檔案館檔案整理規(guī)范及要求樣本

鄭州市項目檔案整頓規(guī)范及規(guī)定第一某些：總體規(guī)定第二某些：建設工程文獻歸檔范疇和保管期限表第三某些：項目檔案分類第四某些：項目檔案整頓第一某些：總體規(guī)定國家、省、市關于重點建設項目檔案管理規(guī)定鄭州市人民政府令第184號：鄭州市建設項目竣工驗收規(guī)定（第五、六、七、十四、十五條）專項驗收制度：《重大建設項目檔案驗收辦法》登記制度：《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》告知制度：《關于建立鄭州市重點建設項目檔案專項驗收告知制度告知》二、參建各方檔案工作職責

1、工程代建（使用）單位應將監(jiān)理、勘察、設計、施工等各參建單位工程文獻材料收集、整頓和歸檔納入合同管理，對工程檔案范疇、套數(shù)、質量、費用、移送時間等提出規(guī)定，明確各單位應承擔整頓、歸檔責任。2、工程代建（使用）單位要對項目檔案工作采用有效辦法，制定可行規(guī)章制度，實行領導負責制，擬定負責領導、部門及檔案工作人員，制定可行規(guī)章制度，對工程檔案實行統(tǒng)一管理，對參建各單位檔案工作實行有效監(jiān)督、指引、檢查，保證工程檔案工作與工程建設同步進行。

3、工程監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查工程建設中文獻收集、積累和完整、精確、系統(tǒng)狀況，審核簽認竣工文獻；并將自身履行監(jiān)理職責工作中形成文獻材料經(jīng)收集、整頓向代建（使用）單位移送。4、勘察、設計單位應按規(guī)定將工程建設中自身形成檔案材料經(jīng)整頓后及時向代建單位移送。5、施工單位形成檔案材料種類多，數(shù)量大，應配備專人，對施工各階段檔案材料進行收集，整頓，按合同規(guī)定將工程檔案數(shù)量齊備、整頓規(guī)范，及時向代建（使用）單位移送。6、參建各單位在檔案向代建（使用）單位移送前，要配備檔案庫房、裝具以及采用防火、防盜、防有害生物和溫濕度等控制辦法，保證檔案實體和檔案信息安全。

三、歸檔規(guī)定歸檔：指文獻形成單位完畢工作任務后，將形成文獻整頓立卷后，按規(guī)定向關于單位移送。如：代建單位向市檔案館移送整個項目檔案，參建各方向代建單位移送監(jiān)理、勘察、設施、施工檔案。1、歸檔文獻材料要齊全、完整、精確、系統(tǒng)。齊全：齊全是對整體而言。對工程檔案整體而言，齊全是把整個工程項目檔案所有收集起來；對工程參建各方來說，齊全即是把各單位在工程建設中形成所有文獻材料收集起來，即把各單位歸檔范疇內(nèi)文獻材料所有收集起來。完整：完整是對個體而言，把一份文獻正件與附件，印件與底稿等，不缺件，不少頁地收集起來。精確：指文獻材料是實際狀況真實反映，圖物相符，文電一致。系統(tǒng)：是指建設項目從前期（立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等）、施工、竣工驗收等各時期、各階段文獻材料按一定程序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。2、歸檔文獻應為原件。確無原件要歸具備憑證作用文獻材料。3、圖紙折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。4、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章，圖章使用紅印泥，蓋在圖標欄上空白處。5、歸檔載體和書寫材料要符合耐久性規(guī)定。不能用熱敏紙等作歸檔文獻載體，電子文獻要以光盤、移動硬盤為載體；書寫材料不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等，即不使用易褪色書寫材料，否則必要復印。6、檔案柜架、卷盒、卷皮、目錄等裝具符合原則規(guī)定，采用市檔案行政管理部門監(jiān)制產(chǎn)品。