章不應(yīng)

疊壓頁(yè)面圖文。

7.3.4.4.3歸檔章一般采用紅色印泥或黑色油墨蓋制，填寫歸檔章項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要

求。

7.3.4.4.4歸檔章應(yīng)將全宗號(hào)、年度、件號(hào)（卷號(hào)）、機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱、保管期限、頁(yè)數(shù)內(nèi)容填制。填寫內(nèi)

容原則上與該歸檔文件檔號(hào)所對(duì)應(yīng)的內(nèi)容保持一致。歸檔章尺寸樣式、填寫項(xiàng)目和項(xiàng)目位置不可擅自更

改。

7.3.4.4.5歸檔章式樣見(jiàn)圖1。

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圖1歸檔章

7.3.5編頁(yè)

7.3.5.1頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，不漏號(hào)，不重號(hào)。一面有效圖文頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不編頁(yè)碼。折疊的歸

檔文件按未折疊時(shí)的有效圖文頁(yè)面進(jìn)行編頁(yè)。

7.3.5.2頁(yè)碼標(biāo)注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。

7.3.5.3紙質(zhì)歸檔文件的原有頁(yè)碼與擬編制頁(yè)碼整體完全一致的，可保持原有頁(yè)碼不變，不再重復(fù)編

頁(yè)。

7.3.6編目

7.3.6.1按件整理的編目規(guī)則

7.3.6.1.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序，逐件編制歸檔文件目錄。

7.3.6.1.2歸檔文件目錄（見(jiàn)附錄B）設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、

備注等項(xiàng)目。其中序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng)；文號(hào)、密級(jí)為條件必填項(xiàng)，備注

為選填項(xiàng)。

——序號(hào):歸檔文件順序號(hào)。

——檔號(hào):按本文件7.3.4所述“編號(hào)”要求填寫，不漏號(hào)，不重號(hào)。

——文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號(hào)組成，應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有文號(hào)的

不填寫。

——責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，應(yīng)填寫全稱或通用簡(jiǎn)稱。

——題名:文件標(biāo)題。一般應(yīng)照實(shí)抄錄，無(wú)標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、不能反映主要內(nèi)容、不便檢索的,

應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容以方括號(hào)“[]”括入。

——日期:文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如“20210101”。

月、日無(wú)法考證的用零補(bǔ)足，如“20210000”。

——密級(jí):密級(jí)分為公開(kāi)(GK)、內(nèi)部（NB）、秘密（MM）、機(jī)密（JM）、絕密（UM）；依據(jù)文件實(shí)

際標(biāo)注情況，填寫漢字或漢語(yǔ)拼音代碼，如“公開(kāi)”或“GK”。對(duì)升密、降密、解密的文件，

應(yīng)填寫新的密級(jí)。沒(méi)有密級(jí)的不填寫。

——頁(yè)數(shù):每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)，與編頁(yè)情況保持一致，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

——備注:注釋文件需說(shuō)明的情況，包括開(kāi)放等級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀及與其他文件

關(guān)聯(lián)情況等。如需說(shuō)明情況較多，可在備注欄加注“*”，將具體內(nèi)容填入盒內(nèi)備考表。

7.3.6.1.3歸檔文件目錄由應(yīng)用系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制，目錄表格采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4(297mm

×210mm)幅面，橫向設(shè)置。

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7.3.6.1.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。按機(jī)構(gòu)、年度、保管期限裝訂成冊(cè)。

7.3.6.1.5裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)

構(gòu)等項(xiàng)目。

7.3.6.2按卷整理的編目規(guī)則

7.3.6.2.1案卷目錄應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷編制，目錄表格采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4(297mm×210mm)幅面,豎

向設(shè)置。

7.3.6.2.2案卷目錄（見(jiàn)附錄C）編制主要包括：序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、保管期限、總頁(yè)數(shù)、備注、

盒號(hào)。

——序號(hào)：案卷順序號(hào)。

——檔號(hào)：按本文件7.3.4所述“編號(hào)”要求填寫,不漏號(hào),不重號(hào)。

——案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

——保管期限：填制案卷保管期限。

——總頁(yè)數(shù)：應(yīng)填制案卷內(nèi)部全部文件的頁(yè)數(shù)之和。

——備注：根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見(jiàn)號(hào)。

——盒號(hào)（冊(cè)號(hào)）：存放位置信息，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)提供盒號(hào)（冊(cè)號(hào)）編制。

