物業(yè)檔案管理制度樣本

物業(yè)檔案管理制度總則依照物業(yè)實(shí)際狀況制定本辦法。二、檔案歸檔原則按國家檔案館整頓規(guī)則，公司歸檔文獻(xiàn)以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。(件：歸檔文獻(xiàn)整頓單位。普通以每份文獻(xiàn)為一件，文獻(xiàn)正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件)。三、檔案編號細(xì)則檔案基本編號由年度編號、一級類目編號、二級類目編號、三級類目編號和流水號共5某些構(gòu)成。一級類目是指將公司檔案進(jìn)行第一次分類，例如分為行政、質(zhì)量、項(xiàng)目、人事、財會、聲像、電子、實(shí)物共七大類，大類編號用類別檔案名稱拼音聲母大寫組合表達(dá)，例如行政檔案為XZ，人事檔案為RS、財務(wù)檔案為CK，電子檔案為DZ等（詳見檔案編號圖）。二級類目是指在是對一級類目細(xì)分，例如行政檔案分為外部文獻(xiàn)類、內(nèi)部文獻(xiàn)類，二級類目檔案用兩位數(shù)字表達(dá)，例如11.12，依次類推不能用帶0編號。三級類目是指最后在二級類檔案內(nèi)部進(jìn)行第三次分類，采用順序號進(jìn)行編號例如會計(jì)憑證類檔案分為原始憑證、記賬憑證和科目匯總表等小類，小類檔案用一到多位數(shù)字表達(dá)。4、全宗號：七星海棠項(xiàng)目（LS）；年度編號由年份號和一種“（）”構(gòu)成，如檔案年度編號為“（）”。流水號按檔案資料形成規(guī)律性從1開始編制。將各類編號如下依次排列：全宗號（）ZX11·1-12，則某一檔案資料編號就完畢了。其中，“（”為年度編號，“ZX”為一級類目編號，“11”二級類目編號，“1”為三級類目編號，“12”為流水號。全宗號（七星海棠項(xiàng)目——LS；）附圖：四、行政類檔案內(nèi)容1．公司重要會議原始記錄、紀(jì)要和決定（涉及發(fā)布告知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)節(jié)、全公司規(guī)章制度）。2．上級單位發(fā)來與公司關(guān)于文獻(xiàn)材料。3．公司對外發(fā)文與關(guān)于單位來往文書。4．公司請示與上級單位批復(fù)。5．各部門報告、總結(jié)。6．公司各種工作籌劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)。7．公司與關(guān)于單位訂立合同、合同書等文獻(xiàn)材料。8、其他行政類文獻(xiàn)材料。五、人事類檔案內(nèi)容1．公司人事檔案、任免文獻(xiàn)及職工獎勵、懲罰等文獻(xiàn)。2．公司職工勞動、工資、福利方面文獻(xiàn)材料。3．公司職工培訓(xùn)學(xué)習(xí)、考核等文獻(xiàn)材料。六、項(xiàng)目檔案內(nèi)容1、各個項(xiàng)目工程前期介入、工程圖紙等文獻(xiàn)材料。2、各個項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)檔案文獻(xiàn)。七、檔案收集、歸檔流程1、外部來文收集辦公室接受后，由專人填寫收文登記簿，需要辦理分文、傳遞、報送等工作，由專人負(fù)責(zé)辦理完畢后，每天下班前，把文獻(xiàn)按類別、順序編號輸入電子《檔案清單》表格后將文獻(xiàn)原稿收集至文獻(xiàn)盒內(nèi)備查。內(nèi)部文獻(xiàn)收集各部門需要上報公司存檔文獻(xiàn)（重要涉及報表、籌劃、總結(jié)、考核表等）資料由辦公室專人收集后，每周星期天之前把文獻(xiàn)按類別、順序編號輸入電子《檔案清單》表格后將文獻(xiàn)原稿收集至文獻(xiàn)盒內(nèi)歸卷管理。