四、歸檔時間1、工程準備階段文獻：即開工前立項審批、用地征地拆遷、勘察設計、招投標、開工審批、預算等工作完畢后，一次性歸檔（此項由代建單位負責收集整頓）。2、竣工文獻：工程竣工驗收后三個月內(nèi)由代建單位收集整頓。3、設計文獻：工作結束后，由設計單位即時向代建單位移送歸檔。4、施工、監(jiān)理文獻：建設項目竣工驗收后三個月內(nèi)由施工、監(jiān)理單位一次性向代建單位移送歸檔。5、設備文獻：應在設備安裝、調(diào)試成功，交付使用時歸檔。設備開條箱文獻即時歸檔。設備文獻由代建單位負責收集、整頓。五、歸檔份數(shù)1、基建檔案普通不少于3套，一套（原件）由建設單位保管，一套（原件）移送本地城建檔案館，一套（原件）由施工單位或監(jiān)理單位或設計單位等有關單位保管。2、其她檔案普通歸檔1套，較重要和運用頻繁文獻材料可依照實際狀況增長歸檔份數(shù)。六、收集辦法一列入、一同步、一參加、一把關1、一列入：明確基建、設備、科研等業(yè)務管理部門崗位職責，即把科技檔案收集、積累、移送歸檔工作列入該科室職責范疇，并責任到人。2、一同步：科技檔案收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、設備管理活動同步進行。（1）事前介入。在與關于單位訂立合同合同步（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位），應對科技檔案套數(shù)、費用、質量規(guī)定、立卷人、移送時間等提出明確規(guī)定，作為科技檔案接受時根據(jù)。（2）事中監(jiān)督。本單位要負責組織、監(jiān)督和檢查關于單位（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案形成、積累、整頓、移送工作，做到邊施工邊收集邊整頓。3、一參加：檔案人員參加基建項目竣工驗收會和設備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對現(xiàn)場形成文獻材料和設備開箱后隨機材料進行現(xiàn)場收集。4、一把關：把好外出人員帶回材料收集關環(huán)繞基建項目、設備選購等活動外出開會、學習培訓帶回各種文獻要及時向本單位檔案室移送。并由檔案部門簽字后，才干報銷差旅等關于費用（此項規(guī)定可納入本單位規(guī)章制度，以把好文獻材料收集關）。七、歸檔手續(xù)檔案交接時，應編制移送目錄，一式兩份，交接雙方清點、簽字、蓋章后方可交接。第二某些建設工程文獻歸檔范疇和保管期限表工程準備階段二、監(jiān)理文獻三、施工文獻1、建筑安裝工程（1）土建某些（2）電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程（3）室外工程2、市政基本設施工程四、竣工圖五、竣工驗收文獻建設工程文獻歸檔范疇和保管期限表序號歸檔文件保存單位和保管期限建設單位施工單位設計單位監(jiān)理單位城建檔案館工程準備階段文件一立項文獻1項目建議書永久∨2項目建議書審批意見及前期工作告知書永久∨3可行性研究報告及附件永久∨4可行性研究報告審批意見永久∨5關于立項關于會議紀要、領導發(fā)言永久∨6專家建議文獻永久∨7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期∨二建設用地、征地、拆遷文獻1選址申請及選址規(guī)劃意見告知書永久∨2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設用地批準書永久∨3拆遷安頓意見、合同、方案等長期∨4建設用地規(guī)劃允許證及其附件永久∨5劃撥建設用地文獻永久∨6國有土地使用證永久∨三勘察、測繪、設計文獻1工程地質勘察報告永久永久∨2水文地質勘察報告、自然條件、地震調(diào)查永久永久∨3建設用地釘樁告知單（書）永久∨4地形測量和撥地測量成果報告永