注1：盒號(hào)（冊(cè)號(hào)）在冊(cè)脊上記載：保管期限-順序號(hào)，例如：D10-0001。

注2：檔案管理系統(tǒng)中自動(dòng)生成的盒號(hào)（冊(cè)號(hào)）為：全宗+分類代碼+年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限+順序號(hào)。

7.3.6.2.3卷內(nèi)目錄應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序進(jìn)行編制，目錄表格采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4(297mm×210mm)幅

面,豎向設(shè)置。

7.3.6.2.4卷內(nèi)目錄（見(jiàn)附錄D）編制主要包括：序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)次、備注、

檔案號(hào)。

——卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)。

——序號(hào)：歸檔文件順序號(hào)。

——文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號(hào)組成，應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有文號(hào)的

不填寫。

——責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，應(yīng)填寫全稱或通用簡(jiǎn)稱。

——題名：文件標(biāo)題，應(yīng)填寫文件全稱。

——日期：應(yīng)填寫文件形成日期，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,如“20210101”。月、日無(wú)法考證的

用零補(bǔ)足，如“20210000”。

——頁(yè)次：應(yīng)填寫每件文件次序號(hào)最后一件填寫幾頁(yè)至幾頁(yè)。與編頁(yè)情況保持一致,用阿拉伯?dāng)?shù)字

填寫。

——備注：注釋文件需說(shuō)明的情況，包括開(kāi)放等級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀及與其他文件

關(guān)聯(lián)情況等。如需說(shuō)明情況較多，可在備注欄加注“*”，將具體內(nèi)容填入盒內(nèi)備考表。

——檔號(hào)：填制與本文件相關(guān)聯(lián)的案卷檔號(hào)。

7.3.7修整與掃描

歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

——?dú)w檔文件已破損的，或幅面過(guò)小不易裝訂的，或字跡在裝訂線內(nèi)的，應(yīng)按DA/T25予以修裱。

——字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

——?dú)w檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

——幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下折疊至A4幅面。

——?dú)w檔文件修正完成后，應(yīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工形成檔案數(shù)字化副本保

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存。

7.3.8裝訂

7.3.8.1按件裝訂的歸檔文件，一件不可分開(kāi)裝訂，多件不可裝訂在一起。按卷裝訂的歸檔文件多個(gè)

卷內(nèi)文件可裝訂在一起，或多個(gè)歸檔文件獨(dú)立裝訂后，放在一起集中裝盒。

7.3.8.2歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便、平整，做到不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整,

滿足歸檔文件在保管期限內(nèi)裝訂牢固和安全保管要求。

7.3.8.3歸檔文件裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)文件本身影響，考慮文件保管期限、文件紙張質(zhì)量、文件厚度、

縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素，避免多次裝訂。案卷裝訂的，每卷檔案裝訂厚度3cm為宜，

原則上不得大于4cm。

7.3.8.4相同保管期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)保持一致；不同保管期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

7.3.8.5裝訂前，應(yīng)去掉文件材料上的金屬物，破損文件應(yīng)修補(bǔ)好，字跡擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并

歸檔。

7.3.8.6永久保管及其他依法向同級(jí)檔案館移交的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。使用左側(cè)“三孔一

線”裝訂（見(jiàn)圖2）；頁(yè)數(shù)較少的可使用左上角直角裝訂（見(jiàn)圖3）。

圖2三孔一線裝訂方法及效果圖

圖3直角裝訂方法及效果圖

7.3.9裝盒

7.3.9.1檔案盒選擇

應(yīng)采用統(tǒng)一的檔案盒，外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、

40mm、50mm等（一般采用40mm），檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

7.3.9.2裝盒要求

7.3.9.2.1應(yīng)按檔號(hào)順序裝入檔案盒。

7.3.9.2.2不同年度、機(jī)構(gòu)、保管期限的案卷（件）不應(yīng)裝入同一個(gè)檔案盒。

7.3.9.2.3裝盒應(yīng)選擇厚度適宜的檔案盒，力求裝盒飽滿，避免長(zhǎng)期放置造成紙張彎曲受損。

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7.3.9.2.4每盒檔案應(yīng)填寫備考表（見(jiàn)附錄E），置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后。備考表項(xiàng)目包括盒內(nèi)

