會議管理實務(wù)大型活動組織

大型會議組織實務(wù)2006年10月18日4/2/20241大型會議組織實務(wù)2006年10月18日4/1/20241明確大型會議性質(zhì)特點1了解組織流程和關(guān)鍵點2清楚常見問題與規(guī)避技巧3課程目標(biāo)4/2/20242明確大型會議性質(zhì)特點1了解組織流程和關(guān)鍵點2清楚常見問題與規(guī)目錄第一章大型會議特征第三章會前籌備實務(wù)第四章會中跟蹤實務(wù)第五章會后落實實務(wù)第二章會議策劃實務(wù)4/2/20243目錄第一章大型會議特征第三章會前籌備實務(wù)第四章會中跟蹤第一章大型會議特征2、會議特點3、會議籌備本質(zhì)4、籌備簡易流程1、會議性質(zhì)5、控制關(guān)鍵點4/2/20244第一章大型會議特征2、會議特點3、會議籌備本質(zhì)4、籌備簡易流大型會議特征1、會議性質(zhì)大型會議一般是從參會人數(shù)上講參會人員超過千人的會議，它能在最短的時間內(nèi)在最大范圍內(nèi)達到信息共享、政策宣貫、溝通一致、鼓舞士氣等作用，同其他會議形式相比有較大影響力。例如：年度總結(jié)動員大會、八六慶典大會、年度專業(yè)系統(tǒng)大會等等。4/2/20245大型會議特征1、會議性質(zhì)大型會議一般是從參會人數(shù)上講參會人員大型會議特征2、會議特點從會議的內(nèi)容上講：大型會議一般都有規(guī)定性的議程和日程，明確的目的和主題。從會議的形式上講：很多大型會議屬于會而不議的會議（如報告會、動員會、表彰會、紀念會等）；如果確需討論達成一致，一般會采取分組討論的形式。從會議的要求上講：一般大型會議需要營造一個隆重的、正式的會議氛圍；除非特別情況，會議中間不以個人意志改變會議形式。從會議的場地上講：一般用專用的場地（如大禮堂），要求設(shè)施齊全，配套衣食住行方便，交通便利。從會議的日程上講：一般配合著宴會、文娛活動、參觀等活動。從會務(wù)的組織上講：工作重點是會前的籌備和會后的落實。4/2/20246大型會議特征2、會議特點從會議的內(nèi)容上講：大型會議一般都有規(guī)大型會議特征3、大型會議籌備的本質(zhì)－項目管理成本質(zhì)量目標(biāo)（加強溝通）（加強跟催）（加強控制）時間（加強驗收）4/2/20247大型會議特征3、大型會議籌備的本質(zhì)－項目管理成本質(zhì)量目標(biāo)（加大型會議特征3、會議組織簡易流程確定會議主題組建籌備小組審核主體方案編寫主體方案制定籌備方案下發(fā)主體方案與通知實時跟蹤協(xié)調(diào)分工籌備驗收主體方案全面落實效果評估與整改檢討跟催決議落實及精神傳承歸檔與反饋方案策劃階段具體籌備階段組織實施階段落實評估階段公司領(lǐng)導(dǎo)籌備總協(xié)調(diào)籌備小組4/2/20248大型會議特征3、會議組織簡易流程確定會議主題組建籌備小組審核大型會議特征5、控制關(guān)鍵點從會議組織的四個階段來講：具體籌備階段和落實評估階段的任務(wù)量比較繁重；從會議組織的具體活動來講：制定籌備方案和實時跟蹤協(xié)調(diào)是工作重點，組建籌備小組、跟催決議落實和精神傳承、效果評估及整改檢討是容易忽視的環(huán)節(jié)。從會議組織的角色分工來講：會議效果的優(yōu)劣主要取決于總協(xié)調(diào)的流程控制能力和組織協(xié)調(diào)的能力。