會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作

會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作1一、會(huì)中的服務(wù)工作

1．會(huì)場(chǎng)中的工作內(nèi)容（1）簽到（2）分發(fā)文件

（3）引導(dǎo)就座（4）維持會(huì)場(chǎng)秩序

（5）內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息（6）處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)

（7）收集會(huì)議相關(guān)信息（8）做好會(huì)議記錄（9）編寫會(huì)議簡報(bào)（10）其他服務(wù)工作

一、會(huì)中的服務(wù)工作1．會(huì)場(chǎng)中的工作內(nèi)容檢查會(huì)場(chǎng)如：桌椅、電源、照明、音響等設(shè)備及安全情況。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。檢查會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（2）簽到參加會(huì)議人員在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)一定要簽到。會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，更好地安排會(huì)議工作。個(gè)人資料：姓名、通信地址、郵編、電話、電子郵箱簽到方法主要有以下幾種：

會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（2）簽到

A．小型會(huì)議由會(huì)議秘書人員、會(huì)議工作人員代為簽到。（會(huì)務(wù)人員代簽）

B．大中型會(huì)議一般采用證卡簽到。（證卡簽到）

C．富有紀(jì)念意義的會(huì)議可采取簿式簽到的方法。（薄式簽到）

D．座次表簽到。（事先制定好的座次表）

E．電子計(jì)算機(jī)簽到。（特制的卡）會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（2）分發(fā)文件一般在簽到時(shí)發(fā)放會(huì)議文件。（準(zhǔn)確性、保密性以及登記手續(xù)）（4）維持會(huì)場(chǎng)秩序禁止無關(guān)人員入會(huì)，保證會(huì)議安全、機(jī)密、無干擾。會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（2）分發(fā)文件會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（3）引導(dǎo)就座

[小竅門]

及會(huì)者的座位一定要事先安排好，可以以部門為單位集中就坐，也可以劃分會(huì)區(qū)。大多數(shù)會(huì)議的人員并不熟悉會(huì)場(chǎng)，因此，會(huì)議工作人員要引導(dǎo)座位。為減輕會(huì)議工作人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，還可以設(shè)座位標(biāo)志，擺放名簽。會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（3）引導(dǎo)就座會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作（4）維持會(huì)場(chǎng)秩序

案例一會(huì)議要保密某高科技公司對(duì)新研制的產(chǎn)品開會(huì)鑒定。會(huì)議期間，發(fā)現(xiàn)競爭對(duì)手某公司的職員悄悄進(jìn)了會(huì)場(chǎng)。公司秘書立即向經(jīng)理匯報(bào)了情況，建議停會(huì)休息，并及時(shí)要求該人員離場(chǎng)。因處理及時(shí)，保證了公司利益未受損失。點(diǎn)評(píng)分析：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，誰掌握了高技術(shù)，誰就可能贏得競爭。而對(duì)公司技術(shù)的保密也顯得十分重要。一些對(duì)手的滲透可謂不擇手段。會(huì)議的保密工作不可小視。（4）維持會(huì)場(chǎng)秩序案例一會(huì)議要保密會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（6）內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息開會(huì)時(shí)一般不接尋找及會(huì)者的電話，接傳緊急電話時(shí)要注意安全保密。（7）處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)會(huì)議時(shí)出現(xiàn)一些臨時(shí)變動(dòng)，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，妥善解決。（8）做好會(huì)議記錄會(huì)議記錄的形式可以多樣：速記、錄音、錄像。會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（6）內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（9）收集會(huì)議資料一些會(huì)議要求收集要討論的信息，及時(shí)反饋給會(huì)議的主持者。（10）編寫會(huì)議簡報(bào)會(huì)議簡報(bào)是會(huì)議交流性和指導(dǎo)性文件，要及時(shí)編寫分發(fā)。（11）其他服務(wù)工作會(huì)場(chǎng)的茶水供應(yīng)，攝影留念安排、做好會(huì)議記錄、組織參觀活動(dòng)和娛樂活動(dòng)等。會(huì)場(chǎng)的科學(xué)管理（9）收集會(huì)議資料編寫會(huì)議簡報(bào)1、會(huì)議簡報(bào)的基本內(nèi)容：全局或局部——據(jù)會(huì)議情況，選取有價(jià)值部分，用消息的形式反映。編寫會(huì)議簡報(bào)1、會(huì)議簡報(bào)的基本內(nèi)容：全局或局部——據(jù)會(huì)議情況2、會(huì)議簡報(bào)的要求：及時(shí)、準(zhǔn)確的編寫——“快、新、實(shí)、短”快—會(huì)議的時(shí)限性（當(dāng)天會(huì)議、整理、發(fā)出）新—簡報(bào)的交流性和指導(dǎo)性（新情況、新問題和新經(jīng)驗(yàn)）實(shí)—反映情況的和問題的真實(shí)、準(zhǔn)確短—簡短的報(bào)道（開門見山、直接敘事）2、會(huì)議簡報(bào)的要求：及時(shí)、準(zhǔn)確的編寫——“快、新、實(shí)、短”政協(xié)××市六屆×次會(huì)議