文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

——盒內(nèi)文件情況:盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

——整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

——整理日期:歸檔文件整理完成日期。

——檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人簽名或簽章。

——檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

7.3.10檔案盒封面、盒脊的編制

檔案盒封面應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱。在盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、部門、檔案種類、盒

（冊(cè)）號(hào)、案卷（件）起止號(hào)等必備檢索項(xiàng)。其中，案卷（件）起止號(hào)填寫盒（冊(cè)）內(nèi)第一卷（件）

和最后一卷（件）的卷（件）號(hào)。樣式見(jiàn)DB1306/T206。

7.3.11排架

7.3.11.1檔案裝盒后，上架排列方法應(yīng)與分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。標(biāo)有檢索項(xiàng)的盒

脊朝外，以便實(shí)體管理。

7.3.11.2檔案管理人員可按部門或分類劃分區(qū)域，每年形成的檔案按照盒（冊(cè)）號(hào)依次上架，便于管

理。

7.4電子文件整理

7.4.1組件

歸檔電子文件的組件應(yīng)符合本文件7.3.1要求。歸檔電子文件一般表現(xiàn)為一個(gè)包含所有子件的文件

夾或封裝包。

7.4.2歸檔格式

7.4.2.1歸檔電子文件的格式應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)、通用、開(kāi)放的文件存儲(chǔ)格式,并符合向國(guó)家綜合檔案館移交

的長(zhǎng)期保存格式要求。

7.4.2.2電子公文的正本、定稿(簽發(fā)稿)、處理單采用OFD、PDF或PDF/A等版式文件格式歸檔保存,

其他電子文件、電子文件組件以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔。

7.4.2.3以數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換

為ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔。

7.4.2.4照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類

電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

7.4.2.5公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

7.4.2.6專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。凡是無(wú)法轉(zhuǎn)換通用格式的，應(yīng)將專

業(yè)軟件一并歸檔。

7.4.3元數(shù)據(jù)采集

7.4.3.1電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與歸檔電子文件一并歸檔。

7.4.3.2文書類電子文件元數(shù)據(jù)的采集范圍，應(yīng)基于DA/T46的要求，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行設(shè)置，至少包括:

——題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、

計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù)；

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——記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理等活動(dòng)的行為、時(shí)間、人員等元數(shù)據(jù)；

——元數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)轉(zhuǎn)換成具有開(kāi)放性與跨平臺(tái)兼容性的XML文件存儲(chǔ)。對(duì)

于不能通過(guò)電子文件生成系統(tǒng)歸檔的，可采用電子表格等工具,盡量著錄有關(guān)元數(shù)據(jù)。

7.4.4分類

歸檔電子文件的分類應(yīng)符合本文件第5章的要求。

7.4.5排列

歸檔電子文件的排列應(yīng)符合本文件7.3.3的要求。

7.4.6編號(hào)

7.4.6.1歸檔電子文件的編號(hào)應(yīng)符合本文件7.3.4的要求，并能唯一識(shí)別和定位歸檔電子文件。

7.4.6.2歸檔電子文件命名規(guī)則應(yīng)能保持歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的有機(jī)聯(lián)系與排列順序?？刹捎脵n

號(hào)為命名要素，如以：“檔號(hào)+順序號(hào)”命名。

7.4.7編目

7.4.7.1電子、紙質(zhì)歸檔文件的編目應(yīng)統(tǒng)籌進(jìn)行。

7.4.7.2歸檔電子文件應(yīng)按DA/T18要求著錄，并按本文件7.3.6的要求形成歸檔文件目錄。

7.4.8歸檔數(shù)據(jù)包組織

7.4.8.1歸檔電子文件應(yīng)定期組成歸檔數(shù)據(jù)包，可采用文件包或封裝包形式，確保歸檔電子文件各組

成部分及元數(shù)據(jù)之間建立可靠關(guān)聯(lián)，并可準(zhǔn)確解析和讀取。

7.4.8.2采用文件包形式的，應(yīng)將歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)分別保存為符合要求的格式文件，并按分