4/2/20249大型會議特征5、控制關(guān)鍵點從會議組織的四個階段來講：具體籌備大型會議特征關(guān)鍵行為支持文檔前8周前7周前6周前5周前4周前3周前2周前1周前1天前夕當(dāng)天后1周確定會議內(nèi)容、主題召集籌備會議會議紀要討論總體方案和分方案以及預(yù)算總方案初稿子方案初稿與集團領(lǐng)導(dǎo)溝通確認方案方案（預(yù)算）定稿明確各項目的詳細分工與要求分工表進入實質(zhì)運作跟蹤報道下發(fā)會議有關(guān)通知會議通知階段性驗收驗收單現(xiàn)場跟蹤當(dāng)天分工表會議精神落實會議紀要、傳承通知等費用結(jié)算費用報銷單召開總結(jié)與分析會會議紀要文件存檔整套檔案以八六慶典大會籌備為例，關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)如下：4/2/202410大型會議特征關(guān)鍵行為支持文檔前8周前7周前6周前5周前4周前第二章會議策劃實務(wù)1、確定會議主題2、組建籌備小組3、編寫主體方案4、審核主體方案4/2/202411第二章會議策劃實務(wù)1、確定會議主題2、組建籌備小組3、編寫主會議策劃實務(wù)1、確定會議主題會議主題是的體現(xiàn)，是整個會議的。常見問題：會議籌備方案多次被領(lǐng)導(dǎo)推翻、籌備將近尾聲時被全盤否定。癥結(jié)所在：沒有與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通會議主題，或者沒有真正達成一致認同。歷次八六慶典主題：04年知識、健康、發(fā)展05年企業(yè)執(zhí)行力與持續(xù)發(fā)展06年企業(yè)文化落地和國際化會議日程的安排和場地的布置必須圍繞會議主題展開。會議目的靈魂4/2/202412會議策劃實務(wù)1、確定會議主題會議主題是會議策劃實務(wù)1、確定會議主題會議主題與會場風(fēng)格：紀念會議座談會議代表大會工作會議慶祝大會和諧融洽簡單實用喜慶熱烈莊嚴樸素隆重典雅會議主題的體現(xiàn)：會標(biāo)、會徽、桌牌、臺幕、標(biāo)語、邀請函、桌椅布置、花卉等。鐵樹、棕櫚萬年青、君子蘭富貴友誼長存/萬事如意喜慶莊嚴菊花月季、玫瑰牡丹高潔小練習(xí)－花語4/2/202413會議策劃實務(wù)1、確定會議主題會議主題與會場風(fēng)格：紀念會議座談會議策劃實務(wù)2、組建籌備小組（1）原則：臨時性、緊密性（2）人員構(gòu)成：從權(quán)責(zé)分配上總指揮/總協(xié)調(diào)籌備小組組長籌備小組組長籌備小組組長籌備小組成員籌備小組成員籌備小組成員分組方式一般有兩種：1、按照籌備工作內(nèi)容分，如文秘組、勤務(wù)組、會務(wù)組等；2、按照有關(guān)活動項目分，如會議組、宴會組、文娛活動組等。職責(zé)：負責(zé)活動思路的確定、活動籌備方案的指導(dǎo)和把關(guān)、各個項目的驗收和評估，對活動的整體效果負責(zé)。職責(zé)：負責(zé)各個項目方案的編寫、項目具體分工和落實、項目成果的總結(jié)和匯報，對單個項目的效果負責(zé)。職責(zé)：根據(jù)項目分工進行有關(guān)籌備工作的落實，按照進度完成并匯報完成情況，對單個工作的完成質(zhì)量負責(zé)。4/2/202414會議策劃實務(wù)2、組建籌備小組（1）原則：臨時性、緊密性（2）會議策劃實務(wù)常見問題：隨意指定一個人負責(zé)；中途更換責(zé)任人；單獨一個部門（人）完成全部工作；部分參與者不了解所需信息。2、組建籌備小組（2）人員構(gòu)成：從能力結(jié)構(gòu)上：請有一定職務(wù)和權(quán)威性的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任總指揮（總協(xié)調(diào)）；選擇最有經(jīng)驗的人員、對公司文化理解較深的人員參與到籌備工作中來；調(diào)動所有參與者的積極性和創(chuàng)造性，大膽創(chuàng)新；涉及多個部門協(xié)作，一定請有關(guān)部門人員參與，更加有利于考慮周全。導(dǎo)致效率低下、延誤時間、質(zhì)量不高！4/2/202415會議策劃實務(wù)常見問題：2、組建籌備小組（2）人員構(gòu)成：從能力會議策劃實務(wù)2、組建籌備小組（3）小組紀律與要求：聽從統(tǒng)一的指揮；按照要求進度完成；以績效為牽引，合理獎懲；定期參加籌備小組會議，定期匯報；加強協(xié)作，提倡主動負責(zé)的精神。