2）以公司繕印發(fā)出公文（含定稿、打印正件、附件、批復(fù)、請示、轉(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)）一律由辦公室專人填寫發(fā)文登記簿，辦理完畢分文、傳送、報送等工作后每天下班前，把文獻(xiàn)按類別、順序編號輸入電子《檔案清單》表格后將文獻(xiàn)原稿、正件收集至文獻(xiàn)盒內(nèi)歸卷管理。業(yè)主檔案（業(yè)主信息、裝修、投拆記錄、登記來訪等）由客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)收集、整頓、歸卷管理。財會類檔案（會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表等）由財務(wù)部負(fù)責(zé)收集、整頓、歸卷管理。工程類、技術(shù)類檔案（涉及前期介入資料、竣工圖紙、竣工資料等）由工程部負(fù)責(zé)尋常收集、整頓、歸卷，如屬于項(xiàng)目迎優(yōu)資料，應(yīng)移送辦公室進(jìn)行歸卷管理。七、辦公室負(fù)責(zé)定期檢查各部門檔案形成狀況，指引各部門檔案管理人員資料整頓、歸卷工作。八、檔案歸檔保存期限1、永久保存：涉及公司章程、股東名冊、組織規(guī)程及管理制度、實(shí)行細(xì)則、董事會及股東會紀(jì)錄、財務(wù)報表、不動產(chǎn)所有權(quán)證及其她債權(quán)憑證資料；工程設(shè)計(jì)圖、其她經(jīng)核定須永久保存文書。2、：涉及預(yù)算、決算書類、會計(jì)憑證、項(xiàng)目銷售、項(xiàng)目建設(shè)管理類檔案資料、其她經(jīng)核定須保存文書。3、

5年：期滿或已解除合同、合同等、其她經(jīng)核定保存5年文書。4、1年：當(dāng)年使用后無長期保存必要。5、財務(wù)檔案管理期限應(yīng)符合財政部下發(fā)《公司財務(wù)檔案管理制度》規(guī)定。6、需要長期保存，由辦公室專人負(fù)責(zé)掃描制作光盤并按類別標(biāo)明檔案編號后留存。九、檔案歸檔時限規(guī)定：1、歸檔時間：分上半年和下半年兩次歸檔。普通為每年12月份和次年6月份為公司檔案歸檔時間，辦公室應(yīng)在6月份完畢公司上年檔案歸卷、清理和登記造冊工作。2、工程類、財會類、業(yè)主信息等檔案資料，由有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)進(jìn)行尋常歸卷，如需移送辦公室管理，應(yīng)在每年6月前整頓完畢統(tǒng)一交辦公室歸檔。4、凡是有法律效用文獻(xiàn)材料，畢生效就歸檔。凡是有機(jī)密性文獻(xiàn)，隨時形成，隨時歸檔。十、密級劃分(密級查閱權(quán)限參照)公司文獻(xiàn)資料按保密限度分為A(絕密)、B(機(jī)密)、C(秘密)、D(普通)。1．A級文獻(xiàn)(絕密)：指最重要公司秘密，涉及：財務(wù)分析報告；對高層管理人員考核報告、評議等；對薪酬分派方案及所屬文獻(xiàn)；2．B級文獻(xiàn)(機(jī)密)：指重要公司文獻(xiàn)，涉及：公司注冊及有關(guān)文獻(xiàn)；各種末正式批復(fù)或采用籌劃、方案；公司尚未公開或不適當(dāng)公開來往文書，以及合同、合同文本等；3．C級文獻(xiàn)(秘密)，涉及：各種證明材料；如給領(lǐng)導(dǎo)函件、竣工圖、竣工資料等。4．D級文獻(xiàn)(普通)：指普通性，可以提供應(yīng)所有員工查考運(yùn)用文獻(xiàn)資料，涉及：規(guī)章制度；普通