類方案和排列順序進(jìn)行結(jié)構(gòu)組織。

7.4.8.3采用封裝包形式的，應(yīng)將歸檔電子文件各組成部分及其元數(shù)據(jù)按規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝為一個(gè)相對(duì)穩(wěn)

定的數(shù)據(jù)包，實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件的自包含、自描述和自證明。具體參照DA/T48執(zhí)行。

7.4.9存儲(chǔ)

7.4.9.1歸檔電子文件整理完畢后，應(yīng)根據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素,在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾,

分門別類、集中有序地存儲(chǔ)電子文件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子文件在線存儲(chǔ)路徑。

7.4.9.2歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)配置安全在線存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃

描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處置。

7.4.10備份

7.4.10.1歸檔電子文件應(yīng)定期離線存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。離線存儲(chǔ)應(yīng)按本文件7.4.9進(jìn)行

存儲(chǔ)。

7.4.10.2離線存儲(chǔ)應(yīng)至少一式二套，一套磁盤介質(zhì)，一套光盤磁帶介質(zhì)；重要的歸檔電子文件應(yīng)增加

一套異地保存。

7.4.10.3離線存儲(chǔ)可采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等載體。載體管理應(yīng)符合DA/T74和DA/T75

的要求。

7.5檢索工具編制

7.5.1編制原則

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檢索工具內(nèi)容應(yīng)豐富，具備較高的查全率、查準(zhǔn)率，便于快速檢索，方便實(shí)用。

7.5.2檢索方式

檢索方式包括計(jì)算機(jī)檢索、手工檢索。

7.5.3常用檔案檢索工具

7.5.3.1全宗目錄

目錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容：全宗號(hào)、全宗名稱、全宗內(nèi)案卷數(shù)量、起止年度等。

7.5.3.2案卷目錄

目錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容：序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、保管期限、總頁(yè)數(shù)、備注、盒號(hào)。

7.5.3.3卷內(nèi)文件目錄

目錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容：序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)次、備注、檔號(hào)。

8檔案歸檔、接收、移交

8.1嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料統(tǒng)一管理的原則，凡在本單位活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都應(yīng)交

檔案室歸檔保存。

8.2市場(chǎng)監(jiān)管所檔案原則上應(yīng)在次年6月前移交檔案室歸檔，有特殊規(guī)定的按照規(guī)定時(shí)限歸檔。不需

要數(shù)字化的檔案在移交檔案室之前應(yīng)進(jìn)行規(guī)范裝訂。

8.3歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有條理，收集齊全，及時(shí)歸檔，任何部門和個(gè)人不應(yīng)據(jù)為己

有或拒絕歸檔，不應(yīng)擅自作廢、銷毀。

8.4案卷標(biāo)題完整、簡(jiǎn)明，充分提示卷內(nèi)文件內(nèi)容。卷內(nèi)目錄、頁(yè)碼、備考表及案卷封皮等項(xiàng)目填寫

清楚齊全。

8.5移交檔案材料應(yīng)填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

8.6檔案室應(yīng)積極配合縣（市、區(qū)）局的接收工作，做好檔案移交工作。

8.7檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，做好檔案移交工作，認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

9檔案保管

9.1檔案室硬件要求

檔案庫(kù)房應(yīng)防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防水、防塵、防鼠、防蟲等，檔案室內(nèi)溫度宜在14℃～

24℃，相對(duì)濕度宜在45%～60%。

——應(yīng)有防盜設(shè)施設(shè)備；

——窗戶應(yīng)配掛遮光窗簾，防止陽(yáng)光直射檔案；

——周圍應(yīng)滅絕火源跡象，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，應(yīng)建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材；

——應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥；

——應(yīng)具備調(diào)溫、調(diào)濕設(shè)施設(shè)備；

——應(yīng)保持庫(kù)房清潔；

——檔案柜架應(yīng)放置防蟲藥品，以防檔案害蟲破壞檔案。

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9.2保管要求

9.2.1檔案庫(kù)房安全管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。

9.2.2人員進(jìn)出檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄，檔案庫(kù)房視頻監(jiān)控記錄應(yīng)至少保存六個(gè)月。