久永久∨5申報規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件告知書永久長期∨6初步設計圖紙和闡明長期長期7技術設計圖紙和闡明長期長期8審定設計方案告知書及審查意見長期長期∨9關于行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教誨、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準文獻或獲得關于合同永久∨10施工圖及其闡明長期長期11設計計算書長期長期12政府關于部門對施工圖設計文獻審批意見永久長期∨四招投標文獻1勘察設計招投標文獻長期2勘察設計承包合同長期長期∨3施工招投標文獻長期4施工承包合同長期長期∨5工程監(jiān)理招標文獻長期6監(jiān)理委托合同長期∨五開工審批文獻1建設項目列入年度籌劃申報文獻永久∨2建設項目列入年度籌劃批文或年度籌劃項目表永久∨3規(guī)劃審批申報表及報送文獻和圖紙永久4建設工程規(guī)劃允許證及其附件永久∨5建設工程開工審查表永久6建設工程施工允許證永久∨7投資允許證、審計證明、繳納綠化建設費等證明長期∨8工程質量監(jiān)督手續(xù)長期∨六財務文獻1工程投資估算材料短期2工程設計概算材料短期3施工圖預算材料短期4施工預算短期七建設、施工、監(jiān)理機構及負責人1工程項目管理機構（項目經(jīng)理部）及負責人名單長期∨2工程項目監(jiān)理機構（項目監(jiān)理部）及負責人名單長期長期∨3工程項目施工管理機構（施工項目經(jīng)理部）及負責人名單長期長期∨監(jiān)理文件1監(jiān)理規(guī)劃①監(jiān)理規(guī)劃長期短期∨②監(jiān)理實行細則長期短期∨③監(jiān)理部總控制籌劃等長期短期2監(jiān)理月報中關于質量問題長期長期∨3監(jiān)理睬議紀要中關于質量問題長期長期∨4進度控制①工程開工／復工審批表長期長期∨②工程開工／復工暫停令長期長期∨5質量控制①不合格項目告知長期長期∨②質量事故報告及解決意見長期長期6造價控制①預付款報審與支付短期②月付款報審與支付短期③設計變更、洽商費用報審與簽認長期④工程竣工決算審核意見書長期∨7分包資質①分包單位資質材料長期②供貨單位資質材料長期③實驗等單位資質材料長期8監(jiān)理告知①關于進度控制監(jiān)理告知長期長期②關于質量控制監(jiān)理告知長期長期③關于造價控制監(jiān)理告知長期長期9合同與其她事項管理①工程延期報告及審批永久長期∨②費用索賠報告及審批長期長期③合同爭議、違約報告及解決意見永久長期∨④合同變更材料長期長期∨10監(jiān)理工作總結①專項總結長期短期②月報總結長期短期③工程竣工總結長期長期∨④質量評價意見報告長期長期∨施工文件一建筑安裝工程(一)土建（建筑與構造）工程1施工技術準備文獻①施工組織設計長期②技術交底長期長期③圖紙會審記錄長期長期長期∨④施工預算編制和審查短期短期⑤施工日記短期短期2施工現(xiàn)場準備①控制網(wǎng)設立資料長期長期∨②工程定位測量資料長期長期∨③基槽開挖線測量資料長期長期∨④施工安全辦法短期短期⑤施工環(huán)保辦法短期短期3地基解決記錄①地基釬控記錄和釬探平面布點圖永久長期∨②驗槽記錄和地基解決記錄永久長期∨③樁基施工記錄永久長期∨④試樁記錄長期長期∨4工程圖紙變更記錄①設計會議會審記錄永久長期長期∨②設計變更記錄永久長期長期∨③工程洽商記錄永久長期長期∨5施工材料預制構件質量證明文獻及復實驗報告①砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料實驗匯總表長期∨②砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料出廠證明文獻長期∨③砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、焊條、瀝青復試實驗報告長期∨④預