舉例：2006年八六慶典大會組織構(gòu)成：總監(jiān)：胡曉明總協(xié)調(diào)：王景啟參與單位涉及：總裁辦、董事局辦公室、黨群工作辦公室、文化中心、信息中心、人本中心、安委會、酒店公司、總部物業(yè)、控股總經(jīng)辦等單位4/2/202416會議策劃實務(wù)2、組建籌備小組（3）小組紀律與要求：聽從統(tǒng)一的會議策劃實務(wù)3、編寫主體方案會議方案的概念：會議方案是召開會議之前，對會議如何召開所作的預(yù)想性方案，是書面文字材料。會議方案的特點：1、預(yù)想性2、程序性3、請示性。會議方案的要素：時間、地點、參加人員、主題、原則、組織保障、主要日程、會議材料、分工方案、籌備進度、成本預(yù)算等。案例：2006年八六慶典大會總體方案4/2/202417會議策劃實務(wù)3、編寫主體方案會議方案的概念：會議方案是召開會會議策劃實務(wù)4、審核主體方案主要由集團領(lǐng)導(dǎo)完成，一般從以下幾方面進行審核：籌備人員在與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通的基礎(chǔ)上，按照領(lǐng)導(dǎo)意見對進行會議籌備方案進行修正和完善，完成會議的策劃。1、主題思想是否鮮明和突出；2、日程設(shè)置是否合理，銜接是否順暢；3、參加人員是否合理，發(fā)言是否恰當(dāng)；4、成本是否合理，保障是否有力。4/2/202418會議策劃實務(wù)4、審核主體方案主要由集團領(lǐng)導(dǎo)完成，一般從以下幾第三章會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案3、跟蹤協(xié)調(diào)與驗收2、下發(fā)主體方案與通知并分工籌備4/2/202419第三章會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案3、跟蹤協(xié)調(diào)與驗收2、下發(fā)會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（1）籌備方案與主體方案相對比：相同點：都是籌備過程的文檔資料，共同要素有時間、地點、主題、日程、進度等。不同點：主體方案是指導(dǎo)性的方案，具有原則性和綱領(lǐng)性，是請示領(lǐng)導(dǎo)意見和公布周知的；籌備方案更加詳細、具體，任務(wù)明確、責(zé)任到人，是會議操作的手冊和備忘錄。關(guān)聯(lián)性：籌備方案是保障會議主體方案全面落實和保質(zhì)保量完成的重要工具。4/2/202420會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（1）籌備方案與主體方案相對比：會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之一——時間、地點、主題、參加人員、日程時間明確到分鐘，不厭其詳；地點明確到會議室名稱（分會場交待清楚），主題清晰（說明有哪些安排是體現(xiàn)主題的），參加人員列出名稱和身份（座位和站位圖），日程分時間段列出項目和發(fā)言人（主持人）。4/2/202421會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之一—會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之二——籌備工作分工文秘工作方面大會發(fā)言材料的編寫：包括方案、通知、主持詞、報告、總結(jié)發(fā)言、致詞等會議主題文字的確定：包括條幅、標(biāo)語、會議名稱等文字確定會議跟蹤和記錄工作：包括簽到、錄音、記錄、材料發(fā)放回收、大會簡報、紀要編寫發(fā)放等工作籌備過程的秘書工作：協(xié)助總協(xié)調(diào)進行籌備會組織、資源協(xié)調(diào)、進度跟催、籌備會紀要編寫、信息發(fā)布、嘉賓邀請等。