9.2.3工作人員應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取有效措施，并向領(lǐng)導(dǎo)

報(bào)告。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案材料應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他技術(shù)處理手段，確保檔案的完整和安全。

9.2.4各類檔案原則上應(yīng)按規(guī)定及時(shí)放入檔案庫(kù)房集中管理，不得分散保管，以保證檔案的統(tǒng)一和完

整。因庫(kù)房條件所限，暫時(shí)不能達(dá)到集中管理要求的，在確保達(dá)到防火、防盜、防水、防潮、防塵等要

求下，可采用臨時(shí)周轉(zhuǎn)資料室暫存保管。

9.2.5電子檔案應(yīng)實(shí)行異地、異質(zhì)備份保管。使用藍(lán)光光盤保管的電子檔案應(yīng)避免光盤擦、劃，且保

管環(huán)境具備防磁、隔熱等保管條件。

10檔案保密

10.1市場(chǎng)監(jiān)督管理所全體人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法規(guī)和檔案管理有關(guān)規(guī)定。

10.2檔案人員工作中不傳密、不泄密、不探聽(tīng)秘密。

10.3檔案人員在收到重要文件材料后應(yīng)立即收存整理，不得隨意擺放。

10.4涉密檔案，應(yīng)妥善保管。涉密文件應(yīng)存放在密碼文件柜中，原則上不得復(fù)制，不得抄錄。

10.5涉密檔案，若需查閱或借閱，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。原則上不借出檔案室，如確有必要借出，借

閱人必須對(duì)檔案的保密和安全負(fù)責(zé)。

10.6涉密檔案，嚴(yán)禁在網(wǎng)絡(luò)上提供查閱。

11檔案查（借）閱

11.1因工作需要，所內(nèi)各部門人員均可向檔案室借閱有關(guān)檔案、資料。

11.2借（查）閱人應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記手續(xù)。

11.3借（查）閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在案卷上劃線、畫圈、涂改或損壞，不得拆封、污損和抽取材料，

檔案不得轉(zhuǎn)借他人。

11.4檔案案卷采取整卷借閱辦法。案卷借出，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)有遺失、污損

檔案文件等情況，應(yīng)追究借閱者的責(zé)任，并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)予以處理，構(gòu)成犯罪的，依法處理。

12檔案銷毀

12.1檔案鑒定處置

12.1.1檔案保管期限到期時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行鑒定處置。成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)到期的檔案按

照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定并形成鑒定報(bào)告。

12.1.2鑒定結(jié)束后，應(yīng)形成鑒定工作意見(jiàn)和報(bào)告，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，重新劃定

保管期限并做出標(biāo)注；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按規(guī)定予以銷毀。

12.2檔案銷毀

12.2.1經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，按照以下程序銷毀：

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a)檔案管理人員編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、

應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，安排專人運(yùn)送檔案到指定銷毀場(chǎng)

所，并做好出庫(kù)信息記錄；

b)銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員按照銷毀清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)檔案徹底銷毀后，在銷

毀清冊(cè)上簽名、蓋章；

c)檔案銷毀清冊(cè)歸檔，永久保存。

12.2.2電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保在線存儲(chǔ)設(shè)備、容災(zāi)備份系統(tǒng)、離線存

儲(chǔ)介質(zhì)中不可識(shí)讀。

13信息化建設(shè)

13.1市場(chǎng)監(jiān)督管理所檔案信息化應(yīng)納入全所信息化建設(shè)總體規(guī)劃，并根據(jù)檔案資源信息管理的需要配

備網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等。

13.2電子檔案管理應(yīng)配置安全的在線存儲(chǔ)系統(tǒng)、離線存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃

描、診斷存儲(chǔ)設(shè)備。

13.3檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、完整性、安全性和可用性管理要

求。

13.4所內(nèi)業(yè)務(wù)有電子文件歸檔需求的，應(yīng)充分考慮電子文件歸檔整體需要，建立統(tǒng)一的電子文件歸檔

格式標(biāo)準(zhǔn)，符合電子檔案長(zhǎng)期保存要求。

13.5電子文件歸檔應(yīng)基于所內(nèi)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和運(yùn)行環(huán)境，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)通過(guò)在線歸檔方式完成電