制構件（鋼、混凝土）出廠合格證、實驗記錄長期∨⑤工程物質選樣送審表短期⑥進場物質批次匯總表短期⑦工程物質進場報驗表短期6施工實驗記錄①土壤（素土、灰土）干密度實驗報告長期∨②土壤（素土、灰土）擊實實驗報告長期∨③砂漿配合比告知單長期④砂漿（試塊）抗壓強度實驗報告長期∨⑤混凝土配合比告知單長期⑥混凝土（試塊）抗壓強度實驗報告長期∨⑦混凝土抗?jié)B實驗報告長期∨⑧商品混凝土出廠合格證、復試報告長期∨⑨鋼筋接頭（焊接）實驗報告∨⑩防水工程試水檢查記錄⑾樓地在、屋面坡度檢查記錄⑿土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B實驗報告匯總表長期∨7隱蔽工程檢查記錄①基本和主體構造鋼筋工程長期長期∨②鋼構造工程長期長期∨③防水工程長期長期∨④高程控制長期長期∨8施工記錄①工程定痊測量檢查記錄永久長期∨②預檢工程檢查記錄短期③冬施混凝土攪拌測溫記錄短期④冬施混凝土養(yǎng)護測溫記錄短期⑤煙道、垃圾道檢查記錄短期⑥沉降觀測記錄長期∨⑦構造吊裝記錄長期⑧現(xiàn)場施工預應力記錄長期∨⑨工程竣工測量長期長期∨⑩新型建筑材料長期長期∨施工新技術長期長期∨9工程質量事故解決記錄永久∨10工程質量檢查記錄①檢查批質量驗收記錄長期長期長期②分項工程質量驗收記錄長期長期長期③基本、主體工程驗收記錄永久長期長期∨④幕墻工程驗收記錄永久長期長期∨⑤分部（子分部）工程質量驗收記錄永久長期長期∨(二)電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程1普通施工記錄①施工組織設計長期長期②技術交底短期③施工日記短期2圖紙變更記錄①圖紙會審永久長期∨②設計變更永久長期∨③工程洽商永久長期∨3設備、產(chǎn)品質量檢查、安裝記錄①設備、產(chǎn)品質量合格證、質量保證書長期∨②設備裝箱單、商檢證明和闡明書、開箱報告長期③設備安裝記錄長期長期∨④設備試運營記錄長期∨⑤設備明細表長期∨4預檢記錄短期5隱蔽工程檢查記錄長期長期∨6施工實驗記錄①電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測試記錄長期∨②樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄長期∨③變配電設備安裝、檢查、通電、滿負荷測試記錄長期∨④給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等管道強度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通球、閥門等實驗記錄長期∨⑤電氣照明、動力、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等系統(tǒng)調(diào)試、試運營記錄長期∨⑥電梯接要電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運營記錄、平衡運速、噪聲調(diào)節(jié)實驗報告長期∨7質量事故解決記錄永久長期8工程質量檢查記錄①檢查批質量驗收記錄長期長期長期②檢查批質量驗收記錄長期長期長期③分部（子分部）工程質量驗收記錄永久長期長期∨(三)室外工程1室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文獻長期∨2室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文獻長期∨二市政基本設施工程(一)施工技術準備1施工組織設計短期短期2技術交底長期長期3圖紙會審記錄長期長期∨4施工預算編制和審查短期短期(二)施工現(xiàn)場準備1工程定位測量資料長期長期∨2工程定位測量復核記錄長期長期∨3導線點、水準點測量復核記錄長期長期∨4工程軸線、定位樁、高程測量復核記錄長期長期∨5施工安全辦法短期短期6施工環(huán)保辦法短期短期(三)設計變更、洽商記錄1設計變更告知單長期長