情景化-秘書技能綜合實(shí)訓(xùn) 課件 項(xiàng)目七 秘書寫作與文書處理

秘書技能情景化訓(xùn)練高職高專文秘類十二五規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列秘書寫作與文書處理項(xiàng)目7目錄Contents任務(wù)7撰寫決定任務(wù)8撰寫商務(wù)談判備忘錄撰寫新聞稿任務(wù)6任務(wù)5撰寫請(qǐng)示任務(wù)3撰寫開幕詞任務(wù)4撰寫通報(bào)撰寫會(huì)議通知任務(wù)2任務(wù)9撰寫述職報(bào)告撰寫電子郵件任務(wù)1項(xiàng)目描述公文是一個(gè)機(jī)構(gòu)信息傳遞的重要手段，寫作能力是秘書人員工作的基本能力，也是文秘工作者綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。提高秘書人員寫作能力是做好秘書工作的關(guān)鍵。項(xiàng)目二案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)一撰寫電子郵件Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒1公司最近新招來(lái)一批新文員，公司決定讓余安妮為她們做崗前培訓(xùn)，余安妮明白這是公司給予的又一次重要任務(wù)，在準(zhǔn)備培訓(xùn)課程前，也專門向何雨竹請(qǐng)教。想來(lái)想去，還是覺得首先應(yīng)該從擬寫電子郵件入手……思考電子郵件不算是正式公文，所以不需要寫作規(guī)范嗎？你一般的電子郵件格式是怎么樣的？有人電子郵件的標(biāo)題很簡(jiǎn)單，甚至只有RE，你怎么看？Part02必備知識(shí)一、電子郵件的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精電子郵件，英文是ElectronicMail，縮寫為E-mail，它是目前互聯(lián)網(wǎng)中應(yīng)用最廣泛的服務(wù)，指通過一定的通信網(wǎng)絡(luò)，用電子手段提供電子文本信息傳輸與交換的通信方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，電子郵件在商務(wù)活動(dòng)中的重要性日益凸顯，成為商務(wù)活動(dòng)必須掌握的溝通手段。Part02必備知識(shí)010204030506郵件頭結(jié)尾前言信體落款正文二、電子郵件的結(jié)構(gòu)

（1）稱謂（2）問候語(yǔ)（3）主體Part02必備知識(shí)應(yīng)注重電子郵件標(biāo)題擬寫。切忌別在郵件正文中把收件人的姓名、職位以及單位名稱弄錯(cuò)注意有無(wú)附件方面的細(xì)節(jié)切忌輕視郵件正文內(nèi)容1234三、秘書人員擬寫電子郵件的注意事項(xiàng)5應(yīng)對(duì)收件人的性別、種族以及習(xí)俗有一定了解67應(yīng)注重使用項(xiàng)目符號(hào)對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行條理化、有序化的分解有爭(zhēng)議話題需要發(fā)給多人時(shí)，要特別慎重Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02第一次培訓(xùn)結(jié)束，朱槿來(lái)電話求助，“我現(xiàn)在也有一份電子郵件擬寫方面的煩惱，您要幫幫我啊。我已經(jīng)把我遇到的難題發(fā)電子郵件到您郵箱啦，您幫忙看看吧，我真的沒轍了，我都已經(jīng)心力交瘁了。”余安妮立刻打開自己的郵箱，發(fā)現(xiàn)了朱槿給自己發(fā)來(lái)的郵件。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)二撰寫會(huì)議通知Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒2第二次培訓(xùn)課，余安妮把上課的地點(diǎn)進(jìn)行了更改，改在會(huì)議室，并編輯成手機(jī)短信用電腦手機(jī)軟件進(jìn)行群發(fā)，此外，她又?jǐn)M寫了一份通知放在了原來(lái)上課培訓(xùn)室的公告欄里。接下來(lái)，她就在更改的會(huì)議室等待著同學(xué)們前來(lái)，結(jié)果本來(lái)安排八點(diǎn)鐘進(jìn)行的培訓(xùn)課，直到九點(diǎn)鐘學(xué)員們才來(lái)齊。思考用手機(jī)短信發(fā)會(huì)議通知可靠嗎？怎么樣才能保證參會(huì)的人都收到會(huì)議通知？