檔案立卷歸檔制度樣本

檔案立卷歸檔制度依照《檔案法》、《建設工程文獻歸檔整頓規(guī)范》(GB/T50328-)及《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法（試行）》規(guī)定制定本制度。一、歸檔范疇：校安工程在實行過程和各項目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個階段以及其她正在實行或將要實行所有中小學校舍建設工程所形成、與校舍安全關于、具備保存價值各種形式記錄。二、歸檔時間：隨時發(fā)生隨時收集，工程性檔案在竣工驗收或檔案備案后進行全面清理、歸檔。三、歸檔案卷質量規(guī)定：1、應歸檔文獻要收集齊全，遵循文獻自然形成規(guī)律和特點，按照文獻之間有機聯(lián)系分類立卷，規(guī)定分類精確。聲像材料應用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點、內容和責任者。2、案卷封面各個項目均應填寫清晰，案卷標題要確切簡要地反映卷內文獻作者、內容和形式；要注明保管期限；并逐卷編寫張頁號，填寫“卷內文獻目錄”和“卷末備考表”。3、向檔案室歸檔所有案卷，都要按照一定順序進行系統(tǒng)排列，編以案卷順序號，并編制案卷目錄。檔案保管制度一、檔案工作人員必要時刻提高警惕，切實做好值班保衛(wèi)工作，在發(fā)生意外事故或可疑現(xiàn)象時，應及時采用辦法，保證檔案完整與安全。二、檔案庫房是機密重地，禁止外人入內，規(guī)定門窗牢固，非工作時間必要關門落鎖。三、認真做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲工作，達到“八防”規(guī)定，以最大限度地延長檔案壽命。四、檔案庫房內禁止吸煙、生火及存儲易燃、爆炸、腐蝕物品，杜絕意外事故發(fā)生。五、應定期對檔案保管狀況進行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領導報告，采用積極有效辦法，保護檔案安全。如遇特殊狀況，應及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。六、不準隨意銷毀檔案資料，對損壞嚴重永久、長期案卷要及時進行修補或復制，對到保管期限短期案卷和無保存價值檔案資料需要銷毀時，必要嚴格按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案人員調動工作時，必要在辦理完移送手續(xù)后，方能離開崗位。檔案運用制度一、校安檔案工作人員要熟悉所藏檔案狀況，積極理解機關各項工作對運用檔案需要，積極做好提供運用工作。二、校安檔案工作人員必要編制《案卷目錄》著錄或專項文獻卡片等檢索工具，為提供運用做好準備。三、凡運用者都應辦理運用手續(xù)，嚴格遵守保密制度。在規(guī)定地點查閱，未經批準不準帶出，不準隨意翻閱無關文獻精神，不準拆散卷本或抽頁，不準剪下。不得污損及在文獻圈點、劃線、添字、去字和刪改、違者依法查解決。四、檔案材料普通不得借出，特殊狀況確需借出者，應報請分管領導批準，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。五、查閱檔案資料時，不得擅自摘抄、復制。如工作需要者，要將摘抄材料校對無誤，加蓋印章，方可有效。對摘錄、復制檔案資料，必要妥善保管，不得泄密，并有責任運用效果及時告知檔案部門。六、校安檔案部門應開展檔案史料編研工作，積極配合關于部門編寫全綜簡介、組織沿革、大事記、基本數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專項文獻匯集等資料。保密制度一、對絕密級文獻、材料，非經原擬定密級機關、單位或者其上級文獻批準，不得復制和摘抄。二、收發(fā)、傳遞和外出攜帶絕密文獻，由指定人員擔任，并采用必要安全辦法。三、絕密文獻應在設備完善保險裝置中保存，至少要使用性能完好保險箱、柜存儲“絕密”件。四、不準在和人交往和通信中泄漏國家秘密，攜帶屬于國家秘密文獻、資料和其她物品外出，不得違背關于保密規(guī)定。五、不準在公共場合談論國家秘密，否則應承擔法律責任。六、不準使用明碼或者未經中央關于機關審查批準密碼傳遞國家秘密。七、不準通過普通郵政傳遞屬于國家秘密文獻、資料和其她物品。八、未經關于主管部門批準，禁止將屬于國家秘密文獻、資料和其她物品攜帶、傳遞、寄運至境外。九、機關、單位應對工作人員進行保密教誨，定期檢查保密工作，使之制度化，不因領導人及其注意力變化而被忽視。十、國家工作人員或者其她公民發(fā)現(xiàn)國家秘密已經泄漏或者也許泄漏時，應當及時采用補救辦法，并及時報告關于機關、單位，關于機關、單位接報告后，應當及時作出解決。檔案鑒定、銷毀、移送制度一、按照國家關于檔案保管期限規(guī)定，應定期對本機關檔案進行鑒定、精確地判斷檔案存毀。二、檔案鑒定工作應在機關分管負責人領導下，由檔案部門和關于業(yè)務部門共同構成鑒定小組，按規(guī)定進行鑒定。三、銷毀失去保存價值檔案和材料，須登記造冊，由鑒定小組提出意見，經機關分管領導批準后，由二人在指定地點鑒銷，并在銷毀清冊上簽字。四、按規(guī)定期間、規(guī)定范疇、規(guī)定手續(xù)接受校安各類檔案和向關于檔案館移送檔案。五、機關檔案人員調動工作，必要在辦完檔案移送手續(xù)后，才干離開崗位。檔案修改補充制度一、各部門及個人不得自行修改補充檔案文字材料及圖紙某些，必要修改補充時，須經分管領導批準后，由專業(yè)技術人員修改。二、各工程項目竣工圖修改補充工作，均由建設單位和城建檔案館共同監(jiān)督原施工單位負責修改。三、施工中變更不大時，可用施工圖代替竣工圖，但必要將更改狀況充分、精確、清晰地畫到圖紙上并注明修改根據(jù)，加蓋“竣工圖”章。四、施工中變更較大，難以在施工圖上修改時，必要重新繪制竣工圖，并以圖簽欄中注明“竣工圖”字樣。五、施工技術人員必要在每張竣工圖上簽字，以明確責任。檔案員工作職責一、努力學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，認真學習，執(zhí)行黨和國家關于檔案方針、政策、法規(guī)，并制定本機關、本系統(tǒng)和所屬單位工作籌劃。二、在集中統(tǒng)一地管理所有檔案，維護檔案完整、安全，便于黨和國家各項工作運用原則下，對所屬系統(tǒng)和本機關檔案工作，對各部門形成各種文獻材料收集、整頓、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督和指引。三、集中統(tǒng)一管理校舍安全工程各種門類和載體檔案，積極提供運用，為校舍安全工作服務。四、堅持原則，嚴格遵守執(zhí)行各項規(guī)章制度，端正工作服務態(tài)度。樹立崇高職業(yè)道