期∨2洽商記錄長期長期∨(四)原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠質量合格證及實驗報告1砂、石、砌塊、水泥、鋼筋（材）、石灰、瀝青、涂料、混凝土外加劑、防水材料、粘接材料、防腐保溫材料、焊接材料等實驗匯總表長期∨2砂、石、砌塊、水泥、鋼筋（材）、石灰、瀝青、涂料、混凝土外加劑、防水材料、粘接材料、防腐保溫材料、焊接材料等質量合格證書和出廠檢（試）驗報告及現(xiàn)場復試報告長期∨3水泥、石灰、粉煤灰混合料；瀝青混合料、商品混凝土等實驗匯總表長期∨4水泥、石灰、粉煤灰混合料；瀝青混合料、商品混凝土等出廠合格證和實驗報告、現(xiàn)場復試報告長期∨5混凝土預制構件、管材、管件、鋼構造構件等實驗匯總表長期∨6混凝土預制構件、管材、管件、鋼構造構件等出廠合格證書和相應施工技術資料長期∨7廠站工程成套設備、預應力混凝土張拉設備、各類地下管線井室設施、產(chǎn)品等匯總表長期∨8廠站工程成套設備、預應力混凝土張拉設備、各類地下管線井室設施、產(chǎn)品等出廠合格證書及安裝使用闡明長期∨9設備開箱報告短期(五)施工實驗記錄1砂漿、混凝土試塊強度、鋼筋（材）焊連接、填土、路基強度實驗等匯總表長期∨2道路壓實度、強度實驗記錄①回填土、路床壓實度實驗及土質最大干密謀和最佳含水量實驗報告長期∨②石灰類、水泥類、二灰類無機混合料基層原則擊實實驗報告長期∨③道路基層混合料強度實驗記錄長期∨④道路面層壓實度實驗記錄長期∨3混凝土試塊強度實驗記錄①混凝土配合比告知單短期②混凝土試塊強度實驗報告長期∨③混凝土試塊抗?jié)B、抗凍實驗報告長期∨④混凝土試塊強度記錄、評估記錄長期∨4砂漿試塊強度實驗記錄①砂漿配合比告知單短期②砂漿試塊強度實驗報告長期∨③砂漿試塊強度記錄評估記錄長期∨5鋼筋（材）焊、連接實驗報告長期∨6鋼管、鋼構造安裝及焊縫解決外觀質量檢查記錄長期7樁基本試（檢）驗報告長期∨8工程物質選樣送審記錄短期9進場物質批批次匯總記錄短期10工程物質進場報驗記錄短期(六)施工記錄1地基與基槽驗收記錄①地基釬探記錄及釬探位置圖長期長期∨②地基與基槽驗收記錄長期長期∨③地基解決記錄及示意圖長期長期∨2樁基施工記錄①樁基位置頰示意圖長期長期∨②打樁記錄長期長期∨③鉆孔樁鉆進記錄及成孔質量檢查記錄長期長期∨④鉆孔（挖孔）樁混凝土灌溉記錄長期長期∨3構件設備安裝和調(diào)試記錄①鋼筋混凝土大型預制構件、鋼構造等吊裝記錄長期長期∨②廠（場）、站工程大型設備安裝調(diào)試記錄長期長期∨4預應力張拉記錄①預應力張拉登記表長期∨②預應力張拉孔道壓漿記錄長期∨③孔位示意圖長期∨5沉井工程下沉觀測記錄長期∨6混凝土灌溉記錄長期7管道、箱涵等工程項目推動記錄長期∨8構筑特沉降觀測記錄長期∨9施工測溫記錄長期10預制安裝水池壁纏繞鋼絲應力測定記錄長期∨(七)預檢記錄1模板預檢記錄2大型構件和設備安裝前預檢記錄短期3設備安裝位置檢查記錄短期4管道安裝檢查記錄短期5補償器冷拉及安裝狀況記錄短期6支（吊）架位置、各部位連接方式等檢查記錄短期7供水、供熱、供氣管道吹破（沖）洗記錄短期8保溫、防腐、油漆等檢查記錄短期(八)隱蔽工程質量檢查（驗收）記錄長期長期∨(九)隱蔽工程質量檢查評估記錄1工序工程質量評估記錄長期長期2部位工程質量評估記錄長期長期3分部工程質量評估記錄長期長期∨(十)功能性實驗記錄1道路工程彎沉實驗記錄長期∨2橋梁工程動、靜載實驗記錄長期∨3無壓力管道嚴密性實驗記錄長期∨4壓力管道強度實驗、嚴密性實驗、通球實驗等記錄長期∨5水池滿水實驗長期∨6消化池氣密性實驗長期∨7電氣絕緣電阻、接地電阻測試記錄長期∨8電氣照明、動力試運營記錄長期∨9供熱管網(wǎng)、燃氣管網(wǎng)等管網(wǎng)試運營記錄長期∨10燃氣儲罐總體實驗記錄長期∨11電訊、寬帶網(wǎng)等試運營記錄長期∨(十一)質量事故及解決記錄1工程質量事故報告永久長期∨2工程質量事故解決記錄永久長期∨(十二)竣工測量資料1建筑物、構筑物竣工測量記錄及測量示意圖永久長期∨2地下管線工程竣工測量記錄