簡

報(bào)

（第24期）大會(huì)秘書處

1998年3月18日__________________________________________________今年政府應(yīng)辦幾件實(shí)事

××委員說：建議市長要有相應(yīng)的任期目標(biāo)，要像×××那樣一年辦幾件實(shí)事，年終總結(jié)，有哪些完成，有哪些沒完成，為什么。改“三公開一監(jiān)督”為好

×××、×××委員說：報(bào)告在談到廉政建設(shè)時(shí)，提出實(shí)行“兩公開一監(jiān)督”，我們認(rèn)為應(yīng)改為“三公開一監(jiān)督”，即再增加公開市、縣兩級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)收入，以便接受人民群眾的監(jiān)督。不能再走大投入低效益之路×××委員認(rèn)為：1998年我市社會(huì)總產(chǎn)值為180億元，國民收入為74億元，而全市的財(cái)政收入只有9.15億元，很明顯，經(jīng)濟(jì)效益是很低的。而1998年的計(jì)劃數(shù)字，基本上是按比例同步增長，經(jīng)濟(jì)效益無明顯提高。政協(xié)××市六屆×次會(huì)議

會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作一、會(huì)議中的組織服務(wù)工作

10、其他服務(wù)工作

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理：會(huì)前做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，合理安排使用。提倡精打細(xì)算，節(jié)約開支；反對(duì)奢侈浪費(fèi)，嚴(yán)防會(huì)議腐敗。（2）食宿安排：根據(jù)及會(huì)人數(shù)預(yù)定房間、安排食宿。（3）用車安排：保證會(huì)議用車、停車，合理分配車次（準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)開會(huì)）。一、會(huì)議中的組織服務(wù)工作10、其他服務(wù)工作（4）活動(dòng)安排：會(huì)議期間的參觀、休閑、接見、宴請(qǐng)等活動(dòng)，要安排細(xì)致，時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)所、人員都要細(xì)致落實(shí)。（5）保健保安工作：會(huì)議期間要做好會(huì)場(chǎng)、住宿的安全保衛(wèi)工作，確保無重大事故發(fā)生。（6）會(huì)議留影和通訊錄制作：安排集體照相（位高者居中，次者居其左）安排照相時(shí)間不能長，影響情緒。（4）活動(dòng)安排：會(huì)議期間的參觀、休閑、接見、宴請(qǐng)等活動(dòng)，要安通訊錄一般在簽到后依據(jù)簽到表上留下的信息制作。通訊錄一般在簽到后依據(jù)簽到表上留下的信息制作。案例分析某虧損企業(yè)管理層召開總結(jié)會(huì)。會(huì)議期間有人提議，應(yīng)該增加會(huì)議經(jīng)費(fèi)，聯(lián)系一個(gè)風(fēng)景區(qū)“考察”一下，再給每人發(fā)一份“夠檔次”的紀(jì)念品。你認(rèn)為這個(gè)提議是否合乎經(jīng)費(fèi)管理原則？案例分析某虧損企業(yè)管理層召開總結(jié)會(huì)。會(huì)議期間有人提議，應(yīng)該增二、會(huì)議后的善后落實(shí)工作1．會(huì)后檢查會(huì)場(chǎng)會(huì)后秘書人員要組織人員清理會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)原貌,帶回剩余材料、席簽等。

2.收集會(huì)議文件做好會(huì)議文件的收集、整理和歸檔工作。3．離會(huì)工作做好及會(huì)人員的返程工作，對(duì)貴賓要先送行。會(huì)期長的，在會(huì)前或會(huì)中秘書人員應(yīng)做好車船機(jī)票的預(yù)訂工作，對(duì)需要送行的要安排好交通工具。二、會(huì)議后的善后落實(shí)工作1．會(huì)后檢查會(huì)場(chǎng)二、會(huì)議后的善后落實(shí)工作3．整理、編寫會(huì)議文件對(duì)會(huì)議做出的決策，秘書人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議最后議定事項(xiàng)，及時(shí)、準(zhǔn)確地?cái)M出會(huì)議決定、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等文字材料，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。4．立卷歸檔會(huì)議結(jié)束后，收齊會(huì)議整套文件、材料，包括通知和講話，會(huì)議決議和紀(jì)要，有關(guān)文件、簡報(bào)，會(huì)議記錄、會(huì)議報(bào)道等，按檔案管理的規(guī)定整理歸檔。一般要留3套材料存檔，一套送交檔案室，一套附在文件、會(huì)議紀(jì)要、抄告單后面，一套辦會(huì)處室留存?zhèn)洳?。二、?huì)議后的善后落實(shí)工作3．整理、編寫會(huì)議文件二、會(huì)議后的善后落實(shí)工作