子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。

13.6歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。原則上一式三套，一套在線利用、

一套備份保管、一套離線長(zhǎng)期保存。

13.7檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)長(zhǎng)期保存的電子檔案進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)和可讀性評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)

采取相應(yīng)措施，保證電子檔案真實(shí)可讀。

14檔案應(yīng)急管理

14.1基本要求

14.1.1建立檔案工作應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，所內(nèi)檔案工作牽頭部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副

組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員擔(dān)任組員，設(shè)置緊急聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)應(yīng)急時(shí)期的通信聯(lián)絡(luò)和信息傳遞。

制定應(yīng)急預(yù)案，按年度進(jìn)行應(yīng)急演練。

14.1.2應(yīng)開(kāi)展檔案庫(kù)房安全信息監(jiān)測(cè)，隱患排查，及時(shí)發(fā)布預(yù)警信息，決定是否啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

14.1.3應(yīng)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房突發(fā)事件的處置、應(yīng)急資源調(diào)配工作，跟蹤了解事件的進(jìn)展和處置情況，并及

時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

14.1.4應(yīng)定期進(jìn)行安全教育，增強(qiáng)防災(zāi)減災(zāi)意識(shí)；組織技能培訓(xùn)、應(yīng)急演練等，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的

能力。

14.1.5凡在工作時(shí)間以外出現(xiàn)災(zāi)情時(shí)，檔案工作負(fù)責(zé)人、檔案管理人員為直接救災(zāi)責(zé)任人，立即開(kāi)展

救災(zāi)行動(dòng)。

14.1.6涉及電子檔案信息系統(tǒng)攻擊、電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞及泄漏的，應(yīng)根據(jù)所內(nèi)信息科技應(yīng)急管

理相關(guān)工作程序，對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行應(yīng)急處置。

14.2災(zāi)害預(yù)警及啟動(dòng)條件

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有以下災(zāi)害之一時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：

——預(yù)警性災(zāi)害。本地域防災(zāi)應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)，地震、防汛、氣象、公安消防等災(zāi)害管理部門發(fā)出預(yù)

警及相關(guān)預(yù)案已經(jīng)啟動(dòng)，預(yù)期將對(duì)本地域內(nèi)生命、財(cái)產(chǎn)造成較大威脅或損失的災(zāi)害。

——區(qū)域性災(zāi)害。發(fā)生區(qū)域性的災(zāi)害，對(duì)檔案的安全直接構(gòu)成威脅。

——安全隱患排查發(fā)現(xiàn)直接危及檔案安全的災(zāi)情。

14.3應(yīng)急保障措施

14.3.1檔案庫(kù)房應(yīng)配置必要的安全防護(hù)設(shè)施、消防設(shè)施等，并定期檢測(cè)、維護(hù)，使其處于良好狀態(tài)，

確保正常使用。

14.3.2定期檢查檔案庫(kù)房各項(xiàng)安全防范措施的落實(shí)情況，加強(qiáng)對(duì)重要部位和重要設(shè)施的安全檢查，及

時(shí)消除隱患。

14.3.3應(yīng)預(yù)先確定檔案搶救的順序及其具體位置、檔案庫(kù)房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和

應(yīng)急管理人員。

14.3.4應(yīng)明確檔案庫(kù)房所在建筑供水、供電開(kāi)關(guān)及檔案庫(kù)區(qū)、重點(diǎn)部位的位置。

14.4突發(fā)事件應(yīng)急處置措施

14.4.1應(yīng)及時(shí)報(bào)警，第一時(shí)間通知部門緊急聯(lián)絡(luò)人和檔案工作負(fù)責(zé)人，做好電話記錄。任何部門及個(gè)

人對(duì)突發(fā)事件不得隱瞞、緩報(bào)、謊報(bào)或者授意他人隱瞞、緩報(bào)、謊報(bào)。

14.4.2應(yīng)組織救援人員，轉(zhuǎn)移和妥善安置受威脅檔案。迅速控制危險(xiǎn)源，標(biāo)明危險(xiǎn)區(qū)域，關(guān)閉和限制