永久長期∨竣工圖一建筑安裝工程竣工圖(一)綜合竣工圖1綜合圖∨①總平面布置圖（涉及建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）永久長期∨②豎向布置圖永久長期∨③室外給水、排水、熱力、燃氣等管網(wǎng)綜合圖永久長期∨④電氣（涉及電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖永久長期∨⑤設計總闡明書永久長期∨2室外專業(yè)圖①室外給水永久長期∨②室外雨水永久長期∨③室外污水永久長期∨④室外熱力永久長期∨⑤室外燃氣永久長期∨⑥室外電訊永久長期∨⑦室外電力永久長期∨⑧室外電視永久長期∨⑨室外建筑小品永久長期∨⑩室外消防永久長期∨1111室外照明永久長期∨1212室外水景永久長期∨1313室外道路永久長期∨1414室外綠化永久長期∨(二)專業(yè)竣工圖1建筑竣工圖永久長期∨2構造竣工圖永久長期∨3裝修裝飾工程竣工圖永久長期∨4電氣工種智能化工程竣工圖永久長期∨5給排水工程消防工程竣工圖永久長期∨6采暖通風空調(diào)工程竣工圖永久長期∨7燃氣工程竣工圖永久長期∨二市政基本設施工程竣工圖1道路工程永久長期∨2橋梁工程永久長期∨3廣場工程永久長期∨4隧道工程永久長期∨5鐵路、公路、航空、水運等交通工程永久長期∨6地下鐵道等軌道交通工程永久長期∨7地下人防工程永久長期∨11811水利防災工程永久長期∨9排水工程永久長期∨10供水、供熱、供氣、電力、電訊等地下管線工程永久長期∨11高壓架空輸電線工程永久長期∨12污水解決、垃圾解決處置工程永久長期∨13場、廠、站工程永久長期∨竣工驗收文件一工程竣工總結1工程概況表永久∨2工程竣工總結永久∨二竣工驗收記錄(一)建筑安裝工程1單位（子單位）工種質量驗工驗收記錄永久長期∨2竣工驗收證明書永久長期∨3竣工驗收報告永久長期∨4竣工驗收備案表（涉及各專項驗收承認文獻）永久∨5工程質量保修書永久長期∨(二)市政基本設施工程1單位工程質量評估表及報驗單永久長期∨2竣工驗收證明書永久長期∨3竣工驗收報告永久長期∨4竣工驗收備案表（涉及各專項驗收承認文獻）永久長期∨5工程質量保修書永久長期∨三財務文獻1決算文獻2交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表永久長期∨四聲像、縮徽、電子檔案1聲像檔案①工程照片永久∨②錄音、錄像材料永久∨2縮徽品永久∨3電子檔案①光盤永久∨②磁盤永久∨注：“∨”表達應向城建檔案館移送第三某些項目檔案分類慣用分類辦法為：工程性質----工程項目分類法。如：一級：基建檔案二級：綜合類生產(chǎn)建筑辦公生活建筑輔助生活建筑三級：綜合：基建綜合管理房地產(chǎn)權證人防工程天然氣工程生產(chǎn)建筑：一車間二車間三車間辦公生活建筑：辦公樓家屬樓食堂招待所第四某些項目檔案整頓一、整頓程序1、組卷→2、卷內(nèi)文獻排列→3、擬寫案卷標題→4、復查定卷→5、編頁號→6、填寫卷內(nèi)文獻目錄→7、填寫卷內(nèi)備考表→8、填寫案卷封面→9、案卷裝訂→10、案卷排列與檔號編制→11、填寫卷盒、裝盒排架→12、編制檢索工具一、組卷案卷：由互有聯(lián)系若干文獻構成檔案保管單位。案卷構成：卷皮+卷內(nèi)目錄+文獻+封底（一）組卷：就是按照一定原則和辦法，把一組有聯(lián)系文獻，以卷為單位組合在一起，使它可以表達一種相對獨立概念，以便于保管、保密和運用。（二）組卷規(guī)定1、一卷就是一組有密切聯(lián)系文獻，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達一種相對獨立概念，不要一種概念（案卷標題）各種卷，卷與卷之間應當從題名到內(nèi)容都是全異關系。3、卷厚適度。普通不超過40mm，文字材料為150-200頁左右，圖紙為50-100頁左右。4、案卷內(nèi)不應有重份文獻。5、價值（保管期限）大體相似。（三）組卷辦法基建檔案：以單項工程即某一建筑物為單位組卷（1）問題組卷法：文字表格類：按問題（專業(yè)）組卷。