專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練

23三月2024專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練團(tuán)隊(duì)公約將手機(jī)調(diào)至振動狀態(tài)空杯狀態(tài)課堂上不要隨意走動不遲到、早退積極參與專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練2課程大綱秘書的職業(yè)素養(yǎng)秘書的個人品質(zhì)如何成為“五星級”的秘書成為上司的得力助手文秘專業(yè)技能時間管理人際溝通技巧專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練3秘書的職業(yè)素養(yǎng)

秘書的語言技能：包括高標(biāo)準(zhǔn)的速記、打字等。組織技能：要能妥善組織活動，使辦公室工作無論何時都能取得最高的效率。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練4秘書的職業(yè)素養(yǎng)效率：按時按質(zhì)量完成工作，並不斷尋求更好的解決方法。責(zé)任感：隨時準(zhǔn)備擔(dān)負(fù)起責(zé)任並接受上司授權(quán)給你的任何工作，並嚴(yán)守商業(yè)機(jī)密。謹(jǐn)慎性：對上司意圖準(zhǔn)確把握，以防事情出差錯。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練5秘書的職業(yè)素養(yǎng)機(jī)智和交際能力：在處理詢問、接電話和接待來訪者時，需要秘書冷靜，要保持機(jī)智；要有一定的交際手段，能與不同身份的人交往並能與他們合作。忠于職守：這是建立與上司理想關(guān)係中最重要的品質(zhì)。對商業(yè)的興趣：要有讀書看報(bào)的興趣，並養(yǎng)成良好習(xí)慣，這樣才能獲得相關(guān)領(lǐng)域的最新動態(tài)，給上司提供更令他滿意的服務(wù)。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練6三分鍾測試三分鍾之內(nèi)完成完成后請保持沉默專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練7效率是“以正確的方式做事”效能是“做正確的事”

—管理大師彼得．德魯克《有效的主管》專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練8秘書的個人品質(zhì)創(chuàng)造性：在日常的工作中能對習(xí)以為常的事務(wù)進(jìn)行創(chuàng)造性的思考，並能提出自己的建議和想法。守時性：要求必須有很強(qiáng)的時間觀念，這樣才能把上司和自己的工作安排好。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練9秘書的個人品質(zhì)對未來需求的預(yù)測能力：能對工作中不可能的發(fā)展變化做出預(yù)測，並對上司的工作安排和計(jì)劃作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。良好的適應(yīng)性并樂于助人：無論何時，特別是在他人處于困難中要樂于助人這樣才有助于周圍的人員建立融洽的關(guān)係；當(dāng)工作時間、性質(zhì)等發(fā)生改變時要有很強(qiáng)的適應(yīng)性。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練10秘書的個人品質(zhì)禮貌和禮儀：舉止要彬彬有禮，富有同情心；在接聽電話時說話要得體，平易近人；接待來訪者時要有禮貌，懂禮儀。

樂觀（尤其在工作壓力比較大的情況下）：要用樂觀的情緒去感染周圍的人，這樣的辦公室群體才是有戰(zhàn)斗力的。良好的外表，整潔的服飾是給人的第一印象。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練11小故事

兩個同齡年輕人同時受雇于一家店鋪，並且拿同樣的薪水。可是叫阿諾德的小伙子青云直上，而那個叫布魯諾的小伙子卻仍在原地踏步。布魯諾很不滿意老板的不公正待遇。終於有一天他到老板那兒發(fā)牢騷了，老板一邊耐心聽他的抱怨，一邊在心里想著怎樣和他解釋清楚他和阿諾德之間的差別?！安剪斨Z先生，”老板開口說話了，“您到集市上去看一下，看看今天有甚麼賣的?！睂I(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練12