會(huì)議通知一般要包括哪幾個(gè)要素，各有什么要求？Part02必備知識(shí)一、會(huì)議通知的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精會(huì)議通知是上級(jí)對(duì)下級(jí)、組織對(duì)成員或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開會(huì)議等所使用的公文，它是秘書人員經(jīng)常要起草的，擬寫會(huì)議通知看似不難，其實(shí)如果沒有掌握寫作方法，或者輕率行文，就不可能擬寫出符合實(shí)際需要的會(huì)議通知，而影響正常工作。Part02必備知識(shí)01030204署名和日期受文對(duì)象正文標(biāo)題二、會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)

1.發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種2.事由+文種3.會(huì)議通知參會(huì)者Part02必備知識(shí)秘書人員應(yīng)注重?cái)M寫的會(huì)議通知內(nèi)容要全面。秘書人員切忌對(duì)會(huì)議通知中要交待的事項(xiàng)表述不清楚。秘書人員應(yīng)注意擬寫的會(huì)議通知文字要簡(jiǎn)潔。123三、秘書人員擬寫會(huì)議通知的注意事項(xiàng)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02明天要開一個(gè)公司職工會(huì)議，各部門把開會(huì)集中時(shí)間一再提前，朱槿不知道應(yīng)該怎么處理，又來(lái)求救于余安妮。余安妮說(shuō)：“如果是這樣的話，那就由公司總部辦公室正式擬寫一個(gè)會(huì)議通知，以正式文件形式發(fā)放下去即可?！卑咐龑?dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)三撰寫開幕詞Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒3周桐希分管了公司的文體衛(wèi)工作，接手后的第一件工作，就是為集團(tuán)公司職工運(yùn)功會(huì)“和諧家園”田徑比賽致開幕詞。周桐希非常重視此次開幕詞的撰寫。盡管余安妮有培訓(xùn)學(xué)員任務(wù)，但是他還是讓朱槿叫她前來(lái)開會(huì)，商量開幕式工作，尤其是擬寫開幕詞工作。……思考開幕詞在會(huì)議上起什么作用？什么樣的開幕詞才是內(nèi)容精彩的開幕詞？撰寫開幕詞應(yīng)該考慮領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話的方式和習(xí)慣嗎？Part02必備知識(shí)一、開幕詞的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精開幕詞是在會(huì)議或活動(dòng)的開幕式上，由領(lǐng)導(dǎo)人或主持人宣布會(huì)議開幕，并簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議的背景、意義及其他需要說(shuō)明的情況，最后預(yù)祝會(huì)議成功的一種常用公文，開幕詞對(duì)活動(dòng)或會(huì)議起到指導(dǎo)作用。秘書人員在公司重大活動(dòng)或重要會(huì)議開始之前，常常會(huì)為公司主要領(lǐng)導(dǎo)或主持人準(zhǔn)備開幕詞，或者協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成開幕詞。Part02必備知識(shí)標(biāo)題署名和日期稱謂正文01020304二、開幕詞的結(jié)構(gòu)Part02必備知識(shí)擬寫開幕詞要篇幅應(yīng)簡(jiǎn)短，快速切入正題內(nèi)容。擬寫開幕詞要主旨集中，突出會(huì)議或活動(dòng)的中心內(nèi)容，把握會(huì)議或活動(dòng)的主要特點(diǎn)。擬寫開幕詞文字要簡(jiǎn)潔明了，條理清晰，多用祈使句，切忌出現(xiàn)重復(fù)和啰嗦的現(xiàn)象。123三、秘書人員擬寫開幕詞的注意事項(xiàng)4擬寫開幕詞態(tài)度要熱情洋溢，語(yǔ)言要堅(jiān)定有力，熱情友好，富有一定的鼓動(dòng)性和號(hào)召性。Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02余安妮提醒朱槿：“開幕詞確實(shí)還是比較難以把握，這也難怪副總要實(shí)行三審制，對(duì)了，除了何雨竹所說(shuō)的注意周副總讀稿速度之外，我覺得還要注意他的語(yǔ)音面貌，副總的方言音還是很重的。”“謝謝安妮姐的提點(diǎn)，還有什么指導(dǎo)的？”朱槿邊聽邊記，表情認(rèn)真……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)四撰寫通報(bào)Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒4早上公司研發(fā)部電路起火，當(dāng)班的小李在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)了火情，并在關(guān)閉電閘同時(shí)，拿起附近的滅火器滅火，在撲滅火后，又及時(shí)接通電路線，避免了一次火災(zāi)事故的發(fā)生周桐希要求朱槿，周末加班，寫份表彰通報(bào)出來(lái)。思考一份表彰通報(bào)也會(huì)很緊急嗎？在公司里有哪些情況才能用通報(bào)這種文件？平行單位能夠使用通報(bào)來(lái)傳遞信息嗎？Part02必備知識(shí)一、通報(bào)的定義和種類首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精通報(bào)主要是用來(lái)“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況”的公文文種。通報(bào)的使用范圍很廣，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和公司都可以使用。010203表彰性通報(bào)批評(píng)性通報(bào)情況通報(bào)04指導(dǎo)性通報(bào)Part02必備知識(shí)標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文署名和日期01020304二、通報(bào)的結(jié)構(gòu)Part02必備知識(shí)秘書人員要注意把握通報(bào)內(nèi)容典型性。秘書人員要注意把握通報(bào)內(nèi)容的真實(shí)性。秘書人員要注意把握通報(bào)內(nèi)容的及時(shí)性。123三、秘書人員擬寫通報(bào)的注意事項(xiàng)Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02朱槿上次那份表彰通報(bào)擬寫得很成功，周桐希很滿意，他在公司除了分管負(fù)責(zé)研發(fā)部工作，還負(fù)責(zé)公司的文體宣傳工作。前段時(shí)間，公司舉辦了“講同心故事圓中國(guó)夢(mèng)想”的征文活動(dòng)，專家閱卷后，評(píng)比的結(jié)果已經(jīng)出來(lái)，周桐希想想這份表彰通報(bào)也還是由朱槿來(lái)負(fù)責(zé)擬寫吧。案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)五

撰寫請(qǐng)示Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒5鄧路走到朱槿辦公室，笑著對(duì)她說(shuō)：“有事情求你，你看我一個(gè)研發(fā)部搞技術(shù)的，不會(huì)寫作啊，副總非要我把研發(fā)部新產(chǎn)品推廣進(jìn)展情況暨請(qǐng)求增撥活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示擬寫好，我本來(lái)也想試著寫寫，但是在電腦前發(fā)呆了一個(gè)小時(shí)都沒有頭緒啊，還是得麻煩一下你?！彼伎颊?qǐng)示和報(bào)告有什么區(qū)別？手頭有三件事情需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以合寫成一份請(qǐng)示嗎？平行單位之間有事需要協(xié)助可以使用請(qǐng)示嗎？Part02必備知識(shí)一、請(qǐng)示的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精請(qǐng)示是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位常用的一種公文，請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性的上行公文。