如：立項審批、征地拆遷、勘察設計、招投標、原材料實驗、化驗單、工程質檢、隱蔽工程記錄等。（2）專業(yè)組卷法竣工圖類：按專業(yè)組卷。即建筑、構造、裝修（裝飾）、給排水、電氣、采暖、通風、燃氣等專業(yè)。（3）階段組卷法按階段組卷：即按準備（開工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗收這幾種階段組卷。（階段組卷法）（4）子項組卷法：按單項工程組卷，即1個工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙在后。二、卷內(nèi)文獻排列：（一）概念：卷內(nèi)文獻排列，就是按照文獻形成規(guī)律和必然聯(lián)系，系統(tǒng)、有規(guī)則進行排放，固定每份文獻在卷內(nèi)恰當位置。（二）辦法：1、按階段（或工序）排列——在組1卷狀況下。（1）基建檔案：按前期文獻、工程設計（初設、擴初設計、技設、施工圖設計）、工程施工、監(jiān)理、竣工驗收順序排列。（竣工圖按建筑、構造、水、電、氣、暖專業(yè)順序以及竣工圖紙圖號排列）2、卷內(nèi)純屬文字材料時，可參照文書檔案排列：（1）整體上準時間（工作程序進度）。（2）正文在前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批復在前、請示在后。（5）原件在前、復印件在后。5、裝訂成本、印刷成冊材料普通不拆散重新排列。三、擬寫案卷標題（一）基建檔案標題擬寫辦法：1、文字材料類：前期文獻“三段式”：責任者關于問題名稱例：市政府、電業(yè)局關于市電業(yè)局110千伏碧沙變電站征地責任者問題請示、批復、會議紀要名稱2、表格、圖紙材料類：（1）項目名稱+專業(yè)（子項或分部）+表格、圖紙名稱（2）項目名稱+表格、圖紙名稱例1：教學樓給排水、電氣、門窗、裝飾分部工程質量評估表子項分部表格名稱例2：教學樓（電氣）竣工圖專業(yè)例3：教學樓隱蔽工程記錄（二）設備檔案標題擬寫辦法：型號+設備儀器名稱+文獻名稱例：XX型B超儀訂貨合同、合格證、闡明書、開箱單型號名稱文獻名稱四、復查定卷復查定卷就是對所構成案卷，進行一次全面審查，對不符合規(guī)定之處及時糾正，以保證案卷質量。復查內(nèi)容：（1）案卷構成與否合理（2）卷內(nèi)文獻與否齊全完整（3）卷內(nèi)文獻排列與否系統(tǒng)科學（4）案卷題名與否恰當。五、編制卷內(nèi)文獻頁號1、編號范疇：（1）除空白頁（卷內(nèi)文獻目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐個編號。（2）印刷成冊已有頁號文獻自成一卷時也可不重新編號。2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文檔相反。3、編號工具：用鉛筆編寫阿拉伯數(shù)字。六、填寫卷內(nèi)目錄序號文獻編號責任者文獻材料題名日期頁號備注1、序號：即順序號。序號給定是以一份文獻或一張圖紙為單位。（1）其中打印件與底稿，主件與附件，原件與復印件均為一份文獻，給一種順序號。（2）請示與批復視為2份文獻，各編各號（若批復不另行文，只在原請示件上批示意見，仍做為一份文獻，編一種號，但需要在題名填寫時體現(xiàn)出批示）。2、文獻編號（1）文獻：如：請示、批復，文獻編號就是文號。（2）圖紙：填圖號，例“建施-1”，“結施01”“水施03”。（3）允許證：填證號。3、責任者：（1）以落款蓋章為準，填寫文獻直接形成單位；（2）有兩個以上責任者時，盡量都填上，太多時，選取兩個重要責任者，別的用“等”代替。（3）竣工圖責任者填寫竣工圖章上施工單位。（4）責任者可填寫規(guī)范通用簡稱。4、文獻材料題名。即文獻標題或圖紙全稱。5、日期：文獻或圖紙形成日期。格式為0612（8位數(shù)）。6、頁號：填每份文獻首尾號。闡明：（1）圖紙有圖樣目錄時，仍要編制《卷