布魯諾從集市上回來向老板匯報(bào)說，今天集市上只有一個農(nóng)民拉了一車土豆在賣?！坝卸嗌?？”老板問。布魯諾趕快又跑到集市上，然後回來告訴老板共４０口袋土豆?！皟r(jià)格是多少？”布魯諾又第三次跑到集市上問來了價(jià)錢?！昂冒?，”老板對他說，“現(xiàn)在請您坐到這把椅子上一句話也不要說，看看別人怎麼說?！睂I(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練13

阿諾德很快就從集市上回來了，並匯報(bào)說到現(xiàn)在為止只有一個農(nóng)民在賣土豆，一共４０袋，價(jià)格是多少；土豆的質(zhì)量很不錯，他帶回來一個讓老板看看。這個農(nóng)民一個鐘頭以後還弄來幾箱西紅柿，據(jù)他看價(jià)格非常公道。昨天他們鋪?zhàn)拥奈骷t柿賣得很快，庫存已經(jīng)不多了。他想這麼便宜的西紅柿老板肯定會要進(jìn)一些的，所以他不僅帶回了一個西紅柿做樣品，而且把那個農(nóng)民也帶進(jìn)來了，他現(xiàn)在正在外面等回話呢。此時老板轉(zhuǎn)向了布魯諾，說：“現(xiàn)在您肯定知道為甚麼阿諾德的薪水比您高了吧？”專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練14培養(yǎng)內(nèi)部之服務(wù)意識：讓每一位“顧客”都滿意。你要因?yàn)橛心阍?，而讓部門有所變化。如何成為“五星級”的秘書?專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練15專業(yè)化—專業(yè)知識、技能

有效率的檔案管理文字與語言之表達(dá)能力電腦軟體熟練的應(yīng)用快速的打字能力電話應(yīng)對技巧訪客接待禮儀如何成為“五星級”的秘書?專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練16有效率的檔案管理：按一定的規(guī)律存放檔案定期做一次檔案柜的徹底減肥如何成為“五星級”的秘書?專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練17

Eric是生產(chǎn)部經(jīng)理Paul的秘書，Paul是一個幽默、風(fēng)趣的人，平時喜歡開玩笑，Eric也是一個開朗的人，他們常常談得很投機(jī)。一次客人訪廠，大家正談得很開心，對方客戶夸獎Paul很溫文爾雅，Eric開玩笑說：“他裝出來的，平時還不是那樣，你知道甚麼是土狗扎個狼架子！”Paul一臉的尷尬，Eric也意識到失言了，只能又補(bǔ)充說了一些贊美之詞，Paul的臉色越發(fā)難看了。文字與語言之表達(dá)能力

案例分析專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練18

1.另一部門經(jīng)理打了幾次電話來都找不到人，我方無暇回電，對方又再次來電，並且非常生氣。2.有一批貨在生產(chǎn)的時候出了問題，現(xiàn)在延誤了貨期，PMC找到你們經(jīng)理，經(jīng)理過來把你罵了一通，但事實(shí)上你並不了解此事。3.你正在接一個外線電話，這時內(nèi)線分機(jī)響了，當(dāng)你掛斷外線接聽時，對方已掛機(jī)，幾分鐘后，電話再次響起，是另一部門經(jīng)理，他說要投訴你不接電話。電話應(yīng)對技巧角色扮演專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練19

一天，有個人拿張100元的紙幣到你的店里買65元的巧克力，你沒有零錢找，就到隔壁的小吃店用這張100的換了1張50元、1張20元、2張10元、2張5元的紙幣，然後找了35元給客人?？腿俗吆?，隔壁小吃店老板拿著那張100元的紙幣來告訴你，這張是假幣。你只好又拿了一張100元紙幣換回了那張假幣。

假如不計(jì)65元巧克力的損失，你總共損失了多少錢？小算術(shù)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練20如何成為「五星級」的秘書？訪客接待禮儀15度行禮30度行禮45度行禮行禮方式專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練21如何成為「五星級」的秘書？門ABDC會客室入座的禮儀(一)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練22如何成為「五星級」的秘書？BCD門A會客室入座禮儀(二)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練23如何成為「五星級」的秘書？司機(jī)DCBA計(jì)程車的座位次序?qū)I(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練24如何成為「五星級」的秘書？主人ADCB主人開車時的座位次序?qū)I(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練25小遊戲?qū)I(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練26秘書工作要點(diǎn)