6．會(huì)務(wù)總結(jié)會(huì)后，秘書人員要及時(shí)回顧會(huì)議的組織情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和彌補(bǔ)工作中的疏漏，為日后更好地工作積累經(jīng)驗(yàn)。二、會(huì)議后的善后落實(shí)工作7.經(jīng)費(fèi)結(jié)算（1）通知及會(huì)人員結(jié)算時(shí)間和地點(diǎn)（2）清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票（3）核實(shí)發(fā)票（4）填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于背面（5）請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字（6）到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷（7）及相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用7.經(jīng)費(fèi)結(jié)算8．檢查催辦任何會(huì)議產(chǎn)生的文件、會(huì)議精神及議定事項(xiàng)，會(huì)后都要傳達(dá)、貫徹、落實(shí)，才能真正發(fā)揮會(huì)議作用。秘書人員在這一過程中就要起檢查督促的作用。8．檢查催辦會(huì)議后的善后落實(shí)工作案例二會(huì)后要落實(shí)有一副對(duì)聯(lián)：“今天會(huì)，明天會(huì)，天天開會(huì)；你也講，他也講，大家都講”橫批：“無人落實(shí)”。這副對(duì)聯(lián)批評(píng)的是會(huì)議開了以后不能落實(shí)的情況。這種情況確實(shí)普遍存在。例如，某縣教育部門曾召開校長會(huì)，要求學(xué)校嚴(yán)格按照文件規(guī)定收費(fèi)，但開學(xué)后卻發(fā)現(xiàn)一些學(xué)校并沒有執(zhí)行會(huì)議提出的要求，仍然亂收費(fèi)。點(diǎn)評(píng)：會(huì)議決議在工作中落實(shí)，會(huì)議才能取得實(shí)效，否則會(huì)議就開得毫無意義。保證會(huì)議要求的落實(shí)，需要檢查督辦。這是秘書在會(huì)議后的一項(xiàng)工作。會(huì)議后的善后落實(shí)工作案例二會(huì)后要落實(shí)會(huì)議后的善后落實(shí)工作如何做好檢查催辦的工作呢？會(huì)議后的善后落實(shí)工作如何做好檢查催辦的工作呢？會(huì)議后的善后落實(shí)工作一要加強(qiáng)催辦人員的責(zé)任心，健全責(zé)任制，責(zé)任到人。一人負(fù)責(zé)一項(xiàng)或幾項(xiàng)催辦工作，及時(shí)了解催辦工作，解決出現(xiàn)的問題。二是健全登記制度，建立催辦登記薄，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況。三要建立反映匯報(bào)制度，采用口頭、書面、專題等各種形式，定期或不定期地向領(lǐng)導(dǎo)反映催辦事項(xiàng)落實(shí)的情況。

檢查催辦的具體辦法多種多樣，常用的有發(fā)催辦通知單，打電話催辦，直接派人檢查催辦。催辦通知單上一般要寫明催辦的內(nèi)容、催辦日期、受催單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等，并按順序編號(hào)。通知單樣式：會(huì)議后的善后落實(shí)工作一要加強(qiáng)催辦人員的責(zé)任心，健全責(zé)任制，責(zé)會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作會(huì)中服務(wù)與會(huì)后工作

【課堂小結(jié)】

會(huì)議前的準(zhǔn)備工作很重要，它是開好會(huì)議的前提基礎(chǔ)。會(huì)議中秘書人員的工作同樣很重要，因?yàn)闀?huì)議中會(huì)有一些突發(fā)事件發(fā)生，會(huì)有一些臨時(shí)事件要辦理，需要秘書人員有高度的責(zé)任心，有職業(yè)的細(xì)心和應(yīng)變能力。我們要認(rèn)識(shí)到：秘書工作都是一些小事，實(shí)際上秘書工作無小事，有時(shí)候一個(gè)細(xì)節(jié)問題就會(huì)影響會(huì)議的議程或者效果。

