物業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)-物業(yè)檔案管理（物業(yè)管理課件）

物業(yè)檔案簡(jiǎn)介1、什么是物業(yè)檔案？物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、物業(yè)檔案構(gòu)成包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。3、物業(yè)檔案的作用（1）物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理中維修養(yǎng)護(hù)、更新改造所必不可少的重要依據(jù)。

（2）物業(yè)業(yè)主和住用人檔案是物業(yè)管理公司開展管理服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。

通過這部分檔案，物業(yè)管理公司可以全面了解物業(yè)業(yè)主和住用人的情況和需求，從而為物業(yè)業(yè)主和住用人提供各種有針對(duì)性的服務(wù)和開展適當(dāng)?shù)慕?jīng)營(yíng)活動(dòng)。

（3）物業(yè)檔案具有一定的憑證作用。物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動(dòng)中形成的真實(shí)原始記錄，因此它和其他檔案一樣，也具有憑證作用。

（4）物業(yè)檔案是開展物業(yè)管理研究的基本統(tǒng)計(jì)素材。

隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，對(duì)物業(yè)管理的研究工作也正在逐步開展。由于物業(yè)檔案系統(tǒng)而翔實(shí)地記錄著物業(yè)管理活動(dòng)近年來方方面面的情況和數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確性和真實(shí)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過通過社會(huì)問卷調(diào)查得來的結(jié)果，因此，物業(yè)檔案就成為物業(yè)管理研究素材的基本來源。物業(yè)檔案的整理一、物業(yè)檔案全宗的劃分物業(yè)公司產(chǎn)生的全部檔案應(yīng)當(dāng)構(gòu)成一個(gè)物業(yè)檔案全宗。

物業(yè)公司自成立之日起，就是一個(gè)新的立檔單位，在其基本職能沒有發(fā)生重大改變，只是職能或工作范圍的擴(kuò)大或縮小、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的調(diào)整等情況下，其變化前后形成的檔案仍屬于一個(gè)全宗。二、全宗內(nèi)物業(yè)檔案的分類

1、分類原則

物業(yè)公司屬于非生產(chǎn)型的企業(yè)。在編制物業(yè)公司的分類方案時(shí)，可參照國(guó)家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的基本分類思想、分類原則、分類方法執(zhí)行。2、《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》類目設(shè)置

設(shè)置10個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。

物業(yè)公司可根據(jù)物業(yè)管理的實(shí)際需要增設(shè)或合并一級(jí)類目。3、物業(yè)公司一般類目設(shè)置

根據(jù)物業(yè)公司的職能范圍，物業(yè)公司的分類方案可設(shè)房產(chǎn)物業(yè)管理(也稱物業(yè)管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案9個(gè)一級(jí)類目。

一級(jí)類目下可設(shè)置二級(jí)或以下類目。

對(duì)物業(yè)檔案分類類目進(jìn)行標(biāo)識(shí)，編制物業(yè)檔案的分類號(hào)。三、物業(yè)檔案的立卷和編號(hào)1、立卷或稱組卷，就是將若干互有聯(lián)系的檔案文件組合成案卷，是檔案基本的保管單位。2、案卷由兩部分組成：一是經(jīng)過整理的文件材料本身，二是整理過程中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面封底、卷盒。3、各類檔案的立卷方法(1)租賃檔案租賃檔案采用按房屋租賃單元立卷，即以一份租賃合約及其相關(guān)文件材料為一個(gè)立卷單位。如租賃合約簽署的租賃地址為2503房，我們便將有關(guān)2503房的租賃文件材料組成一個(gè)案卷；如租賃合約簽署的租賃地址為2503～2509房，我們便將有關(guān)2503～2509房的租賃文件材料組成一個(gè)案卷。(2)住戶(租戶)檔案以房屋單元為立卷單位，即在一段時(shí)期內(nèi)一個(gè)房屋單元的住戶資料，包括有關(guān)入住手續(xù)、家庭概況等文件材料組成一個(gè)案卷。(3)修繕檔案以房屋單元為立卷單位，即在一段時(shí)期內(nèi)同一單元的修繕材料組成一卷；如屬公共設(shè)施或重大項(xiàng)目維修產(chǎn)生的檔案歸入基建檔案類。(4)物業(yè)房產(chǎn)檔案以小區(qū)或管理處為立卷單位。（5）設(shè)備、儀器檔案以一種或一套設(shè)備、儀器為立卷單位。（6）基建檔案以一個(gè)項(xiàng)目或一項(xiàng)工程為立卷單位。（7）會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案按形式——年度——保管期限進(jìn)行立卷，（8）人員檔案以個(gè)人為立卷單位。表3-5-5

物業(yè)住戶檔案案卷封面住戶檔案物業(yè)座落______________________

______________________

住

戶______________________

編制單位______________________

編制時(shí)間______________________

密

級(jí)______________________縮微號(hào)______________保管期限____________全宗號(hào)分類號(hào)項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)表3-5-6物業(yè)房產(chǎn)檔案案卷封面

物業(yè)房產(chǎn)檔案

物業(yè)座落____________________________________________材料名稱______________________編制單位______________________編制時(shí)間______________________密

級(jí)______________________

縮微號(hào)______________保管期限____________

全宗號(hào)分類號(hào)項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)表3-5-14

卷盒背脊全宗號(hào)分類號(hào)項(xiàng)目號(hào)年度案卷號(hào)至物業(yè)管理檔案的管理1、物業(yè)管理檔案的保存

(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時(shí)起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。

(3)各類小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應(yīng)有一個(gè)銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)

保存期限時(shí)間劃分標(biāo)準(zhǔn)備注永久無限期凡是記載和反映物業(yè)、大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備及物業(yè)管理活動(dòng)的基本歷史情況，對(duì)物業(yè)維護(hù)和使用以及科學(xué)研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)研究參考價(jià)值的文件1．有關(guān)所管物業(yè)及重要的附屬設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)性文件資料，有關(guān)更新改造、大中小修的會(huì)議決議的文件、記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和技術(shù)參數(shù)等文件；2．有關(guān)物業(yè)管理工作中產(chǎn)生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等；3．業(yè)主及業(yè)主大會(huì)的基礎(chǔ)資料、會(huì)議決議、決定、請(qǐng)示報(bào)告記錄等文件長(zhǎng)期15～60年凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進(jìn)行查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的文件與記錄1．有關(guān)物業(yè)管理工作中的年度季度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；2．與物業(yè)相關(guān)的附屬設(shè)施設(shè)備(工作壽命在5年以上10年以內(nèi))的基本技術(shù)和商業(yè)資料，維修維護(hù)合同和記錄，大中小修、更新改造記錄和會(huì)議決議等文件；3．物業(yè)本體及大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備的維護(hù)記錄短期15年以內(nèi)其他只在較短時(shí)期內(nèi)有查考意義的文件與記錄1．小型設(shè)施設(shè)備的更新、維修記錄；2．有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)和運(yùn)行記錄的相關(guān)文件和記錄2．檔案信息使用安全檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失；檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應(yīng)制訂文件的密級(jí)體制，嚴(yán)格借閱、復(fù)制制度。

（1）紙介質(zhì)檔案的信息安全

檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷毀等方面制訂詳細(xì)的制度，設(shè)定權(quán)限。對(duì)無權(quán)查閱、外借和復(fù)制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復(fù)制。

有權(quán)限的人員在查閱、外借時(shí)必須承擔(dān)保管責(zé)任。復(fù)制必須由檔案管理人員進(jìn)行，并須獲得