每次收到任務(wù)務(wù)必問清需求、期望及目標(biāo)；復(fù)述任務(wù)要點(diǎn)；不清楚的要問清楚才做；如果任務(wù)較為復(fù)雜，在定好方法后，應(yīng)先與對方商討；專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練27做錯一次，馬上寫下正確的方法；下次做之前，先參考；做錯事情，先與主管商量，找到“根本原因”，再尋求解決方法；每做一件事情都要計(jì)劃好執(zhí)行的步驟。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練28母親：孩子，這花瓶是你打破的嗎？兒子：不是，是架子倒了，花瓶才摔碎的。母親：架子不會無緣無故倒下來的呀！兒子：架子是因?yàn)橐巫优鲎膊诺沟摹Ｄ赣H：那椅子是你撞倒的？兒子：不是，是桌子撞倒的。母親：桌子又怎麼會撞倒椅子？兒子：因?yàn)樯嘲l(fā)碰到桌子呀！母親：你是不是碰到沙發(fā)了？兒子：是我的屁股不小心碰到沙發(fā)了。母親：你還強(qiáng)辯不是你干的？兒子：可是，客廳的空間太小了呀！專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練29如何成為「五星級」的秘書？專業(yè)化服裝規(guī)範(fàn)—站立規(guī)範(fàn)—行走規(guī)範(fàn)—就座規(guī)範(fàn)—動作規(guī)範(fàn)—表情規(guī)範(fàn)—專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練30如何成為「五星級」的秘書？服裝規(guī)範(fàn)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練31如何成為「五星級」的秘書？站立規(guī)範(fàn)四點(diǎn)一線專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練32如何成為「五星級」的秘書？引領(lǐng)客人參觀：右側(cè)前方與老板外出：側(cè)后方行走規(guī)範(fàn)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練33如何成為「五星級」的秘書？就座規(guī)範(fàn)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練34如何成為「五星級」的秘書？上車下車動作規(guī)範(fàn)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練35五要：微笑站直動作到位眼神正雙手抬起五不要：叉腰抱胸姿態(tài)懶散東張西望指指點(diǎn)點(diǎn)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練36如何成為「五星級」的秘書？拾東西專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練37如何成為「五星級」的秘書？視線向下表現(xiàn)權(quán)威感和優(yōu)越感，視線向上表現(xiàn)服從與任人擺布。視線水平表現(xiàn)客觀和理智。表情規(guī)範(fàn)專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練38成為上司的得力助手責(zé)任感團(tuán)隊(duì)精神服務(wù)意識保密溝通橋樑專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練39