【課堂小結(jié)】

會(huì)議前的準(zhǔn)備工作很重要，它是開好會(huì)議的前提基作業(yè)簡答題1．會(huì)議中秘書應(yīng)做好哪些組織服務(wù)工作？2．會(huì)議后秘書的善后落實(shí)工作有哪些？作業(yè)簡答題會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議紀(jì)要的概念、特點(diǎn)和種類1．會(huì)議紀(jì)要的概念會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議記錄不同。會(huì)議記錄是原始材料。會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是正式公文，是經(jīng)過整理加工的會(huì)議上達(dá)成的一致共識(shí)，是會(huì)議內(nèi)容的要點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議紀(jì)要的概念、特點(diǎn)和種類2．會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)（1）紀(jì)要性。是對(duì)會(huì)議中重大的、值得重視的事項(xiàng)、議題、意見的記載。（2）指導(dǎo)性。是正式公文，主要是向及會(huì)單位或下屬機(jī)關(guān)傳達(dá)貫徹會(huì)議精神，具有一定的指導(dǎo)作用。（3）知照性。除具有指導(dǎo)性以外，還可以發(fā)送有關(guān)單位，用以溝通情況，知照事項(xiàng)，或向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)會(huì)議精神。2．會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)3．會(huì)議紀(jì)要的種類（1）工作性會(huì)議紀(jì)要。這類會(huì)議多半解決一些具體問題，或討論研究開展某項(xiàng)工作，紀(jì)要的目的是把會(huì)議精神、決定傳達(dá)下去，以指導(dǎo)今后工作的開展。（2）研討性會(huì)議紀(jì)要。這是研討會(huì)、座談會(huì)等會(huì)議的紀(jì)要，這類紀(jì)要有時(shí)在報(bào)刊上發(fā)表。3．會(huì)議紀(jì)要的種類二、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容會(huì)議紀(jì)要主要由標(biāo)題、成文日期、正文等部分組成。1．標(biāo)題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，有的是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成，有的是由會(huì)議內(nèi)容和文種構(gòu)成，還有的用正副標(biāo)題。2．成文日期成文日期一般寫在標(biāo)題正下方，并加圓括號(hào)。二、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容3．正文開頭敘述會(huì)議基本情況，包括召開會(huì)議的目的、主要議題和議程、會(huì)議的主要成果、會(huì)議的主持人、會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、及會(huì)人員等。主體應(yīng)寫明會(huì)議的主要精神，主要討論結(jié)果。結(jié)尾多數(shù)會(huì)議紀(jì)要在寫完主體部分就結(jié)束了。個(gè)別的會(huì)議紀(jì)要還在結(jié)尾處列出尚須解決的問題，指明今后工作方向等。

3．正文三、會(huì)議紀(jì)要的寫作要求一是全面掌握材料。撰寫人要盡量獲取全面系統(tǒng)的第一手資料。對(duì)會(huì)議中精彩的語言、典型的事例、發(fā)言者的觀點(diǎn)、引用的數(shù)據(jù)等要記原話。二是正確歸納，突出重點(diǎn)。要在忠實(shí)會(huì)議主要精神的基礎(chǔ)上，對(duì)會(huì)議內(nèi)容分析歸納，擇其要點(diǎn)，凡及會(huì)議中心議題有關(guān)的意見、辦法要盡量寫得具體充分。三、會(huì)議紀(jì)要的寫作要求例文云南大學(xué)校長辦公會(huì)議紀(jì)要

2001年10月16日上午，吳松校長主持召開第十八次校長辦公會(huì)。出席會(huì)議的有：吳松校長，汪戎副校長、洪品杰副校長、倪惠芳副校長，校辦劉曉江，監(jiān)審處王秉常，財(cái)務(wù)處馮景雯。列席會(huì)議的有：人事處周學(xué)斌，“211”辦任翔，教務(wù)處楊家禾，實(shí)驗(yàn)室管理處潘爾達(dá)，理工學(xué)院琚建華。會(huì)議議題和主要內(nèi)容如下：一、…………。二、…………。三、…………。四、…………。五、…………。

二OO一年十月十七日例文會(huì)議紀(jì)要××××辦公會(huì)議紀(jì)要（第×期）

××××（制發(fā)單位）2008年1月15日

2008年1月15日上午，×××同志主持召開××××?xí)h，×××、×××等同志（領(lǐng)導(dǎo)）參加了會(huì)議?！痢痢镣緜鬟_(dá)了×××精神，通報(bào)了×××有關(guān)工作情況，并作了重要講話；會(huì)議聽取了×××關(guān)于……工作情況匯報(bào)，討論