請(qǐng)示的使用范圍較廣，凡涉及有關(guān)工作中的重大問題，下級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)決定、無(wú)力解決而需要上級(jí)機(jī)關(guān)予以審核批準(zhǔn)的事項(xiàng)（如財(cái)政支出、資產(chǎn)購(gòu)置、人員定編、機(jī)構(gòu)設(shè)置）等諸多方面的內(nèi)容時(shí)，都應(yīng)該以請(qǐng)示行文。Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)010203標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文04落款二、請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)Part02必備知識(shí)撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意克服標(biāo)題中的語(yǔ)意重贅請(qǐng)示應(yīng)按照隸屬關(guān)系行文，要逐級(jí)請(qǐng)示，一般不得越級(jí)行文請(qǐng)示應(yīng)一文一事請(qǐng)示只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)1234三、秘書人員擬寫請(qǐng)示的注意事項(xiàng)5請(qǐng)示要以組織為行文對(duì)象，而不能針對(duì)個(gè)人67請(qǐng)示要注意特定格式項(xiàng)目的完整性請(qǐng)示語(yǔ)氣要平實(shí)懇切，切忌語(yǔ)言生硬Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02經(jīng)研究，公司決定租用離公司300米左右的文秀路附近的一塊面積為1000平方米的空地，用作生產(chǎn)需要；為此，公司要向當(dāng)?shù)貒?guó)土資源管理局請(qǐng)示，請(qǐng)求租用這塊地，租期為5年。這份請(qǐng)示該怎么寫呢？案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)六

撰寫新聞稿Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒6公司能成功地租用空地，意味著公司發(fā)展又向前邁進(jìn)了一大步。公司未來(lái)發(fā)展一定會(huì)更美。周希桐覺得有必要對(duì)此進(jìn)行新聞報(bào)道，這樣一來(lái)寫新聞稿的任務(wù)交給誰(shuí)呢？換做平時(shí)，他可能想到的余安妮，此次他想到的是朱槿。思考新聞稿只能由記者來(lái)寫嗎？新聞稿跟正式的公文有什么不同，寫作要點(diǎn)是什么？你有觀察過新聞導(dǎo)語(yǔ)嗎，想一下導(dǎo)語(yǔ)的作用是什么？Part02必備知識(shí)一、新聞和新聞稿首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精新聞，是指通過報(bào)紙、電臺(tái)、廣播、電視臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)等媒體途徑所傳播信息的一種稱謂。秘書人員撰寫新聞對(duì)自身素質(zhì)與能力的提高有著促進(jìn)作用，秘書人員在撰寫新聞稿時(shí)，會(huì)時(shí)刻注意有關(guān)的政策動(dòng)向，并與這種動(dòng)向保持一致性。此外，撰寫新聞稿能提高秘書人員的觀察能力，秘書人員需要在日常工作中發(fā)現(xiàn)問解決問題，以確保工作的順利開展秘書。Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)010203導(dǎo)語(yǔ)新聞事件的具體敘述背景材料交代04評(píng)論二、新聞稿的結(jié)構(gòu)1.新聞稿的基本內(nèi)容Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)12345何時(shí)何地何人何因何事2.新聞稿的六要素二、會(huì)議邀請(qǐng)函的寫作禮儀6何果Part02必備知識(shí)三、秘書人員擬寫新聞稿的注意事項(xiàng)應(yīng)注重新聞標(biāo)題的擬寫。要學(xué)會(huì)寫導(dǎo)語(yǔ)。新聞的核心在導(dǎo)語(yǔ)。要掌握新聞寫作基本方法是用事實(shí)說(shuō)話。123擬寫的新聞內(nèi)容要保持簡(jiǎn)短。4Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02朱槿雖然接了這個(gè)任務(wù)，但是她不知道該怎么去做。不過她知道這次還是得靠自己去獨(dú)立解決，擺脫這種依賴心理。她上網(wǎng)查找了很多資料，明白執(zhí)行路徑還是要一步步來(lái)……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)七