Candy在人事部門工作也滿一年了，經(jīng)理夸她聰明又細(xì)心，薪資工作做得很好。Candy與同事關(guān)係很融洽，但由于工作上的原因也注意保持距離。本月公司的年度調(diào)薪工作又開始了，Candy連續(xù)加班幾個晚上，但對一些同事的調(diào)薪感到很不公平，特別是一想到自己這么辛苦都是為別人加工資而忙碌，很忿忿不平。有一天中午與同事一起吃飯，大家都試探著本次調(diào)薪的信息，Candy便大談自己的想法，無意中也透露一些同事的薪資信息。第二天，經(jīng)理把Candy叫到了辦公室。你覺得Candy出了甚麼問題？案例分析專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練40聽的技巧停下手中的工作表示重視；看：正視，目光的交流；聽：關(guān)鍵詞與觀點(diǎn)；說：積極的反饋。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練41聆聽練習(xí)我國法律是否規(guī)定成年男子不得娶其遺孀的姐妹為妻？如果你晚上８點(diǎn)上床睡覺，設(shè)定鬧鍾９點(diǎn)將你吵醒，你能睡幾個小時？在我國，每年都慶祝１０月１日國慶節(jié)，在英國，是否也有國慶節(jié)？如果你只有一根火柴，當(dāng)你走進(jìn)一間冰冷的房間時，發(fā)現(xiàn)里面有一盞燈，一個燃油取暖器，一個火爐，你會先點(diǎn)哪一個來獲得最多的熱量？猜謎語專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練42平均一個男子一生可以有幾次生日？平均一個女子一生可以有幾次生日？根據(jù)國際法規(guī)定，如果一架飛機(jī)在兩個國家的邊境附落失事。那些不明身份的幸存者應(yīng)當(dāng)被安葬在他們準(zhǔn)備坐飛機(jī)去的國家呢，還是出發(fā)的國家？一位考古學(xué)者聲稱發(fā)現(xiàn)了一枚標(biāo)有公元前４８年(48B.C.)的錢幣，這可能嗎？有人造了一幢普通的有四堵牆的房子，只是每面牆上都開著一個面向南的窗口。這時有只熊來敲門，猜猜這只熊的顏色是甚麼？專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練43談話的技巧用建議代替直言；提問代替批評；讓對方說出真正的期望。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練44成為上司的得力助手立場公正主動與主管溝通觀察到的問題不斷地學(xué)習(xí)愉快的心情專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練45小遊戲?qū)I(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練46專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練47文秘專業(yè)技能公文寫作條理清晰，規(guī)範(fàn)格式；行文流暢，目的明確；WhywhatwhoWherewhenhow專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練48文秘專業(yè)技能使用電話注意事項(xiàng)不要讓對方在電話上等太久；不要在“邊緣時間”打重要電話；不要利用上班時間打私人電話，盡量長話短說；不要邊吃東西邊打電話；不要邊接電話邊和第三者說話；讓對方先掛電話。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練49老板因?yàn)楣镜目倷C(jī)小姐說話粗魯無禮而加以訓(xùn)斥，並把電話禮儀及應(yīng)對技巧寫在一張紙上，希望她以後接電話的時候能照紙條來應(yīng)對客戶。五分鐘后，電話鈴聲響起，總機(jī)隨手拿起電話?！拔?，請問老板在嗎？”對方急切地問?？倷C(jī)馬上找紙條，可找了半天，就是找不到?！拔?，你們老板到底在不在？”對方再一次不耐煩地問?？倷C(jī)急得汗珠直直落，緊張地說：“這個該死的東西，剛剛明明還在，怎麼現(xiàn)在卻不知道死到哪去了？”專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練50文秘專業(yè)技能會議安排

事前準(zhǔn)備了解召開會議的目的；預(yù)訂會議室；與會者名單；擬定會議議程；會議通知；會議資料的準(zhǔn)備。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練51文秘專業(yè)技能會議安排

會議當(dāng)天提前查看會議室的設(shè)備及設(shè)施；提醒與會者準(zhǔn)時參加會議；會議記錄；會議結(jié)束后及時整理會議記錄，完成后交由上司審批。專業(yè)秘書及助理技能訓(xùn)練52

小玲是生產(chǎn)部總經(jīng)理John的秘書，一直很勤奮。明天有一個很重要的集團(tuán)年度規(guī)劃會議，根據(jù)安排，John要第一位發(fā)言。因?yàn)橐獪?zhǔn)備開會的資料，小玲加班到深夜。第二天，因?yàn)閺?fù)印機(jī)出了問題，沒有及時把材料送到與會者手上。John很生氣，“你不是昨天就準(zhǔn)備好了嗎？”小玲覺得很委屈。會后小玲很沮喪，這時John過來讓小玲擬一份有關(guān)于會議重要決議的文件，明天要發(fā)下去。剛好電話響了，家里來電伯父病了，讓她下班後