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文檔簡(jiǎn)介
關(guān)于英文書信格式規(guī)范
書信是應(yīng)用文主要考試題型,包括自薦信、邀請(qǐng)信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信等。如2001年6月(寫一封信給一位校友,對(duì)度假安排提出建議)以及2002年1月(要求就本校食堂的狀況給校長(zhǎng)寫一封信)。書信寫作格式非常重要,格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。第2頁,共30頁,2024年2月25日,星期天
一封正式的英文書信通常包括下面幾個(gè)組成部分:信頭(Heading)、信內(nèi)地址(InsideAddress)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結(jié)束語(ComplimentaryClose)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、副本轉(zhuǎn)送(CarbonCopies)、再啟(Postscript)等。英文書信的組成部分第3頁,共30頁,2024年2月25日,星期天
一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號(hào)碼、傳真和郵政編碼等。西方國(guó)家中有些信頭甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處,何時(shí)發(fā)出,便于復(fù)信和查閱。寫信頭時(shí),先寫發(fā)信人的地址,然后寫其他項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是:第一行寫門牌號(hào)和街名;第二行寫區(qū)名、市、省、國(guó)家名;國(guó)家名前加上郵政編碼,國(guó)家名稱后面可以加上電話號(hào)碼,最后一行寫發(fā)信日期。信頭第4頁,共30頁,2024年2月25日,星期天ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,2009(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,2009(英式)
并列式斜列式第5頁,共30頁,2024年2月25日,星期天
信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址,它要寫在信紙的左上角,低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫順序是,先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱,占一二行,然后寫地址,可占二至四行。信內(nèi)地址第6頁,共30頁,2024年2月25日,星期天Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.
并列式斜列式第7頁,共30頁,2024年2月25日,星期天JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008信頭寄信人的地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信內(nèi)地址收信人地址DearMr.Wang,稱呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段開頭右縮進(jìn)約五個(gè)字母Sincerelyyours,LiWei結(jié)束語及簽名正文下一、二行處Encl:PersonalResume
第8頁,共30頁,2024年2月25日,星期天關(guān)于稱呼不認(rèn)識(shí)的人:DearSir/Madam認(rèn)識(shí)但不熟悉的人:DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友:DearMary第9頁,共30頁,2024年2月25日,星期天關(guān)于結(jié)束語寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識(shí)的人:Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫給長(zhǎng)者或上級(jí):Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚:Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…第10頁,共30頁,2024年2月25日,星期天信件常用稱呼和落款用法情況稱呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名,但關(guān)系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且關(guān)系親密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love第11頁,共30頁,2024年2月25日,星期天附件信件若有附件,應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。若多個(gè)附件,則應(yīng)寫Encls.副本轉(zhuǎn)送信件若有副本轉(zhuǎn)送,應(yīng)在左下角注明CC.再啟再啟部分用來補(bǔ)充正文中遺漏的話,一般應(yīng)盡量少用,正式的文件中更應(yīng)避免使用。如果有可用P.S.補(bǔ)敘第12頁,共30頁,2024年2月25日,星期天并列式/齊頭式/正排式這種格式的要領(lǐng):每個(gè)要素都從左邊開始排列,每一行都不向右縮進(jìn),因而整封信的左邊成一垂直線,右邊參差不齊,單倍行距,段與段之間要空一行。這種格式在商務(wù)英語信函中是目前最為流行的英文書信格式。第13頁,共30頁,2024年2月25日,星期天[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***第14頁,共30頁,2024年2月25日,星期天[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:第15頁,共30頁,2024年2月25日,星期天信封的寫法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址第16頁,共30頁,2024年2月25日,星期天英文書信的基本原則英文書信的書寫可概括為7個(gè)C原則:Completeness(完整),Clarity(清楚),Concreteness(具體),Conciseness(簡(jiǎn)明),Correctness(正確),Courtesy(謙恭),Consideration(諒解)。第17頁,共30頁,2024年2月25日,星期天1.完整一封完整的書信,有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系,可以避免由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟;一封書信寫得是否完整,建議用5個(gè)W來檢驗(yàn)。例如在定貨信中,必須明確說明:(1)需要什么商品(Whatyouwant);(2)何時(shí)需要(Whenyouneedthegoods);(3)貨物發(fā)到何地何人收(toWhomandWherethegoodstobesent);(4)如何付款(Howpaymentwillbemade);(5)為什么(Why);如拒絕對(duì)方的要求,或?qū)?duì)方提出要求時(shí)應(yīng)說明理由2.清楚清楚是指寫信者必須將所需傳遞的信息表達(dá)清楚,以免對(duì)方產(chǎn)生誤解。例如:原句:Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改為:Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.第18頁,共30頁,2024年2月25日,星期天3.具體書信中的具體原則指信要寫得具體明確。