撰寫決定Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒7公司高層決定成立培訓(xùn)部，培訓(xùn)部的負(fù)責(zé)人由行政部何雨竹經(jīng)理負(fù)責(zé)，余安妮則作為她的助手。于是何雨竹叫來(lái)余安妮，“你要做的第一件事情，就是擬寫好這個(gè)人事聘任決定。記住是決定文種，而不是報(bào)告文種?！泵貢袝r(shí)最幸福的事情就是自己擬寫與自己有關(guān)的文書，余安妮心情當(dāng)然好。思考哪些情況需要用到?jīng)Q定？決定與通報(bào)相比在文字和語(yǔ)氣上有什么不同？平行單位之間可以使用決定這一文種嗎？Part02必備知識(shí)一、決定的定義和種類首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出決策安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。010203法規(guī)政策性的決定部署指揮性的決定宣告知照性的決定04表彰處分性的決定Part02必備知識(shí)12345標(biāo)題成文日期主送機(jī)關(guān)正文生效標(biāo)識(shí)二、決定的結(jié)構(gòu)Part02必備知識(shí)秘書人員要切實(shí)把握決定的多種形式。秘書人員擬寫決定的文字應(yīng)詳略得當(dāng)。秘書人員擬寫決定應(yīng)掌握恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式。123三、秘書人員擬寫決定的注意事項(xiàng)決定Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02在培訓(xùn)部人員不足的情況下，公司決定聘任李飛為文案策劃培訓(xùn)師，聘任王輝為公司企業(yè)文化培訓(xùn)師……何雨竹將總部辦公會(huì)議精神傳達(dá)給了余安妮，并讓她擬寫一下這份決定……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3任務(wù)八

撰寫商務(wù)談判備忘錄Part01職場(chǎng)故事之初現(xiàn)鋒芒8周希桐和朱槿去參加一次商務(wù)談判，朱槿在商務(wù)談判的準(zhǔn)備工作方面做得很充分，事后朱槿主動(dòng)提出應(yīng)擬寫一份備忘錄，以便記錄這次商務(wù)談判事務(wù)。周希桐肯定了她，“不錯(cuò)，朱槿，這是談判必須的一個(gè)文件……”思考談判最終會(huì)簽訂合同或協(xié)議，為什么還需要備忘錄？備忘錄可以對(duì)外行文嗎？如果雙方談判出現(xiàn)分歧，備忘錄應(yīng)如何記述？Part02必備知識(shí)一、商務(wù)談判備忘錄的定義首飾與服裝相配不要太貴重或太廉價(jià)同色同質(zhì)小、少、精商務(wù)談判備忘錄是在商務(wù)談判時(shí)，經(jīng)過談判雙方初步討論，把雙方的意見、諒解和承諾記錄下來(lái)，以便在進(jìn)一步洽談時(shí)作為參考的一種記事性文書。商務(wù)談判備忘錄不是一種正式文件，但可以在一定條件下起補(bǔ)充或證明作用，有時(shí)還可以作為某種調(diào)整的理由與依據(jù)。Part02必備知識(shí)123引言落款二、商務(wù)談判備忘錄的結(jié)構(gòu)主體Part02必備知識(shí)三、秘書人員擬寫商務(wù)談判備忘錄的注意事項(xiàng)商務(wù)談判備忘錄的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、具體。商務(wù)談判備忘錄的語(yǔ)氣應(yīng)當(dāng)平和而友好。商務(wù)談判備忘錄一般應(yīng)采取分條列項(xiàng)的方法，對(duì)具體事項(xiàng)逐條說(shuō)明。123Part03實(shí)訓(xùn)任務(wù)點(diǎn)評(píng)03討論01撰寫02朱槿翻開自己那天的商務(wù)談判筆記，只見自己記錄的是：陽(yáng)光公司與進(jìn)行商務(wù)談判的邁克公司于2016年2月11日在中國(guó)珠海市進(jìn)行了商務(wù)談判，關(guān)于舉辦屋頂太陽(yáng)能合資項(xiàng)目進(jìn)行了初步協(xié)商，雙方交換了意見。……案例導(dǎo)入1必備知識(shí)2實(shí)訓(xùn)任務(wù)3