使用有關(guān)設(shè)備、設(shè)施，采取防止發(fā)生次生、衍生事件的必要措施。

14.4.3因?yàn)?zāi)害事故造成的受損檔案，應(yīng)立即組織力量進(jìn)行搶救。新修改檔案搶救應(yīng)遵循先重點(diǎn)后一般

的原則。

14.4.4突發(fā)事件處理完畢后相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)事件原因、檔案損失情況、所采取措施及效果等進(jìn)行總結(jié)，

將搶救前后的受損檔案狀況以及搶救原則、方法、材料、時(shí)間、人員等信息詳細(xì)記錄歸檔，形成應(yīng)急管

理檔案。

13

DB1306/T205—2022

AA

附錄A

（規(guī)范性）

各門類檔號(hào)結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則

A.1文書檔案

A.1.1根據(jù)DA/T13要求，在遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性等原則下，采取如下結(jié)構(gòu)：

全宗號(hào)-檔案分類代碼?年度-機(jī)構(gòu)代碼-保管期限-案卷號(hào)（件號(hào)）。

A.1.2全宗號(hào)：各市場(chǎng)監(jiān)督管理所采用實(shí)際全宗號(hào)標(biāo)識(shí)。

A.1.3檔案分類代碼：文書檔案一級(jí)類目用“WS”字母標(biāo)識(shí)。

A.1.4年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2022”。

A.1.5機(jī)構(gòu)代碼：各市場(chǎng)監(jiān)督管理所名稱首字母大寫三位標(biāo)識(shí)。

A.1.6保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”

標(biāo)識(shí)。

A.1.7案卷號(hào)（或件號(hào)）：采用“四位阿拉伯?dāng)?shù)字”標(biāo)識(shí)，不足四位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“000

1”。

示例：XXXX-WS?2022-XDS-Y-0001表示小店市場(chǎng)監(jiān)督管理所2022年保管期限為永久的黨建類文書檔案的第1卷憑

證。

A.2業(yè)務(wù)檔案

A.2.1根據(jù)DA/T13要求，在遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性等原則下，采取如下結(jié)構(gòu)：

全宗號(hào)-檔案分類代碼?年度-機(jī)構(gòu)代碼-保管期限-案卷號(hào)（件號(hào)）。

A.2.2全宗號(hào)：各市場(chǎng)監(jiān)督管理所采用實(shí)際全宗號(hào)標(biāo)識(shí)。

A.2.3檔案分類代碼：業(yè)務(wù)檔案一級(jí)類目用“YW”字母標(biāo)識(shí)，二級(jí)類目企業(yè)基本情況以“JC”標(biāo)識(shí)，

日常監(jiān)管（食品藥品化妝品安全監(jiān)管以“SY”標(biāo)識(shí)、特種設(shè)備安全監(jiān)管以“TS”標(biāo)識(shí)、產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)

管以“CZ”標(biāo)識(shí)、企業(yè)信用監(jiān)管以“XY”標(biāo)識(shí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)監(jiān)管以“CQ”標(biāo)識(shí)、價(jià)格監(jiān)管以“JG”標(biāo)識(shí)）、

執(zhí)法辦案以“ZF”標(biāo)識(shí)、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)（投訴舉報(bào)）以“XB”標(biāo)識(shí)。二者之間采取“.”分隔。

A.2.4年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2022”。

A.2.5機(jī)構(gòu)代碼：各市場(chǎng)監(jiān)督管理所名稱首字母大寫三位標(biāo)識(shí)。

A.2.6保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”

標(biāo)識(shí)。

A.2.7案卷號(hào)（或件號(hào)）：采用“四位阿拉伯?dāng)?shù)字”標(biāo)識(shí)，不足四位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“000

1”。

示例：XXXX-YW.SY?2022-XDS-D10-0001表示小店市場(chǎng)監(jiān)督管理所2022年保管期限為定期10年的食品藥品化妝品

安全監(jiān)管業(yè)務(wù)檔案的第1卷憑證。

A.3視聽(tīng)檔案

A.3.1根據(jù)DA/T13要求，在遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性等原則下，采取如下結(jié)構(gòu)：