特別是答復(fù)對(duì)方要求的信,一定要具體,如對(duì)電報(bào)、電傳的日期、號(hào)碼等要交代清楚。例如:原句:Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改為:WeconfirmourtelegramofMarch18.4.簡(jiǎn)潔書信應(yīng)行文流暢、言簡(jiǎn)意賅,避免冗長(zhǎng)。例如:原句:Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter…改為:Weapprciateyourletter…第19頁,共30頁,2024年2月25日,星期天5.正確英文書信中,除了避免語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外,所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤。6.謙恭語言要有禮且謙虛,及時(shí)回信也是禮貌的表現(xiàn)。7.諒解寫信時(shí)要處處從對(duì)方的角度考慮有什么需求,而不是從自身出發(fā),語氣上更尊重對(duì)方。例如:原句:Wewon’tbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改為:Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.第20頁,共30頁,2024年2月25日,星期天特殊信函(1)—投訴信
開頭段:說明與收信人的相關(guān)性,并標(biāo)明寫作意圖。主體段:寫明投訴的原因,要展開說明。可以說具體理由,也可以說問題的具體體現(xiàn)方式。此外,提出你對(duì)如何改進(jìn)或解決問題的建議,清楚地表明你希望問題如何得到解決。結(jié)尾段:表達(dá)你希望上述問題得到迅速解決的強(qiáng)烈愿望,并對(duì)有關(guān)人員作出的努力表示感謝,希望盡快得到滿意的答復(fù)。第21頁,共30頁,2024年2月25日,星期天特殊信函(1)—投訴信Dear***,_________.NowIamwritingtocomplainabout________._______.ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere.Firstly,_______.Moreover,_______.Worseofall,_______.Ibelieve________.Itisnotproperlysettled,IwouldcomplaintotheConsumers’Association.Atthesametime,Isincerelyhopethat________.Iwouldbegladtosee_________andIlookforwardtoadaywhen_______.句型:Iamwritingtoyoutocomplainabout…Toimprovethissituation,itisadvisabletotakethefollowingmeasure.Foronething..Foranother,…Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible.第22頁,共30頁,2024年2月25日,星期天特殊信函(2)—求職信
開頭段:說明信息來源,并說明寫作意圖。主體段:介紹相關(guān)工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷及個(gè)人本性,以表明你可以勝任這個(gè)職位。結(jié)尾段:表示強(qiáng)烈的期盼,并希望盡快得到答復(fù)。第23頁,共30頁,2024年2月25日,星期天特殊信函(2)—求職信DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor______thatyouadvertisedin______.Iamastudent_______,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,________.Ihaveafairmasteryof______.Asforexperience,________.Therefore,Iamconfidentthat______.Incidentally,couldyoupleaseinformmeof________?Ihope_____.Icanbereachedat_________.Thankyouforconsideringmyapplicationagain.Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually,meetingyou.
句型:Ihavereadyouradvertisementin…(刊物名)of…(時(shí)間)forasecretary,andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition.Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience.第24頁,共30頁,2024年2月25日,星期天特殊信函(3)—詢問信
開頭段:說明寫作意圖,說明寫這封信的目的是尋求什么樣的信息或幫助。主體段:詢問具體問題,強(qiáng)調(diào)所需信息的重要性。結(jié)尾段:表達(dá)獲取信息的強(qiáng)烈期盼,提供聯(lián)系方法以供收信人與你聯(lián)系。并對(duì)有關(guān)人員表示感謝。第25頁,共30頁,2024年2月25日,星期天特殊信函(3)—詢問信DearSirorMadam,Iamwritinginthehopethat_______.Iamastudentmajoringfor______,who______.Iamlongingtojoinacluborcommunitybecause____.Furthermore,___.Inmysparetime,_____.Specifically,Iwouldliketo____.Ifpossible,Iwouldliketo_____.Iwouldbemuchobligedtoyouif_______.AndIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.句型:Iwouldliketoinquireaboutsomeinformationon…Ishallbegratefulifyoucouldhavedetailsconcerning…Iamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.第26頁,共30頁,2024年2月25日,星期天道歉信句型Imustapologizetoyoufor…Pleaseacceptmysincereapologyfor…oncemore.感謝信句型Iamthankfultoyourforyourunselfishassistanceduring…Myappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondmywords.IwishIcouldrepayitsomeday.邀請(qǐng)信句型Iampleasedtoinviteyourtoparticipatein…tobeheldform…to…in…Iamlookingforwardtoyourreply,andeventuallyseeingyou.第27頁,共30頁,2024年2月25日,星期天求學(xué)信句型Iwishtoapplytoadmissiontoyourdepartmentasapostgraduatestudent.Itwouldbeappreciativeofyouifyoucouldsendmesomerelevantinformationatyourearliestconvenience.推薦信句型Iamverygladtorecommendtoyouastudentofmine,Mr./Miss…,tobeanidealcandidatefor…Ifanyfurtherinformationabouthim/herisrequired,plea
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