小貼示：重要領(lǐng)導(dǎo)的講話材料一定要預(yù)留聽眾鼓掌的間隔，并與領(lǐng)導(dǎo)溝通，才能達到最佳效果。4/2/202422會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之二—會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之二——籌備工作分工會務(wù)工作方面會場布置：場內(nèi)布置關(guān)注點－主席臺、條幅、桌簽、分桌、標(biāo)語、聲響設(shè)備、鮮花、綠植等。場外布置關(guān)注點－安全、車輛?？俊馇?、標(biāo)語、彩旗、植物等會議服務(wù)：如飲水設(shè)備及服務(wù)、衛(wèi)生間設(shè)備、衛(wèi)生保健、茶點服務(wù)、引領(lǐng)服務(wù)、禮儀服務(wù)等。宣傳報道：錄音、錄像、攝影等。案例：引領(lǐng)問題：04年八六慶典大會——05年八六慶典大會——06年八六慶典大會領(lǐng)導(dǎo)先入場、聽眾后入場領(lǐng)導(dǎo)中途解散、晚點領(lǐng)導(dǎo)集中休息后再入場4/2/202423會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之二—會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之二——籌備工作分工勤務(wù)工作方面吃——宴請安排、日常餐飲安排住——賓館預(yù)訂、配套服務(wù)、費用結(jié)算行——車輛調(diào)度、往返票務(wù)協(xié)助統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排并及時公示周知。常見問題：安排零散沒有統(tǒng)一信息；安排較晚臨時忙亂應(yīng)付；費用結(jié)算不清，歸口不一。4/2/202424會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之二—會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之三——驗收標(biāo)準(zhǔn)每項籌備工作的項目、完成標(biāo)準(zhǔn)、負責(zé)人、完成時間、最后確認時間階段性驗收和最后驗收的時間點、集合方式、成果展示方式以及領(lǐng)導(dǎo)用的《驗收單》舉例：2006年八六慶典大會的籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之四——溝通方式各個項目的負責(zé)人的聯(lián)系方式（電話表）各個部分相互銜接的時間和方式4/2/202425會前籌備實務(wù)1、制定籌備方案（2）籌備方案的要素和要求之三—會前籌備實務(wù)2、下發(fā)主體方案與通知并分工籌備告訴什么人、做什么事、如何做－人員告知事項告知方式關(guān)注點籌備人員分工安排、進度要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放籌備方案，電話聯(lián)系或當(dāng)面了解了解其困難點，協(xié)助資源協(xié)調(diào)參會人員發(fā)言要求、著裝要求、會議紀律、坐位、座次發(fā)放通知，電話聯(lián)系確認是否能到會，材料準(zhǔn)備如何主持人主持詞、日程安排及原則、到會情況、需主持人發(fā)布的信息最好是當(dāng)面；會議中臨時情況可寫便條。對整體會議安排像籌備人員一樣清楚的了解。嘉賓邀請信息、坐位、座次邀請函，并以電話或其他方式確認。了解其吃住行的需求或禁忌，是否到會。4/2/202426會前籌備實務(wù)2、下發(fā)主體方案與通知并分工籌備告訴什么人、做什會前籌備實務(wù)3、跟蹤協(xié)調(diào)與驗收——是決定會議籌備落實的保障。