全宗號(hào)-檔案分類代碼?年度-機(jī)構(gòu)代碼-保管期限-案卷號(hào)（件號(hào)）。

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DB1306/T205—2022

A.3.2全宗號(hào)：各市場(chǎng)監(jiān)督管理所采用實(shí)際全宗號(hào)標(biāo)識(shí)。

A.3.3檔案分類代碼：視聽(tīng)檔案一級(jí)類目用“ST”字母標(biāo)識(shí)，二級(jí)類目照片以“ZP”標(biāo)識(shí)，錄音“LY”

標(biāo)識(shí)、錄像以“LX”標(biāo)識(shí)、磁盤以“CP”標(biāo)識(shí)、光盤以“GP”標(biāo)識(shí)。二者之間采取“.”分隔。

A.3.4年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2022”。

A.3.5機(jī)構(gòu)代碼：各市場(chǎng)監(jiān)督管理所名稱首字母大寫三位標(biāo)識(shí)。

A.3.6保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”

標(biāo)識(shí)。

A.3.7案卷號(hào)（或件號(hào)）：采用“四位阿拉伯?dāng)?shù)字”標(biāo)識(shí)，不足四位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“000

1”。

示例：XXXX-ST.ZP?2022-XDS-D10-0001表示小店市場(chǎng)監(jiān)督管理所2022年保管期限為定期10年的照片類視聽(tīng)檔案

的第1卷憑證。

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DB1306/T205—2022

BB

附錄B

（規(guī)范性）

歸檔文件目錄

歸檔文件目錄式樣見(jiàn)圖B.1。

歸檔文件目錄

序號(hào)檔號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期密級(jí)頁(yè)數(shù)備注

圖B.1歸檔文件目錄式樣

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DB1306/T205—2022

CC

附錄C

（規(guī)范性）

案卷目錄

案卷目錄式樣見(jiàn)圖C.1。

案卷目錄

盒（冊(cè)）號(hào)：

序號(hào)檔號(hào)題名頁(yè)數(shù)保管期限備注

圖C.1案卷目錄式樣

17

DB1306/T205—2022

DD

附錄D

（規(guī)范性）

卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄式樣見(jiàn)圖D.1。

卷內(nèi)目錄

檔案號(hào)：

序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)次備注

圖D.1卷內(nèi)目錄式樣

18

DB1306/T205—2022

EE

附錄E

（規(guī)范性）

備考表

備考表式樣見(jiàn)圖E.1。

盒內(nèi)文件情況：

本盒共件文件，合計(jì)頁(yè)，每件文件完整齊全。

整理人：

年月日

檢查人：

年月日

圖E.1備考表式樣

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DB1306/T205—2022

參?考?文?獻(xiàn)

[1]DA/T22-2022歸檔文件整理規(guī)則

_________________________________

20

DB1306/T205—2022

目??次

前??言.............................................................................III

1范圍................................................................................1

2規(guī)范性引用文件......................................................................1

3術(shù)語(yǔ)和定義..........................................................................1

4基本要求............................................................................1

5檔案分類............................................................................2

6檔案材料收集........................................................................2

7檔案材料整理........................................................................2

7.1整理原則........................................................................2

7.2整理基本要求....................................................................2

7.3紙質(zhì)檔案材料整理................................................................3

7.4電子文件整理....................................................................8

7.5檢索工具編制....................................................................9

8檔案歸檔、接收、移交...............................................................10

9檔案保管...........................................................................10

9.1檔案室硬件要求.................................................................10

9.2保管要求.......................................................................11

10檔案保密..........................................................................11

11檔案查（借）閱....................................................................11

12檔案銷毀..........................................................................11

12.1檔案鑒定處置..................................................................11

12.2檔案銷毀......................................................................11

13信息化建設(shè)........................................................................12

14檔案應(yīng)急管理......................................................................12

14.1基本要求......................................................................12

14.2災(zāi)害預(yù)警及啟動(dòng)條件............................................................12

14.3應(yīng)急保障措施..................................................................13

14.4突發(fā)事件應(yīng)急處置措施...