目的：跟催進度、協(xié)調(diào)資源、發(fā)布信息、統(tǒng)一步驟參加人：總指揮/總協(xié)調(diào)、籌備小組組長和全體成員主持人：總指揮/總協(xié)調(diào)內(nèi)容：各籌備小組輪流匯報子項目的進展情況，突出重點和難點，有無需協(xié)調(diào)的資源總指揮/總協(xié)調(diào)進行點評和資源協(xié)調(diào)，發(fā)布最新的信息，指出下階段的工作重點。功能：進行日常籌備工作的協(xié)調(diào)和跟催進行信息的收集發(fā)布、上傳下達進行人員和資源的調(diào)度、分配領(lǐng)導(dǎo)進行階段性驗收和最終驗收時使用。舉例：《總結(jié)動員大會驗收單》工具一：籌備會議的組織工具二：籌備秘書處的設(shè)立工具三：驗收單4/2/202427會前籌備實務(wù)3、跟蹤協(xié)調(diào)與驗收——是決定會議籌備落實的保障。第四章會中跟蹤實務(wù)主體方案全面落實4/2/202428第四章會中跟蹤實務(wù)主體方案全面落實4/1/202428會中跟蹤實務(wù)會前6：00，白玉龍組織各會務(wù)工作人員乘班車提前到位。6：30，王景啟主任點名。7：00，張宇、朱天智將會議設(shè)備調(diào)試完畢，與三個視頻分會場連通，背景音樂開始。7：30，靳愛紅、陳宇將會議議程、兩個表彰決定、備用領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言材料、獎牌擺放到位。7：30，文化中心將八六特刊在主會場和食堂分會場發(fā)放到位。7：30，錢為強、呂寶英將主會場各參會單位座位分布、會場布置最后檢查。7：30，李玉超指揮經(jīng)警到南北院區(qū)進行車輛停靠的調(diào)度。7：30，文化中心將攝影攝像器材準(zhǔn)備到位，調(diào)試完畢。7：30，工會負責(zé)組織威風(fēng)鑼鼓隊和軍樂隊到位。7：40，威風(fēng)鑼鼓開始演奏，共兩遍，到8：05結(jié)束。8：00，韓海燕組織禮儀人員在報告廳準(zhǔn)備，8：20開始執(zhí)行引領(lǐng)任務(wù)。8：00，前臺服務(wù)人員將茶水、飲料、鮮花擺放到位。8：00，健康辦人員和簡單醫(yī)護設(shè)備在報告廳準(zhǔn)備到位。如果想現(xiàn)場指揮無紕漏，利用這樣一份清單萬事具備4/2/202429會中跟蹤實務(wù)會前如果想現(xiàn)場指揮無紕漏，利用這樣一份清單萬事具會中跟蹤實務(wù)如果想現(xiàn)場指揮無紕漏，利用這樣一份清單會中8：15，工會負責(zé)將軍樂隊樂器擺放到位，組織演員到位。8：15，呂寶英、陳宇指揮各單位領(lǐng)隊完成隊伍整理，按要求站位。8：15，白玉龍、張謙安排總部食堂分會場就座完畢。8：20，韓海燕、宋新引領(lǐng)集團領(lǐng)導(dǎo)到樓前主席臺。8：30，升旗儀式正式開始。8：30，張宇、朱天智、周媛將電話會議各分會場聯(lián)通。8：40，王景啟主任、韓海燕、宋新、靳愛紅及禮儀引領(lǐng)集團領(lǐng)導(dǎo)到中廳和北廳休息。8：40，錢為強主任、呂寶英主任、陳宇、張利娜及領(lǐng)隊引導(dǎo)員工進入多功能廳。8：50，人本中心和職業(yè)發(fā)展中心組織大學(xué)生拉歌。8：55，宋新、靳愛紅提醒集團領(lǐng)導(dǎo)進入主會場，韓海燕、禮儀引領(lǐng)集團領(lǐng)導(dǎo)就座。9：00，大會正式開始。9：00，韓海燕、陳宇、石春梅指導(dǎo)禮儀進行頒獎排練。9：00，宋新、靳愛紅檢查電話會議分會場開通情況。10：30，韓海燕、陳宇、禮儀引領(lǐng)集團領(lǐng)導(dǎo)到中廳和北廳休息，杜趙東指揮經(jīng)警將主席臺上桌椅重新在前排擺放。10：55，韓海燕、陳宇、禮儀引領(lǐng)集團領(lǐng)